Archivistique et diplomatique numériques : une traduction en français d’une partie des livrables du projet InterPARES 2
La traduction a été établie par Françoise Banat-Berger (Service interministériel des Archives de France puis Archives nationales), Emily Borgeaud et Christine Nougaret (École nationale des chartes), avec la collaboration des relecteurs suivants : Marie Demoulin (École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Montréal), Céline Guyon (Conseil départemental de l’Aube), Olivier Guyotjeannin (École nationale des chartes) et Jean-Daniel Zeller (consultant en archivistique et gestion des documents d’activité).
Depuis 2002, des travaux considérables ont été menés par le groupe de recherche InterPARES sur l’archivistique et la diplomatique dans l’environnement numérique. Des centaines de pages ont été produites en anglais et diffusées dans la communauté archivistique internationale. Mais rares sont les Français qui ont participé à ces travaux ; très peu de traductions en français ont été effectuées
L’École nationale des chartes (ENC) ne pouvait se désintéresser d’un tel sujet, quand les travaux d’InterPARES s’appuient sur l’héritage des « Pères » de la diplomatique de l’acte médiéval, dont plusieurs sont issus de cette École et y ont enseigné
Il a semblé par conséquent essentiel à ces deux partenaires que sont l’École des chartes et le Service interministériel des Archives de France d’entreprendre la traduction de ce corpus, de manière à pouvoir en partager les richesses avec l’ensemble de la communauté archivistique francophone. Richesses, mais aussi interrogations et complexités, dues pour une part à la transposition des grands concepts archivistiques et diplomatiques traditionnels dans l’environnement numérique, et d’autre part au passage d’une tradition anglo-saxonne de production et de conservation documentaire à une tradition française. Cet exercice de traduction a requis trois types de compétences réunies dans l’équipe constituée : compétences sur l’archivistique numérique et le droit de la preuve dans un environnement numérique (Françoise Banat-Berger, SIAF puis Archives nationales et Centre Jean Mabillon (CJM)), compétences sur l’archivistique et la diplomatique contemporaines sur support papier (Christine Nougaret, ENC et CJM) et enfin compétences de traductrice et d’éditrice dans l’univers papier et numérique (Emily Borgeaud, diplômée du M2 de l’ENC).
Depuis le début des années 2000, le groupe de recherche international et interdisciplinaire InterPARES étudie, sous la direction du professeur Luciana Duranti de l’Université de Colombie britannique, la question de l’évaluation des documents dans le contexte numérique, avec l’adaptation de la diplomatique traditionnelle à ce nouveau champ.
Ce groupe, constitué d’emblée comme une équipe de recherche internationale, a conduit successivement, depuis douze ans, quatre projets de recherche, connus sous les noms d’InterPARES 1 (2002-2004), d’InterPARES 2 (2004-2007), d’InterPARES 3 (2007-2012) et d’InterPARES 4 (2013-2018). Les travaux de traduction présentés ici portent sur les principaux livrables d’IP 1 et surtout d’IP 2.
Les travaux d’InterPARES 1, conduits de 2002 à 2004, portaient sur des objets numériques stables et figés. Ils avaient pour objectif de définir l’ensemble des critères permettant de s’assurer qu’un document numérique est bien ce qu’il prétend être. Cette diplomatique du document numérique portait sur :
- les conditions de création du document au sein de l’organisme qui l’a produit et reçu dans le cadre de ses activités ;
- et sur ses conditions de conservation, par l’institution en charge de sa conservation définitive (service d’archives).
Au terme de sa recherche, le groupe InterPARES 1 concluait à l’impossibilité de conserver en l’état un document d’archives numérique ; seule pouvait être préservée la capacité de le reproduire dans l’espace et dans le temps.
De 2004 à 2007, le groupe InterPARES a choisi d’élargir son champ d’investigation, en s’intéressant cette fois à tous les cas de production numérique, dans les domaines de l’administration, des sciences et des arts, qui produisent non seulement des documents numériques stables et figés, mais aussi des objets interactifs, dynamiques et même expérientiels
Le groupe InterPARES 2 a choisi travailler sur des études de cas dans chacun des domaines énoncés (administration, sciences et arts), dans le secteur public comme dans le secteur privé, et sur tous les continents. Les équipes thématiques ont procédé à une analyse portant : sur la production et la maintenance des objets numériques étudiés ; sur les critères d’authenticité, de fiabilité et d’exactitude ; enfin, sur l’évaluation et la préservation à long terme de ces objets. À partir de ces études de cas, des équipes transversales réfléchissaient aux questions plus générales de politiques, de stratégies, de modélisation, de terminologie et de description.
Dès à présent, on peut mettre en évidence les principaux apports de cette réflexion. Ce sont :
- l’étude et la comparaison des législations et politiques publiques de plusieurs pays et à différents échelons, du national au municipal ;
- la modélisation des fonctions que recouvrent la production, la maintenance et la conservation des documents d’archives numériques, en s’appuyant sur les modèles traditionnels du cycle de vie du document d’archives et du
records continuum ; - l’élaboration d’un modèle conceptuel autour du service producteur et du service d’archives, les deux acteurs essentiels de la production et de la préservation du document numérique ;
- l’étude du concept de « digne de confiance » et de ses composants que sont la fiabilité, l’exactitude et l’authenticité ;
- enfin, l’analyse de nombreux formats de métadonnées et l’élaboration d’un outil d’identification des forces et des faiblesses des schémas de métadonnées existants, concernant les questions de fiabilité, d’exactitude et d’authenticité des documents.
Le changement de paradigme observé lors des recherches d’InterPARES 1 s’est traduit par une évolution du vocabulaire de la conservation numérique, le concept de conservation du « document d’archives » cédant la place à la reconnaissance de l’importance de l’identification et de la conservation des « composants numériques » et de leurs relations. Ainsi, un document d’archives numérique stocké ne correspond pas nécessairement à un seul fichier physique stocké sur un support numérique, mais plutôt à un amalgame de composants numériques discrets, ou de sous-ensembles de composants, logiquement liés les uns aux autres au niveau du système de fichiers par les informations encodées sous forme numérique dans le bloc d’en-tête du fichier, et au niveau de l’application, par des données de contenu, des données de forme, des données de composition et les règles associées, encodées sous forme numérique.
Une nouvelle typologie de documents a été introduite par InterPARES 2 reposant sur la distinction entre documents d’archives rétrospectifs et documents d’archives prospectifs
Pour les finalités d’InterPARES 2, l’analyse diplomatique a été restreinte, consistant essentiellement à déterminer si les différents types d’objets numériques possédaient les cinq caractéristiques requises et pouvaient donc être considérés comme des documents d’archives ou s’il s’agissait plutôt de données, de documents ou de publications. Rappelons ces cinq caractéristiques : posséder une forme fixe et un contenu stable fixés sur un support stable ; participer à une action ; posséder un lien archivistique ; impliquer au moins trois personnes : l’auteur, le destinataire et le rédacteur (dans l’environnement numérique, deux personnes supplémentaires sont nécessaires : le producteur et la personne détentrice de l’adresse électronique où a été généré le document à savoir l’expéditeur) ; et posséder un contexte identifiable (c’est-à-dire le cadre dans lequel l’action à laquelle participe le document a lieu) – contextes juridico-administratif, de provenance, procédural, documentaire et technologique.
L’équipe Authenticité a ainsi élaboré deux ensembles de principes directeurs pour garantir l’authenticité des documents d’archives numériques dans le temps. Chaque ensemble de principes se rapporte à une phase différente du cycle de vie du document, sur la base de la distinction généralement admise entre les archives courantes et intermédiaires, qui sont maintenues par le producteur à des fins de consultation présente et future, et les archives définitives qui ont été versées à une institution archivistique pour être conservées sur le long terme.
Des critères ont par conséquent été définis d’une part pour les producteurs, d’autre part pour les services d’archives en charge de la conservation définitive, soit 13 principes se renvoyant mutuellement les uns aux autres. Ces principes ont été ensuite repris sous forme de recommandations largement diffusées sous forme de brochures.
Le concept de fiabilité (authenticité diplomatique) renvoie à l’autorité et la qualité du document d’archives d’être digne de confiance en tant que représentation des faits auxquels il se rapporte ; c’est-à-dire qu’on peut lui accorder foi en tant qu’énoncé des faits. Elle peut être déduite de deux choses :
Un document d’archives exact est un document d’archives qui contient des données correctes, précises et justes. L’exactitude (authenticité historique) d’un document est présumée lorsque le document est produit et utilisé au cours de processus métier pour accomplir des fonctions métier, selon l’hypothèse que des documents inexacts nuisent aux intérêts de l’organisation. Toutefois, lorsque les documents sont transmis d’un système à un autre, rafraîchis, convertis ou migrés pour continuer à être utilisés, ou lorsque la technologie dont procède le document est mise à niveau, les données contenues dans le document doivent être vérifiées pour garantir que leur exactitude n’a pas été endommagée par des erreurs techniques ou humaines survenues au cours des processus de transmission ou de transformation. Cette vérification relève de la responsabilité de la personne physique ou morale qui reçoit les données ; toutefois, celle-ci n’est pas responsable de la justesse des données, qui est de la responsabilité de la personne émettrice.
Le concept d’authenticité (authenticité juridique) désigne le fait qu’un document est bien ce qu’il prétend être et qu’il n’a été ni corrompu ni altéré. On peut maintenir et vérifier l’authenticité d’un document en maintenant son identité et son intégrité.
La fiabilité du document d’archives est donc une qualité qui est établie lorsqu’un document est produit et qui implique la qualité des données qu’il contient, alors que l’exactitude et l’authenticité d’un document sont des concepts qui sont liés à la transmission et à la maintenance du document.
La preuve du maintien de l’authenticité est un concept essentiel dans les principes posés. Ainsi lorsqu’un transfert est effectué dans un service d’archives en charge de la conservation définitive, il ne suffit pas d’acquitter un transfert validant que les éléments reçus sont corrects et non corrompus (premier motif de rejet d’un transfert), mais il faut formellement confirmer l’authenticité des documents transférés (rapport d’authenticité produit qui indique les moyens déployés pour confirmer l’authenticité, nom de celui qui le produit...).
Alors que l’authenticité de documents individuels peut être en partie établie grâce à leurs métadonnées, seule la description archivistique peut prouver l’authenticité d’un groupe de documents.
Dans un système numérique, un document « original » est la première manifestation d’un document reçu, et après la fermeture de cette manifestation, l’original n’existe plus.
Conceptuellement, toutefois, les producteurs peuvent utiliser toute reproduction de la première manifestation de celui-ci comme s’il s’agissait de la première manifestation du document, sous réserve que la reproduction soit produite dans le cours habituel et ordinaire des activités du producteur et utilisée pour ces activités.
Il s’agit des modifications de la forme et/ou du contenu d’un document d’archives numérique qui sont limitées et contrôlées par des règles fixes, de sorte que la même interrogation, requête ou interaction produit toujours le même résultat. Cette question se pose notamment lors des migrations de formats et de ce qu’on peut accepter ou non en termes de variabilité. Elle se pose également s’agissant de documents interactifs.
L’archiviste doit agir en tiers neutre ; c’est-à-dire, démontrer qu’il n’est pas concerné par le contenu des documents, qu’il n’a pas de raison de modifier les documents placés sous sa responsabilité et qu’il ne permettra à personne de modifier les documents accidentellement ou délibérément ; disposer des connaissances et des compétences nécessaires ; mettre en place un système de conservation de confiance capable de garantir que des copies fiables et authentiques des documents du producteur seront acquises et préservées et ce en documentant le processus de reproduction et ses effets.
Les choix de traduction ont été guidés par deux types de considérations : la nature du projet InterPARES et les objectifs assignés à ce projet de traduction.
L’importance et la diversité des travaux menés dans le cadre d’InterPARES ont amené à faire un choix parmi les nombreux documents produits.
Il a été décidé de privilégier les travaux de la phase 2 d’InterPARES qui concentre les grands principes relatifs à l’archivistique et à la diplomatique numériques. Étant donné l’importance du travail théorique conduit par les chercheurs d’InterPARES, il a également semblé important de traduire une des annexes de la première phase d’InterPARES, qui retrace le cheminement scientifique des chercheurs, de la diplomatique de l’acte médiéval à la diplomatique contemporaine.
Enfin, il a fallu choisir parmi les livrables d’InterPARES 2, en essayant de garder le projet de traduction dans des limites raisonnables. Deux considérations ont été notamment prises en compte : conserver leur intelligibilité et leur cohérence aux textes traduits ; veiller au public auquel est destiné la traduction.
Le glossaire a été traduit dans un premier temps dans son intégralité, ce qui permettait d’avoir une vision d’ensemble. Il a servi de document de consolidation. Ont été ensuite traduites les annexes retenues, dans lesquelles sont détaillés les principaux concepts et notions, ainsi que des recommandations à l’usage des producteurs et des services d’archives. Enfin, la traduction a concerné les parties retenues du cœur du document, dans lesquelles ont été privilégiées celles concernant l’administration électronique.
En ce qui concerne la méthode de travail, celle-ci se caractérise par sa dimension collaborative :
- production d’un premier jet, avec questions et commentaires
- relecture
- discussion
- choix
- réexamen au fil de l’avancement de la traduction et à la lumière du texte.
Les choix terminologiques ont donc évolué. Cette méthode de travail a été dictée par l’ampleur de la traduction mais surtout par la nature du projet InterPARES lui-même et les objectifs assignés au projet de traduction.
Avertissement
Parmi les choix opérés pour la traduction, il convient de signaler celui du mot « record » pour lequel le terme « document d'archives » a été retenu. Il s'agit d'un choix assumé pour ce document par les auteurs d'InterPares, et donc, à leur suite, par les traductrices :
- Le glossaire d'IP donne « archival document » comme synonyme de « record » - l'entrée « archival document » renvoie donc directement à « record ».
- La définition de « record » proposée par InterPares est : « n., A document made or received in the course of a practical activity as an instrument or a by-product of such activity, and set aside for action or reference. » Elle ne correspond donc pas à la définition du « record » donnée par l'ISO (Information and documentation : Records Management. 15489-1, Part 1) : « Information created, received and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligation or in the transaction of business. »
Nous avons dû nous adapter à ce contexte, en nous calant sur le terme francophone le plus générique qui soit, à savoir « document d'archives ». Ceci n'invalide pas bien sûr, la traduction de « record » par « document d'activité », dans le contexte du Records management que régissent les normes ISO15489 , ISO 26122, ISO 30300, ISO 30301 et ISO 30302.
Le projet InterPARES, cela a été rappelé, est un projet de grande envergure et de longue haleine, un projet international et un projet pluridisciplinaire, qui a lui-même conduit un important travail terminologique – une équipe transversale Terminologie a été mise en place par InterPARES 2 – ayant débouché sur l’élaboration d’une base de données composée d’un dictionnaire et d’un glossaire, à l’usage en particulier des chercheurs. Dès l’origine, le besoin a été ressenti, par les membres d’InterPARES eux-mêmes, de s’entendre sur un « vocabulaire InterPARES », plus ou moins détaché des traditions nationales – encore que marqué par une tradition anglo-saxonne.
Il s’agissait d’interroger les travaux d’InterPARES à la lumière de la tradition française et d’en diffuser les résultats auprès de la communauté archivistique française. Le travail de traduction s’est donc inscrit d’emblée dans une démarche de localisation. Le lexique retenu renvoie à des notions culturellement marquées. On a choisi de rendre plus explicites et plus concrètes, dans un contexte français, les notions que les chercheurs d’InterPARES, et l’anglais, avaient rendues abstraites, générales.
Dans le même temps, il s’est agi de conserver au texte sa nature de traduction, c’est-à-dire de rendre compte fidèlement de la pensée des auteurs – ne pas interférer, par exemple, avec des notions en décalage avec la tradition française, sinon sous la forme de notes.
Une première version du texte a fait l’objet d’un appel à commentaires auprès de représentants des communautés archivistiques francophones. À l’issue d’un processus de validation, ces commentaires ont été pris en compte dans la version finale.
Espérons que ce travail répondra aux attentes de la communauté archivistique francophone et permettra des échanges fructueux avec nos collègues anglophones dans le domaine de la diplomatique et de l’archivistique numérique.
Filiation des éléments composant la grille d’analyse (pré-InterPARES) : de la diplomatique médiévale à la diplomatique contemporaine
Les articles écrits par Luciana Duranti entre 1989 et 1993 ont jeté les bases d’un projet de recherche conduit de 1994 à 1997 à l’University of British Columbia (UBC), intitulé « The Preservation of the Integrity of Electronic Records » (« La préservation de l’intégrité des documents d’archives numériques »). Le but de ce projet était d’identifier et de définir conceptuellement le document d’archives et les conditions nécessaires pour garantir sa fiabilité et son authenticité, dans les phases d’archivage courant et intermédiaire. Les chercheurs ont commencé par formuler un ensemble de postulats généraux quant à la nature du document d’archives dans un environnement d’archivage contemporain (et essentiellement papier) et aux conditions nécessaires pour garantir sa fiabilité et son authenticité. Ces postulats ont ensuite été interprétés à l’aune des systèmes électroniques. Cette interprétation a conduit à la formulation d’un certain nombre d’hypothèses concernant les composants nécessaires et suffisants d’un document d’archives électronique complet, fiable et authentique. Ces hypothèses s’inspiraient des concepts et méthodes de l’archivistique et de la diplomatique, intégrant par là même une double perspective, celle de la diplomatique, qui étudie la forme des documents, et celle de l’archivistique qui étudie les documents en tant qu’ensembles. Les Modèles (
Introduction :
MacNeil, Heather.
Modèles du projet UBC :
« The Preservation of the Integrity of Electronic Records », 27 mai 1999, <http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/index.htm>
Qu’est-ce qu’un document d’archives dans l’environnement traditionnel ?
Document d’archives = un document produit ou reçu dans l’exercice d’une activité pratique (voir « Activité pratique »)
Document = preuve écrite de faits ou d’actions juridiques
Preuve = attestation de faits rapportés ; relation de faits observés
Preuve écrite = preuve produite sur un support au moyen d’un instrument d’écriture ou d’un appareil pour fixer des données, des images ou des voix
Faits = comportements humains ou événements naturels
Faits juridiques = faits pris en considération par un système juridique.
Système juridique = système de règles régissant un groupe social
Système de règles = toutes les règles perçues comme contraignantes à tout moment et en tout lieu par un groupe social donné
Produit = créé ou reçu
Activité = ensemble ou succession d’actions entreprises dans un but donné
Activité pratique = activité dont le but n’est pas l’activité en elle-même, mais la production d’effets capables d’influencer des situations
En résumé : un document d’archives est un document, produit sur un support dans l’exercice d’une activité pratique, qui atteste de faits pris en considération de règles reconnues comme contraignantes par un groupe social
Sur la base de cette définition, les composants nécessaires d’un document d’archives sont :
- 1.
le support= élément matériel qui accueille le contenu, c’est-à-dire le témoignage des faits - 2.
le contenu= les faits relatés dans le documentNdT : dans le glossaire, le terme « contenu » a comme définition : « le message compris dans le corps d’un document d’archives ». - 3.
la forme= manière dont le contenu est représenté = toutes les caractéristiques du document, déterminées par l’application des règles de représentation d’un contenu dans un environnement donné. La forme se décompose en :forme matérielle= caractéristiques de l’aspect extérieur du document, telles que le format, les couleurs, etc. Ces caractéristiques sont également appelées « caractères externes ».forme intellectuelle= caractéristiques de la composition interne du document. La forme intellectuelle peut être décomposée en :configuration du contenu= mode d’expression du contenu : texte, graphiques, images ou une combinaison de ceux-cistructuration du contenu= les éléments de la rédaction et leur agencement, c’est-à-dire, ce qui détermine la différence entre une lettre et une note, ou entre un diagramme et une carte, par exempleadditions= ajouts apportés au contenu du document après l’élaboration de celui-ci
- 4.
les acteurs= entités que le système juridique reconnaît comme ayant la capacité d’agir, c’est-à-dire, de produire des conséquences par l’exercice de la volonté. Les acteurs peuvent être des personnes physiques ou morales. Trois acteurs sont nécessaires pour qu’un document existe :l’auteur= personne compétente pour créer le document, qui est émis par elle ou sur son ordre, ou en son nom. L’auteur d’un document peut être ou non l’auteur de l’action dont le document résulte (voir ci-dessous « actions »).le destinataire= personne à qui le document est adressé. Le destinataire d’un document peut être ou non concerné par l’action (le destinataire peut être distinct du bénéficiaire) (voir ci-dessous « actions »).le rédacteur= personne responsable de la forme intellectuelle du documentNdT : on constate une évolution certaine entre IP1 et IP2 car dans le glossaire accompagnant les travaux d’InterPARES 2, la définition est la suivante : « Personne ayant autorité et qualité pour composer le contenu du document d’archives ».
D’autres acteurs peuvent être impliqués dans la création d’un document mais ils ne sont pas nécessaires à son existence :
le contresignataire= personne qui valide la forme du document, sa procédure de création ou son contenuNdT : cette définition est moins précise que celle retenue dans le glossaire d’InterPARES.le témoin= personne qui signe le document afin de lui conférer solennité ; d’authentifier la signature de l’auteur, le contenu du document ou son élaboration ; ou de déclarer qu’une action pour laquelle sont requises une forme orale et une forme écrite (un serment par exemple) a eu lieu en sa présence.
- 5.
les actions= mouvements de la volonté ayant pour but de créer, maintenir, modifier ou mettre un terme à des situations. Un type particulier d’action est latransaction= une action capable de modifier la relation entre deux ou plusieurs personnesNdT : il convient de noter qu’il n’est pas nécessairement question ici d’acte juridique ni de transaction tel que le droit l’entend. Ces termes doivent être compris au sens large, à l’instar de la notion de « système juridique » et de « système de règles ».
En résumé : les composants nécessaires d’un document d’archives sont le support, le contenu, la forme, les acteurs, les actions. L’intention de l’auteur de transmettre le document (à travers le temps ou l’espace) et la capacité de celui-ci à être transmis sont induits par l’existence nécessaire d’un destinataire. L’intention de transmettre et la capacité du document à être transmis impliquent également la lisibilité et l’intelligibilité du document par le destinataire au moment de la création (voir « production » dans la section « archivistique » ci-dessous).
Les conditions minimales pour qu’un document d’archives existe sont :
- le support
- le contenu
- la forme
- les acteurs
- les actions
Les conditions implicitement requises sont :
- l’intention de transmettre
- la capacité d’être transmis
- lisibilité par le destinataire dès le stade de la création
- intelligibilité par le destinataire dès le stade de la création
Question
La transmission et la communication effectives sont-elles des composants nécessaires ? (réponse provisoire : ce n’est pas nécessaire pour qu’un document soit « créé », c’est-à-dire pour qu’il existe pour l’auteur ; mais ça l’est pour qu’un document soit « reçu », c’est-à-dire pour qu’il existe pour le destinataire – voir « production »)
Archives = documents d’archives
Documents d’archives = documents produits ou reçus par une personne physique ou morale en vue d’accomplir ses objectifs ou dans l’exercice de ses fonctions
Document = information enregistrée, consignée
Information = renseignements donnés = connaissance transmise
Enregistrée = fixée sur un support sous une forme stable
Produit = créé ou reçu. Un document est créé lorsque son élaboration dans la forme voulue est terminée et que le document est sélectionné pour transmission (à travers le temps ou l’espace), information et utilisation, ou en vue d’une action ultérieure. Un document est reçu lorsqu’il parvient au destinataire voulu et qu’il est sélectionné pour transmission, information et utilisation, ou en vue d’une action ultérieure. La conservation est un préalable pour que des relations
Fonction = ensemble des activités mobilisées au service d’un objectif donné. Lorsque ces activités sont en tout ou partie attribuées à une personne, elles constituent une compétence
En résumé : les archives sont les documents créés ou reçus par une personne physique ou morale dans le cours de son activité.
Sur la base de cette définition, nous pouvons ajouter deux composants nécessaires, outre ceux identifiés par la diplomatique :
le producteur= personne physique ou morale qui créé ou reçoit les documents d’archives dans le cours de son activitéle lien archivistique= relations que, du fait des circonstances de leur production, les documents ont avec leur producteur, avec l’activité à laquelle ils participent et entre eux. Le lien archivistique estoriginel (il naît lorsque le document est créé ou reçu),nécessaire (il existe pour tout document) etdéterminé (il est caractérisé par la finalité du document).
Dès lors, les archives sont nécessairement composées de documents et de leurs relations. Il s’ensuit que tout document de toute nature qui acquiert des relations avec un groupe de documents d’archives doit lui-même être considéré comme un document d’archives, conformément à la règle fondamentale gouvernant toute organisation, selon laquelle chaque entité individuelle acquiert les caractéristiques de l’ensemble auquel elle appartient.
L’ordre est-il un composant nécessaire ? L’existence d’un ordre intellectuel étant induite par le lien archivistique, l’ordre est une conséquence nécessaire de l’existence d’un tel lien.
Qu’est-ce qu’un document d’archives complet dans l’environnement traditionnel ?
DOCUMENT D’ARCHIVES COMPLET = un document d’archives qui possède tous les éléments de forme requis par le système juridique dans lequel il est produit. La complétude est conférée à un document par la présence de tous les éléments requis de sa forme intellectuelle, en particulier les caractéristiques de structuration du contenu et les additions.
Forme intellectuelle = éléments de la composition interne du document d’archives
Ce sont, quel qu’en soit l’ordre :
- 1.
l’en-tête= nom, titre, qualité ou adresse de la personne physique ou morale qui émet le document ou dont l’auteur du document est un agent - 2.
le titre= nom du document. Il renvoie soit à la forme du document (par exemple, contrat) soit à l’action accomplie par celui-ci (par exemple, accord, prestation de serment) - 3.
la date= lieu (date de lieu) ou moment (date de temps) de l’établissement et/ou de l’émission du document et/ou de l’action que le document concerne - 4.
la suscription= mention du nom de l’auteur du document et/ou de l’action (par exemple, « Moi, Paul Dupont, déclare… » ou « Paul Dupont, représentant la première partie »). Dans la correspondance, la suscription prend souvent la forme de l’en-tête. - 5.
l’adresse= nom, titre et adresse du destinataire du document et/ou de l’action - 6.
le salut= une formule d’appel (par exemple, « Cher Monsieur ») - 7.
l’objet= mention indiquant ce dont traite le document - 8.
le préambule= partie du texte du document exprimant la motivation de l’action, ou les principes éthiques ou juridiques l’inspirant, ou les articles de loi sur lesquels l’action est basée - 9.
l’exposé des motifs= partie du texte du document où sont indiquées les circonstances concrètes et immédiates ayant motivé le document et/ou l’action - 10.
le dispositif= expression de la volonté ou de l’opinion de l’auteur - 11.
l’apprécation= formule exprimant l’ordre que le contenu du document se réalise - 12.
la salutation finale= brève formule de politesse par laquelle s’achève le document et pouvant notamment exprimer le respect - 13.
la validation= souscription des personnes ayant participé à l’émission du document (c’est-à-dire, l’auteur, le rédacteur, le contresignataire, et/ou les témoins). Elle peut prendre ou non la forme d’une signature. - 14.
la titulature du signataire= titre et qualité du/des souscripteur(s) - 15.
les mentions hors-teneur= initiales des personnes ayant dactylographié le texte, mention des pièces annexes, indication que des copies du document sont transmises à d’autres personnesNdT : de fait cette définition est un peu limitative. Cette notion renvoie aux renseignements, codés ou non, apposés sur le document par ceux qui ont participé à sa production, et indiquant avant expédition leur identité et la conformité de leur travail. Ces mentions à usage interne, une fois devenues systématiques, concourent à l’authentification du document.
D’autres éléments de la structuration du document sont spécifiques à certaines formes de documents et contribuent à leur identification en étant nécessaires à leur complétude. Ce sont :
- 16.
l’invocation= mention du pouvoir supérieur au nom de qui le type d’action est conduit (par exemple, « au nom de la loi ») - 17.
la formule de perpétuité= phrase par laquelle on déclare que les droits créés par le document ne sont pas circonscrits dans le temps - 18.
la notification= formule indiquant que la teneur du document est rendue publique (par exemple, « À tous ceux que ces présentes lettres verront… » dans les lettres patentesNdT : les termes « Lettres patentes » et « Chartes » ne sont pas utilisés dans toute la francophonie car ce sont des termes de droit monarchique. Le Canada ayant été un pays monarchique, le terme « Lettres patentes » continue d’y être utilisé ; ce n’est plus le cas en France depuis 1792 mais la forme perdure. L’expression d’ « Acte constitutif » correspond mieux à la réalité contemporaine. (Gagnon-Arguin Louise,Typologie des documents des organisations , Presses de l’Université du Québec, 2011.) - 19.
la corroboration= énoncé des moyens utilisés pour valider le document et garantir son authenticité - 20.
la clause injonctive= expression de l’obligation pour tous les acteurs concernés de se conformer à la volonté de l’auteur - 21.
la clause prohibitive= expression de l’interdiction d’enfreindre les dispositions du document ou de s’y opposer - 22.
la clause dérogatoire= expression de l’obligation de respecter les dispositions du document en dépit d’ordres ou décisions contraires, oppositions, appels ou dispositions antérieures - 23.
la clause d’exception= expression des situations, conditions ou personnes dispensées de respecter les dispositions du document - 24.
la clause d’obligation= expression de l’obligation des parties de respecter l’acte pour elles-mêmes et pour leurs successeurs ou descendants - 25.
la clause de renonciation= expression du consentement à renoncer à un droit ou une revendication - 26.
la clause pénale= menace de sanction si les dispositions du document ne sont pas respectées - 27.
la clause de récompense= expression de la promesse d’une récompense si les dispositions du document sont respectées.
Les éléments de structuration du contenu requis pour qu’un document soit complet sont :
- la date (pour identifier le contexte de lieu et de temps)
- la suscription ou validation (identification de l’auteur)
- l’adresse (identification du destinataire)
- le dispositif (identification de l’action)
Avec les documents non textuels, c’est-à-dire les documents graphiques ou les images, les éléments requis de structuration du contenu sont :
- la date
- la suscription ou autre marque de validation
- l’adresse
- le titre ou objet (identification du contenu)
Le dispositif est représenté par des graphiques ou des images
En plus de ceux-ci, d’autres éléments de structuration du contenu sont requis dans chaque système juridique pour chaque forme de document donnée.
Additions
- Additions visant à la formalisation :
l’authentification= reconnaissance expresse et légale qu’un document ou la/les signature(s) qu’il comporte sont ce qu’ils prétendent être (spécifique à certaines formes de documents)l’enregistrement= référence à une transcription du document faite dans un registre par un bureau d’ordre différent de celui qui a produit le document (spécifique à certaines formes de documents)
- Additions sur le document suite au traitement de l’affaire en question :
les instructions= consignes de transmission, sort final, classement, etc.les dates d’auditions ou de lecturesles signes en marge du texte= annotations ajoutées par le lecteur, comme les marques, les points d’interrogation, etc.
- Additions relatives à la gestion documentaire :
la date de réception = date d’arrivée du documentle numéro d’enregistrement= numéro consécutif attribué aux documents entrants et sortants en utilisant le système d’enregistrementle code de classement= code qui identifie un document par rapport à d’autres dans les services qui le reçoivent et/ou le produisentles renvois= indication du code de classement des dossiers associésle nom du récepteur= nom du bureau ou de l’individu récepteur (généralement apposé par un tampon)
Les additions requises pour qu’un document soit complet dépendent entièrement du contexte de production.
Qu’est-ce qu’un document d’archives fiable dans l’environnement traditionnel ?
DOCUMENT D’ARCHIVES FIABLEcomplétude et le degré de contrôle sur sa procédure de création et/ou la fiabilité de son auteur. La fiabilité d’un document n’est pas tributaire du mode de transmission, ni de la forme ou de l’état de cette transmission.
Complétude = voir le modèle « Qu’est-ce qu’un document d’archives complet dans l’environnement traditionnel ? »
Procédure de création = procédure gouvernant l’élaboration du document et/ou sa participation à l’acte
Fiabilité de l’auteur = compétence de l’auteur pour émettre le document en question et/ou degré de confiance que l’on peut accorder à l’auteur. Celle-ci peut être assurée en :
- 1. limitant à certaines personnes la capacité de générer certains documents
- 2. exigeant des signatures
- 3. précisant seulement la partie du fait dont l’auteur est responsable
- 4. augmentant le nombre d’auteurs qui rendent compte du même fait
- 5. faisant en sorte que le même document ait plusieurs finalités et serve à plusieurs utilisateurs
Mode de transmission = méthode par laquelle un document est communiqué (par exemple, de la main à la main, par courrier ordinaire, par télécopieur, en le classant et en le conservant)
Forme de transmission = forme du document lorsqu’il est produit ou reçu
État de transmission = renvoie à trois attributs qui sont la qualité d’être le premier (dans le temps), la complétude et l’effectivité (c’est-à-dire, capacité d’accomplir la finalité pour laquelle il a été créé) d’un document lorsqu’il est pris en charge après avoir été produit ou reçu. On distingue trois états de transmission : état préparatoire, original et copie
État préparatoire = version temporaire d’un document, produite en vue d’être corrigée
Original = premier document complet et effectif. Il est possible d’avoir plusieurs originaux = documents contemporains complets et effectifs, comme dans le cas d’obligations réciproques, de destinataires multiples ou pour des besoins de sécurité.
Copie = reproduction d’un document quel que soit son état de transmission. On distingue plusieurs types de copies :
la copie informe= transcription du contenu du documentNdT : la transcription ne respecte pas la forme matérielle.la copie figurée= reproduction de la forme et du contenu du documentle pseudo-orignal= copie figurée réalisée dans l’intention de tromperle duplicata= document complet et effectif, qui n’est pas le premier crééla copie authentique= copie établie par un agent habilité à le faireNdT : la copie authentique fait foi à l’égal de l’original.les copies inséréesouencarts= documents intégralement ou partiellement cités ou reportés dans des documents ultérieurs afin de renouveler leurs effets ou parce qu’ils constituent un précédent ou servent de référence.
Si l’on peut présumer qu’une copie authentique est plus fiable qu’une copie informe, il faut souligner que c’est en raison du degré de contrôle sur la procédure de création, et non de l’état de transmission. De fait, une copie authentique est aussi fiable que le document qu’elle reproduit.
Procédure = ensemble des règles écrites ou non écrites qui définissent la séquence formelle d’étapes, stades ou phases à suivre en vue d’accomplir une activité. Il convient de distinguer procédure et processus = suite d’activités entreprises en vue d’accomplir chaque étape formelle d’une procédure (les processus peuvent créer des documents, qui ne seront pas fiables parce que ce qui caractérise un processus est sa spontanéité et son absence de règles).
Un document est aussi fiable que la procédure à laquelle il participe.
Procédure fiable = procédure comportant des phases requises, dont chacune est contrôlée et possède sa propre finalité. Une procédure comporte généralement six phases :
le déclenchement= actions qui enclenchent la procédurel’enquête= actions qui doivent permettre de recueillir les informations en vue de la décisionla consultation= recueil des opinions et des avisla délibération= la prise de décisionle contrôle de la délibération= contrôle de la forme et du contenu de la décision exercé par des personnes qui n’y sont pas impliquéesla formalisation= actions conférant un caractère officiel à la transaction (validation, communication, notification, publication).
Sur ces six phases, les phases nécessaires pour chaque procédure sont :
le déclenchementla délibérationla formalisation(dans cette phase, l’élément nécessaire pour la fiabilité est lavalidation= conférer au document les caractères internes ou externes qui le rendent effectif, comme par exemple une signature, un sceau, un tampon ou un cachet)
Le nombre et le type de phases varient d’une procédure à l’autre. Il n’en demeure pas moins que pour qu’une procédure soit fiable, les phases doivent en être identifiables conformément à la grille ci-dessus, expressément réglementées et contrôlées.
Les documents créés au cours d’une procédure entretiennent certains types de relations avec les actions auxquelles ils participent. On distingue quatre types de relations, qui génèrent quatre catégories de documents :
dispositifs= documents qui confèrent existence à un faitprobatoires= documents qui en témoignant d’une action déjà réalisée font preuveà l’appui= documents qui fournissent un support écrit à une activiténarratifs= documents produits dans le cours d’activités non juridiques
Les documents dispositifs et les documents probatoires sont ceux dont la forme écrite est requise par le système juridiquecontexte d’utilisation (c’est-à-dire, les circonstances dans lesquelles le document est réellement utilisé, y compris les raisons de cette utilisation), tel que manifesté par leurs relations avec les autres documents des ensembles auxquels ils appartiennent.
Chaque phase procédurale se caractérise par la prépondérance d’un des types de documents mentionnés ci-dessus. Par exemple, dans la phase de formalisation, ce sont les documents dispositifs qui prédominent.
Le contexte d’utilisation d’un document est exprimé par ses additions. Celles-ci représentent une conjonction d’éléments de forme intellectuelle et d’éléments de procédure, car les additions sont des composants de la forme intellectuelle ajoutés au cours de la procédure de création. Elles sont donc une passerelle entre la complétude du document et le contrôle procédural de sa création. D’où il s’ensuit qu’un document fiable, qu’il soit dispositif, probatoire, à l’appui ou narratif, doit comprendre dans sa forme intellectuelle au moins les additions suivantes :
- 1.
le nom du récepteur= service ou individu qui reçoit le document - 2.
la date de réception= (voir modèle 2) - 3.
le code de classement= (voir modèle 2)
D’autres additions sont généralement requises par le système juridique ou le contexte organisationnel.
Qu’est-ce qu’un document d’archives authentique dans l’environnement traditionnel ?
DOCUMENT D’ARCHIVES AUTHENTIQUE = un document d’archives dont la sincérité peut être établiemode, sa forme et/ou son état de transmission, et/ou la manière dont il est conservé et archivé. En d’autres termes, un document authentique est un document dont la sincérité peut être présumée sur la base d’un ou plusieurs des éléments suivants : mode, forme et état de transmission, et manière dont il est conservé et archivé. Alors qu’un document fiable est un document dont le contenu est digne de confiance, un document authentique est un document dont la provenance est digne de foi.
Sincérité = qualité d’un document qui est réellement ce qu’il prétend être
Mode de transmission = méthode par laquelle un document est communiqué à travers l’espace ou le temps.
Conditions requises :
sécurité= contrôle des procédures de collecte, livraison, réception, diffusion et versement du document, des personnes qui accomplissent ces procédures et des instruments ou des moyens utilisés pour les accomplir :- identification des livreurs, et des transporteurs terrestres et aériens
- identification des bureaux de courrier et des employés au courrier
- identification des machines de timbrage et de transmission
- procédures pour la collecte des documents auprès des services producteurs
- procédures pour le classement et/ou l’enregistrement des documents sortants
- procédures pour le timbrage et la prise en charge des documents par le transporteur
- procédures pour l’horodatage, le classement et/ou l’enregistrement des documents entrants
- procédures pour la diffusion des documents entrants
- procédures pour l’archivage des copies des documents sortants, documents entrants et documents produits en interne (après horodatage, classement et/ou enregistrement)
Forme de transmission = forme du document lorsqu’il est produit ou reçu.
Conditions requises :
- présence d’un ou plusieurs caractères internes ou externes suivants :
- filigranes
- sceaux
- cachets
- signes de validation
- tampons
- clause d’enregistrement
- clause d’authentification
- numéro d’enregistrement
- numéro de classement
- en-tête ou suscription
- date (de temps et de lieu)
- destinataire
- corroboration
- validations
Traditionnellement, le type de support, son format et sa composition chimique, ainsi que le type, la couleur et la composition de l’encre, ont été utilisés comme moyens d’authentification des documents. Alors que ces caractéristiques de forme sont apportées aux documents au cours de leur élaboration, et non de leur transmission ou de leur conservation, leur but explicite est de faciliter une authentification future. Il convient également de noter que certains caractères de forme, comme la validation, contribuent autant à la fiabilité qu’à l’authenticité.
État de transmission : renvoie à trois attributs qui sont la qualité d’être le premier (dans le temps), la complétude et l’effectivité (c’est-à-dire, capacité d’accomplir la finalité pour laquelle il a été créé) d’un document lorsqu’il est pris en charge après avoir été produit ou reçu.
Conditions requises :
- la sincérité est présumée pour
- les originaux
- les duplicata
- les copies authentiques
- les copies insérées contenues dans les originaux, les duplicata et les copies authentiques
Manière de conserver et d’archiver = façon dont un document est maintenu par son producteur et/ou successeur légitime.
Conditions requises :
sécurité= contrôle des procédures d’identification, classement, extraction et accès, stockage, sort final, transfert, préservation et conservation du document, des personnes qui accomplissent ces procédures et des instruments et moyens utilisés pour les accomplir :- existence d’un bureau de gestion des documents dûment autorisé et d’archivistes
- existence d’un système de records management comprenant
- une politique écrite d’archivage
- une procédure écrite d’archivage
- un système intégré de classement/tri/élimination
- un système d’enregistrement (facultatif)
- un système de recherche et d’accès contrôlé
- un système d’audit
- des technologies de documents sécurisées
- des équipements et des fournitures pour le stockage des documents
- un lieu de conservation sécurisé et adapté
- des conditions climatiques contrôlées
- existence de procédures appropriées de versement au successeur légitime
- existence de procédures appropriées de conservation
- un bâtiment sécurisé et aux conditions climatiques contrôlées
- des garanties de surveillance des archives ininterrompues dans le temps
- des archivistes formellement habilités et professionnellement qualifiés
- un système d’instruments de recherche
- un système contrôlé et sécurisé pour la consultation des documents
- un système de traçage, un système de localisation
Un document qui n’est pas authentique peut être prouvé sincère par le témoignage d’experts ou par des témoins présents lors de sa création mais ne peut être présumé tel par lui-même.
Quand un document d’archives est-il produit dans l’environnement électronique ?
Les conditions nécessaires et suffisantes pour qu’un document d’archives soit produit (créé ou reçu) sont :
- le support
- le contenu (faits ou informations)
- la forme
- les acteurs (auteur, rédacteur, destinataire et producteur)
- les actions
- le lien archivistique
Implicitement, pour qu’un document d’archives soit créé, il faut également :
- l’intention de transmettre
- la capacité à être transmis
- la lisibilité au stade de création par le destinataire
- l’intelligibilité au stade de création par le destinataire
Implicitement, pour qu’un document soit reçu il faut en outre :
- la réussite de la transmission
- la lisibilité à la réception
- l’intelligibilité à la réception
PROPOSITION : pour qu’un document d’archives électronique soit produit (créé ou reçu), les conditions suivantes sont requises.
- 1. support
L’entité doit être sauvegardée sur un support (un disque dur, une disquette, etc.), une fois créée ou reçue.
- 2. contenu
L’entité doit être porteuse de faits ou d’informations. Cela signifie que les documents dits virtuels, ont un contenu constitué des informations à partir desquelles ces documents sont créés. Si ces entités virtuelles remplissent toutes les autres conditions nécessaires et suffisantes, elles constituent des documents d’archives. Le même raisonnement s’applique aux métadonnées.
- 3. forme
L’entité doit avoir une forme lisible et intelligible. La forme étant prise par le contenu attaché au support, il s’ensuit que la forme matérielle et intellectuelle est stable au moment de la création. (Des éléments de forme spécifiques sont requis pour qu’un document soit complet, fiable ou authentique – voir modèles 6, 7 et 8 ).
- 4. acteurs
L’entité doit avoir un auteur, un rédacteur ou un expéditeur, un destinataire et un producteur. Faut-il que ces acteurs soient des personnes physiques ? Non. Faut-il que ces acteurs soient des personnes juridiques ? Pas tous, seulement l’auteur et/ou le producteur. Ces derniers doivent être reconnus par le système juridique comme ayant la capacité d’agir, c’est-à-dire ayant une volonté qui peut créer, maintenir, modifier ou mettre un terme à des situations. Par exemple, si un système expert prenait des décisions capables de générer des conséquences reconnues comme telles par le système juridique, il devrait être considéré comme une personne morale. En revanche, une base de données, ainsi d’un système d’information géographique (SIG) par exemple, n’est pas une personne juridique, n’étant pas douée de volonté
- 5. actions
L’entité doit être en lien direct avec une action. Autrement dit : elle doit servir à l’accomplissement d’une action (par exemple, une offre d’emploi envoyée par courriel), ou fournir la preuve d’une action déjà accomplie (par exemple, le compte rendu d’un entretien d’embauche), ou fournir un support à une action (par exemple, la grille des questions de l’entretien) ou fournir des informations servant de base à l’action (par exemple, le C.V. du candidat). Les bases de données observationnelles, par exemple, ne contiennent pas de données ayant un lien direct avec l’action. Cependant, les entités extraites de telles bases de données peuvent entrer en relation directe avec l’action. (Cela nous épargne un examen des bases de données élément à élément.)
- 6. lien archivistique
L’entité doit faire partie de l’ensemble des documents produits ou reçus dans le cours des activités de son producteur. Cela implique que l’entité a des relations établies stables et uniques avec ces documents. Ces relations surviennent lorsque l’entité est sélectionnée pour être utilisée (par exemple, rangée dans un répertoire, dans un dossier courriel, enregistrée, classée, etc.).
- 7. transmission
L’entité doit être créée dans l’intention et avec la capacité d’être communiquée.
Pour qu’une entité donnée puisse être considérée comme un document, il faut qu’elle remplisse les conditions requises exposées ci-dessus. C’est un point fondamental. Par exemple, si un individu fait une requête dans une base de données et obtient une « réponse », la requête et la réponse (qui ont de toute évidence été transmises) ne pourront être considérées comme des documents que si leur contenu est sauvegardé par cette personne sur un support, dans un format lisible et intelligible, et lié par un lien archivistique (c’est-à-dire, en les sauvegardant dans le bon dossier, ou en leur assignant un code de classement ou d’enregistrement) à l’activité spécifique qu’elles étaient censées soutenir. Dans cet exemple, l’action est accomplie dans sa totalité par la personne qui envoie la requête et récupère la réponse, qui serait donc l’auteur, le rédacteur, le destinataire et le producteur du/des document(s) en question. L’action (extraire des informations) ne peut pas être considérée comme une transaction parce qu’elle n’est pas vouée à modifier, maintenir, mettre fin à ou créer des relations ou des situations entre deux personnes ou davantage, une seule personne étant impliquée.
Quand un document d’archives complet est-il produit dans l’environnement électronique ?
Les éléments de forme intellectuelle nécessaires et suffisants pour qu’un document textuel traditionnel soit complet sont :
- la date (temps et lieu)
- la suscription ou validation (nom ou signature de l’auteur)
- l’adresse (nom du destinataire)
- le dispositif (action)
Les éléments de forme intellectuelle nécessaires et suffisants pour qu’un document non textuel traditionnel soit complet sont :
- la date
- la suscription ou validation
- l’adresse
- le titre et/ou objet (identification du contenu)
- le dispositif (l’image, le graphique, les chiffres, etc.)
PROPOSITION : pour qu’un document électronique soit complet, des éléments de forme comparables à ceux requis pour les documents traditionnels sont nécessaires mais ils ne sont pas toujours suffisants.
- date
Le document doit avoir une date parce que la mention de la date et du lieu de création du document incarne la relation entre son auteur/rédacteur et le fait/l’action en question, et que cette relation fait partie intégrante du document. Dans le cas des documents traditionnels, la date est généralement portée sur le document au début de son élaboration, et elle apparaît dans le haut ou le bas de celui-ci. Avec les documents électroniques, le système ajoute généralement automatiquement la date aux messages électroniques, lorsque ceux-ci passent par la mémoire tampon, c’est-à-dire après que leur compilation est terminée et que l’instruction de transmission a été donnée. La date apparaît sur la première ligne de l’en-tête, et comporte le jour et l’heure de réception du message en plus du jour et de l’heure d’envoi, mais pas le lieu. Avec d’autres applications électroniques, le jour et l’heure sont ajoutés par le système
Par conséquent, les documents d’archives électroniques doivent comporter deux dates : la date de transmission (à un destinataire interne et/ou externe) et la date de réception. Qui plus est, la « mention de lieu » (mention du lieu où le document est produit et/ou d’où il est transmis) est également nécessaire pour qu’un document soit complet.
suscriptionouvalidation
Le document doit comporter le nom de l’auteur parce que cet élément détermine qui a la responsabilité de son contenu. Avec les documents traditionnels, le nom de l’auteur peut apparaître dans l’en-tête, les premiers mots du texte (suscription) et/ou au bas du document sous la forme d’une signature, d’un symbole ou d’un cachet (validation). La signature ou son équivalent atteste que le document est adéquat et cette validation devient le fait le plus important concernant le document. Dans le cas des documents électroniques, le nom de la personne qui émet le document (pas nécessairement son auteur) est généralement ajouté automatiquement aux messages par le système électronique, après que leur élaboration est terminée et que l’instruction de transmission a été donnée. Le seul élément de forme intellectuelle qu’un système électronique de documents puisse inclure automatiquement est l’adresse électronique depuis laquelle un message est envoyé. Cette adresse peut être celle de l’auteur/rédacteur du message ou celle de son expéditeur (que cette personne en ait conscience ou non). Juridiquement
Par conséquent, avec les documents d’archives électroniques, la validation de l’auteur et un en-tête indiquant le nom de l’expéditeur sont nécessaires à la complétude. (Si la sécurité est telle que seul le détenteur de l’adresse électronique, c’est-à-dire l’expéditeur, peut avoir accès à cette adresse pour envoyer des messages, alors, l’en-tête acquiert bien une fonction de suscription mais jamais une fonction de validation.)
- adresse
Le document doit comporter le nom du destinataire parce que, pour exister, le document doit être représenté, c’est-à-dire, transmis ou destiné à être transmis à quelqu’un. Dans le cas des documents traditionnels, le nom du destinataire est généralement porté dans la partie initiale du document, alors que le nom des personnes à qui le document est envoyé en copie (récepteurs) est mentionné dans une section distincte, généralement en fin de document. Pour ce qui est des documents électroniques, le nom du ou des destinataire(s) est généralement indiqué dans l’en-tête des messages électroniques tout comme le nom des personnes en copie. Toutefois, lorsqu’un message est transmis à une liste de destinataires et/ou de personnes en copie qui sont enregistrés dans le système électronique, cette liste n’apparaît pas toujours dans l’en-tête du document.
Par conséquent, pour qu’un document d’archives électroniques soit complet, il doit comporter le nom de tous les destinataires et de tous les récepteurs, en veillant à ce que chaque groupe soit formellement différencié. (Alors que les noms des destinataires doivent figurer dans le corps du document, c’est-à-dire constituer un caractère interne, les noms des récepteurs peuvent être simplement liés au document par un lien qui constitue un caractère externe, qui appartiendrait alors à la catégorie des « additions ».)
- dispositif
Le document doit comporter le dispositif, c’est-à-dire, l’expression de la volonté ou de l’opinion de l’auteur, car c’est la raison pour laquelle le document est créé. Dans les documents traditionnels, le dispositif est généralement introduit par un verbe propre à communiquer la nature de l’action et la fonction du document. Il en va de même pour les documents électroniques.
Par conséquent, pour qu’un document d’archives électroniques soit complet, il doit comporter un message exprimant la volonté ou l’opinion de son auteur.
- date
Comme pour les documents textuels sous forme électronique, les dates de temps et de lieu sont nécessaires pour qu’un document non textuel soit complet.
suscriptionouvalidation
Comme pour les documents textuels sous forme électronique, un en-tête et la validation de l’auteur sont tous deux nécessaires pour qu’un document électronique non textuel soit complet.
- adresse
Comme pour les documents électroniques textuels, le nom de tous les destinataires doit être porté dans chaque document électronique non textuel pour qu’il soit complet, alors qu’il suffit que les noms des personnes en copie y soient associés.
- titre et/ou objet
Le document doit comporter un titre indiquant son nom, et/ou un objet décrivant son contenu. Le titre ou l’objet doivent comporter la date de l’événement, du fait ou de l’action représentés si celle-ci est différente de la date du document. Alors que les documents traditionnels non textuels n’ont pas toujours de titre ou d’objet, les documents non textuels sous forme électronique, comme les documents textuels, comportent toujours un titre d’une ligne (généralement appelé « nom du fichier ») qui traduit souvent l’objet du document. Ce n’est suffisant ni pour les documents textuels ni pour les documents non textuels.
Par conséquent, pour que des documents d’archives électroniques textuels et non textuels soient complets, ils doivent avoir un titre et/ou un objet décrivant correctement le document et ce dont il traite.
- dispositif
Le dispositif des documents non textuels est représenté par les graphiques ou les images contenus dans le document.
Tous les documents d’archives électroniques complets, qu’ils soient textuels ou non textuels, doivent comporter les éléments de forme intellectuelle suivants :
- la date de temps (de la transmission et de la réception)
- la mention de lieu
- l’en-tête (adresse de l’expéditeur)
- la validation (nom de l’auteur/rédacteur)
- le(s) destinataire(s)
- le(s) récepteur(s) (nom des personnes en copie)
- le titre ou objet
- le dispositif
Comment un document d’archives fiable est-il produit dans l’environnement électronique ?
La fiabilité de tout document dépend de son degré de complétude, du degré de contrôle exercé sur sa procédure de production et/ou de la fiabilité de son auteur.
Un document peut être considéré comme complet lorsqu’il comporte les huit éléments requis de forme intellectuelle
Cependant, pour que le document soit fiable, certains de ces éléments, avec d’autres, doivent également être présents en annexe au document, dans ce qu’on appelle le profil du document. Dans le cas d’un document électronique, le profil est un conteneur de toutes les additions mais aussi de certains éléments de forme intellectuelle, à savoir :
- tout document créé, pour être considéré comme complet et transmis en interne, doit comporter dans son profil de document :
- la date
- l’heure
- l’auteur
- le destinataire
- l’objet
- tout document reçu de l’extérieur, pour être classé ou transmis à nouveau, doit comporter dans son profil de document :
- la date de réception
- l’heure de réception
- la date de retransmission
- l’heure de retransmission
- l’auteur
- le destinataire
- le code de classement
- le numéro d’enregistrement (le cas échéant)
Les éléments relatifs au contrôle de la procédure de production qui ont été identifiés pour les documents traditionnels sont :
- les dispositions expresses de trois phases procédurales, à savoir, le déclenchement, la délibération et la formalisation, et
- l’ajout au document d’au moins trois additions, à savoir, le nom du récepteur, la date de réception et le code de classement.
Dans le cas des documents électroniques, la seconde des conditions requises ci-dessus est satisfaite par le profil de document, alors que la première doit être précédée d’une série d’autres contrôles, à savoir :
- identification des réseaux de communication, du système électronique de documents et des logiciels qui seront utilisés
- identification des utilisateurs du système d’information et de leurs droits individuels au sein du système sur la base de la compétence administrative de chacun d’eux et de l’organisation de leur travail
- définition au sein du système des limites de l’
espace partagé, de l’espace groupeet de l’espace individuelespace partagé= partie du système accessible à tous les membres de l’organisation, gérée conformément à des règles établies de gestion et d’archivage des documents par le personnel compétent, et qui contient le plan de classement de l’organisation, y compris les liens avec des documents associés sur d’autres supports. La caractéristique fondamentale de l’espace général est que tout document ayant franchi ses frontières ne pourra plus être manipulé.espace groupe= partie du système accessible à tous les individus qui partagent la même compétence, horizontalement ou verticalement, de façon temporaire ou permanente. C’est l’espace qui contient de nombreuses ébauches du même document, des commentaires, des remarques, etc.espace individuel= partie du système qui n’est accessible qu’à des membres individuels de l’organisation. L’espace individuel au sein du système de documents de l’organisation ne doit pas être confondu avec l’espace personnel, privé, de l’individu, qui doit avoir une adresse électronique distincte. L’espace privé n’est pas nécessairement du domaine de l’organisation.
- identification d’un moyen sécurisé d’accéder au système, tel que cartes magnétiques, empreinte vocale, empreintes digitales, etc.
En outre, il est essentiel de distinguer, au sein de chaque contexte de création, les procédures qui peuvent être incorporées aux systèmes électroniques en tant que processus de travail automatisés et celles qui peuvent seulement être réglementées par un code de procédure externe au système électronique. L’une ou l’autre méthode de contrôle des procédures, ou les deux, peuvent être utilisées en vue de garantir la fiabilité.
Comme indiqué précédemment, le profil de document peut être utilisé comme instrument premier pour rendre un document fiable. Un instrument complémentaire est constitué par les métadonnées, c’est-à-dire les données sur la production et l’utilisation des documents au sein du système, qui sont générées et conservées automatiquement par le système et transparentes pour l’utilisateur.
Les éléments relatifs à la fiabilité de l’auteur sont des éléments procéduraux, qui, dans les documents traditionnels, s’expriment par la signature de l’auteur.
Dans le cas des documents électroniques, les éléments procéduraux qui garantissent la fiabilité de l’auteur sont à rechercher en priorité dans le contrôle de l’accès des utilisateurs, comme indiqué plus haut. Le contrôle est exercé en limitant et en identifiant les personnes qui peuvent accéder au système, et, une fois à l’intérieur de celui-ci, qui peut lire quoi, qui peut interagir avec quoi et comment, etc. Ce contrôle est également exercé en dotant le système de fonctionnalités lui permettant de conserver un historique des utilisations qui en sont faites.
Comme on l’a vu, lorsque des procédures de contrôle de la production sont en place, le contrôle de l’accès des utilisateurs à des applications données en est partie intégrante. Le contrôle de l’accès des utilisateurs a pour but de rendre les personnes compétentes pour les actions auxquelles participent les documents. Ces utilisateurs sont responsables de la production et du contenu de ces derniers. En effet, la fiabilité est liée à la compétence administrative pour l’action, et non à la sécurité, qui relève de l’authenticité.
Comment l’authenticité d’un document d’archives électronique est-elle garantie et/ou prouvée ?
L’authenticité est conférée à un document par son mode, sa forme et/ou son état de transmission, et/ou la manière dont il est archivé et conservé.
Dans les systèmes électroniques, tout comme dans les systèmes de documents traditionnels, l’authenticité est assurée par la mise en œuvre de procédures administratives sophistiquées, l’utilisation d’instruments techniques difficiles à reproduire et l’installation de systèmes de sécurité.
Mode de transmission
La méthode par laquelle un document est communiqué à travers l’espace ou le temps doit être sécurisée pour que soit garantie l’authenticité du document. Cette sécurité peut être obtenue comme suit :
- formalisation des circonstances et de la manière de transmettre les documents d’un espace à un autre automatiquement ou manuellement, et de recevoir les documents de l’extérieur dans les espaces du système de l’organisation
- inclusion dans le système d’une fonctionnalité d’historique qui garde une trace de toutes les transmissions (date, heure, acteurs, objet)
Forme de transmission
La forme que possède le document d’archives lorsqu’il est produit ou reçu peut aussi en garantir l’authenticité. Traditionnellement, l’authenticité repose sur des caractères internes ou externes comme les filigranes, les sceaux, etc. Dans l’environnement électronique,
- tout document créé, pour être transmis à l’extérieur, doit être accompagné d’un profil de document qui doit comporter :
- la date
- l’heure
- l’auteur
- le destinataire
- l’objet
- le code de classement
- le numéro d’enregistrement (le cas échéant)
- la corroboration (indication de la protection utilisée)
- tout document créé, pour être transmis de manière totalement sûre, doit être protégé par :
- horodatage ou
- sceau électronique
un moyen simple de doter un document de signes de validation difficiles à imiter est d’accompagner la souscription sur le document d’un dessin et/ou d’une devise que ne peuvent identifier que certaines personnes
État de transmission
L’authenticité se rattache à l’état de transmission dans la mesure où elle peut être présumée pour les originaux, les duplicata, les copies authentiques et les copies insérées contenues dans des originaux, des duplicata et des copies authentiques. Dès lors, pour les documents électroniques :
- tout document reçu de l’extérieur doit être considéré comme un original à l’instant où il est physiquement stocké dans le système, étant le premier document complet à produire les effets pour lesquels il a été transmis. Pour protéger les caractéristiques de ce document original, il est essentiel de lui associer un profil de document complet avant que le document ne soit traité pour la transaction de l’affaire à laquelle il se rapporte, et de l’inclure dans les dossiers centraux de l’espace commun.
- tout document transmis de l’espace individuel à l’espace groupe doit aussi être considéré comme un original.
- la plupart des documents qui circulent dans l’espace de travail sont des brouillons, des états préparatoires. Pour qu’il soit possible de l’identifier, chaque état préparatoire doit être accompagné d’un profil de document indiquant la date, l’heure, l’auteur, le numéro de version, et toute autre donnée pertinente, comme par exemple le nom des autres personnes consultées à son sujet à l’extérieur de l’espace de travail. Sont également des documents les commentaires d’états préparatoires et ils doivent être considérés comme des originaux parce que chaque commentaire est en lui-même un document premier, complet et effectif. Cela signifie que chaque commentaire doit aussi avoir un profil de document comportant la date, l’heure, l’auteur et la référence à l’état préparatoire auquel il se rapporte, y compris son numéro de version. D’autres documents encore sont les duplicata des documents archivés, utilisés pour s’y reporter ou transmis au groupe pour prendre des décisions et agir. Chaque document final complet transmis à l’espace commun doit avoir un profil tel que défini ci-dessus ; il quitte l’espace groupe en tant que dernier état préparatoire et est reçu dans l’espace commun comme original. Cet original est ensuite protégé en ajoutant au profil un code de classement, etc. S’il est destiné à être transmis à l’extérieur, les mesures de protection mentionnées ci-dessus doivent être ajoutées ; dans le cas contraire, il peut être classé.
- le cas des
copies inséréessoulève des difficultés spécifiques. Les copies insérées sont des documents intégralement cités (si textuels) ou reportés (s’il s’agit d’images ou de graphiques) dans des documents originaux postérieurs afin de renouveler leurs effets ou parce qu’ils constituent des précédents à des actions auxquelles les originaux ultérieurs se rapportent. Alors que l’authenticité du document contenant la copie insérée peut être garantie en utilisant l’une quelconque des mesures décrites plus haut ou une combinaison de celles-ci, l’authenticité de la copie insérée ne peut être garantie puisqu’elle dépend de la fiabilité de l’auteur du document qui la contient et de l’authenticité du document d’où elle provient.
Manière de conserver et d’archiver
Outre toutes les conditions requises identifiées pour les documents créés dans l’environnement traditionnel, il est nécessaire d’en établir de spécifiques pour la conservation et l’archivage sécurisés des documents d’archives électroniques, telles que :
- compatibilité ascendante et descendante de la technologie retenue aux fins de conservation
- programme pour faire des copies de sauvegarde des documents dans le système
- programme permettant que les copies de conservation du document soient conservées dans un environnement adapté et physiquement sécurisé, alors que d’autres copies sont réservées à l’utilisation et facilement accessibles aux utilisateurs
- programme pour authentifier les copies authentiques
- système de recopie et/ou de migration périodiques
Dans la tradition diplomatique, qui s’attache à identifier les manifestations visibles des éléments documentaires, le document d’archives est un système de caractères externes et internes composé d’
Si l’on retrouve les mêmes groupes d’éléments dans les formes de documents électroniques, ils tendent à se manifester différemment et certains éléments nécessitent d’être complétés et étendus. Dans un environnement électronique, les caractères internes et externes se déclinent en huit composants fondamentaux du document d’archives électronique, à savoir :
Duranti, Luciana, et MacNeil. Heather. « The Protection of the Integrity of Electronic Records : An Overview of the UBC-MAS Research Project ».
MacNeil, Heather.
Études de cas et études générales dans les domaines des arts, des sciences et de l’administration
Les travaux des équipes sectorielles constituent la principale source d’informations sur laquelle reposent les conclusions et les rapports des équipes thématiques et des équipes transversales. Il est donc important d’en préciser les activités.
La structure de l’organisation d’InterPARES 2 a été conçue pour répondre aux principes méthodologiques du projet que sont l’interdisciplinarité, la portabilité, l’ouverture et l'exploration de plusieurs méthodes. Afin de favoriser une collaboration multiculturelle et interdisciplinaire, la recherche a été structurée en plusieurs domaines d’investigation. Les équipes de recherche en charge des différents domaines (ou équipes sectorielles) étaient composées d’enquêteurs aux parcours variés, venus de diverses disciplines. Les recherches relatives aux disciplines ont été scindées en trois axes d’exploration, chacun ayant pour mission d’examiner des documents produits au cours d’un des types d’activités suivants :
- l’équipe Domaine 1 a étudié les documents créés dans le cadre d’activités artistiques ;
- l’équipe Domaine 2 a étudié les documents créés dans le cadre d’activités scientifiques ;
- l’équipe Domaine 3 a étudié les documents créés dans le cadre d’activités de l’administration.
Comme cela avait été anticipé dans la proposition de recherche initiale, les équipes sectorielles ont consacré une large part de leurs travaux à des études de cas.
Le rôle premier des équipes sectorielles est de recueillir et d’analyser des études de cas et d’autres données pertinentes pour chaque type d’activités dans plusieurs domaines d’investigation
Au cours du projet, vingt-sept études de cas ont été proposées et validées, couvrant les trois types d’activités retenus. Ont notamment été sélectionnés les sujets suivants : arts plastiques, arts du spectacle et performances, images animées et musique ; archéologie, cyber-cartographie et astronomie ; ainsi qu’impôts, justice et livre foncier, parmi bien d’autres. Au total, vingt-trois des études de cas validées ont été menées à leur terme.
Pour diverses raisons, un petit nombre d’études de cas n’a pas abouti. Le nombre d’organisations participant au projet InterPARES 2 a évolué au cours du projet, tout comme celui des chercheurs impliqués dans les travaux. Une étude de cas a été reclassée en étude générale lorsque la distinction entre ces deux types d’études a été plus clairement définie
Bien que le projet ait duré cinq ans
Outre les études de cas, les équipes sectorielles ont également conduit des études générales. Dans le contexte d’InterPARES 2, une
Les études générales avaient en effet été entreprises en vue d’aider les chercheurs d’InterPARES à couvrir certains aspects des activités n’ayant pu être traités par les études de cas. Certaines études générales ont permis aux chercheurs de se faire une idée plus précise de la représentativité d’une étude de cas donnée en termes de pratiques professionnelles de tel ou tel groupe. Par exemple, alors que l’étude de cas
Sur les onze études générales proposées et validées, neuf ont produit un rapport final. Les deux études restantes (étude générale 02,
Enfin, chaque équipe sectorielle a mené un travail bibliographique, identifiant et synthétisant des articles dans son domaine d’enquête en vue de nourrir les travaux de l’équipe thématique 2 sur les concepts d’exactitude, de fiabilité et d’authenticité dans les environnements artistique, scientifique et administratif.
Chaque équipe travaillant sur une étude de cas comportait au moins un spécialiste de l’activité étudiée, un expert en technologie, un expert en archivistique et un étudiant assistant de recherche. Comme l’indique la proposition initiale du projet :
La singularité de l’équipe de recherche, composée de chercheurs de premier plan en archivistique, sciences sociales, sciences physiques, arts plastiques et arts du spectacle, ainsi que de représentants d’institutions d’archives et d’autres organismes publics de vingt pays et cinq continents, garantira que ces travaux, tellement importants pour la préservation de la mémoire de nos sociétés, restent centrés sur les « documents d’archives » et non sur tous les objets numériques. Les travaux se concentrent sur la conservation de leur qualité d’être dignes de confiance en tant que contenu signifiant et en tant que document d’archives plutôt que sur l'ensemble des enjeux liés à la conservation numérique. Ils se concentrent enfin sur la préservation de leur caractère culturel, sans viser à imposer de modèles et d’applications uniformes. Cette perspective essentielle est unique
Luciana Duranti (2001), « International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) : Experiential, Interactive and Dynamic Records », SSHR MCRI InterPARES 2 Project Proposal, 412-2001, 1.1-4-1.1-5. Voir http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_detailed_proposal.pdf. .
Les experts en archivistique et en technologie n’étant pas en nombre suffisant au sein du projet, il n’a pas toujours été possible de réunir une équipe complète. Il convient également de noter que certains assistants de recherche ayant rejoint les équipes des études de cas et des études générales ont apporté des contributions significatives aux travaux, avec un rôle de chercheurs à part entière.
Un des premiers instruments élaborés à l’intention des équipes sectorielles a été un questionnaire type pour les études de cas. La décision d’avoir recours à une grille normalisée de questions est le fruit de l’expérience des chercheurs d’InterPARES 1 qui, ayant adopté cette méthode pour leurs études de cas, ont jugé qu’elle facilitait grandement les analyses comparatives ultérieures.
Un premier questionnaire généraliste a été élaboré par un petit groupe de chercheurs au cours de la réunion de l’équipe internationale InterPARES qui s’est tenue à Washington au mois de juin 2002
La dimension interdisciplinaire d’InterPARES 2 (une différence majeure par rapport à InterPARES 1) a joué un rôle important dans l’élaboration du questionnaire, à deux égards. Premièrement, le questionnaire était conçu pour être facilement adapté à une utilisation dans les domaines artistiques, scientifiques ou administratifs. Deuxièmement, et plus spécifiquement encore, il était conçu pour prendre en charge le vocabulaire et les pratiques des nombreux groupes spécialisés que le projet allait explorer, qu’il s’agisse de compositeurs ou de chorégraphes, de biologistes ou de spécialistes de la géomatique, de fonctionnaires ou de personnes travaillant dans les technologies de l’information. Toutefois, il est par la suite apparu que cette approche risquait de limiter la capacité des chercheurs à comparer les résultats des études de cas, d’un domaine à l’autre, et au sein d’un même domaine.
Le questionnaire a donc été revu et reformulé, en utilisant la terminologie plus rigoureuse de l’archivistique, les questions étant cette fois conçues pour qu’y répondent les chercheurs en charge de l’étude de cas – aidés d’une liste commune de références, de termes et de concepts liés au projet (le glossaire de la base de données terminologique d’InterPARES 2) – grâce aux informations collectées au cours de l’étude de cas par les moyens qu’ils jugeraient les plus efficaces et les plus pertinents dans le contexte de chaque étude. Cette refonte du questionnaire et de son mode d’administration répondait ainsi à la volonté de « normaliser » les résultats des études de cas afin de faciliter l’analyse comparative ultérieure des données recueillies. De ce processus a émergé un questionnaire de recherche type de vingt-trois questions qui constitueraient à terme le cœur des rapports des études de cas
Le projet a souhaité privilégier la flexibilité. L’appel à propositions d’études de cas
Le critère de sélection le plus important a été le potentiel des études de cas envisagées d’apporter des réponses aux questions de recherche formulées par les équipes thématiques et transversales. En conséquence de quoi, les objets numériques proposés devaient généralement relever de systèmes interactifs, expérientiels et/ou dynamiques. Bien que les documents d’archives aient constitué l’objet d’étude premier des chercheurs d’InterPARES, il n’a jamais été envisagé d’exclure des études de cas traitant d’autres objets numériques – données, publications ou œuvres d’art par exemple.
Chaque équipe sectorielle souhaitait également embrasser le plus de disciplines possibles relevant de sa sphère d’investigation, qu’il s’agisse du domaine artistique, scientifique ou administratif. Dans le même temps, InterPARES 1 avait démontré l’utilité d’étudier des systèmes similaires, ainsi des systèmes mis en place par des universités pour gérer et archiver les dossiers des étudiants ou par des organismes de délivrance de brevets. Ces études parallèles permettent de mettre en lumière différentes approches de problématiques similaires d’archivage et de conservation des documents.
Enfin, l’évaluation des propositions d’études de cas a également pris en compte leurs aspects logistiques, notamment la situation géographique, la disponibilité de spécialistes de l’archivistique, des technologies numériques et du domaine concerné pour constituer une équipe et l’intérêt de la personne ou de l’organisation étudiée pour le projet.
Malgré cette longue liste de considérations, c’est la flexibilité qui a présidé à la sélection des études de cas. Il a ainsi été décidé au cours du deuxième atelier InterPARES 2 qu’« il n’y aurait pas de critère de sélection spécifique » et, donc, « pas de motifs de rejet des propositions, mais seulement de raffinement des propositions.
Chaque fois que cela était possible, les enquêteurs ont recueilli de la documentation sur le système étudié, produite par les producteurs des documents et correspondant aux problématiques de recherche des équipes thématiques et transversales : processus de travail, principes gouvernant la production et l’utilisation des documents, spécifications techniques et standards de métadonnées notamment.
Généralement, les processus examinés dans une étude de cas ne sont accessibles qu’au petit groupe de chercheurs directement impliqués. Toutefois, dans InterPARES 2, certaines œuvres et certains systèmes ayant fait l’objet d’études de cas ont pu être présentés à un public plus large.
Parmi les œuvres liées aux activités artistiques explorées par le Domaine 1, des CD et des DVD, comme la reconstruction en 3D de la
En sciences, la base de données du Traité sur l’Antarctique (
Les études générales InterPARES 2 ont eu recours à plusieurs méthodologies de recherche. Par exemple, les équipes sectorielles Arts et Sciences ont conduit plusieurs sondages à grande échelle sur le Web, sous la forme de questionnaires
L’équipe de chaque étude générale comprenait au moins un spécialiste de l’activité, discipline ou communauté étudiée, et un étudiant assistant de recherche. Comme nous l’avons indiqué plus haut, plusieurs assistants de recherche ayant participé aux études générales ont apporté une contribution significative aux travaux, avec un rôle de chercheurs à part entière.
Les critères et processus de sélection des études générales ont été identiques à ceux retenus pour les études de cas, à ceci près qu’il n’y a pas eu d’appel à propositions et que les études ne pouvaient porter sur un producteur donné de documents.
Dans un premier temps, il a semblé qu’une recension de la littérature concernant les pratiques numériques dans les arts, les sciences et l’administration viendrait utilement nourrir les travaux des équipes sectorielles. Les chercheurs des trois équipes ont examiné plus de 200 ressources identifiées par les assistants de recherche associés au projet. Les publications considérées étaient de nature très diverse : annonces de produits, explications techniques détaillées de technologies spécifiques, mais aussi documents de planification destinés à l’acquisition et l’utilisation de telle ou telle technologie. Les chercheurs n’ont pas tardé à découvrir que, au total, très peu de choses avaient été écrites sur les pratiques numériques dans les secteurs étudiés, tant d’un point de vue archivistique que dans une perspective de conservation élémentaire ou même dans une perspective pratique. Cette méthodologie a alors été abandonnée et les chercheurs des équipes sectorielles ont limité leurs recherches documentaires à des travaux abordant les concepts d’authenticité, de fiabilité et d’exactitude dans leurs secteurs de recherche respectifs. Tout extrait jugé intéressant a été transmis à l’équipe du Thème 2, en charge de l’analyse de ces concepts.
La dernière étape de nombreuses études de cas a été de créer un « modèle fonctionnel
Outre qu’elle a aidé les chercheurs participant aux études de cas à mieux comprendre les activités de production, de maintenance et, le cas échéant, de conservation des cas étudiés, cette démarche a débouché sur des modèles susceptibles d’être par la suite comparés aux modèles de la Chaîne archivistique (
À la fin de chaque étude de cas et après diffusion d’un projet de rapport, les étudiants assistants de recherche de la School of Library, Archival and Information Studies de l’université de Colombie-Britannique ont conduit une analyse diplomatique de chaque type d’objet numérique identifié dans les études de case siècle
Pour les finalités d’InterPARES 2, l’analyse diplomatique a été restreinte, consistant essentiellement à déterminer si les différents types d’objets numériques possédaient les cinq caractéristiques requises et pouvaient donc être considérés comme des documents d’archives ou s’il s’agissait plutôt de données, de documents ou de publications. Les documents qui ne sont pas des documents d’archives requièrent généralement un modèle de conservation plus simple parce qu’ils existent indépendamment d’autres documents et que leur finalité est, le plus souvent, limitée à la diffusion d’informations. Rappelons brièvement les cinq caractéristiques que doit posséder un objet numérique pour être un document d’archives :
- posséder une forme fixe et un contenu stable fixés sur un support stable ;
- participer à une action ;
- posséder un lien archivistique, celui-ci étant défini comme la relation qui lie chaque document au document suivant et au document précédent de la même action ;
- impliquer au moins trois acteurs : l’auteur, le destinataire/bénéficiaire et le rédacteur ; dans l’environnement numérique, deux acteurs supplémentaires sont nécessaires : le producteur et l’expéditeur ; et
- avoir un contexte identifiable (c’est-à-dire le cadre dans lequel a lieu l’action à laquelle participe le document) – contextes juridico-administratif, de provenance, procédural, documentaire et technologique
Pour une explication plus détaillée de ces caractéristiques, voir le .Diplomatic Analysis Template en annexe 7 de la synthèse des travaux d’InterPARES 2. Voir également MacNeil et al., « Authenticity Task Force Report », op. cit.
Les résultats des analyses diplomatiques conduites sur les objets numériques des études de cas d’InterPARES 2 sont analysés dans le rapport de l’équipe thématique 1, consacré à la production et à la maintenance des documents.
Afin de favoriser la cohérence terminologique des rapports d’études de cas et de conserver leur précision et leur lisibilité dans l’environnement pluridisciplinaire du projet, les équipes en charge des études de cas se reportaient régulièrement au Glossaire et au Dictionnaire du projet InterPARES 2, deux des trois outils terminologiques constituant la Base de données terminologique d’InterPARES 2 élaborée par l’équipe transversale Terminologie. Le cas échéant, des usages spécialisés et des définitions étroites de termes utilisés dans les rapports ont été soumis à l’équipe Terminologie pour analyse et intégration éventuelle à la Base de données terminologique
Les résultats de chaque étude ont d’abord été présentés pour discussion et validation par les membres de l’équipe sectorielle concernée. Le but de ces discussions était double : (1) garantir l’exhaustivité et l’exactitude des résultats et (2) identifier, préciser et comparer les différences et les similitudes entre les pratiques spécifiques aux différentes disciplines au sein des communautés de pratiques artistiques, scientifiques et administratives. Une comparaison des pratiques des différentes communautés a ensuite été conduite en présentant les études de cas achevées et validées lors des sessions plénières qui se sont tenues pendant les ateliers de recherche semestriels du projet, ateliers auxquels tous les chercheurs du projet étaient normalement tenus de participer, quelle que soit leur équipe.
Cette démarche a en outre permis de communiquer rapidement aux membres des équipes thématiques et transversales les résultats des études de cas. Un autre bénéfice clé de ces discussions étendues est qu’elles ont souvent favorisé une compréhension plus fine du questionnaire de recherche et de ses objectifs. Enfin, ce processus de validation et de discussion a souvent mis en lumière des difficultés potentielles, des disciplines ou des communautés de pratiques requérant des recherches supplémentaires et/ou une attention particulière de la part des chercheurs travaillant sur les études de cas et de ceux qui espéraient pouvoir utiliser les résultats des études de cas à l’appui du travail des équipes thématiques et transversales.
Étant donné la grande diversité des études de cas entre les domaines artistique, scientifique et administratif, il a été jugé nécessaire d’élaborer un cadre de restitution type afin de « normaliser » les résultats et de faciliter ainsi les comparaisons entre communautés et l’exploitation des conclusions par les équipes thématiques et transversales. En effet, ce cadre aiderait notamment les chercheurs d’InterPARES 2 à appréhender les conclusions des études de cas et favoriserait la mise en lumière des similitudes et des différences de pratiques observées dans les différents environnements de production des documents d’archives. Plus largement, un cadre de restitution type faciliterait la consultation des études de cas au cours de travaux futurs.
Un protocole de restitution des études de cas a été élaboré par l’équipe sectorielle 1 puis adopté par les deux autres équipes sectorielles.
La structure en est la suivante, articulée en huit parties :
A. Présentation générale
B. Méthodologie
C. Description du contexte
D. Réponses au questionnaire de recherche
E. Réponses aux questions thématiques et transversales applicables
F. Orientation bibliographique, comprenant en particulier des articles sur les méthodes et les travaux des sujets étudiés
G. Glossaire
H. Modèle préliminaire
Toutes les études de cas devaient au moins prendre en charge les parties A à D, les contributions aux parties E à H variant en fonction de la nature de l’étude de cas et de ses résultats. Chaque partie du protocole est décrite en détail en annexe 8 du document de synthèse des travaux d’InterPARES 2.
Deux études de cas conduites en début de projet ont offert la possibilité de capitaliser sur leurs enseignements par-delà le rapport final. L’une, VanMap (étude de cas n° 24), a été menée par l’équipe en charge du domaine de l’administration. La situation des producteurs des documents dans cette étude, qui ont à utiliser un système (un système d’information géographique, ou SIG) configuré et exploité de telle sorte qu’il était difficile, voire impossible pour le système de produire des documents d'archives, était familière à ceux des chercheurs ayant déjà participé à InterPARES 1. Des experts techniques du San Diego Supercomputer Center ont alors conduit une analyse du système et proposé une reconfiguration qui garantirait que le SIG produise des documents d'archives et les maintienne sur le long terme. La solution consistait à conserver les données historiques du SIG de VanMap dans un environnement applicatif permettant la « reconstruction à un instant t » des vues de VanMap en réassemblant les composants de données utilisées à l’instant indiqué dans la requête
La seconde étude de cas où une solution a pu être prototypée est
Les études de cas et certaines études générales ont fourni un matériau de grand intérêt à plusieurs groupes spécialisés et associations dont les utilisateurs étaient impliqués dans les mêmes activités ou utilisaient les mêmes technologies numériques : musiciens créant de la musique électroacoustique, chercheurs en sciences sociales et employés de l’administration utilisant des systèmes d’information géographique, et producteurs et archivistes travaillant dans les industries de l’image animée et du son.
Parmi les publics auxquels les équipes sectorielles ont présenté les résultats de leurs travaux, citons notamment :
- American Historical Association (AHA)
- American Institute for Conservation of Historic & Artistic Works
- American Society for Information Science and Technology (ASIS&T)
- Archives Association of British Columbia
- Archives Association of Ontario
- Archives d’État de Bologne (Italie)
- Archives d’État de Florence (Italie)
- Archives d’État de Gènes (Italie)
- Archives d’État de Milan (Italie)
- Archives d’État de Turin (Italie)
- Archives nationales du Brésil
- Archives nationales du Mexique
- Archives nationales des Pays-Bas
- Archives nationales de Singapour
- Archives nationales du Vietnam
- Associacao Portuguesa de Bibliotecarios, Arquivistas, e Documentalistas (BAD)
- Association of Canadian Archivists
- Association of History and Computing UK
- Associazione Nazionale Archivistica Italiana (ANAI)
- Association of Library and Information Science Educators (ALISE)
- Association of Moving Image Archivists
- Association of Pacific Rim Universities (APRU)
- Association of Records Managers and Administrators (ARMA)
- Association for Computers and the Humanities (ACH)
- Association for Literary and Linguistic Computing (ALLC)
- Canadian Cartographic Association
- Centre de recherche interdisciplinaire en technologies émergentes (Canada)
- Centro de Estudos Judiciários do Conselho da Justiça Federal (Brésil)
- Commission européenne
- Committee on Data for Science and Technology (CODATA)
- Computer Applications and Quantitative Methods in Archaeology
- Fondation Daniel Langlois pour l’art, la science et la technologie
- Digital Arts Network (DAN)
- Health Canada
- Health Information Management Association of Australia
- Information Processing Society of Japan
- Instituto federal de acceso a la informacion y proteccion de datos (IFAI) (Mexique)
- International Academy of Law and Mental Health
- International Association for Music, Libraries, Archives and Documentation Centres (IAML)
- International Association of Sound and Audiovisual Archives (IASA)
- International Congress on Archives (ICA)
- International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA)
- International Musicological Society (IMS)
- Joint Committee on Antarctic Data Management (JCADM)
- Knowledge Management Africa
- le Laboratoire des nouvelles technologies de l’image, du son et de la scène at Université Laval
- le projet de Documentation et conservation du patrimoine des arts médiatiques
- Manitoba Library Association
- Manitoba Archival Association
- National Association of Government Archives and Records Administrators
- Preservation and Access for Electronic College and University Resources (ECURE)
- Programme Mémoire du monde, UNESCO
- Records Management Association of Australasia
- Renaissance Society of America
- Scientific Committee on Antarctic Research
- Society for the History of Authorship, Reading and Publishing (SHARP)
- Society of American Archivists
- Special Libraries Association
- The Royal Society of Edinburgh
On trouvera la liste complète sur le site d’InterPARES : http://www.interpares.org/ip2/ip2_dissemination.cfm?proj=ip2.
[...]
Le groupe d’enquêteurs qui a conduit les recherches sur les documents de l’administration électronique était composé de chercheurs issus du monde des archives publiques et des milieux universitaires. L’équipe sectorielle 3 présentait ainsi un mélange idéal de praticiens et de chercheurs. En cinq ans, la représentation des Archives nationales participant au projet a changé, les responsabilités professionnelles des chercheurs ayant évolué. La liste ci-dessous indique les noms de toutes les personnes ayant participé aux travaux de l’équipe sectorielle 3 à un moment ou un autre du projet.
Philip Eppard, janvier 2002 - décembre 2006
Richard Blake, National Archives of the United Kingdom (retrait), Groupe de travail 3.3
Margaret Campbell, Archives of Nova Scotia (retrait), Groupe de travail 2.3
Filip Boudrez, Archives municipales d’Anvers, Belgique, Groupe de travail 3.3
Hannelore Dekeyser, Katholieke Universiteit Leuven, Belgique , Groupe de travail 2.3
Terry Eastwood, The University of British Columbia, Canada, Groupe de travail 1.3
Fynnette Eaton, U.S. National Archives and Records Administration, Groupe de travail 3.3
Philip Eppard, University at Albany, State University of New York, États-Unis, Groupe de travail 2.3
Elaine Goh, National Archives of Singapore, Groupe de travail 3.3
Ken Hannigan, National Archives of Ireland, Groupe de travail 1.3
Ken Hawkins, U.S. National Archives and Records Administration, Groupe de travail 3.3
Hans Hofman, Archives nationales des Pays-Bas, Groupe de travail 3.3
Richard Marciano, San Diego Supercomputer Center, États-Unis, Groupe de travail 3.3
Terry Maxwell, University at Albany, State University of New York, États-Unis, Groupe de travail 1.3
John McDonough, National Archives of Ireland, Groupe de travail 1.3
Sue McKemmish, Monash University, Australie, Groupe de travail 3.3
Tom Quinlan, National Archives of Ireland, Groupe de travail 1.3
Shelby Sanett, U.S. National Archives and Records Administration, Groupe de travail 3.3
Jim Suderman, City of Toronto Archives, Canada, Groupe de travail 3.3
Ken Thibodeau, U.S. National Archives and Records Administration, Groupe de travail 3.3
Malcolm Todd, National Archives of the United Kingdom, Groupe de travail 1.3
Melissa Adams, The University of British Columbia, Canada
Deidre Brocklehurst, The University of British Columbia, Canada
Natalie Catto, The University of British Columbia, Canada
Terra Dickson, The University of British Columbia, Canada
Jennifer Douglas, The University of British Columbia, Canada
Adam Farrell, The University of British Columbia, Canada
Dan Farrell, The University of British Columbia, Canada
Coby Falconer, The University of British Columbia, Canada
Fiorella Foscarini, The University of British Columbia, Canada
Joshua Hauck-Whealton, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Peggy Heger, The University of British Columbia, Canada
Ted Hoppenstedt, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Janine Johnstone, The University of British Columbia, Canada
Eleanor Kleiber, The University of British Columbia, Canada
Tracey Krause, The University of British Columbia, Canada
Andrea Lam, The University of British Columbia, Canada
Yvonne Loiselle, The University of British Columbia, Canada
Rachel McMullin, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Brenda McPhail, University of Toronto, Canada
Catherine Miller, The University of British Columbia, Canada
Elisheba Muturi, The University of British Columbia, Canada
Jane Morrison, The University of British Columbia, Canada
Carolyn Petrie,The University of British Columbia, Canada
Peter Runge, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Vincent Schillaci-Ventura, The University of British Columbia, Canada
Geneviève Shepherd, The University of British Columbia, Canada
Wendy Sokolon, The University of British Columbia, Canada
Mary Beth Sullivan, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Adele Torrance, The University of British Columbia, Canada
Melanie Wallace, The University of British Columbia, Canada
Carol Ward, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Reginald White, University at Albany, State University of New York, États-unis
Mark Wolfe, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Jessica Zacher, University at Albany, State University of New York, États-Unis
La définition du périmètre des activités de l’équipe sectorielle 3 a mobilisé les réflexions des chercheurs au cours des premiers mois du projet. S’il était acquis que l’axe général de travail était les documents dynamiques, interactifs et expérientiels dans le secteur de l’administration, certaines interrogations subsistaient quant à savoir si le groupe devait limiter ses investigations aux activités dites d’administration électronique, ou e-administration, par quoi l’on entend généralement l’utilisation des technologies de l’information par l’administration afin de faciliter l’accès des citoyens aux services publics. Certains suggéraient en effet que le groupe couvre également l’utilisation de ces technologies dans le fonctionnement interne de l’administration. L’équipe de recherche a finalement décidé de privilégier la définition traditionnelle de l’e-administration.
Les études de cas ont été sélectionnées de telle sorte que soient représentés plusieurs niveaux administratifs : national, régional/fédéral et municipal. De plus, l’éventail des études de cas a été étendu avec l’ajout de deux cas particuliers : (1) une base de données indépendante de traités internationaux et des documents correspondants et (2) le site web d’une association coopérative, qui s’apparente aux sites web de services et d’information de l’administration. Cela a porté à huit le nombre total d’études de cas réalisées par l’équipe. Deux études de cas supplémentaires ont été proposées et validées mais ont par la suite été abandonnées (l’étude de cas n° 11,
Les brèves descriptions des études de cas du Domaine 3 proposées ci-dessous définissent les objets numériques qui ont été étudiés et mettent en lumière les résultats les plus saillants de chaque étude. Pour une analyse contextuelle plus détaillée de ces études de cas relativement aux producteurs de documents et à la nature des activités concernées, on pourra se reporter à la section « Characterization of the Case Studies » du rapport de l’équipe thématique 1. On trouvera en annexe 3 de la synthèse des travaux d’InterPARES 2 la liste complète des participants en charge des différentes études de cas de l’équipe.
Cette étude de cas est consacrée à la création et à la mise en ligne de trois expositions virtuelles dans le contexte opérationnel de deux institutions d’archives financées par des fonds publics : les Archives de l’Ontario et les Archives municipales de Toronto. L’objectif de cette étude est d’examiner les processus de création et de diffusion de ces expositions en ligne, afin d’identifier des indicateurs d’authenticité, d’exactitude et de fiabilité des documents d’archives expérientiels et interactifs. Les documents que l’équipe de recherche a étudiés sont, à titre principal, les documents des expositions tels qu’ils ont été présentés et, à titre accessoire, les documents produits et utilisés au cours de la création des expositions virtuelles. Les types de documents suivants ont été examinés : images scannées, fichiers de texte et de sons enregistrés, le tout étant combiné dans des pages web basées sur le langage HTML et accessible avec les navigateurs web standards. Le processus de création des expositions repose sur des décisions du personnel des Archives quant au thème de l’exposition, au choix des documents à y faire figurer et à la présentation des documents retenus.
Bien que les expositions virtuelles étudiées ici soient des documents statiques du point de vue du producteur, l’interaction du système de restitution (navigateur web) avec les expositions peut être source de variations importantes dans ce qu’expérimente l’utilisateur. Des normes internes destinées à diminuer ou minimiser les variations de ce type d’interaction pour le développement de sites web existent dans les deux institutions participant à l’étude. Toutefois, l’étude montre que les détails des systèmes de restitution préférés ou « cibles » sont de la seule responsabilité du producteur et ne sont pas communiqués aux utilisateurs de l’exposition virtuelle. Dès lors, on peut avancer que, dans la mesure où les objets numériques expérientiels sont « des objets dont l’essence va au-delà des bits qui les composent pour englober le comportement du système de restitution ou, à tout le moins, l’interaction entre l’objet et le système de restitution
Parmi les indicateurs clés identifiés comme ayant une influence sur l’authenticité, l’exactitude et la fiabilité des objets numériques étudiés, on citera en particulier :
- un processus métier naissant ou « émergeant » qui repose essentiellement sur la confiance, c’est-à-dire qu’il n’existe pas de contexte procédural défini pour ce qui est de la répartition des tâches dans le processus de création des expositions virtuelles ;
- un environnement technologique décentralisé qui change en permanence ;
- un environnement d’archivage des documents réduit ou inexistant, en particulier en ce qui concerne les documents numériques examinés dans cette étude, dont la production et la maintenance étaient considérées comme
ad hoc et à la discrétion des personnes responsables de la création et de la maintenance des expositions en ligne ; - des problèmes juridiques et éthiques, en particulier relativement à la protection du droit d’auteur, l’accessibilité pour les utilisateurs handicapés, le respect des termes des accords conclus avec les donateurs concernant les documents utilisés dans les expositions, le choix des thèmes et des sources (censure) des expositions et l’exactitude des textes les accompagnant ;
- la qualification des expositions virtuelles comme documents d'archives et non comme publications ;
- l’incapacité de déterminer la valeur que les organisations ayant créé les expositions accordent aux documents exposés du fait de l’absence de toute évaluation ;
- une adhésion inégale aux conditions de référence requises pour étayer la présomption d’authenticité des documents électroniques établies par InterPARES 1 ;
- l’utilisation des mêmes composants numériques dans plusieurs documents
Pour une discussion détaillée du concept de composant numérique et des différentes relations que ces objets peuvent avoir avec des documents, voir le rapport de l’équipe thématique 3. Voir également Duranti et Thibodeau, « Le concept de document d’archives », op. cit. ; - l’absence de retour d’expérience de la part des utilisateurs des expositions virtuelles concernant leurs interactions avec les expositions.
Cette étude de cas est consacrée à la base de données du Traité sur l’Antarctique (
L’ATSD est en interface avec un moteur d’intégration des données et de recherche, le
Bien que l’ATSD ne soit pas à proprement parler un système d’archivage ou de conservation des documents, il fournit un certain nombre de fonctionnalités identifiables de records management, à savoir : l’enregistrement, le classement/l’organisation, le contrôle de l’accès, la recherche et l’extraction d'informations. Il semble également intégrer certaines fonctionnalités conçues pour faciliter la conservation sur le long terme des documents dans la base
Cette étude est consacrée au système de services en ligne grâce auquel le Département des véhicules automobiles de l’État de New York (
Le DMV a fait le choix de développer en interne son système de services en ligne ; toutefois, le Département utilise à la fois des produits tiers et des produits développés en interne pour les logiciels et les mesures de sécurité, et en particulier la mise en œuvre d’une infrastructure à clé publique qui doit respecter un cadre légal très strict. Faisant partie de l’administration de l’État de New York, le DMV et son système de services en ligne doivent être conformes à différentes lois, réglementations et politiques fédérales et de l’État, en particulier celles relatives à la liberté d’information. L’utilisation et la maintenance du système sont également strictement encadrées par des politiques et des normes internes au DMV.
Le DMV maintient des documents d’archives « centraux » pour chaque citoyen qui utilise le service. Ces documents contiennent les informations qui établissent l’identité des utilisateurs et doivent être créés lors d’une visite dans les locaux du service avant que le citoyen ne puisse conduire la moindre transaction en ligne. Au cours d’une transaction en ligne, le système du DMV apparie les informations d’identification fournies par l’utilisateur aux informations d’identification contenues dans le fichier du document central de cet utilisateur. Si les deux coïncident, l’information est présumée authentique. Parce que les utilisateurs en ligne ont uniquement accès à des transactions, et non aux objets numériques ou aux documents centraux dans le système de base de données principal du DMV, et parce que le système limite également le type d’accès de chaque employé du DMV, le producteur est « sûr à 99 % » que ses documents sont à l’abri d’accès non autorisés d’utilisateurs internes et externes au système.
Cette étude de cas porte sur la création du livre foncier informatisé en Alsace-Moselle. Elle s’intéresse plus particulièrement à la conservation sur le long terme des signatures numériques au sein d’un système d’information dynamique, conçu pour améliorer le fonctionnement des relations entre l’administration et les citoyens, dans le contexte du système de la preuve du droit civil français. L’étude présente la démarche engagée par le Groupement pour l’Informatisation du Livre Foncier d’Alsace-Moselle (GILFAM)
Le livre foncier d’Alsace-Moselle informatisé est composé des transcriptions et des images numérisées des documents des 40 000 registres papier d’Alsace-Moselle, auxquelles viennent s’ajouter les inscriptions des nouvelles transactions immobilières qui ont eu lieu depuis que le système a été mis en place. Dans le respect des procédures, diverses technologies et méthodes de sécurité sophistiquées sont en place pour garantir l’authenticité, la fiabilité et l’exactitude de chaque entrée dans la base. Par exemple, chaque nouvelle entrée requiert la signature d’un juge, avec l’utilisation d’une infrastructure à clé publique qui combine accès biométrique (scan des empreintes digitales) et signatures numériques. Le système est également doté de capacités sophistiquées d’enregistrement pour enregistrer toutes les actions et les transactions qui se produisent dans le système.
Particulièrement intéressante dans ce dispositif, l’utilisation d’une procédure en deux étapes, contrôlée par ordinateur, qui permet d’utiliser des signatures numériques pour fournir des services d’authentification continus, en lieu et place du traditionnel service d’authentification à usage unique apporté par les signatures numériques dans la plupart des systèmes. Néanmoins, le GILFAM, à qui revient la responsabilité légale de fournir un accès continu au livre foncier d’une manière qui préserve sa valeur probatoire quels que soient les changements technologiques, n’a pas envisagé le problème de la maintenance des objets numériques, sauf à travers les mécanismes offerts par les fournisseurs de systèmes lors de la mise à jour du système de gestion de la base de données. Pas plus qu’il n’a envisagé le problème de la pérennisation de la valeur probatoire des signatures numériques au fil des évolutions technologiques.
Par-delà les défis de conservation liés à l’utilisation des signatures numériques, l’éventuel versement des données du système vers une institution archivistique est encore compliqué par le fait que le livre foncier ne peut être compris sans les capacités dynamiques et interactives du système pour organiser les documents et fournir un accès aux informations qu’ils contiennent. Dès lors, envisager d’extraire du système et de transférer ailleurs des documents indépendants ne serait d’aucune utilité. Qui plus est, du fait de la complexité du système et du coût de sa duplication, il n’est pas possible pour une institution archivistique de disposer de son propre système de gestion de bases de données, accueillant les archives du livre foncier à l'expiration de leur durée d'utilité administrative. L’étude de cas explore deux solutions potentielles pour surmonter ces difficultés de conservation. La première consiste à utiliser un schéma XML comme dispositif de traduction entre le modèle complexe de données utilisé par le livre foncier et une base de données relationnelle suffisamment simple pour être maintenue par une institution archivistique de façon à ce que les inscriptions puissent y être importées. La seconde solution est que l’institution archivistique désignée accorde au GILFAM l’autorisation d’agir comme le gardien du livre foncier et de transférer ses documents qui ne seraient plus actifs dans une base de données archivistique utilisant la même infrastructure logicielle.
Cette étude de cas explore le Service des impôts en ligne (
Le système ROS, cité en exemple comme meilleure pratique dans le domaine de l’administration électronique et distingué par plusieurs prix nationaux et internationaux, fonctionne à la fois comme une application indépendante, hors ligne, et comme une application en réseau, en ligne qui est reliée au portail web des services fiscaux, et permet aux citoyens autorisés d’accéder aux informations fiscales qui les intéressent, de remplir et d’envoyer des déclarations fiscales et, si nécessaire, d’effectuer ou de préparer des paiements en ligne.
À tout moment, le système ROS ne maintient qu’un sous-ensemble de la masse des documents d’un citoyen donné. Qui plus est, les documents dans ce sous-ensemble sont des copies ; en effet, les copies authentiques des documents d’archives numériques sont dans le système de base de données auxiliaire du Revenue’s Integrated Taxation Processing (ITP). L’ITP est le composant central de la structure globale des Services Fiscaux Intégrés de l’administration fiscale irlandaise. L’architecture du système ROS sépare certaines des fonctionnalités des systèmes de gestion des documents et de records management en utilisant des règles métier pour décider quels documents contenus dans le sous-ensemble seront stockés dans la base de données du ROS.
La fiabilité et l’exactitude des documents sont, en partie, assurées par l’utilisation de procédures de validation automatiques intégrées aux modèles des formulaires du ROS qui garantissent que certains des champs renseignés par les utilisateurs sont complets et exacts. L’authenticité est assurée grâce à l’utilisation de signatures numériques administrées via une infrastructure à clé publique (PKI). Le système ROS est très étroitement intégré à l’environnement de l’infrastructure à clé publique de l’administration fiscale, qui est utilisée pour contrôler l’accès au système et assurer l’authenticité, l’intégrité, la confidentialité et la non répudiation de toutes les transactions entre l’administration fiscale et les utilisateurs. Cependant, bien que la PKI facilite la transmission de données authentiques dans le système ROS, les chercheurs ayant conduit l’étude de cas estiment que cette procédure ne peut, à ce stade, être utilisée pour maintenir l’authenticité. Ceci, à cause de l’absence de « contrôles et procédures internes illustrant les mécanismes par lesquels les données sont supprimées du
Un autre enjeu clé identifié par les chercheurs ayant conduit l’étude est que, bien que l’administration productrice maintienne un « système d'archivage » pour certains documents liés à la PKI, comme les certificats et les clés publiques, elle n’a pas conduit d’évaluation officielle des documents dans l’ITP et ses autres systèmes de bases de données auxiliaires, et n’a pas non plus institué de politique d’archivage à long terme pour les données conservées soit dans le ROS soit dans le système auxiliaire ITP. Cette absence d’évaluation officielle et de politique de conservation, en particulier en ce qui concerne le sous-ensemble de documents ITP et les
Cette étude de cas est consacrée à un système de dépôt en ligne de documents d’affaires civiles, visant d’une part à faciliter le traitement des contentieux grâce à des services de dépôt et d’informations électroniques, et d’autre part à favoriser l’utilisation des documents numériques dans les cabinets juridiques ou les tribunaux électroniques à Singapour. Grâce à l’EFS, les cabinets juridiques peuvent soumettre aux tribunaux et signer électroniquement leurs documents légaux à toute heure du jour ou de la nuit ; ils peuvent également notifier électroniquement des documents à d’autres cabinets. L’EFS permet en outre la recherche en ligne d’informations sur des affaires et l’extraction de documents.
Du fait de la complexité du processus métier et du contexte juridique gouvernant la création des différents types de dossiers d’affaires produits au sein d’un seul système dans l’EFS, l’étude de cas se limite au dépôt des requêtes et citations de mise en faillite – documents dont l’EFS de la Cour suprême de Singapour exige qu’ils soient soumis sous forme numérique -, se concentrant sur une analyse de l’authenticité et de la fiabilité des documents produits dans ce contexte d’administration électronique de la justice. Plus largement, l’étude examine le processus de production des documents, l’évaluation et la conservation des documents créés au sein de l’EFS, et les politiques, procédures et normes retenues pour contrôler la production, la modification et la conservation des documents à l’intérieur du système.
L’EFS est composé de feuilles de style HTML normalisées, de fichiers XML et de documents Visual Basics et PDF. L’EFS consiste essentiellement en une application de
La fiabilité et l’exactitude des documents dans l’EFS sont assurées par l’application de modèles documentaires et de contrôles procéduraux rigoureux gouvernant la production des documents. Par exemple, si les informations entrées par le cabinet juridique sont inexactes, le greffe de la Cour suprême rejettera le document et demandera au cabinet de le corriger et de présenter à nouveau sa soumission. L’authenticité est assurée par l’application de divers procédures, protocoles et systèmes technologiques, en particulier : une « matrice de contrôle d’accès » qui identifie les noms et les divers rôles des responsables juridiques ainsi que leurs droits d’accès au sein de l’EFS (par exemple, l’EFS n’autorise pas que des documents déposés par des cabinets juridiques soient changés ou modifiés par la Cour) ; une infrastructure à clé publique, avec différentes technologies logicielles et matérielles de cryptage, pour sécuriser et authentifier les transmissions de documents ; et diverses « contre-mesures de protection » pour protéger l’intégrité du système et des documents qu’il contient : pare-feux, logiciels antivirus et de détection d’intrusion, et de tentatives périodiques, intentionnelles de piratage par un organisme gouvernemental afin de déceler toute vulnérabilité du système.
Cette étude de cas est consacrée à VanMap, un système d’information géographique (SIG) contenant des données géo-référencées sur la ville de Vancouver. Le système est maintenu par le Service des technologies de l’information de la ville et contient des données qui sont fournies et mises à jour régulièrement par différents services municipaux – Ingénierie, Planification, Services sociaux, Permis, Immobilier notamment – et, dans une bien moindre mesure, par des agences extérieures comme le gouvernement provincial et les agences de la Couronne. Les objectifs de l’étude de cas sont de comprendre les types de documents qui sont produits par VanMap et d’explorer les questions relatives à la sécurité, l’archivage et la conservation sur le long terme en relation avec l’utilisation d’un SIG.
VanMap est un outil de référence utilisant Internet, créé pour fournir au personnel municipal un accès direct à une représentation visuelle détaillée de la ville, sous la forme de cartes interactives, dans l’accomplissement de diverses tâches administratives. Sa finalité première est de répondre aux besoins des utilisateurs internes en fournissant des services de zonage, de permis et de licences, d’urgences et de secours, de gestion des services publics, de contrôle de la circulation, d’entretien des rues et bien d’autres services aux citoyens et aux entreprises de Vancouver.
Les données de VanMap sont mises à jour en permanence, la fréquence des mises à jour étant très variable. Dans la plupart des cas, le processus de mise à jour écrase (remplace) toute donnée existante par les nouvelles données. Pour les données écrasées, il n’est pas possible de tracer les mises à jour au fil du temps ou d’accéder à des représentations antérieures, des copies des données écrasées n’étant pas systématiquement conservées. Ce processus soulève des défis conceptuels et techniques quant à la nécessité, d’une part, de garantir que le gouvernement municipal puisse être tenu pour responsable de la façon dont les données contenues dans le système à un instant t sont utilisées pour nourrir la prise de décision, et d’autre part, de préserver l’authenticité de ces données et leur utilisation sous la forme de cartes interactives.
La fiabilité et l’exactitude des données contenues dans VanMap sont de la responsabilité des services municipaux et des organismes extérieurs qui les fournissent, non de celle de l’équipe VanMap. Toutefois, aucun accord officiel quant à la qualité des données n’a été mis en place entre les différents prestataires de données et l’équipe VanMap. Celle-ci est tributaire d’accords officieux (verbaux et par courriel), fondés sur « la confiance » qui existe entre l’équipe et les différents services municipaux. En d’autres termes, l’équipe VanMap part du principe que les données fournies par chaque service sont fiables et exactes dans la mesure où, comme l’exprime un membre de l’équipe, « nous travaillons tous pour la municipalité »
Les données fournies à l’équipe VanMap par les services municipaux et les organismes extérieurs ne sont modifiées d’aucune manière qui pourrait en affecter l’authenticité, la fiabilité ou l’exactitude. Qui plus est, une fois entrées par les collaborateurs désignés, les données ne sont pas modifiées par leur utilisation dans VanMap, VanMap étant un système à lecture seule. L’équipe VanMap peut ainsi seulement garantir que les données qui apparaissent dans VanMap sont aussi authentiques, fiables et exactes que leur source.
Cette étude de cas est consacrée au site web de Legacoop Bologna, une coopérative d’entreprises de la région de Bologne, en Italie, qui promeut le développement de la coopération, de l’entraide et de la solidarité, favorise les relations économiques entre les coopératives membres et diffuse les principes et les valeurs de l’idéal coopératif. Le site web fournit des informations détaillées sur la coopérative, ainsi que des données sur la situation économique et sociale de la région, à ses membres et au grand public. Il offre également à ses membres des services interactifs spécialisés en ligne.
Bien qu’il s’agisse techniquement d’un service fourni par une association d’entreprises privées, le site web de Legacoop aurait sa place dans la catégorie de l’administration électronique pour ce qui est de sa fonction sinon de sa nature. Legacoop est de fait un acteur institutionnel dans le système socio-économique local et son site web, qui présente aussi bien des informations statiques que des informations dynamiques, constitue un instrument essentiel pour entretenir ce que l’on peut appeler le « réseau coopératif » des membres de l’association. Une partie réservée du site web fournit des services supplémentaires aux membres de l’association, et une partie en libre accès fournit également des informations et des services de base au grand public. Enfin, un des principaux objectifs du site web est de renforcer la coopération entre les entreprises membres de Legacoop et la ville de Bologne.
Du point de vue de la conservation, ce site web complexe présente des défis non négligeables pour ce qui est de préserver son authenticité sur le long terme. Du point de vue de l’élaboration de principes directeurs, il fournit un bon point de départ pour conceptualiser les enjeux que présente la conservation des documents numériques d’organisations privées dont les comportements s’apparentent à ceux des administrations. Pour cette raison, l’étude de cas aborde plusieurs enjeux intéressants de conservation sur le long terme qui sont particulièrement pertinents pour le travail de l’équipe transversale Stratégie et orientations et de l’équipe sectorielle 3.
Au début du projet, l’équipe sectorielle 3 a mené une étude générale en vue d’évaluer dans quelle mesure les administrations utilisent le Web pour apporter des services et des informations aux citoyens. L’Enquête sur les sites web des administrations (
Des trois domaines d’exploration retenus dans InterPARES 2, l’administration est celui qui présente des systèmes de production et de maintenance des documents les plus proches de ceux étudiés dans InterPARES 1. Néanmoins, InterPARES 2 ayant mis l’accent sur les systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques, là où InterPARES 1 s’était concentré sur des systèmes statiques, des différences majeures existent naturellement dans la manière dont les producteurs étudiés dans InterPARES 2 génèrent et maintiennent des données et des documents. Les administrations accomplissent leurs fonctions principales via la production de documents, encadrées le plus souvent par des directives ou des règles très strictes. Les études de cas conduites dans le Domaine 3, dès lors, montrent des administrations adaptant leurs méthodes à ces nouveaux environnements numériques pour remplir leurs missions traditionnelles avec plus de rapidité et d’accessibilité.
Ces mêmes études de cas démontrent également que les producteurs de documents dans le domaine de l’administration sont beaucoup plus conscients des éléments formels du document que les producteurs des deux autres domaines. De fait, sept des huit études de cas conduites dans l’administration (l’exception étant la base de données du Traité sur l’Antarctique) fournissent au moins une référence implicite aux caractères internes et externes de la forme documentaire des documents examinés, et quatre des études comportent des discussions explicites et souvent détaillées des caractères internes et externes. Voilà qui offre un contraste saisissant avec la plupart des producteurs des deux autres domaines qui ne semblent ni très intéressés ni très sensibles à ces problématiques. De fait, lorsqu’on leur a demandé d’identifier les attributs et éléments formels clés de leurs objets numériques, les producteurs du domaine artistique et du domaine scientifique considéraient en général que la question faisait référence aux formats des supports (VHS, DVDCam, etc), aux formats de fichiers (.doc, .pdf, etc) et/ou aux applications logicielles produisant des fichiers dans ces formats, plutôt qu’aux caractères internes et externes de la forme documentaire qui renvoient à l’authenticité des documents
La plupart des études de cas du Domaine 3 décrivent des administrations conduisant des activités traditionnelles désormais accomplies dans des formats numériques. Ainsi, se pose la question de l’adaptation des traditions existantes aux mécanismes de prestation et de services numériques. Dans certains cas, les nouvelles méthodes coexistent avec les méthodes papier traditionnelles, faisant office de compléments ou de solution de remplacement aux méthodes plus anciennes. Dans l’ensemble, toutefois, les finalités de la production de documents demeurent inchangées en dépit de l’expansion ou du passage aux méthodes numériques
Cela étant, les nouvelles technologies permettent effectivement d’accomplir ces missions avec une plus grande efficacité. Lorsque les documents fournissent un service ou une information aux citoyens, le passage à l’administration électronique permet un dépôt/enregistrement plus rapide, une recherche et une extraction plus rapides elles aussi et un meilleur accès. Fournir des services administratifs dans un environnement électronique réduit le coût des transactions tout en en améliorant la vitesse et la flexibilité. En outre, des dispositifs numériques de sécurité, comme par exemple l’utilisation d’une infrastructure à clé publique
Le changement consistant essentiellement en de nouvelles façons d’appliquer des méthodes traditionnelles, les méthodes de production de documents demeurent largement inchangées. Dans la plupart des cas, on s’est contenté d’ajouter quelques étapes au processus afin de prendre en considération les nouvelles technologies utilisées, ainsi de la sécurité numérique. Dans les rares cas où les nouvelles technologies se sont traduites par de nouvelles méthodes de production, il semblerait que la « nouveauté » du monde numérique ait occulté le fait que les méthodes existantes pouvaient toujours être utilisées sans modifications trop importantes
La moitié environ des organisations examinées dans les études de cas du Domaine 3 produisent des documents d’archives, à tout le moins au sens du document d’archives tel que défini par la diplomatique et adopté par InterPARES 1
Une analyse de la littérature consacrée à l’administration électronique révèle que l’authenticité et la fiabilité des documents demeurent sources de réflexion et d’inquiétude, même si ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. L’exactitude apparaît moins comme un enjeu, même si une des vertus de l’utilisation de formulaires numériques pour créer et entrer des données dans les systèmes est qu’un système numérique peut, au moyen de divers contrôles automatiques et semi-automatiques, atteindre un degré d’exactitude qu’il serait difficile d’obtenir avec un système manuel. Préoccupation majeure dans la littérature comme dans les études de cas, l’authentification était cependant parfois davantage considérée comme une garantie d’authenticité que comme une vérification de l’authenticité en un point donné du temps
La manipulation de documents numériques devrait favoriser la prise de conscience de la nécessité de déployer des politiques d’archivage et de conservation des documents, en particulier à cause de l’obsolescence technologique qui menace l’accessibilité de tout support numérique. Dans l’idéal, voilà qui devrait encourager les producteurs de documents à adopter une attitude plus proactive vis-à-vis des besoins d’archivage de leurs organisations. C’est, de fait, le cas dans certaines des organisations étudiées. Cependant, beaucoup d’autres laissent apparaître une absence totale de politique de conservation formalisée. Dans certains cas, il n’existait aucune obligation de conservation sur le long terme des documents créés – tout était considéré comme faisant partie du système vivant aussi longtemps qu’on en avait besoin. Même dans de tels cas, cependant, les conditions minimales requises et les conditions de référence requises présentées dans InterPARES 1 devraient être remplies si l’on veut pouvoir établir l’authenticité, l’exactitude et la fiabilité des documents
Tous les membres des équipes sectorielles appartenaient également à une équipe thématique, lieu d’échanges avec les autres chercheurs sur les études de cas conduites dans leur secteur et les travaux en cours sur les trois thèmes : Production et maintenance des documents (Thème 1), Authenticité, fiabilité et exactitude (Thème 2) et Évaluation et conservation (Thème 3). Des questions relatives aux enjeux clés de chaque thème étaient incluses dans le questionnaire de base des études de cas
Les études de cas avaient également vocation à nourrir les travaux des équipes transversales. Des représentants de chaque équipe sectorielle ont ainsi été affectés comme agents de liaison auprès des équipes transversales afin de faciliter la circulation des informations pertinentes entre chercheurs. Les équipes transversales ont également été invitées à soumettre des questions à inclure dans le questionnaire des études de cas en vue de réunir des informations sur les pratiques correspondant à leur domaine d’étude. Il s’agit des questions 19 et 20 pour le thème transversal Stratégie et orientations
Des
Pour explorer les études de cas plus en détail, on consultera les informations disponibles sur le site web d’InterPARES 2. Dans de nombreux cas, mais pas tous, les documents suivants ont été élaborés pour chaque étude :
- proposition d’étude de cas – comprend une description du sujet de l’étude de cas, les raisons du choix, les méthodes de recherche utilisées, une description de l’équipe de recherche et de la mission de ses membres, et un calendrier ;
- domaines devant être couverts – contient un ensemble normalisé d’informations extraites de la documentation relative à l’étude de cas ; utilisé pour étayer la caractérisation de l’étude ;
- caractérisation de l’étude de cas – contient (1) des informations sur le/les producteur(s) des objets numériques étudiés, qui ont permis aux chercheurs d’identifier qui les avait produits et pourquoi, et (2) des informations sur le contexte administratif et managérial du producteur et sur les objets numériques étudiés, qui ont permis aux chercheurs de caractériser les objets et les types d’activité liés à leur production et à leur gestion ;
- panorama de l’étude de cas – contient des informations tirées de l’étude de cas qui intéressent directement les travaux des trois thèmes ; utilisé pour faciliter l’analyse des données de l’étude de cas au sein de chaque thème ;
- analyse diplomatique – contient une analyse de chaque type d’objet numérique identifié dans l’étude de cas au regard des cinq caractéristiques que doit posséder un document pour être considéré comme un document d’archives ;
- analyse du Thème 1 – contient des informations tirées de l’étude de cas pour répondre aux questions de recherche du Thème 1 sur la production et la maintenance des documents ;
- analyse du Thème 3 – contient des informations tirées de l’étude de cas pour répondre aux questions de recherche du Thème 3 sur l’évaluation et la conservation des documents ;
- rapport final
Voir l’annexe 23 de la synthèse des travaux d’InterPARES 2 pour une liste complète des principaux documents des études de cas et des études générales, classés par type de ressource. .
Pour connaître les présentations données dans le cadre de conférences et les articles consacrés à une étude de cas donnée, ou l’analyse thématique d’une étude de cas, on se reportera à la liste des participants, dressée par étude de cas, en annexe 3 de la synthèse des travaux d’IP2. On peut retrouver les contributions des divers enquêteurs dans la riche base de données où sont enregistrées les activités de diffusion des membres du projet. Ces éléments sont disponibles en libre consultation sur le site web d’InterPARES 2
Par exemple, le principal enquêteur pour l’étude de cas n° 12 (base de données du Traité sur l’Antarctique) est Paul Berkman. Une requête dans la base de données des activités de diffusion (
Berkman, Paul Arthur, George James Morgan III, Reagan Moore and Babak Hamidzadeh, 2006. « Automated Granularity to Integrate Digital Records : The « Antarctic Treaty Searchable Database » Case Study »,
Les bibliographies élaborées pour chaque étude de cas sont disponibles dans les rapports finaux correspondants. En outre, ces bibliographies ont été fusionnées avec les bibliographies plus vastes (et, pour partie, critiques) constituées par les équipes thématiques et transversales au cours de leurs recherches. Cette bibliographie générale est disponible sur le site web d’InterPARES 2
Production et maintenance des documents d’archives
Pour comprendre la signification d’un document d’archives, il faut savoir comment il a été produit et quelle est sa fonction au sein de l'activité à laquelle il participe. Pour conserver dans le temps un tel document dans une forme authentique, il est nécessaire non seulement de connaître ses caractéristiques, le processus de sa production, sa fonction, pourquoi il est conservé par son producteur et quels caractères internes et externes peuvent être utilisés pour évaluer son authenticité mais aussi de garantir que le document est généré de telle sorte qu’il soit possible de le transmettre en vue de son utilisation par les générations futures. Autant de connaissances qu’il convient de réunir pour les différents types de documents d’archives numériques identifiés dans chacun des domaines de réflexion d’InterPARES. C’est à cette fin qu’a été constituée l’équipe thématique 1, avec pour mission d’explorer les documents d’archives et les processus de leur production et de leur maintenance.
Si le processus de production et la forme des documents d’archives produits par les administrations tendent à être réglementés et contrôlés, facilitant ainsi le travail de l’institution en charge de leur conservation, le déploiement de l'administration électronique, qui est en train de redéfinir la façon dont sont conduites les transactions entre l’administration et les citoyens, vient bouleverser la donne. Il risque de changer non seulement la forme des documents qui en résultent mais aussi leurs autres caractéristiques (par exemple, leur fixité). La nature même des documents d’archives produits au cours d’une télé-procédure pourra être très différente de celle des documents d’archives produits à l’heure actuelle dans des bases de données et des systèmes de gestion des documents, et leur fonction pourra aussi être très différente de celle des documents d’archives étudiés dans le cadre d’InterPARES 1.
Les documents d’archives produits en dehors de l’administration résultent pour la plupart de processus non réglementés et ne vont pas sans poser d’épineux défis à ceux qui sont en charge de leur conservation.
Les plasticiens, les musiciens et les chorégraphes produisent des matériaux d’une grande valeur culturelle (par exemple, esquisses et ébauches) qui correspondent à la définition classique du document d’archives. Il en va de même des organisations et des chercheurs qui mènent des travaux scientifiques. Lorsqu’il s’agit de documents papier, ils posent peu de problèmes de conservation parce qu’ils sont conservés dans leur forme d’origine, qui reste accessible dans le temps et qui, dans la plupart des cas, permet de déterminer leur identité et leur intégrité, indépendamment des conventions de nommage, des descriptions archivistiques, etc. Au cours des vingt dernières années, cependant, les environnements numériques ont transformé les pratiques des artistes et des chercheurs. Dans certains cas, ces environnements permettent de garder trace de toutes les étapes de processus de création sur lesquels nous ne disposions jusqu’alors d’aucune information, de sorte que nous disposons désormais de documents d’archives pour des activités qui n’avaient jamais été enregistrées auparavant. Dans d’autres cas, c’est l’inverse qui s’est produit. Rares, finalement, sont les documents produits dans un environnement numérique qui possèdent des propriétés permettant aux utilisateurs de déterminer leur identité et leur intégrité, de les classer et de les décrire, de garantir qu’ils demeurent accessibles et d’assurer que leur authenticité puisse être maintenue et vérifiée au fil du temps. Il est important de comprendre en quoi les environnements de travail numériques ont modifié le processus de production des documents d’archives dans chacun des domaines explorés, comment l’identité des divers types de documents produits peut être établie en ce qui concerne leur provenance, leur auteur, leur fonction et leur relation avec les documents qui participent à la même activité, si et quand les documents produits dans ces environnements peuvent être considérés complets et/ou capables d’accomplir la finalité pour laquelle ils ont été produits, et quels sont les pratiques et critères de leur producteur pour les maintenir.
On trouvera ci-dessous la liste des chercheurs et des assistants de recherche ayant participé à l’équipe thématique 1 au cours du projet
Malcolm Todd, Fév. 2004 – Sept. 2004
Martine Cardin, Sept. 2004 – Déc. 2006
Paul Berkman, University of California, Santa Barbara, États-Unis, Groupe de travail 1.2
Martine Cardin, Université Laval, Canada, Groupe de travail 1.1
Henry Daniel, Simon Fraser University, Canada, Groupe de travail 1.1
Luciana Duranti, The University of British Columbia, Canada, Tous les groupes de travail
Barbara Craig, University of Toronto, Canada, Groupe de travail 1.2
Henry Daniel, Simon Fraser University, Canada, Groupe de travail 1.1
Terry Eastwood, The University of British Columbia, Canada, Groupe de travail 1.3
Ken Hannigan, National Archives of Ireland, Groupe de travail 1.3
Michael Longton, University of Victoria, Canada, Groupe de travail 1.1
Terrence Maxwell, State University of New York at Albany, États-Unis, Groupe de travail 1.3
Michael Murphy, Ryerson University, Canada, Groupe de travail 1.1
Andrew Rodger, Library and Archives Canada, Groupe de travail 1.1
Fraser Taylor, Carleton University, Canada, Groupe de travail 1.2
Malcolm Todd, The National Archives of the United Kingdom, Groupe de travail 1.3
Natalie Catto, The University of British Columbia, Canada
Seth Dalby, The University of British Columbia, Canada
Heather Dean, The University of British Columbia, Canada
Heather Daly, The University of British Columbia, Canada
Jennifer Douglas, The University of British Columbia, Canada
Ann Forman, The University of British Columbia, Canada
Peter Gagné, Université Laval, Canada
Jessica Glidewell, The University of British Columbia, Canada
Nadine Hafner, The University of British Columbia, Canada
Keum Hee Yu, The University of British Columbia, Canada
Tracey Krause, The University of British Columbia, Canada
Tracey Lauriault, Carleton University, Canada
Philippe Perron, Université Laval, Canada
Carolyn Petrie, The University of British Columbia, Canada
Julie Simard, Université Laval, Canada
Geneviève Shepherd, The University of British Columbia, Canada
Frédéric Smith, Université Laval, Canada
Sherry Xie, The University of British Columbia, Canada
Comment le projet a-t-il étudié les documents d’archives et quel a été le rôle du Thème 1 dans ces travaux ?
L’objectif de la deuxième phase du projet InterPARES était d’ « élaborer et formuler les concepts, principes, critères et méthodes pouvant garantir la production et la maintenance de documents d’archives exacts et fiables et la conservation sur le long terme de documents d’archives authentiques dans le contexte d’activités artistiques, scientifiques et de l’administration électronique conduites en utilisant des technologies informatiques expérientielles, interactives et dynamiques
Les thèmes, est-il besoin de le préciser, ne sont pas exclusifs les uns des autres. La production et la maintenance impliquent des considérations sur l’authenticité, l’exactitude et la fiabilité
Le Thème 1, Production et maintenance, traite de la nature des documents d’archives et des processus utilisés pour les produire et les maintenir. Comme l’indique la section Méthodologie du présent rapport, le Thème 1 a porté sur sept axes : les finalités de la production des documents, les processus dont résulte la production de documents, les caractères et attributs des documents, l’applicabilité de la définition actuelle du « document d’archives » aux documents des études de cas, la capture de preuves documentaires, les droits et obligations liés à l’utilisation de ces documents et la définition et la mise en œuvre des décisions concernant le sort final des documents. Ces questions renvoient à divers aspects de la « production » et de la « maintenance » telles que ces deux notions sont définies dans InterPARES 2.
« Production » est un terme dont le sens peut sembler évident. Produire, c’est créer quelque chose, lui donner forme ou le faire exister. Dans le cas des documents d’archives papier, « production » signifiait souvent écrire, dactylographier ou inscrire de toute autre manière des informations sur un support – le
La base de données terminologique d’InterPARES 2 définit le « document d’archives produit » de la façon suivante : « document créé ou reçu déclaré comme document d’archives et sélectionné en vue d’une action ultérieure ou à titre d’information. » Deux points importants ressortent de cette définition. Premièrement, au sens archivistique, la production n’implique pas seulement de créer (ou recevoir) un document mais aussi de le sélectionner. Cette prise en charge organique et automatique est ce qui fait de ces documents des documents d’archives. En second lieu, la production ne comprend pas seulement la
Le terme « producteur », intrinsèquement lié à celui de « production », est également présent dans la base de données terminologique d’InterPARES 2, qui en donne la définition suivante : « Personne physique ou morale qui crée, reçoit ou prend en charge des documents d’archives en raison de son mandat/sa mission, de ses fonctions ou de ses activités. » On y retrouve les notions jumelles de création et de réception des documents d’archives. Quant à la notion de « prise en charge », elle renvoie simplement au fait que les documents sont « sélectionnés » , comme nous l’avons vu dans la définition de « production ». La référence au mandat, à la mission, aux fonctions et aux activités du producteur est une autre manière d’exprimer la nature organique de cette prise en charge.
Les différents types de producteurs qui apparaissent dans le projet InterPARES 2 font partie des différentes parties prenantes identifiées par le projet et sont les suivants :
les individus , qui ont besoin des documents d’archives pour une utilisation permanente, à des fins de consultation, à des fins patrimoniales, pour accomplir d’autres activités, comme preuves de leur travail ou comme preuves de leurs droits ;les organisations , qui ont besoin de documents d’archives exacts, fiables et authentiques pour conduire leurs activités, remplir leurs obligations légales, comprendre des activités passées et assurer la continuité de leurs activités ;l’administration et les services de l’État , qui ont besoin de leurs documents d’archives pour accomplir leur mission et pouvoir être comptables de leurs actionsVoir InterPARES 2 Project Summary : http://www.interpares.org/ip2/ip2_index.cfm. .
Si le concept de « production » tel qu’il est défini et utilisé dans InterPARES 2 est largement accepté par la communauté archivistique, il n’en va pas nécessairement de même de celui de « maintenance ». Beaucoup seront peut-être tentés de voir dans ce terme un synonyme de « conservation » mais, si les deux termes sont effectivement liés, il s’agit de deux notions distinctes.
Pour dire les choses simplement, la maintenance des documents d’archives désigne les actions appliquées à un document entre sa production et sa conservation. Il s’agit par exemple de la description, du stockage, de la migration, de la reproduction, de l’évaluation et de la communication des documents, bien que toutes ces actions ne soient pas nécessairement appliquées à tous les documents, non plus que dans l’ordre ci-dessus. En outre, une fois accomplie, une même action peut être répétée un nombre illimité de fois, selon les besoins.
Bien que la base de données terminologique d’InterPARES 2 ne propose pas de définition du terme « maintenance », on y trouve deux entrées s’y rapportant
Deux aspects clés de la maintenance des documents d’archives sont énoncés dans les objectifs d’InterPARES 2
Un deuxième objectif d’InterPARES est « Formuler des méthodes pour garantir que… les documents sont produits et maintenus par le producteur d’une manière qui garantisse leur exactitude, leur fiabilité et leur authenticité. » Bien que cet objectif puisse lui aussi sembler s’inscrire davantage dans le périmètre du Thème 2, il recouvre un aspect important de la maintenance des documents d’archives : le fait que cette maintenance soit faite par le
Outre la définition du terme « document d’archives produit » donnée ci-dessus, la base de données terminologique comprend une entrée voisine, celle de « production du document d’archives ». La définition en est la suivante : « Première phase du cycle de vie d’un document d’archives au cours de laquelle le document est créé ou reçu puis sélectionné en vue d’une action ultérieure ou à des fins de consultation, généralement dans un système d’archivage. » Cette définition est pour l’essentiel identique à celle du « document d’archives produit » à ceci près qu’elle indique que la production a lieu au cours de la première phase du cycle de vie du document.
C’est en France que la notion de cycle de vie a été élaborée. La théorie dite des « trois âges des archives » distingue trois catégories de documents d’archives – archives courantes, archives intermédiaires et archives définitives – en fonction principalement du lieu où sont conservés les documents : sur le lieu où ils ont été produits, dans un dépôt d’archives intermédiaires ou dans un service d’archives. En anglais, ce concept est parfois rendu par les termes
La définition du cycle de vie du document d’archives retenue par InterPARES 2 s’inscrit dans le prolongement de cette dernière approche, bien qu’elle se base non sur les actions conduites sur les documents mais sur les documents d’archives eux-mêmes. La définition d’InterPARES divise le cycle de vie d’un document en deux phases, la première lorsque les documents sont toujours en possession du producteur et la seconde lorsque les documents sont en possession du service d’archives. La nature des actions accomplies sur les documents, et plus encore les auteurs de ces actions sur les documents, sont des éléments clés du concept de cycle de vie des documents d’archives privilégié par InterPARES.
Si les actions sont accomplies
En conséquence de quoi, on peut observer que le cycle de vie des documents d’archives tel que le définit InterPARES « implique un déplacement de la responsabilité des documents, du producteur au service d’archives » et qu’il se fonde en partie sur l’utilisation des documents « et partant, sur la finalité des actions conduites sur les documents, et sur la personne responsable de ces actions, le producteur ou le service d’archives
Cette section présente le périmètre de l’analyse relative aux producteurs de documents et aux activités par lesquelles ils produisent des documents. Les réponses aux questions de recherche du Thème 1 reposent pour une large part sur l’analyse des vingt-trois études de cas conduites par les chercheurs du projet InterPARES 2
Le tableau ci-dessous indique les différents types de producteurs étudiés par les équipes ayant conduit les études de cas. L’équilibre entre le secteur privé et le secteur public a été respecté puisque huit organisations privées et onze organismes publics ont été étudiés. Quatre cas présentent une structure hybride. Les dix producteurs artistiques appartiennent en majorité au secteur privé ; toutefois, trois appartiennent à la sphère publique et deux ont un statut hybride. Les cinq organismes scientifiques appartiennent aux deux secteurs. Quant aux huit études de cas portant sur les activités de l’administration, cinq portent sur des activités de l’administration publique proprement dite alors que les deux autres traitent d’activités du secteur privé
Tableau 1. Les producteurs des études de cas
Six des huit études de cas du secteur privé concernent des organisations artistiques et les deux autres des individus : un compositeur (étude de cas n° 13,
Les cinq organismes scientifiques ne sont pas concentrés dans un secteur plus que dans l’autre. Une étude de cas concerne le secteur privé (étude de cas n° 14, Documents d’archives archéologiques dans un Système d’information géographique), deux cas appartiennent au secteur public (étude de cas n° 8, Mars Global Surveyor Data Records in the Planetary Data System et étude de cas n° 19, Conservation et authentification de documents d’archives électroniques dans les domaines de l’ingénierie et de la fabrication) et deux groupes de recherche universitaires ont une structure mixte (étude de cas n° 6, Atlas cyber-cartographique de l’Antarctique et étude de cas 26, MOST Satellite Mission).
Parmi les huit études de cas consacrées à l’administration électronique, six portent sur des activités de l’administration publique (étude cas n° 5, Expositions virtuelles des Archives de l’Ontario ; étude de cas n° 18, Livre foncier d’Alsace-Moselle ; étude de cas n° 17, Département des véhicules automobiles de l’État de New York ; étude de cas n° 20, Service en ligne des impôts d’Irlande ; étude de cas n° 21, Cour Suprême de Singapour ; et étude de cas n° 24, Système d’information géographique de la ville de Vancouver). Deux autres portent sur des initiatives du secteur privé mais dont la vocation s’apparente à celle de structures publiques : l’antenne régionale d’une coopérative nationale italienne (étude de cas n° 25, Site web de Legacoop de Bologne) et une société de services (étude de cas n° 12, base de données du Traité sur l’Antarctique).
Il va sans dire qu’un tel échantillon ne pouvait couvrir de manière exhaustive toutes les activités des secteurs considérés. Néanmoins, l’échantillon est, à des degrés divers, représentatif des différents contextes dans lesquels intervient la production de documents d’archives, pour chaque domaine étudié. Le plus souvent, la création artistique relève de la sphère privée et est le fait d’individus ou de groupes informels ou associatifs. On trouve également des organisations publiques à but non lucratif, en particulier dans les secteurs plus marchands, comme le cinéma et la télévision. Enfin, des laboratoires universitaires explorent à titre expérimental l’utilisation de nouveaux médias dans les arts.
L’échantillon dans le domaine scientifique ne compte aucun individu, les chercheurs travaillant rarement seuls. Ils sont souvent affiliés à des unités de recherche sur la base de partenariats entre universités, instituts privés et organismes publics. Leurs projets sont financés par divers établissements publics et privés et sont placés sous la direction d’un chercheur référent qui rend des comptes à l’organisme de financement.
Les organisations publiques relèvent, par définition, de l’administration publique mais toutes, en revanche, ne sont pas dédiées à l’administration. La moitié de celles étudiées dans le projet ont des activités administratives ou des activités de service. Il y a également deux cas où le secteur privé est étroitement associé aux pouvoirs publics : une coopérative
Par nature, les technologies de l’information favorisent la communication et le travail en réseau. Dès lors, il n’est guère surprenant que le contexte des producteurs révèle une dimension collaborative, qui sous-tend le processus de production et de maintenance des documents d’archives. Bien que quatre producteurs seulement aient une structure mixte, un examen plus attentif des autres études de cas montre que de nombreux producteurs travaillent en fait de manière collaborative.
Dans le domaine des arts, une œuvre d’art peut ainsi être créée par un artiste qui répond à la demande d’un autre artiste ou travaille sous contrat sur un projet donné. La collaboration peut s’exercer entre individus – un artiste peintre et une danseuse, par exemple – ou entre un individu et des organismes publics ou privés. Dans le domaine scientifique, les travaux reposent pour une large part sur divers types d’accords officiels avec des unités de recherche constituées. Pour ce qui est de l’administration publique, on trouve des cas de partenariats avec des acteurs publics ou privés. Cela se produit par exemple lorsque la mise en œuvre est en partie sous-traitée à une entreprise spécialisée ou dans le cas d’un projet impliquant deux organismes publics.
Ce contexte collaboratif a pour conséquence de répartir la production des documents d’archives entre intervenants éloignés les uns des autres – une autre dimension favorisée par les nouveaux médias. Par exemple, une étude de cas associe un individu, un organisme public à but non lucratif, une fondation privée et le projet d’un centre universitaire. Chaque partie a créé des portions de l’objet numérique étudié. La combinaison de toutes les parties a produit l’œuvre d’art. Le responsable du projet était réputé appartenir au centre universitaire, ce qui signifie qu’il pouvait être considéré comme la partie mettant en œuvre l’objet numérique. Cependant, la vision créatrice du produit était celle de l’artiste et on ne savait pas très bien quel contributeur avait été à l’origine du projet.
L’individu investi de la vision créatrice est souvent la seule personne à savoir comment toutes les pièces s’agencent pour interagir et fonctionner. Dans les grandes organisations, il arrive que ces instructions soient documentées, mais souvent les individus n’éprouvent pas le besoin de le faire et l’absence de ce type de documentation peut être problématique. Comme l’indique un rapport : « Il est dans l’intérêt du compositeur de documenter de manière aussi exhaustive et précise que possible son processus de création et les caractéristiques de chaque élément de son œuvre/travail afin d’en faciliter des représentations futures, en particulier si la reproduction exacte de ses intentions est importante pour lui
L’étude de cas n° 13
Un problème du même ordre se rencontre avec des structures publiques plus importantes. L’étude de cas n° 5, consacrée au projet d’exposition virtuelle des Archives municipales de Toronto et des Archives de l’Ontario, indique que, au cours de l’étude, le développement des sites web semblait être un processus métier émergent en ce sens que des ressources web étaient en train d’être développées pour satisfaire une « grande idée », mais qu’il n’y avait pas de contexte procédural établi concernant les rôles et les responsabilités des uns et des autres, le type de documents devant être produits ou les modalités de leur maintenance. Différentes personnes participaient à la création du site web en fonction des besoins, parfois via des activités métier existantes, mais qui étaient désormais adaptées ou appliquées à la création du site. La participation de chaque personne était « basée sur la confiance ». Par exemple, le technicien chargé de la numérisation n’avait pas à rendre de comptes sur les réglages choisis pour scanner un élément donné. Le composant scanné était utilisé sur la base de la confiance – les choix du technicien chargé de la numérisation n’étant ni consignés ni remis en question
De toute évidence, un accompagnement est nécessaire pour garantir que « tous les processus qui participent à la création et à l’utilisation des mêmes documents soient explicitement documentés. » Bien qu’il puisse se trouver que les participants d’un projet documentent leur propre rôle dans la production des objets numériques, il n’existe souvent aucun accord sur les types de normes à respecter ni même de réelle compréhension de ce qu’exige la conservation de l’authenticité ou de la fiabilité des documents. Les partenaires individuels doivent avoir conscience qu’une démarche collaborative est nécessaire, sanctionnée par un consensus sur la manière de conserver l’œuvre comme un tout pour de futures représentations ou recréations. En d’autres termes, les partenariats collaboratifs doivent élaborer et disposer d’une politique de conservation et désigner une personne en charge de son application avant de commencer leurs activités de production, ou le plus rapidement possible après qu’elles ont débuté.
[…]
Les huit études de cas du domaine de l’administration renvoient pour la plupart à des activités traditionnelles appliquées à l’environnement numérique. Elles utilisent la technologie numérique pour
Activités donnant lieu à la production de documents dans l’administration
Aucun des objets numériques produits par ces activités n’est facile à classer. Il s’agit rarement d’objets d’
Le premier type est celui des objets ayant des caractéristiques hypermédia. […] La majorité des études de cas conduites dans le domaine de l’administration appartient à cette catégorie. La littérature distingue les caractéristiques hypermédia « ouvertes » des caractéristiques hypermédia « fermées ». Une caractéristique fermée désigne un objet numérique autonome où les liens et relations sont internes. Elle a un format web à cause de la nature de son langage ou de son logiciel ou parce que son producteur souhaitait élargir son public. Il peut également s’agir d’un objet numérique stocké sur un disque ou un CD/DVD. À l’inverse, on trouve les caractéristiques ouvertes sur les sites web qui fonctionnent avec des liens externes dans un réseau. Elles peuvent être : (1)
Le second type d’objets numériques regroupe les composants numériques tels que les fichiers, codes informatiques, etc., qui s’insèrent dans un processus plus large d’actions impliquant d’autres moyens électroniques et/ou analogiques. C’est par exemple le cas d’objets numériques comme les fichiers musicaux et les patches (ou correctifs) de logiciels, les images animées créées en infographie, les fichiers de fabrication et les données astronomiques.
Comme nous allons le voir, aucune des études de cas ou presque ne considère accomplir des activités traditionnelles, alors que nombre d’entre elles conduisent, de fait, à des degrés divers, des activités traditionnelles appliquées à l’environnement numérique. La plupart affirment accomplir – et accomplissent – une activité nouvelle, non traditionnelle. Elles ne considèrent donc pas produire au cours de ces activités des types de documents traditionnels puisque, selon elles, les activités elles-mêmes ne sont pas traditionnelles et, partant, ne peuvent produire de documents traditionnels.
Pour autant, à partir des différentes activités accomplies dans les trois domaines étudiés, il est possible de déduire les types de documents traditionnels qui seraient produits au cours de ces activités et d’examiner ensuite les types de documents numériques actuellement produits pour accomplir ces mêmes activités. Cela permet également de savoir si les finalités pour lesquelles ces documents sont produits ont évolué avec le passage d’un environnement classique à un environnement numérique.
[…]
À priori, on serait enclin à penser que, des trois domaines étudiés, l’administration publique est celui où sont accomplies les activités les plus traditionnelles, générant les types de documents traditionnels les plus reconnaissables. Insistons une nouvelle fois sur le fait que des activités très diverses peuvent être conduites sous les auspices de « l’État ». Dans son expression la plus élémentaire, un État se doit d’apporter à ses citoyens des services essentiels : services d’enregistrement ; réglementation ; délivrance de permis et autorisations ; informations et accès aux divers services de l’État ; calcul et collecte des impôts, amendes et droits ; élaboration et application des lois et règlements et tenue des documents d’état civil.
Une profusion de documents semble être la marque de fabrique de l’administration, ou c’est du moins l’image que beaucoup en ont. Parmi les documents classiquement produits par les activités des pouvoirs publics, citons les lois et règlements, une myriade de formulaires et de requêtes, divers rapports, minutes de réunions, correspondances, mémos, notes, guides, avis, registres et certificats d’état civil, permis, quittances, passeports et cartes d’identité, résultats des élections, cartes, plans, dessins et bien d’autres encore.
Un grand nombre des personnes interrogées pour les études de cas ont eu des difficultés à répondre à la question précédente, comme cela a été dit, ou estimaient qu’elle ne s’appliquait pas à leur cas parce que, ne se considérant pas comme engagées dans une activité traditionnelle, elles ne pensaient pas créer des documents traditionnels. Cette équation activité traditionnelle/documents traditionnels – la première étant considérée comme produisant nécessairement les seconds – a été observée dans quasiment toutes les études de cas tous domaines confondus. Toutefois, lorsqu’on examine les finalités pour lesquelles ces documents sont produits et le type des documents produits, indépendamment de la forme ou du support, il apparaît que les différences entre l’environnement classique et l’environnement électronique ne sont pas si importantes.
[…]
Les huit cas d’études du domaine conduisent pour l’essentiel des activités traditionnelles qui sont appliquées à l’environnement électronique. Ces activités utilisent la technologie numérique pour produire et conserver des documents officiels (par exemple : étude de cas n° 18, Informatisation du livre foncier d’Alsace-Moselle ; étude de cas n° 17, Services en ligne du Département des véhicules automobiles de l’État de New York ; étude de cas n° 20, Service des impôts en ligne d’Irlande ; et étude de cas n° 21, Système de dépôt électronique de la Cour Suprême de Singapour) ou apporter des services aux citoyens de manière interactive (par exemple : étude de cas n° 5, Expositions virtuelles des Archives de l’Ontario ; étude de cas n° 12, Base de données du Traité sur l’Antarctique ; étude de cas n° 24, VanMap ; et étude de cas n° 25, Site web de Legacoop Bologna). Bien que l’on soit en présence d’activités traditionnelles appliquées à l’environnement numérique, les objets numériques produits ne sont pas faciles à classer, car ils relèvent rarement d’une unique catégorie. Néanmoins, comme cela a été dit plus haut, il est possible de distinguer deux types d’objets numériques en fonction de leur forme et de leurs caractéristiques générales.
Le premier type utilise des caractéristiques hypermédia. La plupart des études de cas du domaine de l’administration possèdent de telles caractéristiques. Dans le domaine des arts, ces caractéristiques sont pour l’essentiel liées à la création d’œuvres d’art et, dans le domaine des sciences, à des activités scientifiques utilisant Internet. Le second type d’objets numériques est constitué de groupes de composants numériques, tels que les fichiers, programmes, codes informatiques, etc., qui interviennent dans un processus ou une action plus larges impliquant d’autres moyens électroniques et/ou analogiques. Il s’agit d’objets numériques comme les fichiers musicaux, les correctifs de logiciels et les images animées d’infographie dans le domaine artistique et les fichiers de fabrication et les données astronomiques dans les études de cas du domaine scientifique.
Comme cela a été dit plus haut, on observe parmi les études de cas du domaine de l’administration une prédominance de cas qui appliquent les activités classiques de ce domaine à un environnement électronique. L’environnement électronique cherche alors à refléter l’environnement traditionnel au niveau de l’utilisateur, comme nous l’avons vu dans InterPARES 1. « Ces documents d’archives, bien que fixés sous forme numérique sur des supports relativement instables, ressemblent aux documents papier générés au cours de procédures métier établies dans des contextes juridiques bien maîtrisés
Il arrive que les environnements traditionnels et électroniques coexistent, au moins temporairement, pour faciliter l’acceptation et la transition vers l’univers numérique. En Irlande, le Service des Impôts en ligne (ROS) est une application d’e-administration pour la déclaration et le paiement des impôts. Bien que le ROS soit utilisé pour remplacer les transactions papier, le système papier existant reste disponible pour les utilisateurs qui préfèrent ce format. Une situation identique prévaut au Département des véhicules automobiles (DMV) de l’État de New York, dont le système en ligne est utilisé pour trois fonctions métier centrales du DMV : délivrance et renouvellement, ou remplacement des permis de conduire, cartes grises et titres de propriété. Les utilisateurs peuvent également exécuter les transactions en ligne correspondantes, par exemple commander un extrait du dossier du conducteur ou des plaques d’immatriculation personnalisées, payer leurs amendes et programmer des examens de conduite. Les procédures du système de services en ligne reflètent le plus fidèlement possible les procédures des transactions conduites entre agents et utilisateurs dans les locaux du DMV. Tout comme le ROS de l’administration fiscale irlandaise, le système de services en ligne du DMV vise à se substituer aux transactions papier, mais le système papier existant est toujours disponible pour les utilisateurs qui préfèrent ce format. Contrairement à ce qui prévaut pour le ROS, en revanche, les utilisateurs du système en ligne du DMV doivent d’abord constituer un dossier principal (c’est-à-dire un dossier créé pour chaque client du DMV, contenant des informations qui l’identifient de manière unique, comme le nom, l’adresse, le numéro de sécurité sociale et la date de naissance), ce qui ne peut être fait qu’en se rendant aux guichets du DMV.
La mise en place d’un système électronique à l’image d’un système papier peut être envisagée comme la continuation de la tradition par des moyens électroniques. C’est précisément l’objectif poursuivi avec l’informatisation du livre foncier d’Alsace-Moselle. Cette région est très fière de sa tradition de livres fonciers, unique en France
Comme le suggèrent les conclusions concernant les domaines artistique et scientifique et la volonté observée dans le domaine de l’administration publique de refléter l’environnement papier, les finalités de la production de documents dans l’administration n’ont pas évolué avec le passage d’un environnement papier à un environnement électronique. Dans les exemples du ROS et du livre foncier d’Alsace-Moselle évoqués ci-dessus, les producteurs ont fait écho à leurs homologues du domaine artistique en déclarant que les finalités pour lesquelles les documents étaient produits n’avaient pas changé par rapport à l’environnement papier. La seule différence réside dans l’ajout d’une ou plusieurs finalités, comme nous allons le voir.
Le système de dépôt électronique (EFS) de la Cour Suprême de Singapour en constitue un excellent exemple. Les finalités pour lesquelles ces documents sont produits n’ont pas changé avec le passage à un environnement d’administration électronique. Tout au contraire, elles ont été enrichies. L’EFS a permis à la Cour Suprême de faciliter le dépôt des documents, d’en permettre la récupération rapide, d’améliorer l’accès aux archives et aux informations et de gérer et suivre les affaires, de rationaliser les processus de travail et d’améliorer la sécurité des dossiers des affaires
En premier lieu, dans le domaine de l’administration, les documents apportent un service ou des informations aux citoyens, que l’activité soit traditionnelle ou non. Les documents produits pour le livre foncier d’Alsace-Moselle sont produits et conservés conformément au droit foncier français, « qui stipule que le statut juridique d’un bien immobilier… doit être librement accessible aux tiers intéressés au moyen de son inscription dans un livre foncier
Autre finalité des documents de l’administration qui n’a pas changé dans l’environnement électronique, celle de donner aux citoyens accès aux services de l'administration. En Alsace-Moselle, le livre foncier a été informatisé afin d’en permettre la consultation à distance. Avant la création de la base de données électronique, aucun document numérique n’était produit lors du processus d’enregistrement et de publicité. Il fallait se rendre dans les bureaux compétents pour consulter une inscription. À Singapour, les pouvoirs publics ont mis en place le système de dépôt électronique « afin de faciliter l’accès à la justice et de donner au public confiance dans le système judiciaire
Comme dans les deux autres domaines étudiés, ces finalités traditionnelles portées par les documents numériques sont enrichies de nouveaux usages ou de finalités nouvelles des documents issus de l’administration électronique, au premier rang desquelles l’interactivité. Ce point est très bien illustré par VanMap dont l’un des objectifs est de fournir « une représentation graphique interactive des données permettant à l’utilisateur final de comprendre comment s’articulent les diverses fonctions de la municipalité
Une autre finalité nouvelle des documents numériques de l’administration, comme évoqué plus haut, est de réduire le coût d’une transaction tout en permettant de l’accomplir plus facilement ou avec davantage de souplesse. Dans le cas des Archives de l’Ontario, toutes les finalités visées ont été « accomplies à un coût moindre et avec une plus grande flexibilité dans un environnement Web que dans un environnement traditionnel
Enfin, une finalité nouvelle des services de l’administration est spécifique à ce domaine : la prestation et la garantie de transactions électroniques sécurisées. Le système d’Alsace-Moselle a recours à l’identification biométrique. En Irlande, le système est conçu pour offrir les mêmes niveaux de confidentialité que le système traditionnel tout en ajoutant un niveau de sécurité. « Les exigences de l’administration fiscale pour un système sécurisé ont dicté l’utilisation d’une infrastructure à clé publique comme élément supplémentaire
En règle générale, les processus traditionnels de production des documents – par quoi il faut entendre les activités et les étapes depuis leur conception jusqu’à leur production – n’ont pas été abandonnés lors du passage à un environnement numérique. Dans certains cas, le processus est considéré comme perpétuant la tradition mais avec des moyens électroniques. La technologie a permis au producteur de conduire lui-même une part plus importante du processus de production, ce qui a pour conséquence d’amplifier la nature
[…]
La plupart des cas de ce domaine concernent une activité traditionnelle accomplie d’une manière nouvelle. Dès lors, le processus de production des documents reste largement similaire à ce qu’il est dans l’environnement traditionnel ; il est simplement transposé dans l’environnement numérique, avec l’ajout éventuel de certaines étapes afin de prendre en compte la technologie. Dans le cas du livre foncier d’Alsace-Moselle, le processus n’a pas changé ; il est seulement automatisé avec le recours à la technologie, comme c’est le cas du système de dépôt électronique de la Cour Suprême de Singapour, du Service des impôts en ligne d’Irlande et du Système de services en ligne du Département des véhicules automobiles de l’État de New York.
Si les systèmes ci-dessus offrent des exemples d’activités classiques d’enregistrement désormais conduites en ligne, le maintien à l’identique des processus de production n’est pas limité aux seules activités dites traditionnelles de l’administration. Dans la coopérative italienne, Legacoop Bologna, un nombre de plus en plus important de documents sont nativement numériques, bien que leur apparence et leur contenu soient à l’image des documents papier. La lettre d’information et les offres d’emploi de la coopérative sont simplement mises en ligne, au lieu d’être imprimées. Le processus sous-jacent reste identique. Même dans le cas des expositions virtuelles de l’Ontario, le processus de production n’a pas été entièrement revu ou modifié. Bien que la création d’une exposition en ligne soit considérée comme s’inscrivant dans un contexte de production naissant et soit décrite comme un processus métier émergent, il convient de relativiser cette « nouveauté ». Le producteur a reconnu que si la création d’expositions en ligne était bien pour lui une activité métier émergente, la création d’expositions ne constitue en rien une activité nouvelle pour les institutions archivistiques en général et le producteur lui-même avait déjà participé à la création d’expositions traditionnelles.
Toutes les études de cas du domaine de l’administration, cela va sans dire, ne présentent pas cette similitude des processus de production des documents dans l’environnement traditionnel et dans l’environnement numérique. Ces exceptions, toutefois, viennent nuancer les affirmations ci-dessus plutôt qu’elles ne les remettent en question, dans la mesure où elles découlent d’activités non traditionnelles. Le producteur estimant que l’activité en question était une pratique interne non traditionnelle ou émergente, certains des mécanismes de contrôle du processus de production en vigueur jusqu’alors ont été supprimés ou négligés dans l’environnement numérique.
Dans le cas des expositions virtuelles de l’Ontario, dans les deux institutions, le processus interne de création d’expositions en ligne était balbutiant. Dans chaque organisation, certains aspects du processus étaient précisément définis, alors que d’autres semblaient varier ou être intrinsèquement
Comme dans le domaine des sciences, une partie des études de cas du domaine de l’administration a eu recours à la technologie dans le processus de production afin de réduire ou d’éliminer les « interférences humaines », pour limiter les erreurs grâce à l’automatisation du système. Dans le livre foncier d’Alsace-Moselle, l’utilisation de la technologie automatise et accélère la production des documents d’archives. Les demandes d’inscription sont reçues sous forme électronique, grâce à un logiciel qui se connecte à la base de données du livre foncier pour rechercher et extraire les informations relatives au bien en question. Une fois que la demande est reçue, elle est horodatée et un fichier numérique est créé contenant tous les documents associés sous la forme de fichiers d’images numérisées. Un projet d’ordonnance est préparé automatiquement et transféré à la boîte de réception d’un juge. Le juge vérifie alors les informations et appose sa signature électronique sur le projet d’ordonnance. Une ordonnance est alors créée par le système et les champs correspondants de la base de données sont automatiquement mis à jour. Dans le processus traditionnel de production des documents du Service des impôts en ligne d’Irlande, les agents des Impôts entrent manuellement des informations dans les bases de données à partir de formulaires analogiques. Dans le système électronique, certains champs des déclarations d’impôts sont pré-remplis et automatiquement vérifiés afin de réduire le nombre d’erreurs qui apparaissaient sur les formats analogiques. Les informations sont désormais également ajoutées automatiquement à la base de données, au lieu d’être saisies par les agents des Impôts. Dans d’autres systèmes où il n’est pas possible de pré-remplir les formulaires, des mécanismes de contrôle sont tout de même mis en place pour limiter le risque d’erreur humaine. Dans le système de dépôt électronique de la Cour Suprême de Singapour, il est ainsi demandé aux cabinets juridiques de saisir les informations dans un modèle de document prescrit dans l’Electronic Filing System (EFS), avant de le soumettre aux tribunaux. Tout document ne respectant pas le modèle est rejeté, ce qui contribue à automatiser le processus et à réduire les différences et les erreurs.
Un dernier aspect de la production de documents dans le domaine de l’administration résultant du passage d’un environnement traditionnel à un environnement numérique est la mise en place de dispositifs de sécurité comme moyens de garantir l’authenticité dès le début du processus de production. Dans le cas du livre foncier d’Alsace-Moselle, c’est la technologue biométrique qui est utilisée. Le juge s’identifie grâce à l’enregistrement de ses empreintes digitales et à une carte à puce contenant sa clé privée, et il signe électroniquement le projet d’ordonnance. Le Service des impôts en ligne d’Irlande (ROS), qui a besoin d’un environnement en ligne sécurisé, utilise également une infrastructure à clé publique. La production des documents intervient donc dans un environnement contrôlé. Les utilisateurs du ROS doivent obtenir des numéros d’accès : les membres du public doivent obtenir un numéro d’accès au ROS et les agents des Impôts doivent avoir un numéro d’identification pour utiliser le système. À Singapour, la Cour Suprême gère elle-même le processus d’infrastructure à clé publique qui génère l’émission d’une carte pour les seuls avocats possédant des certificats de pratique professionnelle valides.
La connaissance et l’utilisation des caractères et des attributs des documents est très variable selon le domaine. Cette disparité tient peut-être aux différences dans les environnements de production et aux exigences légales et professionnelles différentes dans chaque domaine. C’est dans le domaine de l’administration que l’on trouve la meilleure compréhension et l’utilisation la plus systématique des caractères, des attributs et de la manifestation de l’identité de l’auteur des documents. C’est dans le domaine des arts qu’elles sont le moins développées, le domaine des sciences se situant entre les deux.
[…]
Dans l’ensemble, l’administration est beaucoup plus sensibilisée aux
La distinction entre caractères internes et caractères externes des documents était souvent clairement établie par les producteurs. Les caractères les plus facilement et les plus systématiquement identifiés étaient sans doute ceux se rapportant à des documents de sites web. Les caractères et les attributs identifiés comme faisant partie intégrante de la validité
De nombreux éléments sont destinés à apporter et garantir la sécurité, la confidentialité et l’authentification. Les caractères et attributs de forme sont les certificats et signatures numériques, les additions et les sceaux électroniques. Les caractères des signatures et certificats électroniques comprennent le nom du détenteur du certificat, les dates d’émission et d’expiration, la clé publique et l’identifiant de connexion unique de l’utilisateur, et un jeton d’horodatage.
Normalement, l’auteur est formellement manifesté sur les documents de l’administration, principalement par des logos ou d’autres indices visuels ou les mentions légales. L’URL d’un site web est souvent considérée comme une preuve de paternité, en tant qu’indication du domaine. Ainsi, dans l’URL http://www.archives.gov.on.ca/en/explore/online/online_exhibits.aspx, « gov.on.ca » indique que le site est hébergé dans le domaine Internet du Gouvernement de l’Ontario, au Canada. Dans le Service des impôts en ligne d’Irlande, la paternité de l’administration fiscale sur ses documents est manifestée dans le nommage de l’URL, qui associe étroitement le ROS à l’administration des Impôts.
Une particularité du domaine de l’administration est que la paternité, ou la responsabilité sur les documents, est parfois distincte de la responsabilité sur la maintenance de l’environnement numérique. Par exemple, dans le cas du livre foncier d’Alsace-Moselle, le juge reste l’auteur de l’ordonnance et les données du livre foncier informatisé sont basées sur l’ordonnance. Toutefois, le GILFAM
Comme nous l’avons déjà vu à propos des types de documents produits dans des systèmes traditionnels et numériques, dans le domaine de l’administration, les caractères matériels du document produit au cours d’activités d’enregistrement ou de service plus classiques reproduisent l’apparence des caractères des documents papier. Dans le système du livre foncier d’Alsace-Moselle, la forme et la fonction restent largement identiques dans les environnements traditionnels et numériques. Dans le cas du Service des impôts en ligne d’Irlande, il convient de noter que l’utilisation conjointe d’une infrastructure à clé publique et de certificats numériques correspond dans l’environnement analogique à un individu utilisant son numéro PPS (Public Personal Service) et sa signature. Les formulaires des impôts présentent une cohérence visuelle avec les formulaires papier existants, mais à la différence de ceux-ci, ils accueillent des champs pré-remplis et du contenu généré de manière dynamique.
Il a été très difficile de répondre correctement à cette question, principalement parce que les objets ou entités étudiés par les analyses diplomatiques ne sont pas toujours les mêmes que ceux qui sont identifiés comme les entités numériques objets de l’étude dans les rapports finaux ou les autres documentations rassemblées à travers les études de cas. Un autre facteur ayant brouillé les réponses individuelles à cette question est que dans bon nombre d’études de cas, le producteur considère que ses documents sont des documents d’archives, bien qu’ils ne remplissent pas tous les critères de la définition du document d’archives telle qu’établie par la diplomatique et retenue par InterPARES 1.
La définition du document d’archives adoptée par InterPARES 1 reposant sur les critères de l’analyse diplomatique traditionnelle, ce sont les analyses diplomatiques des études de cas qui ont prévalu et ont été utilisées comme matériau de référence pour répondre à cette question. En ce qui concerne la perception des producteurs quant à savoir si leurs documents étaient ou non des documents d’archives, en dépit du principe archivistique selon lequel « tout élément considéré par le producteur comme un document d’archives dans le cours d’une activité donnée est un document d’archives dans le contexte de cette activité », l’analyse diplomatique l’a emporté pour déterminer si les objets numériques créés dans les études de cas étaient bien des documents d’archives. « Un document d’archives est tout ce que le producteur traite comme tel mais ce « tout » doit être quelque chose que le producteur peut effectivement conserver, associer à d’autres documents d’archives et rappeler ultérieurement
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La moitié exactement des cas d’étude du domaine de l’administration produisent des documents d’archives. C’est le cas du livre foncier d’Alsace-Moselle, du Service des impôts en ligne d’Irlande et de la Cour Suprême de Singapour, qui conduisent tous des activités administratives traditionnelles d’enregistrement appliquées à l’environnement numérique. Selon l’analyse diplomatique, les ordonnances et inscriptions produites dans le livre foncier informatisé d’Alsace-Moselle remplissent toutes les conditions requises du document d’archives et peuvent être considérées comme telles. Des contrôles procéduraux et documentaires stricts garantissent que ces documents sont fiables et des contrôles technologiques et procéduraux sont en place pour garantir l’authenticité des documents dans le temps. Dans l’étude de cas irlandaise, les certificats, formulaires de déclaration d’impôts et formulaires de paiement numériques générés par le ROS remplissent toutes les conditions requises du document d’archives. À Singapour, les documents produits et sélectionnés dans le cours des activités de la Cour Suprême dans le traitement des procédures de faillite remplissent également toutes les conditions requises du document d’archives tel que défini par InterPARES 1. Il en va de même de certains documents produits par le système de services en ligne du Département des véhicules automobiles de l’État de New York, à commencer par les dossiers principaux (les profils utilisateurs) et les journaux des événements.
Les quatre autres études de cas de ce domaine ne produisent pas de documents d’archives au sens d’InterPARES 1. Ces producteurs ont tous des activités de service. Deux présentent des caractéristiques hypermédia ouvertes, avec des données changeantes qui apportent diverses informations mais sans production de document enregistré en tant que tel. Leur fait donc défaut la fixité de contenu et de forme, requise pour que les objets soient considérés comme des documents d’archives et conservés dans le temps
Les deux études de cas restantes produisent également des publications et non des documents d’archives. La base de données du Traité sur l’Antarctique ne satisfait pas aux conditions requises du document d’archives principalement parce que la base de données ne participe pas à une activité et ne possède pas (ou ne requiert pas) de lien archivistique. Il s’agit d’une compilation de documents sélectionnés et rassemblés pour être diffusés conçue comme une ressource d’information autonome et qui tient donc davantage de la publication que du document d’archives. Les représentations des documents et documents d’archives qui composent la base n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes contextes que les originaux. Enfin, dans les expositions virtuelles des Archives de l’Ontario, les fichiers présents sur le serveur de production ne remplissent pas certaines des conditions requises de la définition du document d’archives. Du fait de leur nature autonome, ils s’apparentent plutôt à des publications.
En dépit des caractéristiques de ces cas qui interdisent de considérer leurs documents comme des documents d’archives, les cas « rejetés » dans le domaine de l’administration contiennent néanmoins, tout comme dans les deux autres domaines, des documents d’archives potentiels ou partiels. Aux Archives de l’Ontario, bien que les fichiers sur le serveur de production ne soient pas considérés comme des documents d’archives, les fichiers stockés sur le serveur de développement remplissent toutes les conditions requises du document d’archives retenues par InterPARES 1 et peuvent par conséquent être considérés comme tels.
Ce sont des documents d’archives de l’administration publique, et des documents d’archives rendant compte de l’activité de création des expositions. Dans le cas de VanMap, le système pourrait devenir un document d’archives lorsqu’il aura été enregistré en tant que tel. C’est également le cas du site de Legacoop. Le producteur utilise les documents présents sur le site web comme des documents d’archives et le site est utilisé comme un endroit où poster des documents importants, dont certains ne se trouvent nulle part ailleurs dans le fonds du producteur. Toutefois, ils ne répondront pas à la définition du document d’archives d’InterPARES 1 tant qu’ils ne seront pas enregistrés en tant que tels et pris en charge par un système d’archivage. Archiver le site stabilisera son contenu et le liera aux autres documents d’archives administratifs de Legacoop Bologna comme preuve de ses activités.
Comme l’a montré l’examen des études de cas des trois domaines, les analyses diplomatiques font apparaître que les objets numériques qui satisfont aux conditions requises du document d’archives sont principalement ceux produits : (1) pour soutenir la création d’œuvres d’art, (2) pour soutenir des activités scientifiques et (3) pour être utilisés dans des systèmes publics de dépôt et d’enregistrement. Tous possèdent des caractéristiques hypermédia ouvertes ou appartiennent au second type d’objets numériques défini plus haut (c’est-à-dire, les fichiers, codes de programmes, etc., qui s’insèrent dans un processus ou une action plus larges impliquant d’autres moyens numériques et/ou analogiques).
La forme documentaire produite appelle plusieurs remarques. En règle générale, la non qualification des documents en documents d’archives a été motivée par deux raisons. Dans plusieurs cas, la capacité de garantir la stabilité du contenu et la fixité de la forme n’était pas assurée. Dans un grand nombre de ces cas, les caractéristiques hypermédia ouvertes des documents généraient des données changeantes. Dans de tels contextes, le producteur doit garantir qu’il y a un ensemble fixe de données dans le système et que les règles selon lesquelles les données sont agrégées et présentées à l’écran sont prédéterminées, uniformément appliquées et bien documentées. Une partie du problème tient à ce que les activités de ces producteurs donnent souvent naissance à des productions nouvelles ou émergentes, dont la forme est susceptible d’évoluer en fonction du développement de l’approche technologique dans le temps. La disponibilité des logiciels et leur facilité d’utilisation dans un domaine donné sont deux facteurs déterminants. Dès lors, si les producteurs souhaitent permettre la transformation ou la recréation de leur œuvre/travail, il faut qu’ils se souviennent que leurs documents devront demeurer aussi indépendants que possible de l’application utilisée pour les produire. Dans ces conditions, ils doivent utiliser des logiciels et des formats de fichiers offrant les meilleures perspectives d’accessibilité des documents dans le temps. Un logiciel qui n’est pas compatible avec des versions antérieures (rétrocompatibilité) ou avec des versions futures (compatibilité descendante) est un obstacle à l’accessibilité des documents. Les producteurs doivent aussi s’assurer que le logiciel d’une application fonctionne bien avec celui des autres applications et systèmes utilisés (interopérabilité).
Dans de nombreux autres cas, les technologies de l’information étaient utilisées pour créer des produits finis destinés à la diffusion d’œuvres artistiques ou de connaissances scientifiques. Ces produits finis sont des entités indépendantes qui se suffisent à elles-mêmes et n’ont pas besoin d’autres informations pour être comprises. Dès lors, les producteurs les envisagent, à tort, comme achevés. Arbo en offre une bonne illustration. Leur site web accueille les documents jugés les plus représentatifs de quinze ans de représentations de la troupe théâtrale. Les artistes s’y réfèrent comme à un mémorial, le site étant devenu pour eux le dépositaire de toute leur mémoire. Dès lors, ils n’éprouvent pas le besoin de le lier au reste de leur fonds. Pourtant, le fait est que, si l’art numérique est ouvert, en mouvement, l’œuvre a souvent un point de fin prédéterminé dans le temps. L’œuvre peut rester ouverte une longue période mais vient un moment où elle est fermée. De la même manière, les produits finis du domaine scientifique et du domaine de l’administration électronique sont un jour ou l’autre retirés de la circulation. À ce stade, les documents doivent non seulement être stables mais ils doivent aussi posséder un lien archivistique avec les autres documents d’archives traditionnels et numériques du fonds du producteur. D’où il s’ensuit que les producteurs doivent au minimum avoir conscience que les documents d’archives numériques doivent être organisés en ensembles logiques cohérents avec l’organisation des dossiers papier et, autant que possible, assortis de durées de conservation.
Les réponses à cette question ont révélé un clivage entre d’un côté les domaines artistique et scientifique et, de l’autre, le domaine de l’administration. Les deux premiers domaines ne capturent pas ou peu de preuves qui documentent les transactions effectuées, parce que les producteurs ne considèrent pas qu’ils prennent part à des « transactions », cette notion étant interprétée par la plupart comme renvoyant à la fourniture de produits ou de services. Ils n’ont pas le sentiment que cette question les concerne ou qu’ils ont l’obligation légale de capturer des preuves. À l’autre extrémité du spectre, les producteurs dans le domaine de l’administration ont, à quelques rares exceptions près, des moyens et des procédures sophistiqués pour capturer des preuves, considérées comme garantissant la force probatoire des documents qu’ils produisent.
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Sur cette question, le domaine de l’administration se situe à l’opposé des deux autres domaines. De fait, la question s’applique à tous les cas du domaine sauf un (base de données du Traité sur l’Antarctique). La plupart des producteurs disposent de capacités de connexion étendues et sophistiquées pour enregistrer ou capturer toutes les actions et transactions accomplies dans le système. Ils déploient essentiellement des versions électroniques d’activités classiques d’enregistrement ou de services. La valeur probatoire des documents d’archives qu’ils produisent repose sur la capture de ces informations et la capacité de garantir l’exactitude, l’authenticité et la fiabilité des documents du système, conformément à la législation qui s’applique aux activités en question.
Par exemple, le livre foncier d’Alsace-Moselle est doté de capacités de connexion étendues pour enregistrer toutes les transactions et toutes les actions qui ont lieu dans le système. Il offre des fonctionnalités très complètes de capture des preuves. Les transactions sont conduites à l’intérieur du système lui-même et les informations relatives aux biens sont contenues dans une base de données. Dans le Service des impôts en ligne d’Irlande, c’est l’acte formel de signer et de soumettre une déclaration d’impôts aux agents de l’administration fiscale via le ROS qui documente les transactions, entérinant l’existence du document en tant que document d’archives. À Singapour, la législation sur les faillites (
Nonobstant cette tendance générale, certains cas d’étude du domaine ne documentent pas les modifications ou opérations qui interviennent dans leur système, et d’autres écrasent leurs données. Dans le cas des expositions virtuelles des Archives de l’Ontario, le producteur peut modifier les expositions sans documentation systématique, voire sans documentation aucune. Il ne semblerait pas qu’il existe non plus la moindre documentation concernant le reformatage d’expositions anciennes pour les mettre aux normes en vigueur. Les commentaires des personnes interrogées confirment que l’archivage de la documentation à l’appui se fait au niveau des individus quant à ce qui est produit et capturé, et comment et où les éléments sont stockés. Dans le cas de VanMap, différentes données sont mises à jour à différents moments, selon un rythme prédéfini ou en fonction des besoins. La plupart des mises à jour consistent en l’écrasement des données. Pour les données écrasées, aucun moyen permettant de suivre les mises à jour dans le temps n’a été mis en place. Il n’y a pas non plus de capture des actions ou des transactions dans le système. Il convient de noter, toutefois, que ces deux derniers exemples ne renvoient pas à des activités traditionnelles de l’administration et s’apparentent aux études de cas des domaines des arts et des sciences respectivement.
Il y a aussi deux exceptions où la documentation est moins complète qu’il n’est de coutume pour les producteurs de l’administration, parce que le système électronique du producteur n’est pas lié au système traditionnel papier. Dans le cas des expositions virtuelles de l’Ontario, ces expositions ne sont pas traitées comme les expositions classiques. Le processus d’archivage décrit par une des institutions dans le
Les producteurs des domaines artistiques et scientifiques ont jugé que cette question, comme la précédente, ne les concernait pas vraiment. Les obligations légales dans le domaine artistique se ramènent pour l’essentiel aux considérations sur la propriété intellectuelle, qui peuvent devenir compliquées dans une situation de partenariat ou de producteurs multiples. Dans le domaine des sciences, ce sont la déontologie et les normes professionnelles qui définissent la majeure partie des responsabilités et obligations légales des producteurs. Enfin, les obligations légales des producteurs de l’administration exerçant des activités traditionnelles d’enregistrement dans l’environnement numérique sont demeurées quasiment inchangées par le passage à un environnement numérique.
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Pour leur majeure partie, les obligations légales concernant les transactions dans le domaine de l’administration n’ont pas été affectées par le passage d’un environnement traditionnel à un environnement numérique. En Alsace-Moselle, le juge est toujours personnellement responsable du processus de vérification et peut être poursuivi par l’État si des erreurs sont commises. Le juge est seul compétent pour émettre et signer des ordonnances et donc pour les inscriptions dans le livre foncier, y compris sa version électronique. En Irlande, l’administration des Impôts est toujours responsable de la collecte et de la gestion des impôts. Elle est toujours tenue par les obligations découlant du droit irlandais et de l’appartenance de l’Irlande à l’Union européenne. Les obligations légales relatives aux transactions n’ont pas changé non plus dans le cas de la Cour Suprême de Singapour. Dans l’environnement numérique comme dans l’environnement papier, la Cour conserve son rôle de prestataire de services d’information pour établir la solvabilité des individus et créer des précédents. La même chose est vraie du Département des Véhicules automobiles de l’État de New York, toujours responsable de la délivrance, du renouvellement et du remplacement des permis, immatriculations et titres de propriété des véhicules.
Les producteurs du domaine de l’administration sont particulièrement sensibles à l’obligation de créer un environnement sécurisé pour les transactions exécutées dans le type d’activités évoqué ci-dessus. L’accès est souvent strictement contrôlé, par exemple au moyen d’infrastructures à clé publique et de dispositifs d’identification biométrique, afin de protéger les données à caractère personnel et la confidentialité. En Alsace-Moselle, les juges avaient exprimé de vives inquiétudes concernant la sécurité en cas de falsification ou de mauvais fonctionnement du système, du fait de leurs responsabilités accrues. En Irlande, l’administration des Impôts reste consciente de ses responsabilités et de ses obligations légales concernant les documents d’archives numériques produits dans le Service des impôts en ligne, qui doivent être conformes au
Les groupes de taille plus réduite, ou ceux engagés dans des activités moins traditionnelles, se dégagent souvent de toute responsabilité avec des clauses de non responsabilité quant à l’exactitude et la fiabilité des informations à des fins autres qu’éducatives, comme c’est par exemple le cas de l’Atlas cyber-cartographique de l’Antarctique dans le domaine scientifique. Il faut noter, cependant, que les cas d’étude concernés s’apparentent davantage à ceux du domaine scientifique qu’à d’autres cas d’étude du domaine de l’administration. Dans le cas de VanMap, chaque fois que la version publique est lancée, un avertissement apparaît, qui indique notamment que « La municipalité décline toute responsabilité concernant l’utilisation de VanMap par tout individu et la complétude ou l’exactitude des informations contenues dans l’application ou leur caractère approprié à une finalité particulière
Certains des producteurs engagés dans des activités non traditionnelles n’ont pas ou peu de normes ou de responsabilités définies. Dans le cas des expositions virtuelles de l’Ontario, les Archives de l’Ontario n’ont pas de politique interne gouvernant la production, le stockage ou l’accès aux expositions web. La
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Les réponses à cette question laissent supposer que l’expérience de l’utilisation des technologies numériques se traduit par une sensibilisation accrue des producteurs à la nécessité de prendre les décisions de conservation et de mettre en œuvre les procédures de conservation en fonction de la technologie qu’ils utilisent. Si les documents papier peuvent durer indéfiniment dans un environnement traditionnel même en l’absence de politiques formelles de conservation et de préservation, savoir que l’accessibilité des documents numériques est menacée à plus ou moins longue échéance par l’obsolescence technologique pourrait inciter les producteurs à faire preuve de davantage d’initiative dans un environnement numérique et à réfléchir aux besoins de leur organisation pour préserver leurs documents d’archives. Qu’en est-il réellement ? Pour répondre à cette question, intéressons-nous aux activités et aux pratiques mises en lumière par les études de cas.
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Dans certaines des études de cas du domaine de l’administration, le passage de l’environnement traditionnel à l’environnement numérique a amené les producteurs à se préoccuper davantage de la conservation de leurs documents numériques et à mettre en place des procédures plus formalisées ou des règles plus précises. C’est vrai des producteurs qui conduisent des activités classiques d’enregistrement ou des activités de service, mais via des moyens numériques. Dans le cas du livre foncier d’Alsace-Moselle, dans le système papier, les documents étaient conservés indéfiniment mais n’étaient pas transférés à une autorité archivistique – les bureaux du livre foncier conservaient les registres. Avec l’informatisation, une durée de conservation a dû être instituée et les documents devront désormais être versés à une institution archivistique
En dépit de cette conscience accrue des questions que soulève la conservation des documents numériques parmi certains des producteurs du type le plus traditionnel dans le domaine de l’administration, on en trouve d’autres qui n’ont pas de règles définies pour la conservation numérique ou chez qui les règles traditionnelles de conservation ne s’appliquent pas à l’environnement numérique. Dans certains cas, les objets numériques ne font tout bonnement pas partie du système d’archivage, même si le public pense que le producteur a obligation légale de conserver les documents. C’est notamment le cas, aussi surprenant que cela puisse paraître, du Service des impôts en ligne d’Irlande. Bien que l’administration des Impôts se conforme au
Du fait de l’absence de politique de conservation formalisée chez de nombreux producteurs du domaine de l’administration, de nombreux objets numériques sont écrasés ou effacés lorsqu’ils sont mis à jour ou qu’ils ne sont plus utiles, à l’instar de ce qu’on peut observer dans le domaine des sciences. La représentation de l’objet numérique n’est pas capturée avant l’écrasement ou la suppression des données. Par exemple, le Service des impôts en ligne d’Irlande maintient seulement un sous-ensemble de ses documents, ne conservant que les documents des utilisateurs présents et des agents en activité. Dans le cas de VanMap, les données géo-spatiales ne sont généralement pas capturées ou sauvegardées mais sont écrasées en fonction des besoins. Les données et les pages HTML sont enregistrées et sauvegardées mais elles sont elles aussi écrasées selon les besoins et les versions antérieures ne sont pas capturées au sein d’un système d’archivage.
Nonobstant ces pratiques, des politiques ont été mises en place par les producteurs du domaine pour répondre aux problèmes d’obsolescence. Par exemple, à la Cour Suprême de Singapour, l’externalisation des certificats numériques auprès d’une autorité de certification habilitée pour neutraliser l’obsolescence technologique est à l’étude. Toutefois, on observe dans l’ensemble du domaine de l’administration que la migration des documents n’est pas utilisée comme moyen de lutter contre l’obsolescence ou comme outil archivistique mais pour maintenir l’utilisation des documents, comme c’est également le cas dans le domaine des sciences. À Singapour, la migration est seulement recommandée pour les archives courantes et les archives intermédiaires (c’est-à-dire les documents ayant le plus de probabilités d’être utilisés), alors que le microfilm est recommandé pour le stockage définitif des documents de la Cour. Dans VanMap, non seulement les données existantes ont été migrées dans la base de données Oracle Spatial, mais il est attendu de l’utilisation du nouveau système qu’elle rationalise les processus qui produisent les données et qu’elle permette aux utilisateurs de VanMap de visualiser des données en direct plutôt que des fichiers images statiques. Ainsi, l’objectif de la migration n’était pas de préserver les objets comme documents d’archives mais d’améliorer l’utilisation de VanMap.
Dans le domaine de l’administration, davantage que dans les deux autres, la question de la protection des données à caractère personnel est soulevée en ce qui concerne la durée de conservation des documents. Pour le livre foncier d’Alsace-Moselle, la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) exige que toutes les données à caractère personnel soient supprimées au-delà d’un délai défini, sauf si leur conservation est requise pour des raisons historiques, scientifiques ou statistiques. Dans le cas du Service des impôts en ligne d’Irlande, la conservation des documents d’archives concernant les impôts a été jugée inopportune étant donné le niveau d’informations personnelles qu’ils contiennent et son inadéquation à la conservation archivistique.
Authenticité, fiabilité et exactitude des documents d’archives numériques dans les domaines artistique, scientifique et de l’administration
Le premier projet InterPARES (1999-2001) était consacré aux problèmes de la conservation des documents d’archives administratifs et juridiques produits dans des bases de données et dans des systèmes de gestion électronique des documents
Pour cette exploration, InterPARES 1 s’était appuyé sur des concepts empruntés à la diplomatique et à l’archivistique contemporaines, sciences des documents d’archives s’enracinant dans une pratique européenne à la source des systèmes économiques et juridiques occidentaux modernes. La diplomatique identifie les caractéristiques des documents qui en font des documents d’archives, des représentations fixes, fiables et complètes de transactions. Elle s'intéresse à la conservation parce que conserver un document d’archives exige de conserver toutes les caractéristiques qui le rendent tel.
Se référant à cette théorie, l’équipe Authenticité a élaboré deux ensembles de principes directeurs pour garantir l’authenticité des documents d’archives numériques dans le temps
En axant ses travaux sur les conditions requises théoriques de l’authenticité, InterPARES 1 a pu mettre en lumière les obstacles à la conservation et proposer un cadre pour comprendre et résoudre les problèmes que de nombreuses organisations ont récemment connus. Ces problèmes ne se limitaient pas aux conséquences désormais bien connues de la dégradation des supports et de l’évolution des logiciels. « Par exemple, [le projet] a montré que dans de nombreux cas, les systèmes électroniques sont toujours conçus pour gérer des données plutôt que des documents
Ces constats ne sont pas sans évoquer des problèmes de gestion de l’information observés dans des activités très éloignées de l’économie et du droit. Un cinquième des données produites par la mission Viking d’exploration de Mars en 1976
La nature de ces activités laisse espérer que l’archivistique pourra apporter sa pierre à la résolution de ces problèmes. Bien que les objets et les expériences artistiques ne soient pas des documents d’archives au regard de la diplomatique (il s’agit de créations, et non de produits découlant d’une activité), l’évaluation que nous en faisons requiert généralement que nous connaissions les actions et les contextes dans lesquels ils ont été produits
S’il ne fait donc aucun doute que l’expertise archivistique a beaucoup à apporter, force est également de constater que les collaborations entre archivistes, producteurs de documents et informaticiens sont problématiques. Les concepts d’authenticité et de fiabilité n’ont pas la même signification dans les domaines des arts, des sciences et de l’administration, signification parfois fort éloignée de celle qu’en donne l’archivistique. En outre, la structure et la fonction des objets numériques produits dans les domaines artistiques et scientifiques sont souvent différentes de celles des objets produits dans les contextes administratifs et juridiques, de sorte qu’il n’est pas aisé de déterminer si les conditions requises définies par InterPARES 1, ou même le concept archivistique d’authenticité lui-même, sont pertinents. De fait, une des questions de recherche les plus intéressantes pour InterPARES 2 était de déterminer si ces conditions pouvaient être remplies pour les documents (ou d’autres objets numériques) pour des activités très éloignées des pratiques traditionnelles d’archivage. À cet égard, l’équipe sur l’authenticité
La deuxième phase d’InterPARES s’est donc attachée à partir de 2002 à élaborer une connaissance théorique des documents d’archives produits dans les systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques, de leur processus de production et de l’utilisation actuelle et potentielle des documents d’archives dans les domaines artistique, scientifique et de l’administration. Le projet a été organisé en trois thématiques de recherche, explorant différents aspects de la question. L’équipe thématique 2 a exploré les concepts d’authenticité, de fiabilité et d’exactitude dans leur définition théorique et leur acception dans les domaines artistique, scientifique et de l’administration, et a rapproché ces acceptions des définitions d’InterPARES 1. Trois missions ont ainsi été fixées à l’équipe thématique 2 lors de l’atelier plénier du projet qui s’est tenu à Vancouver en février 2003 :
- 1. établir comment les concepts de fiabilité, d’exactitude et d’authenticité sont utilisés par les producteurs de documents dans les domaines étudiés par le projet ;
- 2. savoir quels mots sont utilisés dans chaque domaine pour désigner ces concepts ;
- 3. déterminer quelle importance, le cas échéant, les producteurs de chaque domaine accordent à ces concepts.
On trouvera ci-dessous la liste des chercheurs et des assistants de recherche ayant participé à l’équipe thématique 2 au cours du projet
Philip Eppard, janvier 2002 – déc. 2006
Brent Lee, janvier 2002 – déc. 2005
John Roeder, janvier 2002 – déc. 2006
Bill Underwood, janvier 2002 – déc. 2006
Marta Braun, Ryerson University, Canada, Groupe de travail 2.1
Ann Butler, New York University, États-Unis, Groupe de travail 2.1
Hannelore Dekeyser, Katholieke Universiteit Leuven, Belgique, Groupe de travail 2.3
Philip Eppard, University of Albany, State University of New York, États-Unis, Groupe de travail 2.3
Ken Hawkins, National Archives and Records Administrations, États-Unis, Groupe de travail 2.2
Ian Lancashire, University of Toronto, Canada, Groupe de travail 2.1
Brent Lee, University of Windsor, Canada, Groupe de travail 2.1
Michael Murphy, Ryerson University, Canada, Groupe de travail 2.1
Eun G. Park, McGill University, Canada, Groupe de travail 2.2
Richard Pearce-Moses, Arizona State Library, Groupe de travail 2.3
John Roeder, The University of British Columbia, Groupe de travail 2.1
Andrew Rodger, Library and Archives Canada, Groupe de travail 2.1
Bill Underwood, Georgia Tech Research Institute, États-Unis, Groupe de travail 2.3
Scott Amort, The University of British Columbia, Canada
Gary Barclay, The University of British Columbia, Canada
Lindsey Bergen, The University of British Columbia, Canada
Natalie Catto, The University of British Columbia, Canada
Heather Dean, The University of British Columbia, Canada
Shanna Fraser, The University of British Columbia, Canada
Jessica Glidewell, The University of British Columbia, Canada
Joshua Hauck-Whealton, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Ted Hoppenstedt, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Tracey P. Lauriault, Carleton University, Canada
Rachel McMullin, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Peter Runge, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Mary Beth Sullivan, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Carol Ward, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Reginald White, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Mark Wolfe, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Catherine Yasui, The University of British Columbia, Canada
Sherry Xie, The University of British Columbia, Canada
Jessica Zacher, University at Albany, State University of New York, États-Unis
Les objectifs du thème 2 ont été formulés dans la proposition originale du projet sous la forme d’un questionnaire de recherche
Une des nouvelles orientations, implicite dans ces questions, était qu’InterPARES 2 ne cherche pas seulement des exemples de documents d’archives numériques idéaux tels qu’ils avaient été décrits par InterPARES 1. Outre que les particularités des activités scientifiques et artistiques interdisent, a priori, toute présupposition de cet ordre, le projet InterPARES 1 lui-même avait établi que même les documents présents dans des systèmes de l’administration étaient souvent fort éloignés de cet idéal. Comme l’avait suggéré l’équipe travaillant sur l’authenticité, InterPARES 2 a donc étudié toutes les objets numériques existants dans les systèmes et s’est également intéressé à l’idée que se font les producteurs de leurs activités et des produits qui en découlent, et à ce qu’ils pensent être requis pour présumer l’authenticité, la fiabilité et l’exactitude de leurs documents.
L’équipe thématique 2 a conduit son travail selon plusieurs axes. Dans un premier temps, les chercheurs ont passé au crible la littérature consacrée à chaque domaine (arts, sciences et administration), afin de repérer et d’analyser tout ce qui se rapportait aux notions d’authenticité, de fiabilité et d’exactitude, et à des concepts connexes. Ils ont ensuite élaboré des bibliographies critiques, qui ont été publiées sur le site web d’InterPARES. Ces bibliographies ont servi d’outils de recherche aux autres activités du projet qui ont donné lieu à des articles et à des présentations portant sur les analyses conceptuelles.
Afin de nourrir d’éléments concrets ces discussions essentiellement théoriques, les chercheurs ont également analysé les rapports des différents travaux conduits par InterPARES pour explorer les pratiques en vigueur dans ces domaines – études de cas et enquêtes plus générales ainsi qu’entretiens avec les producteurs. Les études constituent des exemples de pratiques courantes susceptibles de mettre en lumière différentes conceptions des notions d’authenticité et de fiabilité des documents d’archives numériques. L’équipe thématique 2 a participé à l’élaboration des outils et matériaux pour ces études, notamment en vue de recueillir le point de vue des producteurs sur le questionnaire.
Les recherches bibliographiques, les analyses conceptuelles et les rapports des études de cas ont constitué les principales sources des travaux de l’équipe transversale Terminologie d’InterPARES 2, unité de recherche pluridisciplinaire pilotée par des lexicographes et des experts de l’organisation des connaissances. Suivant une démarche rigoureuse, l’équipe Terminologie a élaboré un glossaire, un dictionnaire et une ontologie (description formelle des concepts en vigueur dans la communauté des producteurs et des archivistes étudiés par le projet)
Au début d’InterPARES 2, on espérait que les travaux de l’équipe thématique 2 pourraient déboucher sur une théorie de la production et de la conservation des documents d’archives de systèmes interactifs et dynamiques, qui prendrait en compte leurs divers environnements culturels et scientifiques. Des avancées ont été réalisées en ce sens : les chercheurs ont proposé d’élargir les conceptions traditionnelles du document d’archives et des métadonnées en fonction des environnements interactifs et dynamiques étudiés par le projet ; et des principes directeurs pour la production et la maintenance des documents d’archives ont été élaborés en vue d’apporter des réponses aux divers problèmes évoqués dans la littérature et observés dans les études de cas.
Enfin, l’équipe thématique 2 a engagé un projet pilote pour transformer les documents d’une des études de cas en documents d’archives fiables, exacts et authentiques du point de vue de leur conservation. Cette démarche s’est appuyée sur les enquêtes théoriques présentées plus haut, mais aussi sur la participation des membres de l’équipe à des ateliers de modélisation qui ont identifié les procédures, les entrées et les sorties des systèmes, les ressources ainsi que les contrôles existants sur la production des documents.
Ce rapport est une synthèse des résultats des travaux de l’équipe thématique 2. Chacune des trois sections ci-dessous est consacrée à un des domaines étudiés par le projet. Dans chaque section, l’analyse conceptuelle est confrontée aux analyses des études de cas et des études générales correspondantes. Les trois sections conclusives de ce rapport s’interrogent sur l’adéquation des outils élaborés par InterPARES 1 aux préoccupations de conservation des domaines étudiés, et jettent les bases de principes directeurs pour aider les producteurs à produire des documents d’archives dont l’authenticité puisse être préservée.
Dans l’ensemble, les résultats des travaux de l’équipe thématique 2 ne sont pas surprenants. Pour l’essentiel, les conceptions des producteurs sont conformes aux différentes significations des termes présents dans la littérature théorique de leur discipline [...]. Les artistes, les scientifiques et les agents de l’État ont des idées très différentes sur les documents qu’ils produisent et utilisent, sur ce qui doit être conservé et sur les caractéristiques qui sont essentielles ; des termes ayant un sens très précis pour la profession archivistique revêtent des significations très différentes, voire contradictoires, pour ces producteurs. La diversité observée par les chercheurs de l’équipe thématique 2 est à rapprocher de travaux récents qui insistent sur la nature construite du concept d’authenticité
Les chercheurs du thème 2 ont observé que les études de cas, bien que très diverses, révélaient de nombreux problèmes communs : obsolescence technologique, contrôle insuffisant des procédures de production, documentation insuffisante et incertitude quant aux objets numériques devant être sauvegardés. Ces problèmes ont en partie orienté l’ébauche de principes directeurs pour la création et la maintenance de documents numériques
Les chercheurs du thème 2 ont également conclu que les conditions de référence requises définies par InterPARES 1 étaient utiles pour évaluer la présomption d’authenticité des documents d’archives du producteur. En effet, de nombreux exemples ont été relevés de documents ne pouvant être conservés parce qu’il leur manque un des attributs essentiels identifiés par les conditions requises. Cependant, les chercheurs ont également conclu qu’il était difficile de les appliquer, ou même de les adapter, à la diversité des systèmes étudiés par le projet, et que, dans de nombreux cas, elles n’étaient pas suffisantes pour conserver le type d’authenticité souhaité par les producteurs. Les analyses conceptuelles et les expériences que relatent les études de cas apportent un éclairage précieux sur ces autres dimensions de la conservation.
À de nombreux égards, le domaine de l’administration constituait un terrain d’étude très familier des chercheurs d’InterPARES. De fait, la majorité des travaux portant sur la production, la maintenance et la conservation des documents d’archives numériques l’a été sur des documents de l’administration ou d’entités bureaucratiques similaires. InterPARES 2, cependant, a axé ses travaux sur les documents de systèmes interactifs, dynamiques et expérientiels, et en particulier sur les documents produits par ce qu’il est convenu d’appeler l’e-administration ou administration électronique – l’utilisation des technologies numériques pour rendre les services publics plus accessibles à leurs usagers. Ces services, généralement fournis en mode interactif via le Web, posent de nouveaux défis tant aux producteurs qu’aux services d’archives. Les contraintes particulières auxquelles sont soumis les producteurs de documents administratifs définissent un environnement différent de ceux étudiés par les deux autres équipes d’InterPARES 2. La liberté d’expression dont jouissent les producteurs de documents dans le domaine artistique, par exemple, ne caractérise en rien les lois et réglementations bureaucratiques qui encadrent l’administration électronique. Transparence et responsabilité y sont les mots d’ordre, les agents de l’État s’efforçant de garantir les droits des citoyens tout en préservant la capacité de démontrer qu’eux-mêmes ont loyalement accompli leur tâche dans l’intérêt général.
L’examen de la littérature sur les concepts d’authenticité, d’exactitude et de fiabilité dans l’administration électronique révèle que ces concepts sont rarement explorés en tant que tels. La plupart des articles consacrés à l’administration électronique s’intéressent aux modes de prestation des services concernés et à leur amélioration – comment utiliser le plus efficacement possible les technologies de l’information et de la communication pour répondre aux demandes des citoyens. Toute préoccupation relative à l’authenticité dans l’environnement électronique est générique, en ce sens qu’elle ne porte pas spécifiquement sur les documents produits par ces nouveaux types de systèmes électroniques. C’est compréhensible, dans la mesure où la cohérence des documents dans différents formats doit être la règle. Dans le même temps, il ne fait pas de doute que certaines préoccupations sont héritées de l’environnement papier. Des trois concepts étudiés par le thème 2, c’est celui d’authenticité qui a le plus retenu l’attention dans la sphère de l’administration.
Les principes directeurs pour les documents électroniques établis par le New York State Office for Technology (bureau pour la technologie de l’État de New York) dans le cadre de l’
Les archivistes sont pleinement conscients du peu de rigueur avec lequel le vocabulaire de leur discipline a été utilisé et le problème est particulièrement aigu en ce qui concerne les documents numériques
Les principes directeurs de l’État de New York comportent un glossaire, reconnaissant par là la nécessité de définir certains termes techniques utilisés dans le document, ainsi que les mots plus courants appelant une définition plus précise. « Authenticité » figure dans le glossaire, à la différence d’ « exactitude » et de « fiabilité ». La définition de l’authenticité, toutefois, est très restreinte : « [Elle] désigne les méthodes utilisées pour vérifier la source ou l’origine d’un document d’archives électronique. L’authenticité est étroitement liée au concept d’
Le fait que l’exactitude du contenu d’un document puisse être partie prenante de l’intégrité a de quoi surprendre, dans la mesure où l’exactitude du contenu n’est pas abordée dans les principes directeurs de l’ESRA. L’exactitude y est présentée comme un attribut des systèmes : « La fiabilité et l’exactitude des systèmes, des processus et des procédures utilisés pour produire, capturer et maintenir les documents d’archives électroniques sont essentielles pour établir leur authenticité et leur intégrité
La « fiabilité » est un autre concept qui semble être davantage une caractéristique des systèmes que des documents, comme le laisse entendre la citation ci-dessus sur le rôle central de la fiabilité et de l’exactitude des systèmes pour établir l’authenticité et l’intégrité des documents numériques. Cette idée est reprise ailleurs dans les principes directeurs de l’ESRA, où il est dit que « la fiabilité du matériel et des logiciels » a une influence sur « l’authenticité et l’intégrité des documents d’archives électroniques
Une discussion plus fructueuse peut être conduite sur le terme « authenticité » et celui d’« intégrité » qui lui est étroitement apparenté. La définition qu’en donne le glossaire de l’ESRA établit clairement un lien entre « authenticité » et « authentifier » (au sens d’établir l’authenticité de) lorsqu’elle indique que l’authenticité « désigne les méthodes utilisées pour vérifier la source ou l’origine d’un document d’archives électronique. » Les principes directeurs, quant à eux, relient presque systématiquement l’authenticité à l’intégrité ; les deux mots semblent même quasiment synonymes.
La préférence donnée au mot « intégrité » sur celui d’ « authenticité » est évidente dans l’th Cong., 2d session. H.R. 2458.ENR.
La terminologie et les définitions repérées dans des textes traitant des documents et des données numériques sur différents sites web américains révèlent un même degré d’imprécision dans l’utilisation de ces termes, bien que cantonnés à leur acception la plus courante. L’expression « digne de confiance » (
Les chercheurs d’InterPARES 2 ont conduit huit études de cas dans le domaine de l’administration. Les rapports des études de cas fournissent des informations complémentaires sur la manière dont les acteurs du domaine envisagent les concepts d’authenticité, de fiabilité et d’exactitude dans leurs propres systèmes électroniques. Ces rapports tendent à confirmer ce que l’analyse conceptuelle révèle de l’authenticité, de la fiabilité et de l’exactitude dans le domaine de l’administration électronique. Souvent, l’authenticité est soit présumée, sous réserve que les procédures requises aient été observées, soit liée aux méthodes d’authentification comme les infrastructures à clé publique. Si l’exactitude des informations est bien un sujet de préoccupation, elle porte essentiellement sur l’exactitude des données au moment de leur production ; au-delà, l’exactitude (comme l’authenticité) est présumée protégée par le contrôle des procédures.
L’une des contributions les plus intéressantes sur ces questions est l’étude de cas sur le Service en ligne des Impôts irlandais (ROS). Est présumée « l’authenticité des déclarations fiscales reçues, signées et soumises par les utilisateurs autorisés
Dans l’étude de cas portant sur le Système d’information géographique de la ville de Vancouver (VanMap, étude de cas n° 24), l’exactitude désigne souvent la « qualité des données ». Chacun a à cœur que les informations ajoutées à VanMap soient aussi exactes que possible avant d’être saisies. Cependant, les données émanant de sources externes, leur exactitude ne peut être garantie. Toutefois, l’équipe de VanMap garantit que l’information est aussi exacte qu’elle l’était lorsqu’elle a été entrée dans le système, et que « les données ne subissent pas de modification susceptible d’affecter leur exactitude et leur fiabilité
Une autre étude de cas porte sur le système de dépôt électronique mis en place à la Cour Suprême de Singapour (étude de cas n° 21). Ici, la « fiabilité » semble, de prime abord, concerner l’ensemble du système, car elle renvoie à la capacité du tribunal de traiter avec efficacité les dépôts des avocats et des plaignants et de suivre le nombre très élevé de dossiers hébergés dans le système. Mais les documents aussi sont considérés comme fiables, parce qu’ « ils sont produits et modifiés dans un environnement contrôlé, avec des droits d’accès attribués aux agents concernés en fonction des responsabilités attachées à leur charge
Dans cette étude de cas, l’exactitude désigne le fait de « fournir des informations exactes à partir des documents relatifs aux affaires
De toutes les études de cas portant sur l’administration, l’informatisation du livre foncier d’Alsace-Moselle est sans doute celle où transparaît la sensibilité technologique la plus sophistiquée aux questions d’exactitude, d’authenticité et de fiabilité. Un système rigoureux était en place depuis plus d’un siècle pour fournir des « informations exactes, fiables et authentiques » via un système de registres [papier], à présent informatisés
Une approche un peu différente du concept d’exactitude se fait jour dans l’étude de cas sur les expositions virtuelles des Archives de l’Ontario
Ces conclusions sur l’authenticité, la fiabilité et l’exactitude tirées des études de cas d’InterPARES 2 dans le domaine de l’administration montrent que les acteurs sont conscients de l’importance de ces trois concepts. La fiabilité est celui qui est le plus négligé, et lorsqu’il est pris en compte, il semble être utilisé comme synonyme d’authenticité ou, à tout le moins, comme inextricablement lié à celle-ci. On considère que le contrôle des procédures et l’utilisation de dispositifs d’authentification protègent l’authenticité et la fiabilité. L’exactitude est parfois assimilée à la qualité des données, notion plus vague et qui n’apparaît pas dans l’examen de la littérature portant sur le domaine. Le processus bureaucratique contrôlé qui prévaut dans l’administration incite les acteurs à penser que la structure et les procédures contribueront à maintenir ces caractéristiques essentielles des documents d’archives de l’administration.
La nécessité de maintenir des documents authentiques et fiables n’est certes pas un concept nouveau pour les personnes en charge de la production et de la maintenance de documents de l’administration. Comme on peut le lire dans le guide élaboré par l’État du Minnesota,
[...]
Le périmètre des travaux d’InterPARES 1, à savoir les documents d’archives dans les systèmes administratifs et juridiques, a dicté l’orientation et le contenu des conditions de référence requises proposées à l’issue de cette première phase de recherche. Dans la mesure où ces documents sont produits dans le contexte de procédures définies et fonctionnent comme des documents papier, avec des formes documentaires définies, les conditions de référence reflètent les principes établis de longue date concernant l’authenticité des documents papier. Elles partent ainsi du principe que les actions enregistrées peuvent être classées en différents types et qu’à chaque type d’action est associée une forme documentaire. Qui plus est, dans la mesure où les travaux d’InterPARES 1 portaient sur l’évaluation et le maintien de l’authenticité des documents numériques sélectionnés en vue de leur conservation définitive, ils n’ont pas exploré la question de la production de documents numériques fiables ni celle du maintien de leur authenticité tant qu’ils sont considérés comme des archives courantes ou intermédiaires. Ces questions avaient fait l’objet d’une précédente étude, le « projet UBC
Dès lors, appliquer les résultats d’InterPARES 1 à des documents numériques interactifs et dynamiques, créés par des particuliers ou de petits groupes collaboratifs dans la sphère artistique et la sphère scientifique, ne va pas sans soulever des difficultés. Bien que nombre de ces documents puissent être qualifiés d’ « inactifs », au sens où ils ne sont plus utilisés par leurs producteurs, tous ne sont pas des documents d’archives et seul un nombre réduit d’entre eux (aucun dans les études de cas, il faut le souligner) a été sélectionné en vue d’une conservation sur le long terme par une institution archivistique. Cela tendrait à suggérer que les conclusions du projet UBC seraient plus pertinentes, mais les documents étudiés par InterPARES 2 diffèrent également de ceux présents dans des systèmes régis par la norme DoD. Par exemple, on ne sait pas très bien comment classer les actions révélées par les entités numériques créées en tant que composants d’œuvres d’art, dans la mesure où ces actions sont des étapes dans un processus de création qui peut varier considérablement d’une œuvre à l’autre et d’un artiste à l’autre. Il n’est pas facile non plus de déterminer si ces objets divers ont une forme documentaire constante qui pourrait être examinée afin de déterminer s’ils ont participé à la création d’une œuvre. Enfin, le projet UBC n’envisageait pas les problèmes spécifiques des systèmes interactifs et dynamiques. Nourrie des recherches d’InterPARES 2, la réflexion de Duranti et Thibodeau sur le concept de document d’archives aborde nombre de ces questions théoriques
On peut néanmoins avancer à l’appui de la pertinence des conclusions d’InterPARES 1 que même les producteurs les plus étrangers à la gestion d’archives manifestent une sensibilité aux problèmes d’authenticité dans la façon dont ils produisent et organisent leurs objets numériques. Par exemple, la condition de référence requise A.1 stipule que l’authenticité peut être présumée si certains attributs d’identification sont mentionnés et inextricablement liés à chaque document. En ce qui concerne les objets numériques ayant fait l’objet d’une analyse diplomatique par InterPARES 2, nombre de ces attributs sont au moins implicites, et souvent normalisés, comme dans les ensembles de données scientifiques notamment
Il faut également tenir compte du fait que, dans plusieurs études de cas InterPARES 2, les producteurs ont essayé de maintenir leurs documents et ont rencontré des difficultés. Dans la mesure où ces difficultés peuvent être attribuées au non respect des conditions requises proposées par le projet UBC et par InterPARES 1, celles-ci peuvent être considérées comme pertinentes. Par exemple, les chercheurs du thème 2 ont observé que différents problèmes de lien archivistique (le lien archivistique est un des attributs de l’identité du document d’archives dont la condition de référence requise A1 stipule qu’ils doivent être explicites et liés de manière inextricable à chaque document) peuvent affecter les objets numériques associés aux sites web. Dans certains cas, comme
Les systèmes dynamiques qui utilisent des informations émanant de sources volatiles ou instables sont, par nature, en contradiction avec les conditions de référence requises. Pour que leurs affichages puissent servir de documents d’archives documentant des actions, il faut que les données affichées soient fixes ou, à tout le moins, bornées et datées pour pouvoir être à nouveau affichées
Naturellement, anticiper les évolutions du contexte technologique, comme le demande la condition de référence requise A.4, est le problème le plus urgent pour la conservation de toutes sortes de systèmes numériques. Cet enjeu est au cœur des réflexions sur la conservation des documents numériques […]. Dans les études de cas d’InterPARES 2 portant sur des œuvres artistiques, comme
Ainsi, bien que les concepts utilisés par InterPARES 1 et le projet UBC ne soient pas entièrement satisfaisants pour les systèmes étudiés par InterPARES 2, les conditions de référence requises semblent pertinentes, parce que ne pas les suivre interdit la conservation et parce que les démarches de conservation comportent certaines des actions qu’elles suggèrent. Il apparaît qu’elles sont nécessaires, sinon peut-être suffisantes, ce qui appelle une exploration plus poussée de cette question.
[...]
Bien que les recherches bibliographiques de l’équipe thématique 2 aient mis à jour de nombreuses discussions théoriques sur les défis posés à l’authenticité et la fiabilité des objets numériques, elles ont également observé, comme cela a été noté lors de l’étude des pratiques d’archivage numérique des photographes qui interviennent dans les environnements artistiques, scientifiques et administratifs, que « la documentation des procédures pour produire et conserver sur le long terme [des documents d’archives] dans un environnement numérique est une pratique peu répandue
Au cours de l’élaboration des
- Ils doivent refléter les concepts et les pratiques de l’archivistique ; par exemple, distinguer les sauvegardes et les infrastructures de stockage ;
- Ils doivent aborder spécifiquement le cas des documents d’archives des systèmes interactifs et dynamiques. Par exemple, il n’est pas suffisant d’exiger simplement que les documents soient dans un format qui n’est pas propriétaire ou dont les spécifications sont librement accessibles, parce qu’il n’existe encore aucune norme de description librement accessible pour l’interactivité.
- Ils doivent éviter l’emploi des termes « authenticité » et « fiabilité », tout en indiquant précisément ce que sont les caractéristiques d’un document authentique et d’un document fiable. Le thème 2, en effet, a observé que ces termes, bien que précisément définis par l’archivistique, ont un sens différent pour différents producteurs et que, lorsqu’ils sont utilisés, ils sont souvent amalgamés ou confondus.
- Ils doivent être formulés dans un langage accessible à des producteurs aussi différents que des artistes, des scientifiques et des agents publics.
- Ils doivent refléter la conclusion selon laquelle, pour que des documents soient conservés, des informations et des processus qui permettront de vérifier dans le futur leur identité et leur intégrité doivent être incorporés dans leur production.
- Ils doivent être cohérents, autant que faire se peut, avec les principes directeurs publiés par les organisations professionnelles, les institutions de conservation et les organismes de normalisation.
- Ils doivent favoriser le respect des différences culturelles, de la liberté d’expression, de la liberté de recherche et du droit à la vie privée.
Les
InterPARES 2 a élaboré d’autres outils et documents pour faciliter et favoriser la production, la maintenance et la conservation sur le long terme de documents d’archives numériques authentiques. Le Metadata and Archival Description Registry and Analysis System
Méthodes d’évaluation et de conservation
Parmi le très large éventail de sujets de recherche abordés par la deuxième phase du projet InterPARES, l’évaluation et la conservation des documents sont considérées par beaucoup comme le cœur de la profession d’archiviste. L’évaluation est cette fonction clé par laquelle la décision de l’archiviste détermine quels documents primaires seront disponibles dans le futur pour soutenir des procédures légales, la recherche historique, la généalogie – questions d’identité, de culture, d’histoire et de droits.
Quant aux décisions de conservation, elles peuvent garantir la survie sur le long terme des documents sélectionnés ou, tout au contraire, les conserver d’une manière qui leur enlève toute crédibilité ou toute utilité futures ou encore les détruire par erreur ou omission, annulant ainsi les effets de l’évaluation.
En dépit de l’importance de l’évaluation et de la conservation pour les archivistes, le thème 3 semble avoir eu plus de difficultés que les autres à définir le périmètre de ses activités et à se fixer un plan de travail. La proposition de recherche initiale prévoyait que l’unité de recherche thématique 3 commencerait par travailler en s’appuyant sur deux outils élaborés par InterPARES 1. Dans un premier temps, elle devait fusionner le
Du point de vue de l’organisation de l’équipe, il s’est révélé difficile de faire travailler ensemble les modélisateurs aguerris qui avaient participé à InterPARES 1 et poursuivaient en fait un travail initié en 1999, et les nouvelles recrues d’InterPARES 2, dont beaucoup ne connaissaient pas grand chose aux activités archivistiques ni aux subtilités de la méthodologie de modélisation adoptée par le projet. Ce problème a été résolu en juin 2003, avec la constitution d’une unité de recherche distincte, l’équipe transversale Modélisation. La décision prise en février 2004 de créer un modèle supplémentaire reposant sur le concept de
Les chercheurs du thème 3 ont également renoncé à l’idée d’utiliser, comme cela avait été envisagé, les études de cas d’InterPARES 1 pour valider les modèles d’InterPARES 1 préalablement à toute activité de prototypage de système. Les modifications à apporter aux modèles d’origine d’InterPARES 1 pour créer le modèle de Chaîne archivistique (
En outre, alors que les études de cas d’InterPARES 2 étaient en cours de sélection, il est apparu que les études de cas d’InterPARES 1 ne pouvaient être utilisées pour engager, en attendant, les travaux du thème 3. Les environnements d’archivage envisagés pour les travaux d’InterPARES 2 étaient en effet totalement différents de ceux étudiés dans InterPARES 1, même pour la sphère de l’administration. Comme pour le groupe de modélisation, seul un nombre réduit de membres du thème 3 avait participé à InterPARES 1 et connaissait bien les études de cas antérieures. Il est rapidement apparu que la « mise à niveau » de l’équipe exigerait un travail considérable, tout en ne présentant que peu d’intérêt scientifique relativement aux systèmes dynamiques, interactifs et expérientiels étudiés par InterPARES 2.
Au moment où le rapport de mi-parcours était diffusé au printemps 2004
… les activités planifiées au départ pour les deux premières années de travail des équipes thématiques 1 et 3 ont été réaffectées à une nouvelle unité de recherche, l’équipe transversale Modélisation
Quant aux outils et documents que devait produire l’équipe - « prototypes de systèmes d’évaluation et de conservation, modèles d’activité, et principes directeurs à l’usage des services et organismes en charge de la conservation des documents sur long terme
Enfin, l’équipe thématique 3 s’est heurtée à une dernière difficulté. Malgré le nombre élevé de participants, le projet ne comptait qu’une poignée d’archivistes. Il y avait neuf groupes de travail
Au printemps 2005, alors que plusieurs études de cas et études générales étaient achevées et qu’il ne manquait plus au modèle de Chaîne archivistique que son document de présentation, les membres du thème 3 ont fini par admettre que, dans InterPARES 2 comme dans la vie, l’évaluation et la conservation viennent en dernier. L’heure était venue pour le thème 3 de commencer son travail.
La proposition de recherche d’InterPARES 2 contenait une description de la fonction d’évaluation, insistant sur les différences entre l’évaluation de documents d’archives numériques et l’évaluation de documents papier :
L’évaluation juge de la valeur continue des documents, mais elle rassemble également des preuves pour la présomption de leur authenticité et identifie les composants ou les objets numériques qui doivent être stockés et reproduits en vue de garantir la conservation de documents authentiques. L’évaluation détermine également la faisabilité de la conservation d’un ensemble donné de documents électroniques en fonction des capacités de conservation actuelles et futures du service d’archives compétent
Cette définition reflète les conclusions d’InterPARES 1, qui avaient mis en lumière la nécessité de repenser la méthodologie traditionnelle d’évaluation afin de prendre en compte les spécificités de l’environnement numérique, et ce, à trois égards.
Premièrement, étant donné la facilité avec laquelle les documents numériques peuvent être endommages ou modifiés, il est indispensable de documenter les preuves à l’appui de l’authenticité des documents. Avec les documents analogiques, l’authenticité est souvent présumée, en particulier lorsque les documents sont acquis directement auprès du producteur, puisque dans ce cas la provenance est connue et que la chaîne archivistique est ininterrompue du producteur à l’institution en charge de la conservation.
Deuxièmement, la définition ci-dessus insiste sur le concept de « composants numériques », les divers morceaux qui doivent être identifiés et préservés pour reproduire le document complet. Avec les documents analogiques, dans la grande majorité des cas, le contenu du document et sa structure ne peuvent être modifiés ou séparés du support – les différents composants du document sont inextricablement liés. De nombreuses informations sur le contexte de production du document peuvent également être intégrées à ce tout immuable, notamment en portant sur le document des numéros de dossiers ou des cotes, et par la présence ou l’absence de caractères de forme.
Il y a, enfin, le fait que des options de conservation complexes doivent désormais être évaluées et leur coût estimé avant qu’un service ou une institution de conservation ne puisse s’engager de manière réaliste à conserver des documents numériques sur le long terme. L’éventail des politiques de conservation numérique va bien au-delà de l’adoption de dossiers et de boîtes en carton neutre, même si l’évolution des documents analogiques n’est pas allée sans un cortège de formats de plus en plus difficiles à préserver – du papier acide aux négatifs et aux pellicules contenant des nitrates, en passant par le papier thermique pour fax et les bandes magnétiques audio.
En tant qu’unité de recherche en charge d’explorer les méthodes d’évaluation et de conservation des documents d’archives numériques, il a été demandé à l’équipe du thème 3 d’évaluer si les concepts développés par l’équipe Évaluation et par l’équipe Conservation d’InterPARES 1 pouvaient être pertinents pour les environnements numériques étudiés par InterPARES 2. Ces environnements dynamiques, interactifs et/ou expérientiels sont en effet susceptibles de produire des documents sans équivalent évident dans l’univers papier.
Le rapport final de l’équipe Évaluation d’InterPARES 1 avançait un certain nombre de suggestions concernant la pratique de l’évaluation en environnement numérique
- Il est préférable de conduire l’évaluation des documents numériques lorsque ceux-ci sont toujours utilisés par leur producteur. L’évaluation des documents numériques au cours des premières phases de leur cycle de vie permet à l’archiviste de disposer d’informations plus complètes sur le rôle opérationnel des documents dans l’organisation du producteur et fournit des informations techniques sur la façon dont l’application crée et maintient les archives courantes et intermédiaires. On est en droit d’espérer que l’identification précoce des documents présentant une valeur archivistique améliorera leurs chances de ne pas être détruits de manière accidentelle ou de ne pas sombrer dans une obsolescence technologique irrémédiable.
- La nature du support des documents a une incidence sur le processus d’évaluation mais non sur l’évaluation en tant que telle. L’identification formelle d’indicateurs d’authenticité
Voir Authenticity Task Force (2002). « Appendix 2 : Requirements for Assessing and Maintaining the Authenticity of Electronic Records », ibid., 204-219. Une version électronique est disponible à l’adresse suivante : http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_app02.pdf. , l’évaluation des politiques de conservation et le contrôle régulier des résultats de l’évaluation constituent de nouvelles tâches ou des tâches élargies du processus d’évaluation. - Effectuer un suivi de la décision découlant de l’évaluation pour confirmer la valeur archivistique des documents sélectionnés est indispensable dans l’environnement numérique. L’idée que les décisions de conservation doivent être réexaminées à intervalles réguliers se justifie d’autant plus lorsque les évaluations sont conduites, comme suggéré plus haut, très en amont du versement des archives définitives à l’institution de conservation compétente, et aussi pour suivre le rythme du changement technologique.
- Les informations réunies au cours de l’évaluation doivent être « empaquetées » et transmises pour aider au suivi, au versement, au traitement, à la description, à la conservation et à l’exploitation future des documents. L’automatisation de tous les aspects du travail archivistique, y compris l’évaluation, facilitera grandement cette réutilisation continue, dans des phases ultérieures, d’informations réunies au cours du processus d’évaluation.
S’appuyant sur une méthodologie similaire, l’équipe Conservation d’InterPARES 1 présentait les conclusions suivantes dans son rapport final
- Il n’est pas possible de conserver un document numérique : seule la capacité de le reproduire peut être conservée. À l’instar des conclusions relatives à l’évaluation, ce constat souligne l’importance de la notion de « composants » dès lors qu’il est question de documents numériques. Cette notion n’est pas absente des technologies analogiques – on pense par exemple au négatif et au tirage en photographie, ou au négatif et à l’image positive, la bande sonore optique et/ou magnétique, la copie composite et les chutes dans le domaine de l’image animée. Avec les documents numériques, ce système de composants acquiert une complexité inédite, qui exige d’être particulièrement attentif aux multiples dépendances pouvant être occasionnées par le matériel, les systèmes d’exploitation et les logiciels.
- Les composants intellectuels et physiques des documents numériques ne coïncident pas nécessairement ; un composant numérique est distinct d’un élément de forme. Par exemple, le contenu d’un document peut comporter à la fois du texte contenu dans un fichier de traitement de texte et un tableau produit par un tableur. Techniquement, le fichier peut ne contenir qu’un lien vers le fichier du tableau, dont l’affichage peut lui-même dépendre du tableur plutôt que du logiciel de traitement de texte.
- Moyen privilégié de protéger et d’évaluer l’authenticité des documents sur le long terme, le processus d’évaluation doit être précisément documenté. Dans la mesure où le processus de conservation débute avec la production des documents, la responsabilité de cette documentation revient tant au producteur qu’au service en charge de leur conservation. Par le passé, la stabilité de la plupart des formes de documents analogiques permettait souvent au producteur de se désintéresser du sort de ses documents jusqu’au versement des archives définitives au service ou à l’institution en charge de leur conservation.
Lorsque les chercheurs d’InterPARES 2 ont élaboré les différentes méthodes de recherche qui seraient utilisées pendant le projet, l’idée était de déterminer si les études de cas, les travaux de modélisation ou les enquêtes d’InterPARES 2 révéleraient des théories ou des pratiques en décalage avec les recommandations d’InterPARES 1. Dans l’ensemble, les conclusions d’InterPARES 1, établies à partir de l’étude de grandes bases de données et d’applications de gestion des documents, n’étaient pas en rupture avec les connaissances et les pratiques archivistiques existantes. Il est apparu que ces bases de données et ces applications produisaient, pour l’essentiel, des représentations numériques de types de documents établis de longue date dans les environnements d’archivage papier, comme les dossiers et les documents textuels. L’étude de formes plus novatrices de documents numériques par les chercheurs d’InterPARES 2 suggérerait-elle la nécessité de nouveaux critères d’évaluation, ou l’ajout d’étapes aux pratiques d’évaluation actuelles, ou encore l’élaboration de nouvelles politiques ou pratiques de conservation ?
On trouvera ci-dessous la liste des chercheurs et des assistants de recherche ayant participé à l’équipe thématique 3 au cours du projet
Yvette Hackett et Sally Hubbard, Juin 2005 – Déc. 2006 (Co-présidentes)
Hans Hofman et Sally Hubbard, Fév. 2004 - Juin 2005 (Co-présidents)
Kenneth Thibodeau, Janvier 2002 – Déc. 2003 (Président)
Howard Besser, New York University, États-Unis, Groupe de travail 3.1
Ann Butler, New York University, États-Unis, Groupe de travail 3.1
Kevin Glick, Yale University, États-Unis, Groupe de travail 3.2
Elaine Goh, National Archives of Singapore, Groupe de travail 3.3
Yvette Hackett, Library and Archives Canada, Groupe de travail 3.1
Babak Hamidzadeh, Library of Congress, États-Unis, Groupe de travail 3.2
P.C. Hariharan, Systems Engineering & Security, Inc., États-Unis, Groupe de travail 3.2
Ken Hawkins, National Archives and Records Administration, États-Unis, Groupe de travail 3.3
Hans Hofman, Archives nationales des Pays-Bas, Groupe de travail 3.3
Sally Hubbard, Getty Institute, États-Unis, Groupe de travail 3.1
Mary Ide, WGBH, États-Unis, Groupe de travail 3.1
Randal Luckow, Turner Broadcasting, États-Unis, Groupe de travail 3.1
Richard Marciano, San Diego Supercomputer Center, États-Unis, Groupe de travail 3.3
Evelyn McLellan, Insurance Corporation of British Columbia, Canada, Groupe de travail 3.3
Reagan Moore, San Diego Supercomputer Center, États-Unis, Groupe de travail 3.2
Isabella Orefice, Associazione Nazionale Archivistica Italiana, Groupe de travail 3.1
Jim Suderman, Archives of Ontario, Canada, Groupe de travail 3.3
Kenneth Thibodeau, National Archives and Records Administration, États-Unis, Groupe de travail 3.3
James Turner, Université de Montréal, Canada, Groupe de travail 3.1
Tom Anderson, The University of British Columbia, Canada
Patsy Baudoin, Simmons College, États-Unis
Carolyn Casenas, The University of British Columbia, Canada
Natalie Catto, The University of British Columbia, Canada
Alan Doyle, The University of British Columbia, Canada
Adam Farrell, The University of British Columbia, Canada
Fiorella Foscarini, The University of British Columbia, Canada
Peggy Heger, The University of British Columbia, Canada
Tracey Krause, The University of British Columbia, Canada
Karen Langley, The University of British Columbia, Canada
Catherine Miller, The University of British Columbia, Canada
Luke Meagher, The University of British Columbia, Canada
Jennifer Meehan, The University of British Columbia, Canada
Shaunna Moore, The University of British Columbia, Canada
Elisheba Muturi, The University of British Columbia, Canada
Carolyn Petrie, The University of British Columbia, Canada
Brian Trembath, The University of British Columbia, Canada
Sherry Xie, The University of British Columbia, Canada
Les quatre questions de recherche auxquelles il était prévu que réponde le thème 3 étaient définies comme suit dans la proposition de recherche initiale :
- 1. Les concepts, méthodes et modèles d’évaluation élaborés par InterPARES 1 pour les documents administratifs et juridiques produits dans des bases de données et des systèmes de gestion des documents s’appliquent-ils à l’évaluation des documents d’activités artistiques, scientifiques et administratives résultant de l’utilisation des technologies examinées par InterPARES 2 ?
- 2. Les concepts, méthodes et modèles de conservation élaborés par InterPARES 1 pour les documents administratifs et juridiques produits dans des bases de données et des systèmes de gestion des documents s’appliquent-ils à la conservation des documents d’activités artistiques, scientifiques et administratives résultant de l’utilisation des technologies examinées par InterPARES 2 ?
- 3. Quels paradigmes de conservation peuvent être appliqués à toutes les activités et toutes les technologies ? Quels paradigmes de conservation sont requis pour les types particuliers de documents résultant de chaque activité ?
- 4. Quelles métadonnées sont nécessaires pour soutenir l’évaluation et la conservation de documents numériques authentiques résultant de chaque activité ?
Comme cela a déjà été indiqué, les analyses envisagées pour la question 1 et la question 2 ont été transférées à l’équipe transversale Modélisation. Toutefois, il demeurait dans les attributions des chercheurs de l’équipe thématique 3 d’identifier toute modification des activités d’évaluation et/ou de conservation qui pourrait être nécessaire dans les environnements explorés par les études de cas d’InterPARES 2, par rapport aux environnements bureaucratiques plus traditionnels ciblés par InterPARES 1. Il convenait en particulier de déterminer si les procédures d’évaluation ou de conservation devraient faire l’objet d’ajustements ou d’évolutions afin de prendre en charge les technologies numériques, par-delà ceux déjà identifiés par InterPARES 1.
Le changement de paradigme observé lors des recherches d’InterPARES 1 s’est traduit par une évolution du vocabulaire de la conservation numérique, le concept de conservation du « document d’archives » cédant la place à la reconnaissance de l’importance de l’identification et de la conservation des « composants numériques » et de leurs relations. Il était particulièrement important de déterminer si l’utilisation de systèmes interactifs, expérientiels ou dynamiques exigerait une évolution du même ordre de la façon dont les archivistes envisagent leur métier.
Enfin, on a jugé que la réponse à la quatrième question découlerait naturellement de l’examen des études de cas par les archivistes. Si ces derniers se trouvaient dans l’impossibilité d’évaluer les documents des études de cas ou de définir une politique de conservation adaptée, cela tendrait à indiquer que les métadonnées étaient insuffisantes et, partant, qu’il convenait de définir le type de métadonnées requises.
[...]
L’analyse des études de cas et des études générales indique que les producteurs sont encore trop nombreux à négliger la conservation sur le long terme de leurs fichiers numériques, qu’il s’agisse de documents statiques, dynamiques, probants, expérientiels, interactifs ou patrimoniaux. Du fait de la diversité et de l’ampleur des études de cas et des études générales, tous les types d’approches et d’attitudes ou presque ont été observés au moins une fois. Cependant, on peut établir certaines distinctions entre d’une part les particuliers et les petites organisations, et d’autre part les grandes entreprises et les organismes et services publics. Les études de cas d’InterPARES 2 conduites dans la sphère de l’administration ont débouché sur des conclusions similaires à celles d’InterPARES 1, révélant chez les acteurs du domaine une sensibilisation et une connaissance des bonnes pratiques de production et de maintenance des documents d’archives, papier ou électroniques, bien supérieures à celles observées dans les autres domaines. À la différence des particuliers et des petites organisations, les grandes institutions disposent aussi généralement de systèmes d’archivage papier, vers lesquels elles peuvent se tourner pour identifier l’exemplaire papier faisant autorité et l’intégrer au système de gestion des documents analogiques. Les sites web, toutefois, échappent à cette pratique ; petites et grandes organisations les traitent souvent comme des objets éphémères, en ce sens qu’aucune mesure ou presque n’est prise pour en conserver des versions fixes ; cela étant, un certain nombre d’organisations considèrent les sites web soit comme un « système d’archivage
En ce qui concerne les individus et les petites organisations, les pratiques de conservation sont inexistantes ou presque, de même que toute politique de maintenance, ne serait-ce qu’élémentaire
Ces copies redondantes étaient également, dans certains cas, stockées sur des sites distants. L’exemple le plus complet de cette démarche est l’étude de cas consacrée au Système de dépôt électronique (EFS) de la Cour suprême de Singapour, dont le rapport indique :
Il y a deux sauvegardes des données, l’une quotidienne, l’autre hebdomadaire. Elles sont conservées sur un site distant afin de garantir la restauration complète des données en cas de défaillance du système. Par exemple, chaque fois qu’un document est versé par un cabinet juridique, les documents sont stockés sur trois disques. Le premier disque réside de façon permanente dans le juke-box pour faciliter l’accès en ligne aux informations. Le deuxième disque est transféré sur un site de stockage distant en fin de semaine et le troisième disque est déplacé sur un site distant lorsqu’il est plein
Goh, « Case Study21 Final Report », op. cit. Voir aussi Ballaux, « Case Study 26 Final Report », op. cit., pour un exemple de l’utilisation des procédures de sauvegarde sur site distant par un producteur dans la sphère scientifique. .
Dans certains cas, les copies redondantes étaient conservées au domicile du producteur et à son bureau
Certaines études de cas et études générales ont également confirmé ce que les chercheurs du thème 3 savaient déjà par expérience. La plupart des producteurs ne vont pas au-delà d’une maîtrise et d’une utilisation rudimentaires des technologies qu’ils doivent utiliser. Peu d’utilisateurs deviennent experts ou apprennent à évaluer les implications des choix de configuration, des additifs développés par des tierces parties, ou des fonctionnalités pertinentes dans l’environnement informatique qu’ils ont choisi
Les chercheurs du thème 3 ont noté que, dans le domaine artistique tout particulièrement, le matériel, et notamment les périphériques, peut jouer un rôle essentiel dans la reproduction exacte et authentique d’une œuvre d’art
Les chercheurs ont également noté que plusieurs producteurs se désintéressent purement et simplement de la conservation de leurs documents, pour diverses raisons. Dans certains cas, les producteurs (en particulier dans la sphère artistique mais également dans la sphère scientifique) ont indiqué qu’il serait plus facile et moins coûteux de recréer plus tard certains types de contenus sous forme numérique que d’essayer de garder et de convertir ou de fournir une plate-forme d’émulation pour des documents très spécialisés. C’est ce qu’illustre le passage ci-dessous, tiré de l’étude de cas n° 9(3) (Studio de films publicitaires) du domaine artistique :
Dans la mesure où des changements importants de matériel et de logiciels sont généralement intervenus depuis que l’œuvre d’art a été créée, il est jugé plus économique dans l’environnement étudié de recréer l’œuvre si on doit la réutiliser, que de se lancer dans une démarche de migration ou de mise à niveau pour le cas où on serait amené à la réutiliser. Cette approche permet de limiter le temps, l’énergie et les moyens financiers consacrés à la conservation des objets numériques sur le long terme et d’éviter d’avoir à mettre en place des politiques de conservation qui répondent aux problèmes d’obsolescence du matériel et des logiciels
Turner et al., « Case Study 09 (3) Final Report », op. cit., 4. .
Ce point de vue fait écho à celui du producteur de l’étude de cas scientifique n° 14 (Documents archéologiques dans des systèmes d’information géographiques) qui, en réponse à une question sur les fichiers intermédiaires (par exemple, les algorithmes de coût surface) qu’il crée et leurs relations avec ses travaux sur le SIG, a indiqué :
Je n’accorde sans doute pas beaucoup de valeur à la plupart de ces documents intermédiaires, parce qu’ils sont faciles à recréer... Chaque fois que j’essaye d’apprendre à quelqu’un les rudiments du SIG, les gens me disent, voilà les données dont je dispose et voilà ce que je veux obtenir. Et la première [chose] que je leur [dis] toujours est que s’ils posent la question à dix personnes qui travaillent sur le SIG, ils obtiendront dix réponses différentes. Et comme chacune de ces façons de procéder produira des fichiers intermédiaires différents, il me semble que pour la plupart ils n’ont guère de valeur. Comme je l’ai dit, ils sont faciles à reproduire. Si je le veux, je peux toujours faire un autre fichier, si j’en perdais un ou s’il y avait un problème
Pearce-Moses et al., « Case Study 14 Final Report », op. cit., 31. .
Dans d’autres cas, certains artistes ne souhaitent pas que leur travail soit conservé sur le long terme si cela risque de compromettre certaines caractéristiques qu’ils considèrent comme fondamentales pour l’essence de leurs œuvres, ainsi du caractère éphémère et mouvant d’œuvres qui changent chaque fois qu’elles sont reproduites. C’est ce qu’illustre l’étude de cas n° 15
Ces observations ont conduit les chercheurs d’InterPARES à continuer à explorer et affiner la distinction entre les documents numériques qui sont des œuvres ou
accomplissent leur finalité sous la forme numérique dans laquelle ils ont été stockés et, inversement, ne peuvent atteindre cet effet s’ils sont convertis dans un format lisible par l’être humain. En outre, tant qu’ils sont actifs, les documents instrumentaux doivent être maintenus dans les systèmes où ils ont été produits – ou dans des systèmes dotés de fonctionnalités identiques. Autrement, ils ne produiraient pas ou ne faciliteraient pas les interactions, expériences, performances ou autres processus qu’ils étaient destinés à générer
Duranti et Thibodeau, « Le concept de document d’archives », op. cit. Comme Duranti et Thibodeau le précisent, « on peut citer comme exemples de documents instrumentaux les correctifs logiciels qui permettent à un instrument de musique d’interagir avec un ordinateur, les logiciels des sites de marketing qui interprètent les données relatives aux actions du visiteur sur le site afin de déterminer quels éléments de contenu devront lui être présentés lors de sa prochaine visite, et les agents logiciels qui permettent à des applications métier en interaction d’exécuter des transactions de manière indépendante. » (Ibid., 59). .
D’autres producteurs encore estiment qu’ils peuvent attendre pour prendre des mesures de conservation – ou s’en dispenser purement et simplement – parce qu’ils sont convaincus que l’industrie informatique sortira de son chapeau la solution requise, lorsqu’ils en auront besoin. « Faire confiance au fournisseur » est une stratégie qui peut fonctionner lorsqu’une technologie a été largement adoptée et qu’il existe sur le marché un produit équivalent vers lequel les clients pourraient se tourner. N’oublions pas pour autant que d’innombrables supports ont été abandonnés par les fabricants depuis les cartouches 8 pistes, quand bien même des milliers de consommateurs se voyaient contraints de migrer toutes leurs collections de musique ou de vidéo sur une nouvelle technologie.
Cette confiance en son prestataire, ou en l’industrie informatique en général, semble également être ce qui motive l’adoption de la technologie de la signature numérique en dépit des interrogations qui pèsent sur la pérennité de cette solution d’authenticité
a l’obligation légale d’assurer la communication dans le temps des données du livre foncier et de garantir leur valeur probante, conformément à l’article 1316-1 du Code civil, quelles que soient les évolutions technologiques, [pourtant] [elle] n’a pas envisagé le problème de la maintenance des objets numériques, sauf via les mécanismes proposés par les fournisseurs du système au moment de la mise à niveau du système de gestion de la base de données. En outre, n’a pas été envisagé non plus le problème de la maintenance de la valeur probante des signatures numériques au fil de l’évolution technologique
Jean-François Blanchette, Françoise Banat-Berger et Geneviève Shepherd (2004). « InterPARES Project – Case Study 18 Final Report : Computerization of Alsace-Moselle’s Land Registry », 27. Voir http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs18_final_report.pdf. Voir également, pour la version en français : http://www.cairn.info/revue-document-numerique-2004-2-page-63.htm. .
D’autres producteurs encore se disent capables de « surveiller eux-mêmes » l’évolution des technologies et des normes influant sur la conservation des documents d’archives sur le long terme, et d’adapter leurs systèmes et leurs pratiques de conservation en conséquence, au rythme des évolutions technologiques. L’étude de cas sur le Système de dépôt en ligne de la Cour suprême de Singapour en offre une excellente illustration. Le producteur (la Cour suprême de Singapour) décrit sa démarche actuelle de conservation comme une tentative d’ « anticiper les nouvelles normes/technologies avant que la technologie en place ne devienne totalement obsolète », afin de se donner « suffisamment de temps pour migrer vers les nouvelles normes/technologies sans perdre de données
Les chercheurs du thème 3 ont observé que les technologies adoptées par les innovateurs, indépendamment de leur domaine d’activité, étaient propriétaires
Beaucoup de scientifiques considèrent la publication d’un article dans une revue comme un moyen de conservation, plutôt que d’essayer de préserver les antécédents numériques ayant conduit à l’article publié. Ce point de vue a été exprimé par beaucoup de participants de l’étude générale sur les pratiques d’archivage électronique des archéologues utilisant un SIG lorsqu’il leur a été demandé quels étaient selon eux les éléments ou les résultats les plus importants de leurs projets de SIG à conserver à des fins d’utilisation ou de consultation ultérieures, et pourquoi. Comme l’indique le rapport final de l’étude, « pour de nombreux participants, la seule publication constitue une conservation sur le long terme suffisante de leurs travaux
En se concentrant sur la conservation des rapports finaux (et des types associés de documents, comme les articles publiés), au détriment d’une documentation plus complète des projets en cours, les archéologues courent le risque de ne pas conserver les types de documents qui permettront que les objectifs clés de la conservation, identifiés par les participants à l’enquête eux-mêmes, - à savoir, réutilisation, vérification, reproduction et justification des projets/données – soient effectivement atteints
Ibid., 91. .
Cette attitude n’est pas étrangère aux employés de l’administration qui privilégient parfois la conservation d’une étude, au détriment des données et recherches l’ayant nourrie. C’est notoirement insuffisant, dans la mesure où la perte de données dans une forme manipulable interdit de vérifier les résultats, est un obstacle à la duplication éventuelle de l’expérience de collecte des données et ampute les séries chronologiques d’une partie de leurs données. En outre, l’argument « publication » a perdu une grande part de sa pertinence avec le passage aux revues et aux rapports électroniques, puisqu’il est clair que la publication, même sous forme numérique, ne peut se substituer aux données originales. La nouvelle plate-forme numérique pour la conservation des revues électroniques a créé un environnement où les données associées peuvent tout à fait être préservées, si on le souhaite, et être rattachées à la publication.
Plusieurs entretiens conduits lors des études de cas montrent que, pour de nombreux producteurs d’objets numériques, « les mettre sur le Web » est un moyen d’assurer leur survie sur le long terme – comme on plaçait hier sa confiance dans la publication papier. Un point de vue pour le moins sujet à caution quand on sait qu’aucune organisation n’essaye même de conserver l’intégralité du Web et les millions de changements apportés toutes les secondes à son contenu
Autre variation sur le même thème, la pratique qui consiste à transférer
Un autre motif couramment invoqué pour ne rien faire est le coût de la conservation. Mais ces prétendues préoccupations dissimulent en fait souvent en partie, particulièrement dans les organisations, un manque de volonté à apporter des réponses au problème de la conservation et une réticence à permettre aux individus qui s’en préoccupent d’accéder aux moyens de conservation. De nombreux scientifiques, en particulier, ont dénoncé le manque flagrant d’entrepôts adaptés à la conservation des données scientifiques. Par exemple, comme cela a été déjà été mentionné, de nombreux participants de l’étude générale sur les pratiques d’archivage électronique des archéologues utilisant un SIG ont laissé libre cours à leur frustration (et parfois, comme l’indique le rapport, à leur désespoir) quant au manque récurrent d’entrepôts appropriés à la conservation sur le long terme des données et documents archéologiques
Cette situation explique les efforts déployés par le producteur dans l’étude de cas sur l’Atlas de l’Antarctique, qui travaille avec la bibliothèque de Carleton University « pour essayer d’archiver le CAA [Atlas de l’Antarctique], tel qu’il existe à la fin du projet, conformément aux exigences du SSHRC [Social Sciences and Humanities Research Council of Canada], » car « pour l’instant, aucune institution n’est en mesure d’archiver les données et les résultats des projets soutenus par le SSHRC
Toujours dans le même ordre d’idées, il arrive que la numérisation soit considérée comme une solution de conservation. Ce point de vue est généralement le fait de producteurs qui : (a) ont un problème matériel d’espace de stockage, (b) ont du mal à trouver certains éléments parmi leurs documents analogiques, (c) se sentent obligés (et y sont parfois tenus par la loi) d’accéder à la demande du public pour un accès électronique distant aux documents d’archives et autres ressources numériques
Pour ce qui est de l’authenticité, la plupart des producteurs de documents ne voient guère de nécessité à prendre des mesures pour la protéger dans l’environnement numérique. Différentes raisons sont avancées dans les études de cas portant sur des individus et de petits groupes, parmi lesquelles : le manque de valeur monétaire de l’objet
En revanche, dans les organisations, le point de vue le plus répandu parmi les personnes interrogées était que quelqu’un était sans doute chargé de la mise en place de mesures garantissant l’authenticité et la conservation des documents – ce qui était vrai dans certaines études de cas et pas dans d’autres. Comme cela a été indiqué plus haut, certaines organisations continuent à utiliser des systèmes d’archivage papier, en particulier dans les environnements où des questions juridiques liées la valeur probante des documents – en particulier en relation avec les droits de propriété intellectuelle – risquent de se faire jour à une date ultérieure
InterPARES 1 avait souligné l’importance de tenir à jour les métadonnées pour tout ce qui concerne la protection de l’identité et de l’intégrité des documents d’archives, par exemple les questions de propriété intellectuelle et de copyright. Cette conclusion a été réaffirmée avec force par InterPARES 2
La politique de conservation la plus prometteuse et la plus avant-gardiste rencontrée par les chercheurs du thème 3 est sans doute celle mise en œuvre dans l’étude de cas scientifique n° 8 (NASA). Ici, le producteur affirme avoir mis en place des procédures de conservation permettant la
Les études de cas d’InterPARES 2 montrent que les difficultés auxquelles se heurtent traditionnellement les services d’archives pour évaluer les documents se posent avec plus d’acuité dans l’environnement étudié. Absence de métadonnées, modes de classement particuliers et éparpillement des documents n’en sont que quelques exemples. Plus étonnant, sans doute, est le constat que les documents numériques, et en particulier les documents non textuels, demeurent dans certains cas très dépendants du matériel informatique, une situation de plus en plus rare dans les environnements d’archivage des documents textuels des organismes publics et des entreprises étudiés par InterPARES 1. Certaines études de cas ont également révélé l’absence de critères de sélection des documents en vue de leur conservation ; mais la définition de ces critères ne fait pas partie des fonctions du service d’archives touchées par la technologie numérique, si l’on excepte l’importance nouvelle de la fonctionnalité pour certains types de documents numériques, comme ceux contenus dans des applications de bases de données.
Les études de cas d’InterPARES 1 avaient également clairement démontré la nécessité d’indiquer, au cours de l’évaluation, si les systèmes considérés contenaient ou pouvaient produire des documents d’archives. Le fait demeure pour les applications interactives, expérientielles et dynamiques étudiées par InterPARES 2, bien que le processus puisse s’avérer plus complexe étant donné le nombre élevé de composants et la complexité croissante de leurs relations.
L’exploration d’exemples interactifs, dynamiques et expérientiels dans le cadre d’InterPARES 2 a considérablement enrichi la réflexion sur la nature des documents d’archives numériques issue d’InterPARES 1. Les implications des résultats des études de cas d’InterPARES 2 pour la définition du document d’archives font l’objet d’une étude approfondie dans l’article
Les études de cas d’InterPARES 2 dans le domaine artistique et le domaine scientifique (en particulier la fabrication) ont identifié des
Les documents d’archives numériques sont composés d’un ou plusieurs objets, que les chercheurs d’InterPARES 1 ont appelé des « composants numériques
L’analyse des études de cas d’InterPARES 2 a montré qu’à un document numérique stocké ne correspond pas systématiquement un document numérique représenté. Un document numérique stocké (ou l’un quelconque de ses composants) peut être utilisé avec – ou, comme dans le cas des documents instrumentaux, peut même contrôler – les saisies et les interactions de l’utilisateur et des données variables d’autres sources pour produire des représentations variables qui ne peuvent être des documents d’archives précisément parce que leur contenu et/ou leur forme ne sont pas fixes. En conséquence, un document d’archives numérique stocké est considéré comme un document d’archives parce qu’il satisfait à la définition du document d’archives, qu’il participe ou non à la production d’autres documents ou qu’il fournisse ou non un moyen de reproduire un document d’archives numérique représenté.
InterPARES 2 a simplifié la définition du « composant numérique » qu’avait retenue InterPARES 1, la rendant à la fois moins ambiguë et plus facile à utiliser : « Agrégation de données encodées sous forme numérique composée d’un ou plusieurs trains de bits, y compris les métadonnées nécessaires pour ordonner, structurer ou représenter son contenu et sa forme, requérant une action de conservation précise
InterPARES 2 a également proposé d’élargir la typologie des documents d’archives (dispositif, probant, à l’appui ou narratif). Le nouveau type, le
Dès lors, il convient de clarifier les conclusions d’InterPARES 1. Comme cela déjà été évoqué, le composant numérique, ou le jeu de composants numériques, utilisé pour reproduire une copie authentique d’un document lisible par l’être humain peut lui-même être un document d’archives ; à savoir, un document d’archives numérique stocké. Cependant, il est important de comprendre qu’un document d’archives numérique stocké ne peut être utilisé pour la finalité pour laquelle le document numérique représenté est reproduit. En effet, une étape au moins le sépare de cet état. De nombreuses étapes peuvent être requises pour traiter les composants numériques en vue de générer le document numérique représenté dans la forme lisible par l’être humain. En conséquence, on peut dire que la finalité du document d’archives numérique stocké n’est pas de remplir la finalité à l’appui, narrative ou de dispositif du document d’archives (lisible par l’être humain), mais de rendre possible la production de copies authentiques de ce document. Pour valide qu’elle soit, cette conception des choses semble par trop restrictive. Quand, par exemple, un étudiant s’inscrit en ligne à un cours, en supposant que le système d’inscription de l’université soit un système d’archivage digne de confiance, les données du dossier d’inscription de l’étudiant qui est créé à partir de cette transaction – et qui est conservé dans le système d’archivage comme document numérique stocké – peuvent être utilisées, en combinaison avec d’autres données comparables extraites des documents numériques d’inscription stockés d’autres étudiants, pour produire un nouveau document – une liste de participants – sans passer par l’étape intermédiaire de reproduction des dossiers d’inscription individuels dans une forme lisible par l’être humain (autrement dit, les documents représentés) ou même de reproduction des documents numériques représentés des inscriptions individuelles pour être utilisées par le système informatique d’inscription. Il suffit d’extraire les éléments de données pertinents (le cours et le niveau) des documents numériques stockés correspondants (le document d’inscription de chaque étudiant) pour produire la liste de participants. Lorsqu’elles sont utilisées de cette manière, les versions numériques
Les études de cas ont ainsi mis en lumière l’existence de plusieurs nouveaux types de documents, certains ayant leur équivalent dans l’univers analogique et d’autres ne pouvant exister que dans un environnement numérique. Ces documents numériques sont produits dans des systèmes de documents avec des groupes de plus en plus complexes de composants numériques, multipliant le nombre de relations qui doivent être identifiées, décrites, gérées et conservées. Certains systèmes ne peuvent afficher leurs documents numériques stockés dans une forme lisible par l’être humain. Il y a aussi des systèmes qui peuvent afficher le contenu d’un document numérique représenté dans plusieurs formes documentaires (comme les données de tableur), bien que chaque forme disponible soit en fait fixe et stable. Il y a des systèmes où les documents non lisibles par l’être humain participeront à la production d’un contenu numérique qui ne sera jamais fixé et, par conséquent, n’est pas un document d’archives. Et il y a des systèmes qui semblent produire du contenu variable, alors qu’une analyse plus minutieuse confirme que ce contenu apparemment mouvant est borné par des règles fixes et est donc, de fait, fixe et stable. Appelé « variabilité limitée » dans le domaine des sciences de l’information, ce concept désigne un environnement où « les changements de la forme et/ou du contenu d’un document d’archives numérique... sont limités et contrôlés par des règles fixes [et un ensemble stable de données de contenu, de données de forme et de données de composition], de sorte que la même recherche, requête ou interaction produit toujours le même résultat
En fait, à travers le concept de variabilité limitée, InterPARES 2 a élargi les circonstances dans lesquelles des variations de la forme et du contenu d’un document peuvent être considérées comme acceptables, par-delà les considérations élémentaires d’altérations involontaires, accidentelles ou fortuites de l’intégrité matérielle du document, pour prendre en compte les intentions du producteur concernant l’utilisation d’éléments de présentation variables des documents. Relativement aux variations de la forme documentaire, il est important d’admettre que :
Dans de nombreux documents interactifs, expérientiels et dynamiques, les auteurs ou les rédacteurs ont délibérément recours aux possibilités spécifiques offertes par la technologie numérique quant à la variabilité de la forme dans laquelle les informations sont présentées. Dans ce type de cas, la forme est « fixe » en ce sens que la conception autorise la variation de certains aspects de forme et pas d’autres. Les formes documentaires qui incluent des éléments variables ne contreviennent pas aux exigences de forme fixe, pas plus que des enregistrements audio ou vidéo analogiques, qui présentent des variations du son et de l’image dans le temps. Cette variabilité de la présentation voulue par l’auteur doit être considérée comme faisant partie des caractères externes de la forme documentaire... Avec les documents numériques, dès lors, la forme « fixe » désigne les aspects de forme que l’auteur ou le rédacteur veut ou peut contrôler
Duranti et Thibodeau, « Le concept de document d’archives », op. cit., 47-48. .
De la même manière, un producteur peut provoquer ce type de « variabilité limitée » intentionnelle dans le contenu d’un document sans affecter l’intégrité de celui-ci. Par exemple, comme c’est le cas de certains catalogues de vente en ligne, les environnements numériques interactifs donnent la possibilité à un producteur d’utiliser des formes documentaires qui autorisent une sélection variable du contenu et un ordre variable de cette sélection, comme dans l’affichage de sous-ensembles du contenu de ces catalogues en réponse à une action donnée de l’utilisateur
Une autre différence qui doit être prise en compte lors de l’évaluation des documents dans les environnements numériques interactifs, expérientiels et dynamiques est que l’utilisation de la technologie peut modifier les activités du producteur. Changements qui se traduiront à leur tour par des changements au niveau des activités de production et d’archivage des documents. La nécessité, en particulier, de réexaminer périodiquement les activités de production (et les technologies associées) des documents et des documents d’archives du producteur après l’évaluation initiale, transparaît ainsi clairement dans l’étude de cas VanMap. Bien que le système d’information géographique existant ne soit pas conçu pour produire des documents d’archives, il est envisagé de modifier son architecture pour que cela devienne possible. À la différence des conclusions d’InterPARES 1, qui avaient mis l’accent sur le suivi des seuls documents d’archives sélectionnés en vue de leur conservation définitive, cette observation plaide également en faveur de la nécessité, soulignée par les chercheurs d’InterPARES 2, d’étendre la fonction de surveillance pour y inclure les données et les documents que des évaluations antérieures avaient exclus de la conservation, ainsi que les systèmes et les activités dont des évaluations antérieures avaient estimé qu’ils ne produisaient pas de documents d’archives. Cependant, même lorsque les documents eux-mêmes (ou les systèmes qui les produisent) ne changent pas, leur mise en ligne peut être à l’origine de changements importants du lien archivistique, la facilité d’accès se traduisant souvent par une utilisation des documents dans davantage d’activités qu’auparavant. Dans la mesure où l’évaluation doit sélectionner les documents à conserver en se fondant sur la connaissance des processus du producteur et de la totalité de son fonds d’archives, l’évaluation dans les environnements numériques ne doit pas être considérée comme une opération unique sur un ensemble statique de documents, mais comme une activité qui doit s’étendre sur toute la durée de vie des documents et englober les activités de leurs producteurs depuis la production des documents jusqu’à leur versement au services d’archives en charge de leur conservation définitive
Enfin, une dernière différence entre le processus d’évaluation envisagé par InterPARES 1 et les conclusions d’InterPARES 2 concerne la différenciation plus marquée qui existe désormais, dans un environnement numérique, entre les documents rétrospectifs et les documents prospectifs, en particulier ceux qui ont un rôle instrumental dans la (re)production d’un autre document. Outre que préserver cette fonction de reproduction soulève des difficultés technologiques supplémentaires, le service d’archives doit déterminer si ce type de documents relève de la mission de son institution. Les documents d’archives instrumentaux ne sont pas un concept totalement inconnu des pratiques de conservation d’hier : les partitions permettent des interprétations futures ; les négatifs photographiques et les pellicules de films servent à produire de nouvelles copies ; les composants numériques interagissent pour produire des copies authentiques des documents. Pour ce qui est des documents instrumentaux, cependant, la conservation ferait d’avantage figure d’obligation « prospective » vis-à-vis du document que d’obligation rétrospective.
Comme pour l’évaluation, les études de cas ont mis en lumière nombre des problèmes familiers qui pèsent sur la capacité des services d’archives à protéger les documents sur le long terme. Mauvaises pratiques de production des documents, mauvaise organisation des documents, mauvaises pratiques de maintenance, absence de planification sur le long terme, instabilité du support des documents, mauvaises conditions de stockage et documentation insuffisante ne sont que quelques exemples bien connus de l’ère analogique qui demeurent d’actualité. Étant donné la nature de plus en plus complexe, et bien souvent unique des documents d’archives numériques associés aux applications interactives, expérientielles et dynamiques étudiées par InterPARES 2, il va sans dire que nombre des problèmes de conservation hérités de l’univers analogique sont, dans de nombreux cas, beaucoup plus aigus dans l’univers numérique.
Les travaux d’InterPARES 2, particulièrement en ce qui concerne la conceptualisation des documents d’archives dans les systèmes électroniques interactifs, expérientiels et dynamiques, ont entraîné plusieurs changements de paradigmes ayant des incidences pour la conservation numérique, qui prolongent et élargissent, plutôt qu’ils ne contredisent, ceux d’InterPARES 1. D’abord, alors qu’une « des conclusions les plus importantes d’InterPARES 1 a été de reconnaître et de préciser la différence entre la forme dans laquelle un document électronique est représenté à une personne et la forme dans laquelle il est stocké numériquement », InterPARES 2 a enrichi cette distinction en suggérant que les composants numériques individuels, ou les ensembles de composants numériques, pouvaient eux-mêmes constituer un document d’archives ou un groupe de documents d’archives, selon la façon dont ils sont représentés dans le système et la façon dont ils sont utilisés par le producteur.
Ce constat, nous l’avons dit, a conduit les chercheurs d’InterPARES 2 à distinguer deux sous-catégories fondamentales de document d’archives numériques : les documents numériques stockés et les documents numériques représentés. Bien que le document numérique stocké, constitué d’un ou plusieurs composants numériques, et le document numérique représenté, reproduit à partir de ces composants, soient apparentés, ce sont des documents distincts et, comme indiqué plus haut dans l’exemple de l’inscription scolaire, ils accomplissent leurs finalités respectives de façons fondamentalement différentes : le premier est utilisé dans sa forme binaire pour « présentation » à d’autres applications ou systèmes électroniques, alors que le second est converti de sa forme binaire en une forme adaptée à la présentation à un être humain. Ce fait a des conséquences importantes pour la conservation en ce que les exigences de conservation spécifiques pour les deux types de documents peuvent être différentes – en fonction, notamment, de la façon dont les documents sont utilisés pour accomplir leurs finalités respectives. De fait, un document, comme par exemple un document prospectif instrumental – ou, peut-être aussi, selon les circonstances, un document rétrospectif plus « traditionnel » -, qui a seulement besoin d’être « présenté » et utilisé dans sa forme binaire pour accomplir sa finalité appellera vraisemblablement des mesures de conservation différentes de celles d’un document rétrospectif ou d’un document prospectif d’instructions qui, pour accomplir leur finalité, doivent être reproduits dans leur forme numérique représentée pour présentation à un être humain.
Le deuxième changement paradigmatique ayant une incidence pour la conservation concerne, comme cela a été vu plus haut, la différenciation plus marquée qui existe désormais, dans un environnement numérique, entre les documents rétrospectifs et les documents prospectifs, et particulièrement ceux qui jouent un rôle instrumental dans la (re)production d’un autre document. Les documents prospectifs instrumentaux, en particulier, posent des défis de conservation uniques du fait qu’ils doivent impérativement être maintenus dans les systèmes où ils ont été produits – ou dans des systèmes aux fonctionnalités identiques – pour pouvoir préserver leur aptitude à produire ou rendre possibles les interactions, les expériences, les performances ou tout autre processus qu’ils étaient destinés à produire. Bien que l’encodage du train de bits des composants numériques stockés des documents rétrospectifs et des documents prospectifs d’instructions, qui sont conservés pour reproduire des documents numériques représentés, puisse, dans de nombreux cas, être converti d’un format dans un autre (par exemple, de .doc en .pdf) sans compromettre l’aptitude du document numérique représenté d’accomplir sa finalité
Le troisième changement de paradigme renvoie au concept de variabilité limitée et à son incidence sur notre compréhension des documents numériques représentés. En particulier, ce nouveau concept enrichit le concept de document représenté pour englober tout type de variabilité de forme et de contenu spécifique au document (c’est-à-dire, représentant l’intention de l’auteur) et gouverné par des règles ou des instructions
Ces différents constats ont conduit à s’interroger sur la possibilité de conserver cette gamme plus étendue et plus complexe de documents à l’aide de politiques de conservation établies dans le cadre des paradigmes de conservation existants. Comme cela a été évoqué dans la section Conclusions, les études de cas du projet, centrées sur la production et la maintenance des documents, offraient peu d’exemples concrets de scénarios de conservation, hormis la numérisation et la « mise en ligne ». La discussion précédente sur les variations de forme, de fonction ou même de comportement des documents numériques suggère que la conservation est d’ores et déjà possible à l’intérieur des paramètres connus des politiques de conservation actuelles. Ces documents comportent indéniablement davantage de composants, dont les relations sont d’une complexité croissante. La reproduction exacte et authentique des documents produits par des systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques exigera des métadonnées (et/ou une gestion des métadonnées) de plus en plus élaborées pour documenter l’intention du producteur ou les limitations imposées à cette intention par l’inadéquation des technologies disponibles
Du fait de ces difficultés, les systèmes envisagés pour conserver les documents d’archives numériques devront être capables, notamment, d’:
- 1. Identifier et localiser tous les composants numériques de chaque document présent dans le système.
- 2. Gérer chaque composant numérique conformément à ses exigences de conservation spécifiques.
- 3. Identifier et gérer comme des documents les composants numériques qui sont eux-mêmes des documents (par exemple, les documents instrumentaux) et/ou sont des composants d’un ou plusieurs documents.
- 4. Identifier et gérer le matériel et les logiciels requis pour traiter tous les composants numériques dans les formats requis pour qu’ils remplissent leur(s) fonction(s) en tant que documents et/ou composants de documents numériques stockés et/ou représentés.
- 5. Utiliser les logiciels et, le cas échéant, le matériel appropriés à chaque composant pour reproduire le document numérique représenté à partir du document numérique stocké et/ou traiter le document numérique stocké lorsque celui-ci est aussi un document instrumental.
On avait espéré dans un premier temps que la réponse à cette dernière question de recherche du thème 3 découlerait naturellement de l’examen des études de cas par les archivistes. Il a fallu se rendre à l’évidence que cela ne serait pas possible, et ce, pour deux raisons. Premièrement, comme cela a été dit, les études de cas étaient centrées sur les producteurs ; or, aucun d’entre eux ou presque n’était impliqué dans l’évaluation de ses documents, ou ne s’en préoccupait, et beaucoup d’entre eux n’étaient pas non plus impliqués dans la conservation de leurs documents sur le long terme. En second lieu, il n’a pas été possible, à cause du nombre limité d’archivistes impliqués dans le projet, d’évaluer des documents des producteurs étudiés dans les études de cas ni, par voie de conséquence, de définir une politique de conservation pour ces documents. Très peu de données ont donc été collectées qui auraient pu être utilisées par les chercheurs du thème 3 pour répondre à cette question. Toutefois, les rapports de l’équipe transversale Description et de l’équipe transversale Modélisation fournissent des analyses et des discussions détaillées des métadonnées requises pour soutenir l’évaluation et la conservation de documents numériques authentiques. En fait, cette dernière question du thème 3 a été transférée à l’équipe transversale Modélisation et intégrée à ses travaux au cours de l’élaboration du modèle de Chaîne archivistique. De même, comme l’indique le rapport final de l’équipe transversale Description, le principe sous-jacent à ses travaux « est que des métadonnées détaillées et dignes de confiance sont essentielles pour garantir la production de documents fiables et la conservation de documents authentiques, et autres objets, dans les systèmes électroniques... [ce qui] plaide en faveur d’un régime de gestion des métadonnées « de bout en bout » qui définisse quelles métadonnées doivent être conservées et/ou transmises dans le temps, à quelles fins, par qui et comment elles doivent être conservées et validées
Les travaux d’InterPARES 2 ont mis en lumière l’absence d’outils pour assurer la conservation des documents numériques. Ce constat, pour le moins alarmant, concerne toutes les activités étudiées – artistiques, scientifiques et administratives – et touche aussi bien les producteurs individuels que les petits groupes, les projets subventionnés, les administrations publiques et les grandes entreprises. Chaque unité de recherche InterPARES – équipes sectorielles, équipes thématiques et équipes transversales – a identifié des politiques, des stratégies, des principes et des principes directeurs qui pourraient aider les producteurs et les services d’archives pendant la transition d’un archivage analogique à un environnement d’archivage numérique. Le thème 3 a été chargé de rédiger les
- Des actions qui devraient être conduites pour éviter certaines des situations observées dans les études de cas les plus problématiques
- Des actions qui devraient être conduites pour répondre aux préoccupations d’évaluation et de conservation identifiées au cours des travaux d’InterPARES 2.
Modéliser la production, la maintenance et la conservation de documents d’archives numériques
Le projet InterPARES 2 a pour but d’élaborer une connaissance théorique des documents d’archives générés par des systèmes expérientiels, interactifs et dynamiques, de leur processus de production et de leur utilisation dans les domaines artistiques, scientifiques et des services de l’administration
- 1. La modélisation de la production, de la maintenance et de la conservation des documents d’archives, tant depuis le point de vue du service d’archives que depuis celui du producteur, permet aux chercheurs du projet de disposer d’une représentation des différentes activités de création, d’archivage et de conservation de documents d’archives, et de leurs relations.
- 2. La modélisation sert de méthode d’analyse à laquelle les chercheurs des autres thèmes et domaines peuvent apporter leur expertise en vue de mieux appréhender les conditions requises pour la conservation sur le long terme des documents d’archives dans des systèmes expérientiels, interactifs et dynamiques.
Aucune question de recherche spécifique n’avait été formulée pour le thème Modélisation au début du projet ; il a toutefois pris en charge certaines questions du domaine 3
- Quels principes relatifs à la conservation s’appliquent à toutes les activités et technologies ?
- Quels principes relatifs à la conservation sont requis pour les types particuliers de documents d’archives résultant de chaque activité ?
- Quelles sont les métadonnées nécessaires pour soutenir l’évaluation et la conservation de documents d’archives numériques authentiques résultant de chaque activité ?
Le travail de modélisation s’est fondé sur des projets antérieurs, en particulier le projet UBC
L’équipe Modélisation a élaboré deux modèles. Le modèle de Chaîne archivistique (COP –
Les résultats des travaux de modélisation conduits dans le cadre du thème transversal Modélisation présentés ici sont une version intermédiaire des modèles. Ceux-ci doivent donc être considérés comme des
Les définitions, la description des graphiques et la validation des modèles demandent encore du travail. Le modèle COP, par exemple, n’a pas été validé dans les domaines artistiques et scientifiques ; il en va de même du modèle BDR, qui nécessite en outre d’être à nouveau testé dans les environnements de l’administration en explorant études de cas existantes et nouvelles études de cas
Peu de temps après le début des travaux du projet InterPARES, en 2001, l’équipe transversale Modélisation a commencé à élaborer un modèle qui deviendrait par la suite le modèle de Chaine archivistique (COP)
Le modèle COP est basé sur trois modèles antérieurs. Le premier a été élaboré au cours d’un projet intitulé « The Preservation of the Integrity of Electronic Records » (la conservation de l’intégrité des documents d’archives numériques), plus connu sous le nom de projet UBC, conduit entre 1994 et 1997 par les professeurs Luciana Duranti et Terry Eastwood et l’assistante de recherche Heather MacNeil à l’université de Colombie britannique. L’objectif du projet était de définir les activités entrant dans la constitution et la conservation du fonds d’archives d’une administration. Il a consisté à contrôler les documents d’archives relativement à la mission de l’administration en utilisant les principes de l’archivistique. Le point de vue retenu était celui du producteur des documents. Les diagrammes et le glossaire du modèle du projet UBC sont consultables sur le site web d’InterPARES
Le processus d’élaboration du modèle COP a consisté à étudier les trois modèles existants et leurs fondements conceptuels pour entreprendre ensuite d’élaborer un nouveau modèle basé sur les concepts antérieurs, mais en les affinant et en créant de nouvelles définitions des termes lorsque cela était nécessaire. Ce travail a été conduit à l’université de Colombie britannique avec l’aide des assistants de recherche Rachel Mills et Bart Ballaux et, par la suite, de Randy Preston, principalement. Luciana Duranti, directrice du projet, a participé aux premières phases des travaux. La modélisation progressant, les résultats intermédiaires ont été présentés au groupe de recherche dans son ensemble en vue de recueillir critiques et commentaires, qui ont souvent débouché sur des améliorations du modèle.
Dans une certaine mesure, la finalité du modèle COP était d’unifier les trois modèles antérieurs, chacun décrivant une des fonctions de la gestion du cycle de vie des documents d’archives numériques. Comme on le sait, les documents numériques doivent être gérés avec soin tout au long de leur existence pour garantir qu’ils restent accessibles et lisibles dans le temps, et dignes de confiance en tant que documents d’archives, ce qui suppose que leur forme, leur contenu et leurs relations ne soient pas altérés dans le temps. Il est tout aussi largement admis que la gestion des documents d’archives numériques doit s’appuyer sur la maîtrise de toutes les phases du cycle de vie des documents, depuis le moment où ils sont créés jusqu’à leur maintenance par le producteur, et au cours de leur évaluation, de leur traitement final et de leur conservation sur le long terme en tant que témoignages authentiques des actions et affaires auxquelles ils participent. Le modèle COP, dès lors, recouvre toutes ces phases du cycle de vie des documents d’archives et toutes les activités et actions importantes, spécifiques, qui doivent être accomplies pour garantir que les documents sont correctement créés, que leur intégrité est maintenue au fil du temps et qu’on peut en produire des copies authentiques à tout moment tout au long de leur existence. Le modèle définit également les données et les informations qui doivent être collectées, stockées et utilisées au cours des divers processus de gestion tout au long du cycle de vie. Enfin, il décrit les contraintes ou contrôles sur les différentes activités et actions qu’il définit.
La question du point de vue, ou de la perspective, du modèle est essentielle à sa compréhension. Le modèle du projet UBC a été élaboré depuis le point de vue du producteur des documents ; c’est-à-dire, toute entité ayant la responsabilité de l’archivage de documents d’archives numériques. Ce peut être une organisation toute entière, un service au sein d’une organisation ou même un bureau au sein d’une organisation ou d’un service, si cette gestion décentralisée des documents d’archives est pertinente. Les deux modèles du projet InterPARES 1, en revanche, retiennent la perspective de l’entité en charge de la conservation des documents d’archives ; c’est-à-dire, l’entité responsable de la conservation sur le long terme, ou ininterrompue, ou durable, des documents d’archives numériques authentiques. Il peut s’agir d’une institution archivistique, comme par exemple un service d’archives public en charge de la conservation des documents de l’administration, ou d’un programme ou d’une unité d’archives au sein d’une organisation, comme les archives d’une église, d’une entreprise ou d’une université, ou même d’un prestataire conservant les archives de producteurs de documents avec lesquels il n’entretient aucun lien organisationnel ou administratif. Cette dernière configuration, toutefois, présente des problèmes particuliers pour la conservation sur le long terme de documents d’archives numériques. De fait, les mesures prises pour contrôler la production et la maintenance de documents numériques dans un contexte où il existe une relation formalisée entre le producteur de documents et le service d’archives désigné
En l’occurrence, les chercheurs qui ont élaboré le modèle COP se sont heurtés au problème de l’unification et de la rationalisation des trois modèles existants qui, nous l’avons vu, ne relèvent pas de la même perspective. C’est très précisément le problème qui a motivé les critiques dont fait l’objet le concept de cycle de vie, qui échoue bien souvent à rationaliser ou coordonner toutes les activités de production, maintenance et utilisation des documents par leur producteur, avec l’évaluation, le sort final et la conservation sur le long terme par le service d’archives. La réponse des chercheurs a été de se concentrer sur la notion de « besoins des documents ». Il est évident que les premiers stades du cycle de vie des documents sont gérés par leur producteur et les stades ultérieurs par le service d’archives, mais le modèle COP procède d’une conception fondée sur la notion de cycle de vie des documents. C’est admettre que quiconque prend la responsabilité d’accomplir des actions sur les documents numériques doit le faire en ayant présent à l’esprit tout l’horizon de vie des documents. Néanmoins, parce que le but du projet InterPARES est de mieux appréhender les conditions requises pour la conservation sur le long terme de documents d’archives numériques, le modèle COP envisage toutes les activités qu’il décrit dans l’optique de cet objectif de conservation de documents d’archives authentiques, point de vue qui, naturellement, rejoint celui du service d’archives en charge de la conservation.
Enfin, il convient de noter que l’expression « chaîne archivistique » a été choisie comme titre du modèle afin d’indiquer que, dans la perspective de la conservation sur le long terme, ou ininterrompue, ou durable, toutes les activités pour gérer les documents au cours de leur existence sont liées, comme dans une chaîne, et interdépendantes. Si un des maillons de la chaîne ne remplit pas son office, la chaîne ne peut pas fonctionner correctement. Si certaines activités et actions ne sont pas accomplies sur les documents, leur qualité d’être dignes de confiance (c’est-à-dire, leur fiabilité et leur authenticité)
Ce diagramme de niveau supérieur délimite l’objet du modèle et son contexte global, représentés par un rectangle unique et des flèches à sa périphérie. Ces flèches – qui représentent les inputs, les outputs, les contrôles/contraintes et les mécanismes élémentaires du modèle – sont en interface avec les fonctions extérieures à l’objet modélisé, définissant ainsi le périmètre du modèle.
La méthode IDEF0 requiert que soit identifiés des contraintes ou contrôles sur les fonctions. Les documents d’archives sont toujours produits et conservés en tenant compte de certaines contraintes. La première contrainte a déjà été mentionnée : le modèle relève de l’archivistique ; c’est-à-dire que le modèle est fondé sur les concepts, les méthodes et les pratiques de l’archivistique, qui ont été définis et présentés dans les modèles antérieurs à l’élaboration du modèle COP.
Les autres contraintes concernent toutes le contexte dans lequel les documents naissent et existent. Les producteurs des documents et les services d’archives en charge de leur conservation fonctionnent dans ce contexte. Le premier aspect est le contexte du
Dans tout contexte donné, il se peut que des documents d’archives soient produits et traités conformément à diverses
Le degré de diffusion la technologie numérique et les capacités qu’elle recèle sont une autre contrainte. Dans toute situation réelle, l’
La dernière contrainte, la
De nombreuses ressources sont nécessaires pour générer, maintenir, contrôler et conserver les documents d’archives numériques. Le modèle COP part de l’hypothèse que tant le producteur des documents que le service en charge de leur conservation confieront à leur personnel des tâches respectivement pour la production et la gestion des documents, et la conservation des documents. Divers outils, comme les technologies de l’information et d’autres matériels et équipements, seront nécessaires pour gérer le cycle de vie des documents, de même que des installations et des infrastructures. Dans la réalité, l’insuffisance de tels moyens limite ce qui peut être fait, souvent de manière très importante. Le modèle suppose une situation de ressources optimale, afin de permettre aux utilisateurs de se représenter l’idéal vers lequel ils pourraient tendre.
Par définition, tous les inputs de niveau supérieur représentent des informations ou des objets qui émanent d’une source extérieure à l’activité modélisée. Les deux premiers inputs, les
L’input suivant, les
Outre l’analyse des documents existants du producteur (et des informations s’y rapportant), des
Des
Dans l’idéal, producteurs et services d’archives devraient, dans la mesure du possible, élaborer et fournir aux utilisateurs un accès à des instruments de recherche (répertoires, inventaires, descriptions des documents, etc.) et mettre en place des procédures de communication des documents. Les deux derniers inputs de niveau supérieur,
Bien qu’ils soient très nombreux, tous les outputs de niveau supérieur sont en fait des documents ou des documents d’archives
Le modèle COP distingue quatre grandes activités portant sur les documents d’archives : (1) gérer le cadre conceptuel pour la chaîne archivistique, (2) gérer la production des documents d’archives, (3) gérer les documents d’archives dans un système de records management et (4) conserver définitivement les documents d’archives pris en charge. On trouvera dans la section ci-dessous une présentation succincte de chacune de ces activités et de leurs outputs les plus importants.
Cette activité recouvre la définition des exigences auxquelles doivent répondre le cadre conceptuel et la conception, la mise en œuvre et la maintenance de celui-ci. Dans notre contexte, le
Cette activité recouvre l’analyse des informations relatives au producteur des documents et à ses documents existants d’une part, et des informations relatives au service d’archives désigné d’autre part, afin de définir les politiques de management et les spécifications auxquelles doit répondre le cadre conceptuel. Entrent dans l’identification des besoins les activités suivantes :
- 1.
analyser le producteur des documents (A1.1.1), c’est-à-dire, évaluer les informations clés concernant le producteur des documents en vue d’identifier les conditions requises relatives à la gestion et à l’archivage des documents auxquelles devra répondre le cadre conceptuel, et en particulier les informations suivantes :- mission ;
- structure de l’organisation ;
- activités ;
- moyens technologiques, financiers et humains ;
- besoins et risques relatifs aux documents d’archives.
- 2.
analyser les documents d’archives existants du producteur (A1.1.2), c’est-à-dire, évaluer les documents d’archives existants du producteur et les informations sur ces documents en vue de déterminer les conditions requises du cadre conceptuel pour gérer les documents ; - 3.
analyser le service d’archives désigné (A1.1.3), c’est-à-dire, évaluer les mêmes informations clés concernant le service d’archives que celles indiquées ci-dessus pour le producteur des documents, en vue d’identifier les conditions requises du cadre conceptuel pour la conservation ; - 4.
définir les politiques de management du cadre conceptuel (A1.1.4), c’est-à-dire, élaborer des politiques pour définir les spécifications globales de conception du cadre conceptuel sur la base des résultats des analyses ci-dessus ; et - 5.
définir les spécifications pour la conception du cadre conceptuel (A1.1.5), c’est-à-dire, commencer par définir les règles pour l’élaboration du cadre conceptuel sur la base de l’analyse du service d’archives et du producteur des documents et de ses documents existants, puis formuler les spécifications – c’est-à-dire, les besoins de gestion, de records management et de conservation définitive des documents d’archives qui doivent guider la conception du cadre conceptuel – et les politiques – c’est-à-dire, les principes de pilotage de niveau supérieur, qui doivent guider et encadrer l’élaboration des spécifications du cadre conceptuel.
Il s’agit de définir la conception des trois systèmes sur lesquels repose l’architecture du modèle : (1) le système de gestion des documents, (2) le système de records management et (3) le système de conservation définitive des documents.
La distinction entre système de gestion et système de records management doit être précisée. Le système de gestion des documents consiste en un ensemble de règles gouvernant la production des documents d’archives et les outils et mécanismes utilisés pour appliquer ces règles. Concrètement, cela recouvre la
Le processus de conception des trois systèmes repose sur les mêmes activités, qui sont au nombre de quatre (comme on le verra plus loin). Les principales différences de conception entre les trois systèmes résident dans les types de « sous-systèmes » qui composent chaque système et, à des degrés divers, dans les types de règles et procédures et d’instruments systèmes associés à chacun. Le modèle distingue les « sous-systèmes » sur la base de frontières conceptuelles plutôt que de frontières fonctionnelles concrètes concernant les principaux types d’activités qui ont une incidence sur la production et la maintenance de documents d’archives exacts et fiables et la conservation sur le long terme de documents d’archives authentiques. Ainsi, comme de la distinction entre système de gestion et système de records management des documents, les différences entre sous-systèmes seront, dans de nombreux cas, transparentes pour l’utilisateur. Ceci étant posé, les sous-systèmes des trois systèmes principaux sont les suivants :
- 1. Système de gestion des documents d’archives
- a.
Système de capture des documents. Il a pour fonction de permettre l’enregistrement et la sauvegarde d’instanciations particulières de documents externes entrants ou de documents internes créés par le producteur conformément aux spécifications des formes documentaires, des procédures métier et documentaires intégrées et des droits d’accès au système de gestion des documents d’archives du producteur. - b.
Système d’identification des documents. Il a pour fonction de permettre la création et l’enregistrement des métadonnées d’identification des documents capturés qui communiquent l’action à laquelle ils participent et leur contexte immédiat. - c.
Système de déclaration des documents. Il a pour fonction de permettre la « sélection » intellectuelle des documents capturés et identifiés comme documents d’archives en leur attribuant des codes de classification à partir du plan de classement et en ajoutant ces codes aux métadonnées d’identification des documents d’archives, en leur attribuant des numéros d’enregistrement, et en ajoutant ces numéros aux métadonnées d’identification du document d’archives. - d.
Système de traitement des documents. Il a pour fonction de permettre la création et l’enregistrement des métadonnées clés (statut de transmission, date de transmission, actions entreprises, etc.) qui communiquent les actions conduites durant la phase d’exécution formelle de la procédure administrative à laquelle participe le document et les informations s’y rapportant. - e.
Système de transfert des documents. Il a pour fonction de permettre le transfert des documents d’archives jugés dignes d’être gardés par le producteur dans le but de les maintenir en vue d’une action ou d’une consultation ultérieures.
- a.
- 2. Système de records management des documents d’archives
- a.
Système de gestion documentaire. Il a pour fonction de permettre la production, la capture, la compilation et la gestion des informations concernant les documents dans le système et toutes les activités de maintenance, d’accès et de sort final appliquées aux documents. Ces informations seront utilisées pour maintenir l’authenticité des documents dans le système. Elles permettront également au service d’archives de conduire les activités d’évaluation et au producteur de conduire les activités d’indexation, de stockage, d’accès et de traitement final. - b.
Système d’indexation des documents. Il a pour fonction de permettre l’indexation dans le système, en attribuant des points d’accès à chaque document à l’aide d’un vocabulaire contrôlé, dans le but de permettre la localisation et la consultation des documents. - c.
Système de stockage des documents. Il a pour fonction de permettre les processus de mise en place et de maintenance des composants numériques des documents du producteur, et de leurs métadonnées, dans un système de stockage numérique. - d.
Système d’extraction des documents. Il a pour fonction de permettre la récupération de copies des composants numériques des documents d’archives stockés, et de leurs métadonnées, en réponse à des demandes d’extraction. - e.
Système d’accès aux documents d’archives. Il a pour fonction de permettre l’accès à des copies authentiques des documents d’archives du producteur, ou aux informations les concernant, à des utilisateurs autorisés, sur demande, en connectant les utilisateurs aux outils nécessaires (répertoires par exemple) pour localiser les documents, en reconstituant les composants numériques et/ou les informations récupérés dans une forme authentique et en présentant aux utilisateurs des documents ou informations représentés, et/ou en empaquetant les composants numériques extraits avec les informations requises pour reconstituer et présenter les documents et/ou informations dans la forme externe adéquate. - f.
Système de gestion du sort final des documents. Il a pour fonction de permettre la destruction et/ou le versement autorisés des documents du producteur à un service d’archives désigné conformément au tableau de gestion du producteur, aux termes et conditions du versement et aux règles et procédures du service d’archives concernant le sort final des documents.
- a.
- 3. Système de conservation définitive
- a.
Système de gestion documentaire. Il a pour fonction de permettre la création, la capture, la compilation et la gestion des informations concernant les documents du système de conservation définitive, et toutes les activités de sélection, d’acquisition, de description, de stockage, d’extraction et d’accès appliquées aux documents d’archives, en vue de leur utilisation pour maintenir des copies authentiques des documents d’archives du producteur dans le système de conservation et accomplir toutes les activités de conservation des documents. - b.
Système de prise en charge des documents. Il a pour fonction de permettre l’évaluation et la sélection des documents d’archives du producteur, ainsi que le contrôle régulier des documents évalués, des changements apportés aux activités de gestion et d’archivage des documents des producteurs dont les documents ont été évalués et de tout autre facteur susceptible d’influer sur l’exactitude, la validité ou l’intégrité des décisions d’évaluation du service d’archives. - c.
Système d’acquisition des documents. Il a pour fonction de permettre le transfert, la prise en charge, le traitement et le versement des documents d’archives sélectionnés pour être conservés sur le long terme. - d.
Système de description des documents. Il a pour fonction de permettre le contrôle matériel et intellectuel des documents d’archives versés, en enregistrant des informations sur leur nature, leur constitution et leurs contextes (juridico-administratif, de provenance, procédural, documentaire et technologiqueOn trouvera une définition de ces contextes dans le rapport du groupe de travail sur l’authenticité (2001). « Appendix 1 : Template for Analysis », in Duranti, ), ainsi que sur tout changement subi par les documents depuis qu’ils ont été produits.Long-term Preservation , op. cit., 198-199. Voir : http://www.interpares.org/book/interpares_book_j_app01.pdf. Voir également le glossaire français. - e.
Système de stockage des documents. Il a pour fonction de permettre les processus de mise en place et de maintenance des composants numériques des documents d’archives versés, et de leurs métadonnées, dans un système de stockage numérique. - f.
Système d’extraction des documents. Il a pour fonction de permettre l’accès aux copies authentiques des documents, ou aux informations les concernant, à des utilisateurs autorisés, sur demande, en connectant les utilisateurs aux outils (description des documents et instruments de recherche complémentaires comme guides, inventaires, répertoires, outils de localisation et autres instruments) nécessaires pour localiser les documents, en reconstituant les composants numériques et/ou les informations extraits dans une forme authentique et en présentant les documents ou informations représentés aux utilisateurs, et/ou en empaquetant les composants numériques extraits avec les informations nécessaires pour restituer et présenter les documents et/ou les informations dans la forme externe adéquate.
- a.
Comme nous l’avons indiqué plus haut, le processus de conception des différents systèmes (gestion, records management et conservation définitive) repose sur quatre activités. Ces activités sont les suivantes :
- 6.
développer l’infrastructure administrative du système (A1.2.1.1, A1.2.2.1 et A1.2.3.1, respectivement). Il s’agit, pour chaque système (et sous-système), de définir, analyser, créer et documenter un ensemble intégré et exhaustif de politiques, stratégies, règles et procédures administratives, ainsi que les instruments pour soutenir les activités du système et permettre aux systèmes de remplir leurs spécifications fonctionnelles. Lespolitiques sont les principes de management de niveau supérieur qui guident et encadrent l’élaboration, la mise en œuvre et l’exécution d’un système/sous-système et des activités qu’il soutient. Lesstratégies , qui permettent de mettre en œuvre les politiques, sont les objectifs et les méthodes faisant autorité qui régissent le fonctionnement d’un système/sous-système et des activités qu’il soutient. Lesrègles et procédures , qui permettent de mettre en œuvre les stratégies, sont les instructions faisant autorité qui régissent le fonctionnement d’un système/sous-système et des activités qu’il soutient. Enfin, dans le contexte de ce modèle, lesinstruments sont les outils qui soutiennent les divers processus de gestion, de records management et de conservation définitive des documents dans chaque système et sous-système. Les principales règles et procédures et les principaux instruments applicables à chacun des trois systèmes sont décrits ci-dessous.- 1. Règles et procédures
Au sein du système de gestion des documents, en dehors des règles et procédures spécifiques aux activités de chaque sous-système, les règles et procédures générales sont (voir A1.2.1.1.3) :
- a.
procédures pour garantir l’accomplissement des processus métier et leur enrichissement documentaire (rattachement à un plan d’organisation des documents du producteur) ; - b.
procédures pour garantir l’exactitude des documents : règles procédurales faisant autorité élaborées en vue de garantir que les documents produits dans le système de gestion des documents sont exacts ; - c.
procédures pour garantir la fiabilité des documents : règles procédurales faisant autorité élaborées en vue de garantir que les documents produits dans le système de gestion des documents sont fiables ; - d.
privilèges d’accès : droit d’élaborer, annoter, lire, récupérer, transférer et/ou détruire des documents dans le système de gestion, accordé à des cadres et employés du producteur.
Au sein du système de records management des documents, en dehors des règles et procédures spécifiques aux activités de chaque sous-système, les règles et procédures générales sont (voir A1.2.2.1.4) :
- a.
procédures pour maintenir des documents authentiques : règles procédurales faisant autorité élaborées en vue de garantir que les documents gardent leur identité et leur intégrité lorsqu’ils sont gérés et maintenus dans le système ; - b.
privilèges d’accès : droit d’annoter, lire, récupérer, transférer et/ou détruire des documents dans le système de records management, accordé à des cadres et employés du producteur ;
Au sein du système de conservation définitive, en dehors des règles et procédures spécifiques aux activités de chaque sous-système, les règles et procédures générales sont (voir A1.2.3.1.4) :
- a.
procédures pour évaluer l’authenticité des documents d’archives : règles procédurales faisant autorité, élaborées en vue de déterminer l’authenticité des documents du producteur au cours de leur évaluation archivistique et/ou de leur acquisition par le service d’archives ; - b.
procédures pour maintenir des copies authentiques des documents : règles procédurales faisant autorité, décrivant les conditions requises préétablies pour maintenir des copies authentiques des documents du producteur pris en charge par le service d’archives ; - c.
privilèges d’accès : droit d’élaborer, annoter, lire, récupérer, transférer et/ou détruire des documents dans le système de conservation définitive, accordé à des cadres et employés du producteur ;
- a.
- 2. Instruments
Au sein du système de gestion des documents, les principaux instruments sont (voir A1.2.1.1.4) :
- a.
typologie des documents : spécifications de la forme documentaire des différents types de documents du producteur ; - b.
schémas des métadonnées des documents : listes de toutes les métadonnées devant être enregistrées pour garantir la fiabilité, l’exactitude, l’identification et l’intégrité des documents produits dans le système de gestion ; - c.
schémas de reporting : plans pour la production systématique de documentation ou de rapports sur les activités de gestion des documents du producteur obéissant à des méthodes, conventions et règles procédurales logiquement structurées ; - d.
schémas des profils de documents : plans pour la production systématique de formulaires numériques contenant les attributs des documents qui attestent de leur identité et de leur intégrité. Ces formulaires sont générés lorsque les utilisateurs créent, envoient ou ferment des documents, et mis à jour lorsque les utilisateurs modifient ou annotent des documents. Ils demeurent liés de manière inextricable aux documents pendant toute la période où ils sont placés sous la responsabilité du producteur ;
Au sein du système de records management, les principaux instruments sont (voir A1.2.2.1.4) :
- a.
schémas des métadonnées : listes de toutes les métadonnées devant être enregistrées pour garantir l’identification et l’intégrité des documents maintenus dans le système ; - b.
schémas d’enregistrement et de classement : méthode pour attribuer un numéro d’enregistrement unique à chaque document dans le système et plan pour l’identification et la classification des activités métier et des documents conformément à des conventions, méthodes et règles procédurales logiquement structurées ; - c.
plan de reporting : plans pour la production systématique de documentation ou de rapports sur les activités de records management du producteur obéissant à des conventions, méthodes et règles procédurales logiquement structurées ; - d.
tableau de gestion : document où sont décrites les séries et/ou catégories de documents et indiquant leur sort final ; - e.
vocabulaire contrôlé / thésaurus : ensembles de termes, expressions et concepts strictement définis et normalisés, utilisés par le producteur pour contrôler les valeurs des éléments de métadonnées ;
Au sein du système de conservation définitive, les principaux instruments (voir A1.2.3.1.4) sont :
- a.
schémas des métadonnées : listes de toutes les métadonnées devant être enregistrées pour garantir l’identification et l’intégrité des documents conservés dans le système de conservation définitive ; - b.
plans d’enregistrement et de versement : méthode pour attribuer un identifiant unique à chaque transfert de document reçu et versé ; - c.
schémas de reporting : plan pour la production systématique de documentation ou de rapports sur les activités de conservation du producteur obéissant à des conventions, méthodes et règles procédurales logiquement structurées ; - d.
vocabulaire contrôlé / thésaurus : ensembles de termes, expressions et concepts strictement définis et normalisés, utilisés par le service d’archives pour contrôler les valeurs des éléments de métadonnées ;
- a.
- 1. Règles et procédures
- 7.
définir les spécifications fonctionnelles du système (A1.2.1.2, A1.2.2.2 et A1.2.3.2, respectivement). Il s’agit, pour chaque système, de définir et de documenter des spécifications exhaustives et intégrées de performance, de contrôle et technologiques du système. Lesspécifications de performance sont les spécifications opérationnelles et administratives pour mesurer dans le temps la capacité d’un système ou sous-système à remplir sa fonction. Lesspécifications de contrôle sont les conditions opérationnelles et administratives qui doivent être établies pour permettre l’évaluation du fonctionnement d’un système ou sous-système en relation avec les spécifications de performance établies pour ce système ou sous-système. Lesspécifications technologiques sont les spécifications du matériel et des logiciels requis par un système ou un sous-système. - 8.
définir les spécifications gérant la performance du système (A1.2.1.3, A1.2.2.3 et A1.2.3.3, respectivement). Il s’agit, pour chaque système (et sous-système) d’élaborer des critères ou des normes opérationnelles pour le fonctionnement du système, en relation avec les spécifications fonctionnelles, à partir desquels la performance et l’adéquation d’une activité, d’une fonction, d’un processus, d’un sous-système ou d’une structure au sein du système peuvent être mesurées ; - 9.
concevoir l’infrastructure fonctionnelle du système (A1.2.1.4, A1.2.2.4 et A1.2.3.4, respectivement). Il s’agit de concevoir l’architecture de chaque système (et sous-système) et de ses éléments.
Cette activité consiste à acquérir, tester et activer tous les composants des systèmes de gestion, de records management et de conservation définitive des documents et à diffuser des informations sur les problèmes rencontrés au cours du déploiement de l’un quelconque de ces systèmes, de façon à ce que la conception puisse être modifiée en conséquence.
Cette activité au long cours recouvre les activités suivantes : (a) évaluer les informations sur la performance des systèmes de gestion, de records management et de conservation définitive des documents, à partir de l’analyse des rapports de performance générés périodiquement par les activités de chaque système et d’informations actualisées concernant le producteur et le service d’archives, (b) émettre, le cas échéant, des directives concernant la modification de la conception en vue de corriger des problèmes ou de satisfaire de nouvelles spécifications et (c) émettre périodiquement des demandes d’actualisation des informations concernant tout changement significatif des contextes juridico-administratif, technologique et associés dans lesquels le producteur des documents conduit les activités liées à ses documents.
Cette deuxième activité recouvre la supervision et la coordination de toutes les activités associées à la gestion de la création et de la réception des documents numériques, au transfert des documents créés vers le système de records management (c’est-à-dire, leur « prise en charge ») et au contrôle du fonctionnement du système de gestion. Il est entendu que les documents seront générés dans le cours des activités du producteur. Une fois que les documents sont créés ou reçus par le producteur, les activités ci-dessous doivent être accomplies en préalable à la prise en charge et à l’inclusion des documents dans le système de records management et à la maintenance de leur authenticité.
Il s’agit de mesurer la performance d’ensemble du système de gestion des documents à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement de chaque sous-système de capture, d’identification, de déclaration, d’exécution et de transfert des documents et, en conséquence, d’émettre (1) des directives pour les activités de chaque sous-système – c’est-à-dire, des règles procédurales/instruments faisant autorité en vue d’assurer l’efficacité, la coordination et la réactivité des activités en question – et (2) des rapports sur la performance du système de gestion des documents à l’attention de la fonction de contrôle global des performances (Maintenir la démarche, A1.4) en vue de leur utilisation pour l’ajustement et la maintenance au long cours de la démarche COP.
Cette activité assure le contrôle et la coordination d’ensemble des activités du producteur portant sur la capture et l’identification des documents créés en interne et des documents reçus de personnes physiques ou morales extérieures, puis leur déclaration et leur exécution comme documents d’archives. Entrent dans la gestion de la création et de la réception des documents les activités suivantes :
- 1.
créer les documents (A2.2.1). Il s’agit de compiler ou de composer des informations numériques dans le respect des spécifications des formes documentaires, des procédures métier et documentaires intégrées et des privilèges d’accès des documents du producteur. Cette activité produit des documents créés, c’est-à-dire, des agrégations d’informations numériques qui ont été compilées mais n’ont pas encore été enregistrées ou « capturées » (c’est-à-dire, fixées sur un support numérique avec une forme fixe et un contenu stable). Concrètement, cette activité renvoie aux processus de composition des documents, par exemple rédiger des courriers, compléter des formulaires ou élaborer un document à partir d’informations extraites d’autres sources comme des bases de données, des documents ... ; - 2.
capturer les documents créés ou reçus par le producteur (A2.2.2). Il s’agit d’enregistrer et de sauvegarder (c’est-à-dire,fixer sur un support numériquestable ) dans le système de gestion des documents des représentations particulières de documents entrants émanant de personnes physiques ou morales extérieures et de documents internes créés par le producteur, conformément aux spécifications des procédures métier et documentaires intégrées du producteur et aux privilèges d’accès définis par lui, et d’adjoindre à chaque document capturé les métadonnées suivantes :- a. Pour les documents créés :
- date (et, lorsque cela est possible, heure) d’élaboration et de capture ;
- type de document – c’est-à-dire, indiquer si le document est un rapport, une lettre, un contrat, etc. ; et
- présentation numérique – c’est-à-dire, format de fichier, conteneur, encodage, etc.
- b. Pour les documents reçus :
- date (et lorsque cela est possible, heure) de la transmission par l’expéditeur ;
- date (et lorsque cela est possible, heure) de la réception et de la capture ;
- type de document – c’est-à-dire, indiquer si le document est un rapport, une lettre, un contrat, etc. ; et
-
présentation numérique – c’est-à-dire, format de fichier, conteneur, encodage, etc.
Bien que, telle que modélisée ici, ce soit la première activité qui génère des « documents » au sens retenu par InterPARES – c’est-à-dire, une unité d’information indivisible constituée d’un message fixé sur un support (enregistré) d’une manière syntaxique stable [avec] une forme fixe et un contenu stable -, dans la pratique, la différence entre l’activité précédente de « création » et cette activité de « capture » ne sera souvent que conceptuelle et transparente pour les utilisateurs.
- a. Pour les documents créés :
- 3.
identifier les documents capturés (A2.2.3). Il s’agit d’associer à chaque document capturé les métadonnées d’identification qui renseignent sur l’action à laquelle il participe et son contexte immédiat, et qui sont essentielles à la présomption d’authenticité des documents d’archives numériquesVoir Authenticity Task Force (2002). « Appendix 2 : Requirements for Assessing and Maintening the Authenticity of Electronic Records », in Duranti, , à savoir :Long-term Preservation , op. cit., 204-219. Voir : http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_app02.pdf. Pour la traduction française, voir l’annexe 21a et l’annexe 21b.- noms des personnes ayant participé à la création du document :
auteur – personne physique ou morale responsable de l’émission du document ;rédacteur – personne ou fonction responsable de la composition du contenu du document ;destinataire / bénéficiaire – personne physique ou morale à qui le document est adressé (destinataire) ou destiné (bénéficiaire) ;expéditeur (si différent de l’auteur ou du rédacteur) – personne physique, fonction ou bureau responsable du compte électronique ou de l’environnement technique où le document est généré et/ou à partir duquel le document est transmisL’identification de l’expéditeur n’est importante que lorsque la personne ou le bureau responsable de la création et/ou de la transmission du document n’est ni l’auteur ni le rédacteur, et lorsque la présence du nom de l’expéditeur apparaissant sur, ou en association avec, le document fait planer un doute sur l’auteur ou le rédacteur réel du document. Cette situation s’observe couramment avec les courriels, lorsque le nom de l’expéditeur apparaît dans l’en-tête du message et/ou de ses pièces jointes, qui ont en fait été créés et/ou rédigés par une autre personne mais représentés ou transmis au nom de cette personne par l’expéditeur. ;récepteur – personne physique ou morale à qui le document peut être envoyé pour information en copie visible ou invisible.
- nom de l’action ou de l’affaire – c’est-à-dire, ligne objet et/ou intitulé en haut du document ;
- indication de la présence d’une signature numérique ;
- indication d’autres formes d’authentification, notamment :
corroboration – énoncé explicite des moyens employés pour valider le document ;validation – validation du document par ceux qui ont participé à son établissement et par les témoins de l’action ou de la signature du document ;souscription – nom de l’auteur ou du rédacteur apparaissant au bas du document ; ettitulature du signataire – mention du titre, de la qualité et/ou de l’adresse du ou des signataires.
- indication des pièces jointes – c’est-à-dire, mention des objets numériques inextricablement liés au document.
- noms des personnes ayant participé à la création du document :
- 4.
déclarer comme documents d’archives les documents capturés et identifiés (A2.2.4). Il s’agit de prendre en charge comme documents d’archives les documents capturés et identifiés en leur attribuant des codes de classement à partir du plan de classement et en ajoutant ces codes aux métadonnées d’identification, et en attribuant aux documents des numéros d’enregistrement et d’ajouter ces numéros aux métadonnées d’identification. Le classement des documents d’archives, en particulier, est considéré ici comme un acte essentiel de la production du document. Il établit que le document a été « sélectionné » pour être intégré aux documents d’archives du producteur et il le met en relation avec le processus métier dont il fait partie, l’action qui l’a généré et les autres documents. Dans certains systèmes, il peut aussi rattacher le document à la partie de la structure administrative où il a été produit. En particulier, un plan de classement expose ce que sont les ensembles de documents – c’est-à-dire les séries et les catégories de documents – de façon à ce que tous les documents se rapportant à des processus et des sujets donnés puissent être identifiés et circonscrits. Les métadonnées d’identification capturées pour cette activité sont :Nouvelles métadonnées : - code de classement ;
- numéro d’enregistrement.
Métadonnées héritées (c’est-à-dire les métadonnées d’identification héritées du niveau de classement auquel il est rattaché et de tous les niveaux supérieurs du plan de classement) : - nom du producteur ;
- indication de copyright ou des autres droits de propriété intellectuelle ;
- nom du service métier (s’il n’est pas indiqué par le code de classement) ;
- nom du service responsable (s’il n’est pas indiqué par le code de classement et le tableau de gestion des documents) ;
- code de droits d’accès restreints (s’il n’est pas indiqué par le code de classement) ;
- code de droits d’accès étendus (s’il n’est pas indiqué par le code de classement) ;
- code de document « vital » (s’il n’est pas indiqué par le code de classement) ;
- sort final programmé (s’il n’est pas indiqué par le code de classement).
- 5.
traiter les documents d’archives (A2.2.5). C’est-à-dire, associer à chaque document les métadonnées qui communiquent les informations relatives à, et les actions engagées au cours de, la phase d’exécution formelle de la procédure administrative à laquelle participe le document. Cette activité peut également comporter la transmission des documents à des personnes physiques ou morales extérieures et la réalisation de copies des documents envoyés. Les métadonnées renseignées pour cette activité sont :- priorité de transmission ;
- date, heure et/ou lieu de transmission ;
- actions engagées ;
- informations sur toute pièce jointe – c’est-à-dire, les pièces qui ont été liées de manière inextricable au document avant sa transmission pour que le document remplisse sa fonction.
Cette activité renvoie au contrôle et à la coordination d’ensemble du transfert au système de records management des documents d’archives. Entrent dans la gestion de la sélection de ces documents les activités suivantes :
- 1.
contrôler la performance du système de transfert (A2.3.1). Il s’agit de mesurer la performance du système de transfert des documents à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement et, en conséquence, d’émettre (1) des directives concernant les activités de transfert et (2) des rapports sur la performance du système ; - 2.
préparer les documents pour leur transfert (A2.3.2). Il s’agit d’associer aux documents les métadonnées d’intégrité et autres qui communiquent les informations relatives à, et les actions engagées au cours de, la gestion des documents à des fins de records management avant leur sélection et leur intégration dans le système de records management ; de réunir les informations concernant les documents qui sont nécessaires pour satisfaire toutes les conditions requises d’informations de transfert ; et garantir que les documents sont dans le bon format pour le transfert, tel que prescrit par les règles et procédures du système de records management et les spécifications technologiques. Les métadonnées renseignées pour cette activité sont :- date d’enregistrement en tant que document d'archive ;
- numéro d’état préparatoire ou de version ;
- expression du lien archivistique (par exemple, code de classement, identifiant du fichier, identifiant de la pièce, identifiant du dossier, etc.) ;
- nom du producteur – c’est-à-dire, nom de la personne physique ou morale d’où procède le fonds d’archives auquel le document appartient ;
- mention des droits d’auteur ou d’autres droits de propriété intellectuelle (le cas échéant)
Si un document comporte des éléments protégés par plusieurs auteurs, indication des autorisations (ou pas) avec les dates correspondantes si nécessaire. ; - indication, le cas échéant, de l’existence et de l’emplacement de copies, à l’intérieur ou à l’extérieur du système de gestion des documents ou du système de records management et, lorsqu’il existe plusieurs exemplaires, lequel est l’
exemplaire qui fait autorité – c’est-à-dire, l’exemplaire considéré par le producteur comme son document de référence et généralement soumis à des contrôles procéduraux qui ne sont pas requis pour les autres exemplairesVoir le glossaire et la Base de données terminologique d’InterPARES 2 : http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm. Lorsqu’un document est certifié par l’auteur ou le producteur comme « reproduction approuvée » d’une œuvre (par exemple, une œuvre d’art numérique), la mention de cette certification est requise. ; - nom du service métier (s’il n’est pas indiqué par le code de classement) – c’est-à-dire, la personne ou le service utilisant le document dans le cours de ses activités ;
- nom du bureau responsable (s’il n’est pas indiqué par le code de classement ou le tableau de gestion) – c’est-à-dire, le service officiellement chargé de maintenir la version ou la copie faisant autorité des documents d’archives appartenant à une catégorie donnée au sein d’un plan de classement
Il peut s’agir de la même personne/du même service métier. ; - mention de tout changement technique ayant affecté les documents (par exemple, changement d’encodage, de conteneur ou de format, mise à niveau d’une application ou conversion de plusieurs composants numériques liés en un seul composant) par inclusion directe dans le document de composants numériques qui lui étaient auparavant seulement liés, éléments audio, vidéo, graphiques ou de mise en forme du texte comme les polices de caractères par exemple ;
- mention de toute addition
Les additions sont des ajouts faits au document après sa création ou son exécution. Par conséquent, les additions ne sont pas considérées comme des éléments de la forme documentaire. ou de toute nouvelle pièce jointe (profils de document par exemple) ; - code de droits d’accès restreints (si applicable et s’il n’est pas indiqué par le code de classement) – c’est-à-dire, indication de la personne, de la fonction ou du service autorisés à lire le document ;
- code de droits d’accès étendus (si applicable et s’il n’est pas indiqué par le code de classement) – c’est-à-dire, indication de la personne, de la fonction ou du service autorisés à annoter le document, le détruire ou le supprimer du système ;
- code de document « vital » (si applicable et s’il n’est pas indiqué par le code de classement) – c’est-à-dire, indication du degré d’importance du document pour continuer l’activité pour laquelle il a été produit ou l’activité de la personne/du service qui l’a produit
Le code de document « vital » ne concerne que certaines communautés professionnelles, comme les cabinets juridiques ou médicaux, qui doivent identifier les documents qui sont vitaux pour la continuité de leur activité en cas de sinistre et qui sont donc amenées à prendre des mesures de protection particulières pour ces documents. ; et
- 3.
transférer les documents achevés au système de records management (A2.3.3). Il s’agit d’envoyer ou de transmettre les documents préparés pour le transfert au service en charge de la fonction de records management, accompagnés de la documentation pertinente. Les métadonnées capturées pour cette activité sont :- indication du ou des documents transférés ;
- nom de la personne qui effectue le transfert ;
- nom de l’entité à laquelle les documents sont transférés (si différent du service responsable) ;
- date/heure du transfert.
Cette troisième activité consiste à superviser et coordonner toutes les activités associées à la maintenance des documents dans le système afin de garantir leur authenticité, en faciliter l’accès, leur appliquer le sort final planifié et contrôler la performance globale du système.
Cette activité de supervision consiste à évaluer l’efficacité du système à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement de chacun des sous-systèmes d’information, d’indexation, de stockage, de récupération, d’accès et de sort final des documents (et, si nécessaire, en examinant les documents) et, en conséquence, à émettre (1) des directives d’activités pour chaque sous-système et (2) des rapports sur la performance du système à la fonction d’encadrement du contrôle des performances (Maintenir la démarche, A1.4).
Il s’agit de : gérer les informations sur les activités de maintenance accomplies sur les documents dans le système ; gérer l’indexation des documents et l’élaboration de répertoires ; et gérer le stockage des documents ou, plus exactement, de leurs composants numériques dans le système de stockage du système.
Le principal élément d’infrastructure soutenant cette activité est un système de gestion documentaire. Il est important de souligner que, dans ce modèle, un système de gestion documentaire (qu’il s’agisse d’un système de records management ou d’un système de conservation définitive) est un ensemble de règles gouvernant la gestion et la maintenance des informations relatives au fonctionnement du système et relatives aux documents contenus dans le système – y compris leurs composants numériques et les actions de maintenance qui leur sont appliquées – et les outils et mécanismes utilisés pour appliquer ces règles. C’est donc bien plus qu’une application logicielle, comme par exemple un système de gestion électronique des documents (GED) et des documents d’archives (EDRMS), qui ne constitue qu’un des outils du système.
Cette activité recouvre le contrôle et la supervision des informations contextuelles et associées relatives aux documents transférés et maintenus dans le système, des informations relatives à leur accès et leur utilisation et des informations concernant les activités de maintenance en cours des documents, destinées à être utilisées lors des activités d’évaluation des documents par le service en charge de leur conservation et lors des activités d’indexation, de stockage, d’accès et de sort final des documents par le producteur.
En ce qui concerne plus spécifiquement la maintenance de l’authenticité des documents du producteur, l’objectif de cette activité est de garantir que toute action appliquée aux documents soit consignée et détaillée, soit par l’ajout de métadonnées d’intégrité soit par des rapports, en vue de disposer d’un historique de ce qui est arrivé aux documents depuis leur création. Ces informations sont nécessaires pour évaluer la fiabilité et l’authenticité des documents présents dans le système. Dans certains cas, il peut également s’avérer nécessaire de tester l’exactitude des documents, par exemple lorsque des changements susceptibles d’affecter l’exactitude des données utilisées pour générer les documents sont apportés à une base de données.
Les principaux produits de cette activité sont :
- 1.
informations sur la performance du système de gestion documentaire – c’est-à-dire, une documentation tenue et mise à jour en permanence concernant la capacité du sous-système à remplir son office et atteindre ses objectifs de performance ; - 2.
informations sur les documents archivés en vue de leur évaluation – c’est-à-dire, documentation concernant l’identité, l’intégrité, le format, la forme, le contexte ou d’autres caractéristiques des documents dans le système, réunie en vue de l’évaluation des documents et des décisions concernant leur sort final ; - 3.
informations sur les documents archivés intéressant la production des documents – c’est-à-dire, documentation concernant les documents, réunie dans le but d’éclairer et d’orienter les activités de production des documents ; - 4.
informations relatives aux contextes – c’est-à-dire, documentation sur les contextes juridico-administratif, de provenance, procédural, documentaire et/ou technologique des documents archivés qui n’est pas contenue dans les documents eux-mêmes, en vue de permettre leur évaluation ; - 5.
informations concernant les documents stockés – c’est-à-dire, documentation sur les documents contenus dans le système de stockage, réunie en vue de traiter les demandes d'extraction des documents et/ d’informations au sujet des documents ; - 6.
informations concernant les composants numériques des documents archivés – c’est-à-dire, informations techniques sur les composants numériques des documents contenus dans le système de stockage, réunies en vue de faciliter la recherche des documents et/ou le traitement des demandes d’accès aux documents ou aux informations sur les documents ; - 7.
informations d’indexation – c’est-à-dire, documentation sur les documents archivés, réunie en vue de définir des points d’accès et de créer des instruments de recherche pour faciliter la recherche et l'extraction des documents ; - 8.
informations pour le stockage des documents archivés – c’est-à-dire, documentation concernant les documents et leurs éléments et composants numériques, réunie en vue de faciliter leur stockage et leur maintenance ininterrompue.
Cette activité recouvre le contrôle et la coordination d’ensemble des activités d’indexation des documents. Les activités qui entrent dans la gestion de l’indexation des documents sont :
- 1.
contrôler la performance du système d’indexation (A3.2.2.1), c’est-à-dire, mesurer la performance du système d’indexation à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement des activités d’indexation du système et, en conséquence, émettre (1) des directives pour les activités d’indexation et (2) des rapports sur la performance du système d’indexation, destinés à être utilisés dans la maintenance au long cours du système ; - 2.
indexer les documents archivés (A3.2.2.2), c’est-à-dire, définir et enregistrer les points d’accès pour les documents conformément au vocabulaire contrôlé appliqué en respectant les règles, procédures et stratégies du système d’indexation ; - 3.
élaborer des instruments de recherche (A3.2.2.3), c’est-à-dire, élaborer des outils qui facilitent la recherche et l’extraction des documents dans le système, comme par exemple des guides, des inventaires et des répertoires.
Cette activité recouvre le contrôle et la coordination d’ensemble du système de stockage et des documents qui y sont stockés. Les activités qui entrent dans la gestion du stockage des documents archivés sont :
- 1.
contrôler la performance du système de stockage (A3.2.3.1), c’est-à-dire, mesurer la performance du système de stockage à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement des activités de stockage et, en conséquence, émettre (1) des directives pour les activités de stockage et (2) des rapports sur la performance du système de stockage, destinés à être utilisés dans la maintenance au long cours du système ; - 2.
procéder au stockage des documents (A3.2.3.2), c’est-à-dire, stocker les composants numériques des documents et leurs métadonnées, dans le respect des procédures pour maintenir les documents authentiques et des actions prescrites par les stratégies, règles et procédures du système de stockage et les directives correspondantes. Les métadonnées d’intégrité capturées pour cette activité sont les suivantes :- indication de l’état (par exemple, format de fichier) du document avant stockage ;
- indication de toute modification apportée au document en vue du stockage ;
- indication de l’état du document après modification (par exemple, incidence sur la forme, le format, l’authenticité, etc.) ;
- motif/autorisation de la modification (par exemple, en renvoyant à la section correspondante de la stratégie) ;
- date/heure de modification ;
- nom de la personne responsable de la modification ;
- nom de la personne responsable du stockage du document ;
- date/heure de stockage du document ;
- emplacement du document stocké.
- 3.
maintenir les documents dans le système de stockage (A3.2.3.3), ce qui recouvre les activités suivantes :- a)
contrôler les documents stockés (A3.2.3.3.1), c’est-à-dire : (1) surveiller l’état et les conditions requises de maintenance des documents archivés – ou plus précisément, de leurs composants numériques et métadonnées – et du support sur lequel ils sont stockés en vue de repérer les éléments qui ont besoin d’une sauvegarde, les composants numériques et/ou métadonnées qui doivent être corrigés ou mis à jour et les supports qui doivent être rafraîchis ; et (2) émettre des rapports sur l’activité de maintenance régulièrement mis à jour et indiquant l’emplacement des composants numériques des documents, l’existence, le type et l’emplacement des sauvegardes du système, les éventuels problèmes de stockage rencontrés, les mesures prises pour corriger les problèmes de stockage, les mesures prises pour mettre à jour les documents et rafraîchir les supports de stockage, les résultats de ces actions et l’évaluation, le cas échéant, des incidences des activités de maintenance sur l’authenticité des documents ; - b)
sauvegarder le système de stockage (A3.2.3.3.2), c’est-à-dire, créer régulièrement des copies du contenu numérique du système de stockage afin de pouvoir le restaurer en cas de sinistre entraînant une panne ou une corruption du système, et enregistrer les informations concernant les activités de sauvegarde. Il est important de faire la distinction entre lessauvegardes complètes du système et lessauvegardes de contenu. Les sauvegardes du système contiennent une copie detous les objets numériques du système, y compris le système d’exploitation, les logiciels et tous les objets numériques (c’est-à-dire, les composants numériques des documents et leurs métadonnées) dans le système. Une sauvegarde système offre le niveau potentiel de restauration optimal en cas de sinistre ou de corruption du système. Les sauvegardes de contenu contiennent une copie de certains objets numériques et, par conséquent, ne présentent qu’un potentiel de restauration limité, en particulier en cas de corruption des applications système. Les métadonnées d’intégrité de ces activités de sauvegarde, capturées dans les rapports d’activité, sont les suivantesVoir l’annexe 21a, « Conditions de référence requises pour évaluer la présomption d’authenticité des documents d’archives numériques ». :- indication du motif/de l’autorisation de sauvegarde (par exemple, en renvoyant à la section correspondante de la stratégie du système de stockage) ;
- indication du type de sauvegarde (par exemple, incrémentielle, différentielle, complète) ;
- indication de l’étendue ou du contenu de la sauvegarde (par exemple, système complet, groupes de documents, etc.) ;
- nom de la personne qui crée la sauvegarde ;
- date/heure de la sauvegarde ;
- indication du logiciel (y compris le numéro de version) utilisé pour créer la sauvegarde ;
- emplacement de la sauvegarde ;
- numéro d’identification de la sauvegarde.
- c)
corriger des problèmes sur les documents stockés (A3.2.3.3), c’est-à-dire, prendre les mesures prescrites par les stratégies, règles et procédures correspondantes du système de stockage et par les directives concernées, dans le respect des procédures pour maintenir des copies authentiques des documents, afin d’identifier et de résoudre les problèmes de stockage pour garantir que les documents demeurent accessibles, lisibles et intelligibles au fil du temps ; et enregistrer les informations concernant les activités correctrices et les composants numériques corrigés. Les métadonnées d’intégrité pour ces activités, capturées soit sous la forme de métadonnées associées aux documents soit dans les rapports d’activité, sontIbid. :- indication de l’état (par exemple, format de fichier) du document avant correction ;
- indication du processus de correction utilisé ;
- indication de l’état du document après correction (par exemple, incidences sur la forme, le format, l’authenticité, etc.) ;
- indication du motif/de l’autorisation de correction (par exemple, en renvoyant à la section correspondante de la stratégie du système de stockage) ;
- nom de la personne responsable de la correction ;
- date/heure de la correction ;
- emplacement du document corrigé ;
- numéro d’identification de la correction.
- d)
mettre à jour les documents stockés (A3.2.3.3.3), c’est-à-dire, exécuter les actions de conversion sur les composants numériques des documents stockés, dans le respect des procédures pour maintenir les documents authentiques et des actions prescrites par les stratégies, règles et procédures correspondantes du système de stockage et les directives concernées, afin de garantir que les documents demeurent accessibles, lisibles et intelligibles au fil du temps ; et enregistrer les informations concernant les activités de mise à jour et les composants numériques mis à jour. Les activités de conversion les plus communes sont la migration, la normalisation ou la transformation dans un format pérenne. Les métadonnées liées à cette activité sont identiques à celles mentionnées ci-dessus pour les activités de correctionVoir l’annexe 21a. ; - e)
rafraîchir le support des documents stockés (A3.2.3.3.5), c’est-à-dire, copier ou transférer les composants numériques des documents stockés d’un support à un autre – ou garantir de toute autre façon que le support de stockage demeure sain – dans le respect des procédures pour maintenir les documents authentiques et des actions correspondantes prescrites par les stratégies, règles et procédures du système de stockage et les directives concernées ; et enregistrer les informations concernant les activités de rafraîchissement et toute incidence pour les composants numériques stockés sur les supports rafraîchis. Les métadonnées d’intégrité relatives à cette activité sont identiques à celles mentionnées plus haut pour les activités de correctionIbid. .
- a)
Le système d’accès du système est l’ensemble des règles qui régissent les méthodes et stratégies spécifiques pour rechercher, reconstituer et présenter ou regrouper les documents extraits et/ou les informations concernant les documents dans le système de records management, et les outils et mécanismes utilisés pour appliquer ces règles.
Il s’agit de faciliter la recherche et de gérer les demandes d’accès aux documents archivés et/ou aux informations concernant les documents et de contrôler la performance du système d’accès.
Il s’agit de mesurer la performance du système d’accès à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement des activités d’accès et, en conséquence, d’émettre (1) des directives pour les activités d’accès et (2) des rapports sur la performance du système d’accès, destinés à être utilisés dans la maintenance au long cours du système .
Cette activité fournit aux utilisateurs internes et externes autorisés une assistance pour l’interrogation, la recherche et l’exploration des documents via l’utilisation d’outils comme des thesaurus et des répertoires.
Cette activité recouvre le contrôle et la coordination d’ensemble des demandes internes et externes d’accès aux documents et/ou aux informations sur les documents : traiter les demandes d’accès ; extraire les composants numériques des documents et/ou informations demandés ; vérifier les composants et informations extraits ; et donner accès aux documents et/ou aux informations extraits. Les activités qui entrent dans la gestion des demandes de documents et/ou d’informations sont :
- 1.
traiter les demandes de documents ou d’informations (A3.3.3.1), c’est-à-dire :- a) enregistrer les demandes d’accès au système (A3.3.3.1.1), c’est-à-dire, consigner les informations d’enregistrement concernant les demandes directes et indirectes d’accès aux documents et/ou aux informations sur les documents et émettre des notifications de réception à destination des personnes ayant demandé les documents. Les métadonnées d’intégrité capturées pour cette activité sont :
- nom de la personne qui fait la demande de documents et/ou d’informations ;
- nom de la personne pour qui la demande est faite (si différente de la précédente) ;
- date/heure de la demande ;
- indication des documents et/ou informations demandés ;
- droits d’accès étendus du demandeur ;
- nom de la personne qui enregistre la demande ;
- numéro d’enregistrement de la demande ;
- indication de la notification de réception envoyée (y compris, le cas échéant, indication de toute information supplémentaire requise pour enregistrer la demande) ;
- nom de la personne à qui l’accusé de réception a été envoyé ;
- nom de la personne qui a émis l’accusé de réception ;
- date/heure d’envoi de l’accusé de réception.
- b)
récupérer les informations nécessaires pour traiter les demandes d’accès au système (A3.3.3.1.2), c’est-à-dire, rassembler, à l’aide des répertoires, des vocabulaires contrôlés, des profils de documents et autres outils, les informations nécessaires pour traiter les demandes d’accès et les traduire en demandes d’extraction ; - c)
produire les demandes d’extraction des documents (A3.3.3.1.3), c’est-à-dire, traduire les demandes d’accès en requêtes auprès des systèmes de stockage et de gestion documentaire du système pour l’extraction des composants numériques et/ou informations requis pour répondre aux demandes d’accès ; - d)
produire les spécifications des demandes au système (A3.3.3.1.4), c’est-à-dire, donner aux systèmes d’extraction et d’accès du système les instructions sur la manière de répondre aux demandes de documents et/ou d’informations sur les documents à partir de l’analyse des demandes et des informations de traitement reçues de l’activité précédente (A3.3.3.1.3, production des demandes d’extraction des documents) conformément aux stratégies, règles et procédures concernées du système d’accès du système (y compris les procédures pour maintenir l’authenticité des documents) et aux droits d’accès étendus correspondants ;
- a) enregistrer les demandes d’accès au système (A3.3.3.1.1), c’est-à-dire, consigner les informations d’enregistrement concernant les demandes directes et indirectes d’accès aux documents et/ou aux informations sur les documents et émettre des notifications de réception à destination des personnes ayant demandé les documents. Les métadonnées d’intégrité capturées pour cette activité sont :
- 2.
extraire les documents et/ou informations demandés (A3.3.3.2), c’est-à-dire, produire les copies des composants numériques des documents et des informations demandés et leurs composants numériques – identité, intégrité, format, forme, contexte, contenu, etc. - en réponse aux demandes d’extraction ; - 3.
vérifier les documents et/ou informations extraites (A3.3.3.3), c’est-à-dire, vérifier (1) si tous les composants et informations nécessaires pour répondre à la demande d’accès ont été reçus des systèmes de stockage et de gestion documentaire du système de records management, (2) si les composants et informations extraits peuvent être traités pour en produire une copie et (3) lorsque sont détectés des composants numériques qui doivent être mis à jour ou corrigés, les rediriger (eux ou les informations sur les problèmes rencontrés) vers la fonction maintenance du système de stockage. Les métadonnées capturées pour cette activité sont :- numéro d’enregistrement de la demande ;
- indication des moyens utilisés pour vérifier les composants numériques et/ou les informations extraits ;
- nom de la personne qui vérifie les composants numériques et/ou les informations extraits ;
- indication du statut de la vérification (c’est-à-dire, vérifié, rejeté) ;
- motif de rejet (le cas échéant) ;
- indication des actions de maintenance requises (le cas échéant) ;
- date de la vérification/du rejet.
- 4.
donner accès aux documents et/ou informations extraits (A3.3.3.3), c’est-à-dire, permettre aux utilisateurs d’accéder aux copies des documents et/ou informations concernant les documents. Pour certaines demandes, comme celles concernées par la législation sur la liberté de l’information et la protection des données à caractère personnel, il pourra être nécessaire de documenter et de conserver les informations sur les documents et/ou les informations transmises en réponse aux demandes, l’identité des personnes à qui les documents et/ou informations ont été remis et la date de communication. Lorsque des documents anonymisés sont transmis, une copie du document anonymiséRichard Pearce-Moses, dans son doit être créée et son existence documentée à l’aide des métadonnées correspondantes. L’impossibilité de donner accès aux documents et/ou informations déclenche la création d’une « notification de rejet de la demande d’accès au système » qui est transmise au demandeur, et dont une copie est conservée par le producteur. Les activités que recouvre la communication des documents archivés et/ou informations sont les suivantes :Glossary of Archival and Records Terminology , donne la définition suivante : « dissimuler des informations sensibles dans un document avant qu’il ne soit remis à une personne qui n’est pas autorisée à voir ces informations. » Voir http://www.archivists.org/glossary/index.asp.- a)
reconstituer les documents et/ou informations (A3.3.3.3.4.1), c’est-à-dire, lier ou assembler tous les composants numériques vérifiés des documents et/ou informations demandés en vue de reproduire et représenter à l’utilisateur des copies des documents et/ou informations sous forme authentique et, si nécessaire, d’en supprimer des éléments afin de respecter la législation en vigueur sur la protection des données à caractère personnel et/ou le droit d’auteur. Les métadonnées d’intégrité capturées pour cette activité sont :- indication de tout problème rencontré pour reconstituer les documents et/ou les informations sous forme authentique ;
- indication des actions de maintenance requises ;
- indication des suppressions pour des motifs de protection des données à caractère personnel ou du droit d’auteur ;
- indication du motif/de l’autorisation de la suppression ;
- date de la suppression ;
- nom de la personne responsable du traitement/de l’exécution de la suppression ;
- numéro d’enregistrement de la copie du document anonymisé communiquée à l’utilisateur.
- b)
représenter et communiquer les documents et/ou les informations (A3.3.3.4.2), c’est-à-dire, présenter aux utilisateurs les copies des documents demandés reconstitués et/ou des informations sur les documents, dans la forme adéquate et accompagnés, lorsqu’il s’agit d’ensembles de documents, des informations sur leurs relations internes (lien archivistique). Cette activité recouvre également, le cas échéant, la délivrance aux utilisateurs d’un certificat d’authenticité. Cette activité donne lieu à la production ou à la compilation de deux jeux de métadonnées : les métadonnées d’intégrité nécessaires au producteur pour documenter l’activité et les métadonnées d’identification et d’intégrité pour l’utilisateur. Les métadonnées capturées pour cette activité sont :Producteur des documents (métadonnées d’intégrité)Pour les demandes satisfaites (partiellement ou intégralement) - indication du document et des informations présentés ;
- indication de toute suppression pour des motifs de protection des données à caractère personnel ou de droit d’auteur (le cas échéant) ;
- indication du certificat d’authenticité, le cas échéant ;
- indication des moyens par lesquels les documents ont été authentifiés
Voir l’annexe 21a. ; - nom de la personne à qui les documents et/ou informations ont été communiqués ;
- date de communication des documents et/ou informations ;
- nom de la personne responsable du traitement/de l’exécution de la demande d’accès ;
- indication du statut ou de l’état du document et/ou des informations au moment où la demande a été satisfaite (y compris, en particulier, indication, le cas échéant, du fait que la copie du document ne reproduit pas totalement et fidèlement les éléments exprimant son identité et son intégrité)
Voir l’annexe 21b. ; - indication de tout problème rencontré pour représenter les documents et/ou informations sous une forme authentique.
Pour les demandes qui ne peuvent être satisfaites (en partie ou en totalité)
- indication du motif pour lequel la demande n’a pu être satisfaite ;
- nom de la personne ayant établi que la demande ne pouvait être satisfaite ;
- indication qu’une notification de rejet a été émise ;
- nom de la personne à qui la notification de rejet a été envoyée ;
- nom de la personne responsable de l’émission de la notification de rejet ;
- date/heure d’envoi de la notification de rejet.
Utilisateur des documentsMétadonnées d’identification Voir l’annexe 21a. - nom de la ou des personnes ayant participé à l’élaboration du document ;
- nom de l’action ou de l’affaire ;
- date(s) de production et de transmission des documents ;
- expression du lien archivistique ;
- indication de toute pièce jointe.
Métadonnées d’intégrité (le cas échéant)- indication des droits d’accès étendus utilisés pour contrôler la production et la maintenance des documents
Voir l’annexe 21a. ; - indication des procédures de protection utilisées pour empêcher la corruption des documents
Ibid. ; - indication des procédures de protection utilisées pour garantir l’identité et l’intégrité ininterrompues des documents contre la détérioration des supports et les changements technologiques
Ibid. ; - indication des moyens utilisés pour authentifier les documents communiqués ;
- indication du fait que la copie des documents ne reproduit pas totalement et fidèlement les éléments exprimant son identité et son intégrité ;
- indication de toute suppression pour des motifs de protection des données à caractère personnel ou du droit d’auteur ;
- indication du motif/de l’autorisation de la suppression ;
- date de la suppression ;
- nom de la personne responsable du traitement/de l’exécution de la suppression ;
- date de communication des documents et/ou informations demandés ;
- nom de la personne responsable du traitement/de l’exécution de la demande d’accès.
- c)
empaqueter les documents et/ou informations en vue de leur communication (A3.3.3.4.3), c’est-à-dire, combiner les composants numériques des documents et/ou informations demandés et les instructions pour reconstituer et représenter les documents et/ou informations dans la forme adéquate. Cette activité donne lieu à la production des mêmes jeux de métadonnées que ci-dessus, à l’exception de la mention d’un certificat d’authenticité.
- a)
Cette dernière activité du système de records management recouvre le contrôle et la coordination des activités portant sur le sort final des documents : contrôle de la performance du système de gestion du sort final, traitement des informations concernant le sort final et destruction des documents et/ou préparation et versement des documents au service d’archives désigné, conformément aux directives et aux règles, procédures et stratégies de gestion du sort final des documents. Les activités entrant dans la gestion du sort final des documents sont :
- 1.
contrôler la performance du système de sort final (A3.4.1), c’est-à-dire, mesurer la performance du système de gestion du sort final à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement des activités de sort final et des informations reçues via les notifications de transfertLes notifications de transfert sont les suivantes : notification de réception du transfert : messages formalisés envoyés au producteur par le service d’archives confirmant que le service d’archives a reçu le transfert et, si nécessaire, demandant au producteur de s’occuper de tout problème rencontré pour enregistrer les transferts ; notification du rejet du transfert : messages formalisés envoyés au producteur par le service d’archives indiquant que les transferts de documents ne satisfont pas aux conditions requises pour être pris en charge ou conservés parce que les transferts ne sont pas autorisés, ne contiennent pas les bons documents, contiennent des documents qui ne peuvent être authentifiés ou dont la conservation n’est pas faisable. Pour plus de détails sur ces instruments, voir ci-dessous l’activité 4.3, Acquérir les documents sélectionnés. des documents et, en conséquence, émettre (1) des directives pour les activités de sort final et (2) des rapports sur la performance du système de gestion du sort final . Un type de directive spécifique à cette activité est par exemple l’instruction de rectifier un transfert rejeté en réponse à la réception d’une « notification de rejet de transfert » émise par le service d’archives désigné. Il serait demandé au personnel chargé de gérer l’activité de sort final de remédier aux problèmes ayant motivé le rejet du transfert des documents et, le cas échéant, de relancer le transfert ; - 2.
identifier les documents à trier (A3.4.2), c’est-à-dire, identifier les documents et les informations sur les documents dans le système qui sont marqués soit pour élimination soit pour transfert au service d’archives désigné, conformément au tableau de gestion du producteur ; - 3.
détruire les documents archivés (A3.4.3), c’est-à-dire, éliminer les documents et les informations concernant ces documents (par exemple, profils de documents, entrées de répertoires, etc.) et fournir une documentation sur les documents détruits. Les métadonnées capturées pour cette activité sontVoir l’annexe 21a. :- indication des documents et informations associées (par exemple, profils des documents, entrées de répertoire, etc.) éliminés ;
- indication du motif/de l’autorisation de destruction (par exemple, renvoi au tableau de gestion correspondant, y compris le numéro de version du tableau de gestion, le cas échéant) ;
- nom de la personne responsable du traitement/de l’exécution de l’élimination ;
- date/heure de l’élimination.
- 4.
préparer les documents pour leur versement au service d’archives désigné (A3.4.4), c’est-à-dire, associer aux documents archivés retenus pour la conservation définitive les métadonnées d’intégrité et associées concernant les actions effectuées lors de la préparation des documents pour le transfert au service d’archives désigné conformément aux termes et conditions du transfert, et compiler les informations sur les documents qui sont nécessaires pour satisfaire toutes les conditions requises d’information du service d’archives désigné, telles que définies dans les termes et conditions du transfert. Les métadonnées d’intégrité capturées pour cette activité sontIbid. :- indication de toute modification technique appliquée aux documents en vue de leur transfert (par exemple, conversion dans un nouveau format), y compris les résultats/incidences de ces actions (en particulier en ce qui concerne l’authenticité) ;
- indication du motif/de l’autorisation des actions (par exemple, renvoi aux termes et conditions de transfert correspondants) ;
- nom de la personne responsable du traitement/de l’exécution des actions de préparation du transfert ;
- date/heure des actions.
- 5.
verser les documents au service d’archives désigné (A3.4.5), c’est-à-dire, déplacer les documents sélectionnés pour la conservation définitive dans un service d’archives désigné (ou, selon les cas, le service du producteur responsable de la fonction de conservation définitive), accompagnés de la documentation de transfert requise. Cette documentation comprend les informations administratives sur le transfert requises par le service d’archives afin d’enregistrer le transfert, de confirmer l’autorisation de transfert et de vérifier son contenu – comme par exemple l’indication de l’entité versante, des contenus transférés, des termes et conditionsNdT : messages formalisés qui identifient en termes archivistiques et technologiques les documents numériques à verser, assortis de la documentation pertinente pour leur conservation sur le long terme, et qui identifient le support et le format de transfert, la date du transfert et les parties impliquées dans le transfert.Ibid. :- indication des documents transférés ;
- indication du motif/de l’autorisation de transfert (par exemple, renvoi aux termes et conditions de transfert correspondants) ;
- numéro d’enregistrement du transfert attribué par le producteur ;
- nom de la personne responsable du traitement/de l’exécution du transfert ;
- nom de l’entité à qui les documents ont été transférés ;
- date/heure de transfert.
Cette troisième activité recouvre la supervision et la coordination de toutes les activités associées à la conservation des documents dans un système de conservation définitive en vue de garantir leur authenticité ininterrompue pendant qu’ils sont sous la garde du service d’archives désigné. Les activités clés du système sont les suivantes : évaluer et sélectionner, acquérir, préserver et représenter les documents sélectionnés pour la conservation définitive et contrôler la performance du système. Ces activités sont envisagées depuis le point de vue de l’entité responsable de la conservation sur le long terme des copies authentiques des documents numériques du producteur ; c’est-à-dire, le service d’archives désigné, qui effectuera les activités de conservation. En revanche, les activités de production et de records management des documents, examinées plus haut, étaient envisagées du point de vue du service d’archives mais telles qu’accomplies par le producteur des documents. Il est vrai que dans certains cas, les producteurs peuvent également prendre en charge la conservation sur le long terme de leurs documents numériques. Il n’en demeure pas moins que le producteur devrait alors adopter le point de vue (et les responsabilités) du service d’archives désigné pour accomplir les activités ci-dessous.
Cette activité désigne l’évaluation de l’efficacité du système dans son ensemble à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement de chacun de ses sous-systèmes de gestion documentaire, de prise en charge, d’acquisition, de description, de stockage, d’extraction et d’accès (et, si nécessaire, en examinant les documents) et, en conséquence, l’élaboration et la diffusion (1) de directives pour chaque sous-système et (2) de rapports sur la performance du système à la fonction globale de contrôle de la performance (Maintenir la démarche, A1.4), destinés à être utilisés pour l’amélioration et la maintenance au long cours de la démarche COP.
Bien que l’évaluation des documents relève en dernier ressort des services d’archives
Il s’agit de mesurer la performance du système de sélection à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement des activités de sélection et, en conséquence, d’émettre (1) des directives pour les activités de sélection et (2) des rapports sur la performance du système.
Cette activité consiste à vérifier les informations sur les documents en cours d’évaluation, y compris les informations sur leurs contextes, leur valeur et la faisabilité de leur conservation. Dans certains cas, cette activité peut être engagée à la suite d’instructions émanant de la fonction de contrôle de l’évaluation archivistique (voir plus loin) pour réviser ou mettre à jour des résultats d’évaluation antérieurs. Entrent dans l’analyse des documents en vue de leur conservation définitive les activités suivantes :
- 1.
analyser les informations sur les documents évalués (A4.2.2.1), c’est-à-dire, rassembler, organiser, enregistrer et évaluer les informations pertinentes tirées des documents en cours d’évaluation et concernant leurs contextes juridico-administratif, de provenance, procédural, documentaire et technologique ; - 2.
évaluer la valeur des documents évalués (A4.2.2.2.), ce qui recouvre les activités suivantes :- a)
évaluer la valeur des documents sur la durée (A4.2.2.2.1), c’est-à-dire, déterminer la capacité des documents évalués de servir les intérêts durables de leur producteur et de la société ; - b)
évaluer l’authenticité des documents (A4.2.2.2.2), c’est-à-dire, déterminer les critères permettant de présumer l’authenticité des documents. Cette activité exige de : (1) compiler des preuves pour soutenir la présomption d’authenticité (A4.2.2.2.2.1), c’est-à-dire, rassembler, organiser et enregistrer les preuves de l’identité et de l’intégrité des documents évalués, et des preuves des contrôles procéduraux qui leur ont été appliqués durant leur production et leur maintenance par le producteur, (2) évaluer les preuves réunies concernant l’identité, l’intégrité et les contrôles procéduraux des documents évalués par rapport aux conditions requises des documents authentiquesVoir les annexes 21a et 21b. (A4.2.2.2.2.2) et (3) lorsque les preuves examinées sont trop ténues pour soutenir la présomption d’authenticité, utiliser d’autres méthodes de vérificationAu rang des autres méthodes, on peut citer, de manière non limitative, « comparer les documents concernés à des copies conservées ailleurs ou des bandes de sauvegarde ; comparer les documents concernés aux entrées du registre des entrées et sorties des documents ; faire l’analyse textuelle du contenu du document ; faire l’analyse chimique/scientifique d’aspects tel que le support et l’écriture ; étudier le journal des événements ; et le témoignage/la déclaration d’un tiers de confiance » (Heather MacNeil et al., « Part One – Establishing and Maintaining Trust in Electronic Records : Authenticity Task Force Report », in Duranti, pour s’assurer de l’authenticité des documents évalués ;Long-term Preservation , op. cit, 50. Voir http://www.interpares.org/book/interpares_book_d_part1.pdf). - c)
déterminer la valeur des documents (A4.2.2.2.3), c’est-à-dire, établir la valeur des documents à partir des résultats de l’évaluation de l’authenticité, de la qualité de leur prise en charge sur le temps, ainsi que de l'évaluation de leur pertinence et de leur intérêt en regard de la mission du service d’archives et de ses fonds ;
- a)
- 3.
déterminer la faisabilité de la conservation des documents évalués (A4.2.2.3), ce qui recouvre les activités suivantes :- a)
définir les éléments du document à conserver (A4.2.2.3.1), c’est-à-dire, identifier, parmi les documents évalués, les composants documentaires (par exemple, profil de document, pièces annexes, additions, etc.) et les éléments de forme (par exemple, auteur, date, objet, etc.) qui doivent être conservés pour protéger l’authenticité de ces documents ; - b)
identifier les composants numériques à conserver (A4.2.2.3.1), c’est-à-dire, identifier les composants numériques manifestant les éléments du document qui doivent être conservés pour protéger l’authenticité des documents sélectionnés pour la conservation définitive ; - c)
concilier les conditions requises pour la conservation définitive identifiées et les capacités de conservation du producteur (A4.2.2.3.3), c’est-à-dire, déterminer si les composants numériques manifestant les éléments du document qui doivent être conservés pour protéger l’authenticité des documents peuvent effectivement être conservés, étant donné les capacités actuelles et anticipées du service d’archives.
- a)
Ces trois activités donnent lieu à la production de la documentation suivante : (1) documentation sur les composants numériques à conserver – spécifiquement, les informations concernant la façon dont les éléments du document à conserver sont représentés dans l’environnement électronique, détaillées en vue de fournir des instructions pour les activités de conservation et (2) rapports de faisabilité de la conservation, c’est-à-dire, évaluations documentées indiquant si les éléments et composants numériques des documents peuvent être conservés étant donné les capacités actuelles et anticipées du service d’archives.
Cette activité consiste à déterminer quels documents seront maintenus et quels documents seront éliminés et à documenter ces décisions, en fonction de leur valeur et de la faisabilité de leur conservation, et à fixer, en accord avec le producteur, les termes et conditions du versement des documents au service d’archives. InterPARES 2 définit les
Parce que la façon dont les documents sont générés ou organisés, la technologie utilisée par le producteur pour les créer ou les capacités du service d’archives peuvent évoluer, l’évaluation de documents numériques consiste pour partie à contrôler les documents qui ont déjà été évalués en vue de déterminer si cette évaluation demeure pertinente ou si le sort final des documents doit être revu. En outre, parce que les missions et responsabilités organisationnelles du producteur, et la façon de les exercer, peuvent, elles aussi, changer au fil du temps, entraînant des utilisations nouvelles des données accumulées dans des systèmes ayant déjà été évalués, il est possible que des systèmes qui ne contenaient pas initialement de documents soient mis à niveau pour le faire, en particulier dans les organisations où cohabitent des systèmes d’archivage papier et électronique. De même, il est probable que les capacités du service d’archivage évolueront au fil du temps, tout comme ses missions et responsabilités. Dès lors, outre de contrôler les changements intervenus dans les documents évalués du producteur, le service d’archives se doit également de vérifier que le sort final planifié des documents demeure adéquat en regard de l’évaluation des activités du producteur et/ou du service d’archives, ainsi de changements importants intervenus au niveau : (1) des missions et responsabilités du producteur, (2) des activités ou systèmes de gestion ou de records management des documents, (3) des activités ou systèmes de conservation définitive du service d’archives et/ou (4) des missions et responsabilités du service d’archives.
Le modèle repose sur l’hypothèse que la garde et le contrôle des documents numériques passeront du producteur au service d’archives. Il est vrai que les producteurs maintiennent souvent les documents numériques sur une longue période, et sont dès lors confrontés à nombre des problèmes de la conservation sur le long terme, en particulier lorsque les documents doivent être retirés de systèmes de gestion actifs. Dans le modèle, l’activité d’acquisition des documents par le service d’archives et toutes les activités de conservation qui en découlent, ont pour objectif de maintenir l’accessibilité et l’authenticité des documents retenus pour la conservation définitive, c’est-à-dire, pour lesquels il n’est pas envisagé de terme à la conservation. Ce transfert des documents des mains du producteur à celles du service d’archives est une étape cruciale, qui exige de prendre toutes les mesures nécessaires pour que le processus de transfert se déroule correctement. L’acquisition des documents comporte trois phases : traiter les transferts de documents, verser les transferts validés et contrôler la performance du système d’acquisition.
Il s’agit de mesurer la performance du système d’acquisition à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement des activités d’acquisition, et, en conséquence, d’émettre (1) des directives pour les activités d’acquisition et (2) des rapports sur la performance du système d’acquisition.
Le modèle envisage un processus de traitement en cinq étapes qui recouvre les activités suivantes :
- 1.
enregistrer le transfert (A4.3.2.1), c’est-à-dire, consigner les informations sur le transfert pour renseigner les circonstances dans lesquelles il a eu lieu. Spécifiquement, cette activité donne lieu à la capture des métadonnées suivantesVoir l’annexe 21b. :- nom de la personne responsable de l’exécution du transfert ;
- numéro d’enregistrement du transfert attribué par l’agent en charge du transfert ;
- date et heure de réception du transfert ;
- nom de la personne qui enregistre le transfert ;
- numéro d’enregistrement du transfert attribué par la personne qui l’enregistre ;
- indication du motif/de l’autorisation du transfert (par exemple, renvoi aux termes et conditions de transfert correspondants) ;
- indication des documents et de la documentation de transfert reçus ;
- nom de la personne à qui une notification de réception du transfert a été adressée ;
- nom de la personne qui a émis la notification ;
- date et heure d’envoi de la notification.
Ces informations constituent les métadonnées sur les documents transférés et pourront être enregistrées dans un registre électronique. Lorsqu’un transfert a été enregistré comme reçu, le destinataire notifie à l’agent en charge du transfert que le transfert (identifié par son numéro) a été reçu et enregistre également cette action. À ce stade, il convient de noter que rien n’est fait pour établir que le transfert est correct à tous égards ; le processus d’enregistrement consiste simplement à accuser réception du transfert, à la suite de quoi intervient l’étape suivante.
- 2.
confirmer l’autorisation de transfert (A4.3.2.2), c’est-à-dire, vérifier que la personne qui transfère les documents est habilitée à le faire, et, lorsque ce n’est pas le cas, émettre une notification de rejet du transfert aux personnes qui transfèrent les documents.- a) Si le transfert est validé, les informations suivantes sont enregistrées comme métadonnées dans le registre des transferts
Ibid. :- date/heure à laquelle le transfert a été validé ;
- nom de la personne qui confirme l’autorisation du transfert ;
- numéro d’autorisation du transfert (attribué par le service d’archives) ;
- référence des termes et conditions de transfert.
- b) Si le transfert est rejeté, les informations suivantes sont portées dans le registre :
- date/heure à laquelle le transfert a été rejeté comme non autorisé ;
- nom de la personne qui rejette le transfert ;
- nom de la personne à qui la notification de rejet a été envoyée ;
- nom de la personne qui a émis la notification de rejet ;
- date et heure de l’envoi de la notification de rejet ;
- indication du motif de rejet ;
- numéro de rejet de l’autorisation de transfert (attribué par le service d’archives) ;
- référence des termes et conditions de transfert.
Il convient de noter que cette procédure repose sur l’hypothèse que le service d’archives dispose d’une liste/d’un mécanisme lui permettant d’identifier les personnes autorisées à effectuer les transferts. Étant donné la facilité de manipulation des documents dans l’univers électronique, il convient d’être particulièrement vigilant quant à l’origine des transferts.
- a) Si le transfert est validé, les informations suivantes sont enregistrées comme métadonnées dans le registre des transferts
- 3.
vérifier le contenu du transfert (A4.3.2.3), c’est-à-dire, déterminer si les transferts de documents ont été transmis avec succès (c’est-à-dire, n’ont pas été corrompus au cours de leur transfert) et comportent bien tous les documents et ensembles de documents indiqués dans les termes et conditions du transfert et, en cas de transferts corrompus ou non vérifiés, envoyer des notifications de rejet du transfert aux personnes qui ont transféré les documents.- a) Si le contenu du transfert est validé, les informations suivantes sont consignées comme métadonnées dans le registre des transferts
Ibid. :- date/heure à laquelle le transfert a été validé ;
- indication des moyens utilisés pour vérifier le transfert ;
- nom de la personne qui vérifie le transfert ;
- numéro de vérification du contenu du transfert (attribué par le service d’archives) ;
- référence des termes et conditions de transfert.
- b) Si le transfert est rejeté, les informations suivantes sont consignées dans le registre :
- date/heure de rejet du transfert au motif que son contenu est incorrect ou corrompu ;
- nom de la personne qui rejette le transfert ;
- nom de la personne à qui la notification de rejet du transfert a été envoyée ;
- nom de la personne qui a émis la notification de rejet ;
- date et heure d’envoi de la notification de rejet ;
- indication des moyens utilisés pour évaluer le contenu du transfert ;
- indication des motifs du rejet ;
- numéro de rejet du contenu du transfert (attribué par le service d’archives) ;
- référence des termes et conditions de transfert.
- a) Si le contenu du transfert est validé, les informations suivantes sont consignées comme métadonnées dans le registre des transferts
- 4.
confirmer l’authenticité des documents transférés (A4.3.2.4), c’est-à-dire, déterminer si l’évaluation de l’authenticité des documents transférés, qui a été conduite dans le cadre du processus d’évaluation archivistique, est toujours valide en vérifiant que les attributs relatifs à l’identité et à l’intégrité des documents, ainsi que toute documentation pertinente, ont été transmis avec eux.- a) Si l’authenticité des documents est confirmée, les informations suivantes sont consignées comme métadonnées dans le registre des transferts
Ibid. :- date/heure à laquelle le transfert a été accepté comme contenant des documents authentiques ;
- indication des moyens utilisés pour confirmer l’authenticité ;
- nom de la personne qui a confirmé l’authenticité ;
- numéro du rapport d’évaluation de l’authenticité (attribué par le service d’archives) ;
- numéro de vérification de l’authenticité du transfert (attribué par le service d’archives) ;
- référence des termes et conditions de transfert.
- b) Si l’authenticité des documents n’est pas confirmée, les informations suivantes sont consignées comme métadonnées dans le registre des transferts :
- date/heure à laquelle le transfert a été rejeté comme contenant des documents ne pouvant être authentifiés ;
- nom de la personne qui rejette le transfert ;
- nom de la personne à qui la notification de rejet du transfert a été envoyée ;
- nom de la personne qui a émis la notification de rejet ;
- date et heure de l’envoi de la notification de rejet ;
- indication des moyens utilisés pour évaluer l’authenticité des documents transférés ;
- indication des motifs de rejet ;
- numéro de rejet de l’authenticité du transfert (attribué par le service d’archives) ;
- numéro du rapport d’évaluation de l’authenticité (attribué par le service d’archives) ;
- référence des termes et conditions de transfert.
- a) Si l’authenticité des documents est confirmée, les informations suivantes sont consignées comme métadonnées dans le registre des transferts
- 5.
confirmer la faisabilité de la conservation des documents transférés (A4.3.2.5), c’est-à-dire, vérifier que la faisabilité du transfert établie durant le processus d’évaluation archivistique est toujours valide et, lorsque ce n’est pas le cas, émettre une notification de rejet du transfert à destination des personnes qui transfèrent les documents. À ce stade, avant que les documents puissent être officiellement versés au service d’archives, il convient de vérifier que les capacités actuelles et futures du service d’archives sont suffisantes pour conserver les documents sur le long terme. En particulier, il se peut que des changements soient intervenus au niveau technologique ou que des hypothèses formulées au moment de l’évaluation n’aient plus cours et rendent caduque l’évaluation initiale de la faisabilité. Ce processus génère également des métadonnées dans le registre des transferts.- a) Si la faisabilité de la conservation est confirmée, les informations suivantes sont consignées comme métadonnées dans le registre des transferts
Ibid. :- date/heure de la confirmation de la faisabilité de la conservation ;
- nom de la personne qui confirme la faisabilité ;
- numéro du rapport de faisabilité (attribué par le service d’archives) ;
- numéro de vérification de la faisabilité (attribué par le service d’archives) ;
- référence des termes et conditions de transfert.
- b) Dans le cas contraire, les informations suivantes sont consignées comme métadonnées dans le registre :
- date/heure du rejet du transfert comme contenant des documents qui ne peuvent être conservés ;
- nom de la personne qui rejette le transfert ;
- nom de la personne à qui la notification de rejet du transfert a été envoyée ;
- nom de la personne qui a émis la notification de rejet ;
- date et heure d’envoi de la notification de rejet ;
- indication des moyens utilisés pour confirmer la faisabilité de la conservation ;
- indication du motif de rejet ;
- numéro du rapport de faisabilité (attribué par le service d’archives) ;
- numéro du rejet de la faisabilité (attribué par le service d’archives) ;
- référence des termes et conditions de transfert.
- a) Si la faisabilité de la conservation est confirmée, les informations suivantes sont consignées comme métadonnées dans le registre des transferts
Cette activité, qui intervient seulement une fois que le transfert a été enregistré, vérifié comme émanant d’une source autorisée et que son contenu, son authenticité et la faisabilité de la conservation ont été confirmés, consiste pour le service d’archives à documenter formellement la prise en charge des documents. Ce processus génère les informations suivantes qui doivent être consignées comme métadonnées dans le registre des versements
- a) Métadonnées d’identification :
- les documents versés, y compris :
- nom de la personne physique ou morale qui a produit les documents ;
- nom de la personne physique ou morale qui a versé, fait don ou vendu les documents ;
- volume et caractéristiques des documents ;
- numéro d’enregistrement du transfert ;
- numéro d’enregistrement du versement ;
- numéro d’enregistrement de l’accroissement (s’il y a lieu) ;
- date de versement des documents ;
- indication des droits numériques qui s’appliquent aux documents versés, y compris :
- nom de la personne détentrice des droits ;
- stipulations des droits, y compris juridiction compétente, durée, documents concernés, etc. ;
- numéro du document justifiant les droits (par exemple, donation-partage, contrat, etc.)
- nom de la personne en charge du traitement du versement ;
- lieu du versement.
- les documents versés, y compris :
- b) Métadonnées d’intégrité :
- état des documents à leur réception ;
- indication des procédures de sécurité et de contrôle utilisées pour le transfert ;
- indication de toute modification apportée aux documents depuis leur réception ;
- indication de l’état des documents après modification (en particulier, relativement aux incidences de la modification sur la forme, le format, l’authenticité, etc. des documents) (le cas échéant) ;
- motif/autorisation de la modification (le cas échéant) ;
- date de modification (le cas échéant) ;
- nom de la personne responsable de la modification (le cas échéant).
Cette fonction se décompose en trois activités : (1) gérer les informations concernant les documents en vue de leur conservation définitive, (2) gérer la description des documents et (3) gérer le stockage de leurs composants numériques et informations associées.
Cette activité est une facette aussi compliquée que vitale du processus de conservation des documents numériques. Elle consiste à compiler et mettre à jour les informations concernant toutes les activités relatives à la conservation, la description, le stockage, la recherche, l’extraction et la représentation des documents en vue de leur conservation définitive. Il s’agit donc pour l’essentiel de gérer des informations concernant les documents et il ne fait aucun doute que les objectifs de ce processus ne pourront être atteints si le service d’archives ne dispose pas d’un système de gestion documentaire suffisamment robuste pour contrôler, identifier, extraire, utiliser et mettre à jour les documents au fil des actions qui leur seront appliquées.
Le but de cette activité est de veiller à ce que toute action appliquée aux documents soit documentée, ou en ajoutant des métadonnées d’intégrité ou par des rapports, en vue de disposer d’un historique de tout ce qui est arrivé aux documents depuis leur production. Ces informations sont nécessaires pour évaluer la fiabilité et l’authenticité des documents dans le système. De fait, la documentation rigoureuse, systématique et complète des activités de conservation est une des conditions requises fondamentales pour garantir la production de copies authentiques de documents authentiques, définies par la condition de base B.2 d’InterPARES 1 (documentation du processus de reproduction et de ses incidences), qui soutient elle-même la condition de base B.3 (description archivistique). L’importance de cette documentation et son rôle pour garantir l’authenticité ininterrompue des copies des documents du producteur pris en charge par le service d’archives sont détaillés dans les commentaires qui accompagnent ces deux conditions requises, commentaires que nous reproduisons ci-dessous :
- B.2 Documentation du processus de reproduction et de ses incidences
Documenter le processus de reproduction et ses effets est un moyen essentiel de démontrer que le processus de reproduction est transparent (c’est-à-dire dénué de tromperie ou de fraude). Cette transparence est nécessaire pour que le service d’archives joue pleinement son rôle d’archiviste tiers de confiance des documents. Documenter le processus de reproduction et ses incidences est également important pour les utilisateurs du document dans la mesure où l’historique de la reproduction est un élément essentiel de l’histoire du document lui-même. Les utilisateurs disposent ainsi d’un outil indispensable pour évaluer et interpréter les documents
Authenticity Task Force, « Appendix 2 ». . - B.3 Description archivistique
Authentifier les documents et perpétuer leurs relations administratives et documentaires est une des fonctions traditionnelles de la description archivistique. Dans le cas des documents numériques, cette fonction devient vitale. Une fois que les documents n’existent plus, sinon comme copies authentiques, la description archivistique est la source première d’information sur l’histoire du document, c’est-à-dire sur ses diverses reproductions et les modifications qui en ont résulté. S’il est vrai que la documentation de chaque reproduction des copies du document
Ibid., 218-219. Il est indiqué : bien que, techniquement, chaque reproduction d’un document effectuée après sa prise en charge par le service d’archives soit une copie authentique, c’est le seul document qui existe et, par conséquent, il conviendrait de le désigner comme « le document » plutôt que « la copie ». peut être conservée, la description archivistique résume l’histoire de toutes les reproductions, et il n’est donc plus nécessaire de conserver toute la documentation de toutes les reproductions. À cet égard, la description constitue une attestation collective de l’authenticité des documents et de leurs relations dans le contexte du fonds auquel ils appartiennent. C’est différent d’un certificat d’authenticité, qui atteste de l’authenticité des documents considérés un à un. L’importance de cette attestation collective est qu’elle authentifie et perpétue les relations entre les documents d’un même fonds.
Ceci étant précisé, les activités qui entrent dans la gestion des informations sur les documents conservés sont :
- 1.
contrôler la performance du système de gestion documentaire (A4.4.1.1), c’est-à-dire, mesurer la performance du système à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement des activités de gestion documentaire et, en conséquence, émettre (1) des directives pour les activités concernant les informations et (2) des rapports sur la performance du système ; - 2.
rassembler des informations pour les activités de conservation (A4.4.1.2), c’est-à-dire, organiser et enregistrer les informations pertinentes d’évaluation, d’acquisition, de versement et de conservation définitive concernant les documents en vue d’en permettre la conservation, l’organisation, la description, le stockage, la recherche, l’extraction et la représentation. Un travail efficace dans ce domaine rationalisera le stockage et l’extraction des métadonnées et des informations contenues dans la documentation produite au cours des processus de production et de records management des documents et au cours de leur évaluation, de leur acquisition et de leur versement. Ces informations viendront nourrir les processus de classement, de description, de stockage, de localisation, d’extraction et de représentation des documents. Les principaux produits de cette activité sont :- a)
informations sur la performance du système – c’est-à-dire, documentation renseignée et mise à jour en permanence concernant la capacité du sous-système à remplir son office et atteindre ses objectifs de performance ; - b)
informations sur les documents stockés – c’est-à-dire, documentation sur les documents conservés dans le système de stockage, élaborée en vue de traiter les demandes d’extraction de documents et/ou d’informations sur les documents ; - c)
informations sur les composants numériques des documents stockés - c’est-à-dire, documentation technique sur les composants numériques des documents présents dans le système de stockage qui est nécessaire pour faciliter la recherche de documents et/ou d’informations sur les documents et traiter les demandes d’accès aux documents et/ou informations sur les documents ; - d)
informations sur les fonds du service d’archives – c’est-à-dire, documentation sur les documents et ensembles organiques de documents déjà pris en charge par le service d’archives, élaborée en vue d’établir des estimations au cours des évaluations archivistiques et de faciliter les versements complémentaires ; - e)
informations pour le classement – c’est-à-dire, documentation sur les documents, élaborée en vue du classement des documents d’un producteur donné ; - f)
informations pour la description – c’est-à-dire, documentation sur les documents, élaborée en vue de la description des documents et de la création d’instruments de recherche. Comme le stipule la condition de base B.2, cette documentation doit notamment contenir des informations explicites sur :- la date de reproduction des documents et le nom de la personne qui en était en charge ;
- la relation entre les documents acquis auprès du producteur et les copies réalisées par le service d’archives ;
- les incidences du processus de reproduction sur la forme, le contenu, l’accessibilité et l’utilisation des documents ;
- l’indication, le cas échéant, qu’une copie du document ne reproduit pas totalement ou fidèlement les éléments exprimant son identité et son intégrité
Ibid. ;
- g)
informations pour le stockage des documents – c’est-à-dire, documentation sur les documents et leurs composants numériques et éléments, élaborée en vue de permettre leur stockage et leur conservation sur le long terme.
- a)
- 3.
mettre à jour les informations sur les activités de conservation (A4.4.1.2), c’est-à-dire, enregistrer les actions conduites pour mettre à jour les composants numériques des documents acquis pour conservation définitive, ou leur stockage. La mise à jour des composants numériques et du stockage des documents numériques s’effectue au fil du temps et l’enregistrement de ces informations est une responsabilité importante des services d’archives afin qu’ils soient en mesure de fournir aux utilisateurs qui le demanderaient des preuves à l’appui de la présomption d’authenticité des documents. Telle que définie dans ce modèle, cette activité consiste à compiler les métadonnées produites au cours des activités de maintenance du stockage (activités de sauvegarde, correction, mise à jour et rafraîchissement) et à mettre à jour le système de gestion documentaire. Ces informations de maintenance actualisées seront utilisées à leur tour pour mettre à jour périodiquement les informations de maintenance fournies par les descriptions des documents. Les métadonnées associées aux ensembles organiques de documents ou aux documents individuels sont, le cas échéant, enregistrées :- numéro(s) d’identification de l’activité de maintenance (c’est-à-dire, numéro(s) d’identification de sauvegarde, correction, mise à jour ou rafraîchissement, comme mécanisme de localisation du document et de rattachement au rapport/aux métadonnées de l’activité de maintenance correspondante) ;
- numéro(s) du versement.
Cette activité recouvre le contrôle et la coordination du classement des documents d’un producteur dont la provenance et les relations ont été identifiées, conformément aux concepts et principes du classement archivistique.
Cette activité recouvre le contrôle et la coordination des activités de description des documents, en particulier : contrôler le système de description, décrire les documents conservés et élaborer des instruments de recherche. Entrent plus particulièrement dans la gestion de la description des documents conservés les activités suivantes :
- 1.
contrôler la performance du système de description (A4.4.3.1), c’est-à-dire, mesurer la performance du système de description à partir des rapports de fonctionnement des activités de gestion de la description et, en conséquence, émettre (1) des directives pour les activités de description et (2) des rapports sur la performance du système. - 2.
décrire les documents (A4.4.3.2), c’est-à-dire, enregistrer les informations concernant la nature et la composition des documents et/ou des ensembles de documents acquis en vue de leur conservation définitive et concernant leurs contextes juridico-administratif, de provenance, procédural, documentaire et technologique, ainsi que les informations relatives à tout changement subi par les documents depuis leur production. Comme cela a déjà été souligné, la description archivistique est un moyen essentiel pour authentifier les documents pris en charge par le service d’archives et perpétuer leurs relations administratives et documentaires. Il convient donc d’être rigoureux et de porter une attention particulière à l’élaboration, l’enregistrement et la capture de toutes les métadonnées d’identité et d’intégrité nécessaires pour satisfaire les conditions requises à l’appui de la production de copies authentiques des documents du producteurVoir les annexes 21a et 21b. . Ces métadonnées sont les suivantes :- a) Métadonnées d’identification (héritées, le cas échéant, de niveaux de description supérieurs)
- numéro d’enregistrement du transfert (il est à noter que les documents décrits héritent des métadonnées d’identification/intégrité portées dans le registre des transferts.)
- numéro de versement (il est à noter que les documents décrits héritent des métadonnées d’identification/intégrité portées dans le registre des versements.)
- numéro d’accroissement, le cas échéant (il est à noter que les documents décrits héritent des métadonnées d’identification/intégrité portées dans le registre des accroissements.)
- numéro de l’unité de niveau supérieur, le cas échéant (il est à noter que les documents décrits héritent des métadonnées d’identification/intégrité enregistrées pour l’unité parente.)
- b) Métadonnées d’intégrité (si elles n’apparaissent pas dans les métadonnées héritées des registres des transferts, des versements et/ou des accroissements ou de l’unité supérieure)
- indication de l’état des documents au moment de leur réception (l’état s’entend ici par rapport aux informations issues du processus d’évaluation archivistique, en vue de la conservation définitive.) ;
- indication des procédures de sécurité et de contrôle utilisées pour les activités de transfert, de maintenance et de reproduction ;
- indication de l’état actuel des documents (l’état s’entend ici par rapport aux informations de conservation mises à jour, issues des processus de correction, de mise à jour et/ou de rafraîchissement des composants numériques ou du stockage.) ;
- numéro d’identification de l’activité de maintenance, le cas échéant – établit un lien avec les informations concernant toute action de maintenance appliquée aux documents (par exemple, correction, mise à jour, rafraîchissement) et les incidences de ces actions sur la forme, le format, l’authenticité, etc. des documents ;
- indication, le cas échéant, de toute restriction d’accès liée au droit d’auteur, à la protection des données à caractère personnel, etc. ;
- indication des droits numériques qui s’appliquent aux documents décrits, y compris :
- nom de la personne détentrice des droits ;
- stipulation des droits, y compris juridiction compétente, durée, documents concernés, etc. ; et
- numéro du document établissant les droits (par exemple, donation, contrat, etc.) ;
- emplacement des documents stockés ;
- date de la description ;
- nom de la personne responsable de la description ;
- indication des règles de description utilisées.
- a) Métadonnées d’identification (héritées, le cas échéant, de niveaux de description supérieurs)
- 3.
élaborer des instruments de recherche (A4.4.3.3), c’est-à-dire, préparer des outils qui apportent un contrôle intellectuel et physique sur les documents présents dans le système, tels que guides, inventaires, répertoires, référentiels.
Cette activité recouvre le contrôle et la coordination d’ensemble du système de stockage et des documents stockés dans le système : procéder au stockage des documents, maintenir leurs composants numériques et contrôler la performance du système de stockage. Entrent dans la gestion du stockage des documents conservés les activités suivantes :
- 1.
contrôler la performance du système de stockage (A4.4.4.1), c’est-à-dire, mesurer la performance du système de stockage à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement des activités de stockage et, en conséquence, émettre (1) des directives pour les activités de stockage et (2) des rapports sur la performance du système de stockage ; - 2.
procéder au stockage des documents (A4.4.4.2), c’est-à-dire, stocker les composants numériques des documents et leurs métadonnées, en respectant les procédures pour maintenir des copies authentiques des documents et les actions prescrites par les stratégies, règles et procédures du système de stockage et les directives pour ces activités. Les métadonnées d’intégrité capturées pour cette activité sont les suivantes :- indication de l’état des documents (par exemple, format de fichier) avant le stockage ;
- indication de toute modification apportée aux documents en vue du stockage ;
- indication de l’état des documents après modification (par exemple, incidences sur la forme, le format, l’authenticité, etc.) ;
- indication du motif/de l’autorisation de modification (par exemple, renvoi à la section correspondante de la stratégie du système de stockage) ;
- date/heure de modification ;
- nom de la personne responsable de la modification ;
- nom de la personne responsable du stockage des document ;
- date/heure du stockage des documents ;
- emplacement des documents stockés.
- 3.
maintenir les documents dans le système de stockage (A4.4.4.3), c’est-à-dire, contrôler le stockage des documents et de leurs composants numériques, procéder périodiquement à la sauvegarde du système de stockage et, le cas échéant, corriger les problèmes et mettre à jour les composants numériques, et/ou rafraîchir le support de stockage afin de garantir que les documents dans le système demeurent accessibles, lisibles et intelligibles dans le temps. Entrent dans la maintenance du stockage des documents conservés les activités suivantes :- a)
contrôler les documents stockés (A4.4.3.1), c’est-à-dire, vérifier régulièrement l’état et les conditions requises de maintenance des documents – plus précisément, de leurs composants numériques et de leurs métadonnées – et les supports sur lesquels ils sont stockés, pour identifier les éléments qui ont besoin d’être sauvegardés, les composants numériques et les métadonnées qui ont besoin d’être corrigés ou mis à jour et les supports qui ont besoin d’être rafraîchis. Une autre tâche clé de cette activité est d’émettre des rapports sur les activités de maintenance à destination du système de gestion documentaire ; - b)
sauvegarder le système de conservation définitive (A4.4.3.2), c’est-à-dire, créer périodiquement des copies du contenu numérique du système de stockage afin de pouvoir restaurer le système en cas de sinistre entraînant la panne ou la corruption du système, et enregistrer les informations sur les activités de sauvegarde. Il est important de distinguer ici lessauvegardes du système et lessauvegardes de contenu. Les sauvegardes du système contiennent une copie de tous les objets numériques du système, à savoir le système d’exploitation, les applications logicielles et tous les objets numériques (c’est-à-dire, les composants numériques des documents et leurs métadonnées) présents dans le système. La sauvegarde du système offre le potentiel de restauration le plus élevé en cas de sinistre ou de corruption du système. Les sauvegardes de contenu contiennent une copie d’ensembles choisis d’objets numériques et n’offrent donc qu’un potentiel de restauration limité, en particulier lorsque les applications systèmes sont corrompues. Les métadonnées d’intégrité concernant les activités de sauvegarde, capturées dans des rapports d’activités, sontVoir l’annexe 21b. :- indication du motif/de l’autorisation de sauvegarde (par exemple, par un renvoi à la section correspondante de la stratégie du système de stockage ) ;
- indication du type de sauvegarde (par exemple, incrémentielle, différentielle, intégrale) ;
- indication de l’étendue ou du contenu de la sauvegarde (par exemple, système complet, groupes sélectionnés de documents, etc.) ;
- nom de la personne qui crée la sauvegarde ;
- date et heure de la sauvegarde ;
- indication de l’application logicielle (y compris le numéro de version) utilisée pour créer la sauvegarde ;
- emplacement de la sauvegarde ;
- numéro d’identification de la sauvegarde.
- c)
corriger les problèmes des documents stockés (A4.4.3.2), c’est-à-dire, prendre les mesures prescrites par les stratégies, règles et procédures du système de stockage et les directives correspondantes, conformément aux procédures pour maintenir des copies authentiques des documents, afin d’identifier et de résoudre les problèmes de stockage, en vue de garantir que les documents demeurent accessibles, lisibles et intelligibles dans le temps ; et enregistrer les informations sur les activités de correction et les composants numériques corrigés. Les métadonnées d’intégrité relatives à cette activité, capturées soit sous la forme de métadonnées associées aux documents soit dans les rapports d’activité, sont les suivantesIbid. :- indication de l’état des documents (par exemple, format de fichier) avant la correction ;
- indication des processus de correction utilisés ;
- indication de l’état des documents après correction (par exemple, incidences sur la forme, le format, l’authenticité, etc.) ;
- indication du motif/de l’autorisation de correction (par exemple, en renvoyant à la section correspondante de la stratégie du système de stockage ;
- nom de la personne responsable de la correction ;
- date/heure de la correction ;
- numéro d’identification de la correction, comme mécanisme de localisation des documents et lié à un numéro de versement.
- d)
mettre à jour les documents stockés (A4.4.3.4), c’est-à-dire, effectuer les actions de conversion (par migration, normalisation ou transformation dans une forme pérenne) sur les composants numériques des documents, conformément aux procédures pour maintenir des copies authentiques des documents et aux actions prescrites par les stratégies, règles et procédures du système de stockage, en vue de garantir que les documents demeurent accessibles, lisibles et intelligibles dans le temps ; et enregistrer les informations sur les activités de mise à jour et les composants numériques mis à jour. Les métadonnées d’intégrité relatives à cette activité sont les mêmes que celles indiquées ci-dessus pour les activités de correctionIbid. ; - e)
rafraîchir le support de stockage des documents stockés (A4.4.3.5), c’est-à-dire, copier ou transférer les composants numériques des documents conservés d’un support sur un autre – ou garantir de toute autre manière que le support de stockage demeure sain – conformément aux procédures pour maintenir des copies authentiques des documents et aux actions prescrites par les stratégies, règles et procédures du système de stockage et les directives correspondantes ; et enregistrer les informations concernant les activités de rafraîchissement et leurs éventuelles incidences sur les composants numériques présents sur les supports rafraîchis. Les métadonnées relatives à cette activité sont les mêmes que celles indiquées plus haut pour les activités de correctionIbid. .
- a)
Cette dernière activité du système de conservation définitive consiste à permettre la recherche des documents conservés et/ou des informations les concernant, gérer les demandes d’accès et d’extraction des documents et/ou informations – y compris représenter les documents et/ou les informations aux utilisateurs ou « empaqueter » les documents/informations pour les transmettre aux utilisateurs – et contrôler la performance des systèmes d’extraction et d’accès.
Il s’agit de mesurer la performance du système d’accès à partir de l’analyse des rapports de fonctionnement des activités d’accès et, en conséquence, d’émettre (1) des directives pour les activités d’accès et (2) des rapports sur la performance du système.
Cette activité consiste à fournir aux utilisateurs internes et externes autorisés un accès intermédié aux descriptions des documents, aux instruments de recherche et à tout autre outil et ressource proposés par le service d’archives pour permettre la recherche d’informations, de documents et/ou d’ensembles de documents ; et, en cas de besoin, toute assistance requise.
Cette activité recouvre le contrôle et la coordination d’ensemble des demandes internes et externes d’accès aux documents conservés et/ou informations sur les documents et consiste à traiter les demandes d’accès, extraire les composants numériques correspondant aux documents et/ou informations demandés, vérifier les composants et informations extraits et communiquer les documents et/ou informations extraits. Entrent spécifiquement dans la gestion des demandes de documents et/ou informations les activités suivantes :
- 1.
traiter les demandes de documents et/ou informations (A4.5.3.1), c’est-à-dire :- a)
enregistrer les demandes d’accès (A4.5.3.1.1), c’est-à-dire, enregistrer les informations concernant la demande pour en renseigner les circonstances et émettre des notifications de réception aux personnes ayant fait la demande de documents. Lorsque les demandes ne contiennent pas toutes les informations requises aux fins d’enregistrement (par exemple, informations incomplètes sur les documents ou informations demandés), la notification de réception indiquera à l’utilisateur qu’il doit mettre à jour sa demande. Spécifiquement, cette activité donne lieu à la capture de certaines ou de toutes les métadonnées suivantes dans un registre des accès ou similaire :- nom de la personne qui fait la demande de documents/informations ;
- nom de la personne pour qui la demande est faite (si différente de la personne qui fait la demande) ;
- droits d’accès étendus du demandeur (le cas échéant) ;
- indication des documents et /ou informations demandés ;
- date et heure de réception/d’enregistrement de la demande ;
- nom de la personne qui enregistre la demande ;
- numéro d’enregistrement de la demande d’accès (attribué par le service d’archives) ;
- nom de la personne à qui la notification de réception a été adressée ;
- indication des informations complémentaires requises pour enregistrer la demande (si nécessaire) ;
- nom de la personne qui a émis la notification de réception ;
- date et heure d’envoi de la notification de réception.
- b)
extraire les informations pour traiter les demandes d’accès (A4.5.3.1.2), c’est-à-dire, rassembler, à partir des descriptions des documents et autres instruments de recherche et des informations sur les documents stockés et leurs composants numériques, les informations qui sont nécessaires pour traiter les demandes d’accès et les convertir en demandes d’extraction pouvant être traitées par les systèmes de gestion documentaire et de stockage ; - c)
produire les demandes d’extraction (A4.5.3.1.3), c’est-à-dire, traduire les demandes d’accès en demandes pouvant être traitées par les systèmes de gestion documentaire et de stockage afin d’extraire les composants numériques et/ou informations requis pour satisfaire les demandes d’accès ; - d)
produire les spécifications des demandes (A4.5.3.1.4), c’est-à-dire, émettre des instructions à destination des systèmes d’accès et d’extraction sur la façon de répondre aux demandes d’accès et d’extraction à partir de l’analyse des demandes et des informations de traitement des demandes, relativement aux stratégies, règles et procédures (y compris les procédures pour maintenir des copies authentiques des documents) et aux droits d’accès étendus des systèmes d’accès et d’extraction.
- a)
- 2.
extraire les documents et/ou informations demandés (A4.5.3.2), c’est-à-dire, produire des copies des composants numériques des documents demandés, les informations sur les composants numériques et la restitution et/ou les informations de contenu concernant les documents extraits en réponse aux demandes d’extraction des composants et/ou informations et conformément à toute spécification de demande ; - 3.
vérifier les documents et/ou informations extraits (A4.5.3.3), c’est-à-dire, examiner les composants numériques et/ou les informations extraits afin de déterminer si tous les composants et informations demandés ont été reçus et peuvent être traités en vue de leur communication, conformément aux règles de communicabilité actuelles applicables à ces documents. S’il apparaît que des composants numériques ont besoin d’être mis à jour ou corrigés, ils sont redirigés, accompagnés des informations sur le problème rencontré, vers la fonction de maintenance du système de stockage pour action complémentaire. En outre, lorsque les extractions contiennent des composants numériques qui ne peuvent être traités ou qui sont incorrects ou incomplets, une consigne de rectification de l’extraction pourra être émise.- a) Si la complétude, l’exactitude et la capacité de traiter les composants et informations extraits sont vérifiées, les informations suivantes sont consignées comme métadonnées dans le registre des extractions ou équivalent :
- date/heure de la validation de l’extraction ;
- indication des moyens utilisés pour vérifier l’extraction ;
- nom de la personne qui vérifie l’extraction ;
- numéro d’enregistrement de la vérification de l’extraction ;
- numéro d’enregistrement de la demande d’extraction.
- b) Si l’extraction ne peut être vérifiée, les informations suivantes sont enregistrées comme métadonnées dans le registre des extractions :
- date/heure du rejet de l’extraction ;
- nom de la personne qui rejette l’extraction ;
- nom de la personne à qui une consigne de rectification de l’extraction a été adressée ;
- nom de la personne qui a émis la consigne ;
- date et heure d’envoi de la consigne ;
- indication des moyens utilisés pour évaluer l’extraction ;
- indication des motifs de rejet ;
- numéro d’enregistrement du rejet de l’extraction ;
- numéro d’enregistrement de la demande d’extraction.
- a) Si la complétude, l’exactitude et la capacité de traiter les composants et informations extraits sont vérifiées, les informations suivantes sont consignées comme métadonnées dans le registre des extractions ou équivalent :
- 4.
donner accès aux documents et/ou informations extraits (A4.5.3.4), c’est-à-dire, communiquer aux utilisateurs les copies des documents et/ou informations sur les documents. Pour certaines demandes, ainsi de celles concernées par la législation sur le droit d’auteur ou la protection des données à caractère personnel, il pourra être nécessaire de consigner et de conserver les informations sur les documents et/ou informations communiqués en réponse aux demandes, l’identité des personnes à qui les documents et/ou informations ont été transmis et la date de communication. Lorsque des documents partiellement amendés sont transmis, une copie doit en être produite et son existence dûment documentée à l’aide des métadonnées correspondantes. Lorsqu’il n’est pas possible de communiquer les documents et/ou informations, une « notification de rejet de la demande d’accès » doit être produite et envoyée au demandeur, et le service d’archives doit en conserver une copie. Entrent dans la communication des documents et/ou informations extraits les activités suivantes :- a)
reconstituer les documents et/ou informations (A4.5.3.4.1), c’est-à-dire, lier ou assembler tous les composants numériques vérifiés des documents et/ou informations demandés afin de reproduire et de communiquer à l’utilisateur les copies des documents et/ou informations sous forme authentique et, le cas échéant, de supprimer des informations afin de respecter la réglementation sur la protection des données à caractère personnel ou le droit d’auteur. Les métadonnées d’intégrité capturées pour cette activité sont les suivantes :- indication de tout problème rencontré en reconstituant les documents et/ou informations sous forme authentique ;
- indication des actions de maintenance requises ;
- indication de toute suppression pour des motifs de protection des données à caractère personnel ou du droit d’auteur ;
- indication du motif/de l’autorisation de suppression ;
- date de suppression ;
- nom de la personne responsable du traitement/de l’exécution de la suppression ;
- numéro d’enregistrement de la copie du document amendé transmis à l’utilisateur ;
- b)
représenter et communiquer les documents et/ou informations conservés (A4.5.3.4.2), c’est-à-dire, présenter à l’utilisateur des copies des documents reconstitués et/ou informations sur les documents dans la forme externe appropriée et accompagnées, lorsqu’il s’agit d’ensembles de documents, des informations sur leurs relations internes (lien archivistique). Le cas échéant, cette activité recouvre également la délivrance aux utilisateurs d’un certificat d’authenticité. Cette activité donne lieu à la production de deux jeux de métadonnées : métadonnées d’intégrité pour que le service d’archives documente l’activité et métadonnées d’intégrité et d’identification pour l’utilisateur. Les métadonnées capturées pour cette activité sont les suivantes :Service d’archives (métadonnées d’intégrité)Pour les demandes qui sont satisfaites (en tout ou partie) - indication des documents et/ou informations communiqués ;
- indication de toute suppression pour des motifs de protection des données à caractère personnel ou du droit d’auteur (le cas échéant) ;
- indication qu’un certificat d’authenticité a été produit (le cas échéant) ;
- indication des moyens par lesquels les documents ont été authentifiés ;
- nom de la personne à qui les documents et/ou informations ont été communiqués ;
- date de communication des documents et/ou informations :
- nom de la personne chargée de traiter/effectuer la demande d’accès ;
- indication de l’état ou de la condition des documents et/ou informations au moment où la demande a été satisfaite (y compris, en particulier, l’indication que la copie d’un document communiqué est réputée ne pas reproduire totalement ou fidèlement les éléments exprimant son identité et son intégrité)
Voir l’annexe 21b. ; - indication de tout problème rencontré en représentant les documents et/ou les informations dans une forme authentique.
Pour les demandes qui ne peuvent être satisfaites (en tout ou partie) - indication du motif pour lequel la demande ne peut être satisfaite ;
- nom de la personne qui établit que la demande ne peut être satisfaite ;
- indication qu’une notification de rejet a été envoyée ;
- nom de la personne à qui la notification de rejet a été envoyée ;
- nom de la personne responsable de l’émission de la notification de rejet ;
- date/heure d’envoi de la notification de rejet.
Utilisateur des documentsMétadonnées d’identification - nom des personnes ayant participé à l’élaboration des documents ;
- nom de l’action ou de l’affaire ;
- date de production et de transmission des documents ;
- expression du lien archivistique ;
- indication de toute pièce annexe.
Métadonnées d’intégrité (le cas échéant) - indication des droits d’accès étendus utilisés pour contrôler la conservation des documents communiqués
Voir l’annexe 21b. ; - indication des procédures de protection utilisées pour prévenir la corruption des documents communiqués
Voir l’annexe 21b. ; - indication des procédures de protection utilisées pour garantir l’identité et l’intégrité ininterrompues des documents communiqués contre la détérioration des supports et au fil des évolutions technologiques
Ibid. ; - indication des moyens par lesquels les documents communiqués ont été authentifiés ;
- indication qu’une copie du document communiqué est réputée ne pas reproduire totalement et fidèlement les éléments exprimant son identité et son intégrité ;
- indication de toute suppression pour des motifs de protection des données à caractère personnel ou du droit d’auteur ;
- indication du motif/de l’autorisation de la suppression ;
- date de la suppression ;
- nom de la personne responsable du traitement/de l’exécution de la suppression ;
- date de communication des documents et/ou informations demandés ;
- nom de la personne responsable du traitement/de l’exécution de la demande d’accès.
- c)
empaqueter les documents et/ou informations en vue de leur communication (A4.5.3.4.3), c’est-à-dire, associer les composants numériques des documents et/ou informations demandés et les instructions pour les reconstituer et les représenter dans la forme externe adéquate. Cette activité donne lieu à la production des mêmes jeux de métadonnées que ceux indiqués ci-dessus, à l’exception de l’indication du certificat d’authenticité.
- a)
Structurer les relations entre les producteurs et les services d’archives en charge de la conservation définitive des documents
La production, la maintenance et la conservation des documents d’archives font partie intégrante de nombreuses activités humaines et appellent à ce titre des directives explicites. La formulation de recommandations utiles aux politiques publiques s’inscrit donc directement dans les objectifs d’un projet de recherche comme InterPARES. Ces directives se doivent d’être parfaitement explicites quant aux aspects juridiques de l’authenticité des documents auxquels les dimensions archivistiques doivent satisfaire et quant aux exigences éthiques et morales de la conservation, inhérentes à sa fonction mémorielle. Pour être entendues, les conclusions et recommandations issues des deux phases du projet InterPARES doivent être défendues auprès des pouvoirs publics. Ce rapport est issu pour l’essentiel des travaux et des recherches conduits par les membres de l’équipe transversale Stratégie et orientations, en particulier sur la législation concernant l’authenticité et la maintenance des documents et les droits et obligations des producteurs et des utilisateurs des documents.
Concrètement, tous les domaines explorés par InterPARES sont concernés et ont des incidences pour les politiques publiques aux niveaux international, national, sectoriel et organisationnel. C’est la raison pour laquelle InterPARES 2 a créé le thème transversal Stratégie et orientations, héritier du groupe de travail Stratégie d’InterPARES 1, qui avait défini une politique comme :
une déclaration formelle d’orientation ou de recommandation quant à la façon dont une organisation accomplira son mandat/sa mission, ses fonctions ou ses activités, motivée par des intérêts ou des programmes déterminés
Luciana Duranti et al., « Part Four – An Intellectual Framework for Policies, Stratégies and Standards : Strategy Task Force Report », note 1, in .The Long Terme Preservation of Authentic Electronic Records : Findings of the InterPARES Project , Luciana Duranti, ed. (San Miniato, Italie : Archilab, 2005), 118. Une version en ligne est disponible à l’adresse suivante : http://www.interpares.org/book/interpares_book_g_part4.pdf.
En tant que telle, une politique peut être exprimée par des lois, des règles, des normes (professionnelles, industrielles et techniques), des codes de déontologie, des codes de conduite ou des bonnes pratiques et des principes directeurs. L’application des lois et dispositions relatives à la production et la maintenance de documents d’archives est exprimée, ou devrait l’être, dans la politique de gestion et d’archivage des documents d’une organisation. La mise en œuvre par une organisation ou un individu d’une politique de records management donne lieu, ou devrait donner lieu, à la production, la maintenance et la conservation de documents d’archives, et de leurs métadonnées, pouvant être utilisés à des fins d’action ultérieure ou de consultation, et comme preuves des activités dont ils découlent
L’équipe Stratégie et orientations s’est intéressée aux politiques et stratégies touchant à la conservation de documents d’archives numériques produits dans le cours d’activités artistiques, scientifiques et de l’administration. Les organisations ayant recours à des technologies de plus en plus riches mais aussi dynamiques et, partant, quelque peu instables, les défis de conservation se multiplient. L’utilisation par les organisations de systèmes dynamiques, interactifs et expérientiels pour la conduite de leurs activités est symptomatique d’une pratique largement répandue qui consiste à adopter des technologies sans prendre en compte les difficultés de conservation qu’elles soulèvent pour les documents qui sont produits et gérés. De fait, si cela est patent dans les initiatives d’administration électronique, on l’observe également dans la sphère scientifique ou la sphère artistique.
L’émergence de nouveaux modèles de collaboration et de production, l’externalisation d’activités et de fonctions et la privatisation de nombreuses parties du domaine public créent de nouveaux défis pour la conservation des documents d’archives. La législation, la jurisprudence et les accords internationaux forment un ensemble de régulations complexes souvent incohérentes et contradictoires qui, bien loin de faciliter la création et l’usage corrects d’objets numériques, rend ces activités toujours plus complexes
Les travaux de l’équipe Stratégie et orientations ont abouti à l’élaboration d’un cadre conceptuel pour le développement de politiques publiques, comportant deux jeux de principes. Les principes ont été conçus comme des outils simples au service des objectifs de l'équipe – élaborer des politiques et des stratégies types pour la conservation sur le long terme de documents d’archives numériques authentiques. En se reportant aux principes correspondant à leur situation, les producteurs de documents ou les services d’archives pourront élaborer des recommandations internes, sous la forme de principes directeurs, d’instructions ou de politiques, à même de garantir la conservation ininterrompue de documents d’archives numériques authentiques selon des méthodes conformes aux conclusions des travaux de recherche d’InterPARES. Dans l’idéal, ces principes devraient également être inclus dans les politiques, stratégies et normes internationales, nationales, sectorielles et organisationnelles.
Des principes directeurs à l’usage des particuliers et des petites structures ont été élaborés par d’autres unités de recherche d’InterPARES 2
Le projet InterPARES a fixé la mission suivante à l’équipe Stratégie et orientations :
L’équipe Stratégie et orientations analysera les politiques et stratégies existantes dans chaque thème et domaine explorés, à la lumière des travaux conduits par les groupes de travail, puis élaborera à partir de leurs conclusions et de leurs rapports des politiques, stratégies et principes directeurs pour la production et la maintenance fiables et exactes des documents considérés, et leur conservation authentique dans le contexte des activités et de l’environnement dont ils sont issus
Voir Luciana Duranti (2001), « International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) : Exepriential, Interactive and Dynamic Records », SSHRC MCRI InterPARES 2 Project Proposal, 412-2001, 1.1-7. Voir http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_detailed_proposal.pdf. .
Tout au long du projet, les trois équipes sectorielles (arts, sciences et administration) ont conduit des études de cas sur des producteurs et leurs pratiques. Les données issues de ces études de cas et l’analyse diplomatique et les activités de modélisation qui leur ont été appliquées constituent le cœur des données de recherche d’InterPARES. En vue d’atteindre ses propres objectifs, l’équipe transversale Stratégie et orientations a conduit des recherches sur les législations, réglementations, directives, etc., internationales et nationales afin d’identifier les préconisations existant pour l’élaboration de politiques et de stratégies et les difficultés qu’elles soulèvent relativement à la conservation des documents d’archives sur le long terme.
[…]
La feuille de route de l’équipe Stratégie et orientations définit de la façon suivante la méthodologie suivie par l’équipe :
L’équipe Stratégie et orientations étudiera et analysera les politiques, stratégies, principes directeurs et normes existants dans chacun des domaines retenus relativement aux différents thèmes de recherche ; interrogera leur adéquation aux environnements numériques étudiés ; les comparera en vue d’identifier points communs, différences et écarts, en particulier relativement aux nouveaux enjeux découlant de l’accessibilité, l’utilisation, la facilité de manipulation et la fragilité des types de documents étudiés. Elle analysera ensuite les conclusions des études de cas et des travaux conduits sur les autres thèmes. À partir de cette analyse, l’équipe formulera des principes en vue de guider l’élaboration de politiques, stratégies et normes pour la production, la maintenance, l’évaluation et la conservation des documents d’archives concernés et les transmettra pour contextualisation aux équipes nationales et internationales. Enfin, après avoir reçu les commentaires et compléments demandés, l’équipe élaborera des principes directeurs à l’usage des acteurs en charge de l’élaboration de politiques, stratégies et normes au niveau international, national et organisationnel
InterPARES 2 Policy Cross-domain Methodologies. Voir http://www.interpares.org/ip2/ip2_policy.cfm. .
En raison du temps requis pour conduire les différentes séries d’études de cas, de douze à dix-huit mois chacune en moyenne, l’équipe ne disposait au début de ses travaux que de données d’études de cas limitées. Elle s’est donc attachée dans un premier temps à collecter d’autres sources d’informations et à analyser les politiques qui y étaient présentées.
Priorité a été donnée aux politiques de haut niveau, telles que les lois et directives nationales et internationales. À cet égard, la collaboration avec les autres équipes de recherche, en particulier l’équipe en charge du domaine de l’administration, dont plusieurs membres appartenaient également à l’équipe Stratégie et orientations, a été particulièrement précieuse. Les chercheurs ont travaillé sur les thèmes clés que sont les méthodes d’authentification, les problématiques d’exactitude et de fiabilité qui n’avaient pas été explorées par InterPARES 1, et les technologies émergentes comme le
Après l’atelier plénier de mi-parcours en septembre 2004, et la mise à disposition des données d’une première étude de cas, cinq études ont été engagées par l’équipe Stratégie et orientations :
- 1. Une bibliographie critique sur les politiques relatives à la propriété intellectuelle dans différents pays et au niveau de différents organismes internationaux
Gutman et al., « Copyright Policy Annotated Bibliography », op. cit. et une analyse des données issues des études de cas traitant des questions de recherche suivantes :La bibliographie critique couvre les modifications apportées aux législations nationales dans différents pays, changements qui ont été introduits à la suite d’initiatives pour mettre en œuvre les dispositions d’accords transnationaux dont les pays concernés sont signataires, à commencer par le Traité de l’OMPI (Organisation mondiale de la propriété intellectuelle) sur le droit d’auteur. Les dispositions de ce traité incluent la protection du droit d’auteur pour les logiciels ainsi que pour les œuvres numériques et prévoient pour la première fois des sanctions pénales en cas de violation du droit d’auteur, de la copie sans autorisation de contenus mis en ligne sur un site web à la suppression ou à l’altération des systèmes de DRM (
Digital Rights Management ). Les restrictions apportées récemment à la réutilisation ne sont pas compensées par les exemptions ou les protections qui permettraient d’accomplir les activités de conservation des documents d’archives. Cet équilibre précaire l’est rendu plus encore par l’extension de la protection des droits d’auteur que l’on observe dans la plupart des pays, en prolongeant la durée de protection ou en élargissant le périmètre de protection, ou les deux. - 2. Une étude des politiques de protection des données à caractère personnel et de la liberté d’information
Malcolm Todd (2005), « InterPARES 2 Project – Policy Cross-domain : Information Policy – Privacy Report ». Voir http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2(policy)privacy_report.pdf. Les principaux articles sont : Livia Iacovino et Malcolm Todd (2007), « The Long Term Preservation of Identifiable Personal Data : A Comparative Archival Perspective on Privacy Regulatory Models in the European Union, Australia, Canada and the United States », , qui explore les implications de la protection des données personnelles pour l’intégrité et l’authenticité des documents d’archives.Archival Science 7(1) : 107-127 ; et Malcolm Todd (2006), « Power, Identity, Integrity, Authenticity and the Archives : A Comparative Study of the Application of Archival Methodologies to Contemporary Privacy »,Archivaria 61 (Printemps) : 181-214.L’étude a été nourrie par deux articles de recherche : une étude comparative de la législation au Canada, aux États-Unis, en Australie et dans l’Union européenne et une réflexion plus théorique à partir de divers points de vue archivistiques. Les deux articles et le résumé de l’étude présentent des recommandations pour favoriser la conservation de documents d’archives numériques authentiques dans le respect des principes de protection des données à caractère personnel.
- 3. Une étude de la législation sur les archives en général (rôle et mission des institutions archivistiques, droit de la preuve, etc.) dans treize pays/régions en vue d’identifier les points communs ayant une incidence sur la conservation des documents d’archives et les obstacles potentiels à la conservation
Jim Suderman, Fiorella Foscarini et Erin Coulter (2005), « InterPARES 2 Project – Archives Legislation Study Report ». Voir http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2%28policy%29archival_legislation_study_report.pdf. Les pays étudiés sont l’Australie, le Canada (ainsi que les lois provinciales de Nouvelle Écosse, Québec, Manitoba et Colombie Britannique), la Chine, l’Union européenne, la France, Hong Kong, l’Italie, Singapour et les États-Unis. Les études correspondantes sont consultables sur le site web d’InterPARES 2 : http://www.interpares.org/ip2/ip2_documents.cfm?cat=policy. .L’étude passe en revue les législations nationales et infra-nationales ainsi que l’environnement réglementaire de l’Union européenne. Elle indique comment les documents d’archives sont définis, évalue la législation au regard de la prise en compte des différentes phases du cycle de vie des documents et met en lumière la cohérence (ou l’incohérence) dans les environnements relevant de plusieurs pays/régions.
- 4. Une étude sur l’authenticité du document d’archives
Luciana Duranti (2005), « InterPARES 2 Project – Policy Cross-domain : Authenticity and Authentication in the Law ». Voir http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2(policy)authenticity-authentication_law.pdf. Les études correspondantes sont consultables sur le site d’InterPARES 2 : http://www.interpares.org/ip2/ip2_documents.cfm?cat=policy. .L’étude analyse les concepts juridiques sous-jacents au droit de la preuve en Amérique du Nord, en Europe et en Chine, les compare aux conditions de référence requises définies par InterPARES 1
Heather MacNeil et al., « Part One – Establishing and Maintaining Trust in Electronic Records : Authenticity Task Force Report », in Duranti, et évalue les dispositions d’authentification numérique dans ces mêmes systèmes juridiques.Long Term Preservation , op. cit., 19-65. Voir : http://www.interpares.org/book/interpares_book_d_part1.pdf. - 5. Une étude sur les apports potentiels des logiciels
open source et des formats ouverts à la conservation sur le long terme des documents d’archives numériquesEvelyn Peters McLellan (2006), « InterPARES 2 Project – General Study 11 Final Report : Selecting Digital Formats for Long-Term Preservation ». Voir http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_gs11_final_report_french.pdf (en français). L’étude a exploré les politiques d’acquisition et les procédures de versement d’une large variété d’institutions archivistiques afin de déterminer si elles s’appuyaient sur un corpus cohérent de connaissances quant aux enjeux de la sélection des formats de fichiers en général et l’utilisation de standards
open source en particulier. Les données recueillies dans le cadre de l’étude n° 6 (Atlas cyber-cartographique de l’Antarctique) et l’étude générale n°10 (Pratiques de conservation des portails de données scientifiques) ont mis en lumière des politiquesopen source très développées dans le domaine des sciences. C’est un exemple de production de données uniques, d’utilisation très spécialisée et de coût en capital élevé, obligeant à envisager des normes de production à partir du stade de conception des systèmes et jusque dans les politiques sectorielles et de financement.
Les études ont été présentées lors de l’atelier plénier d’InterPARES qui s’est tenu à Chicago un an plus tard. La dernière étude a été transmise pour finalisation à l’équipe thématique Évaluation et conservation (thème 3), cette unité de recherche étant jugée plus adaptée. Un deuxième panel Stratégie et orientations a présenté les conclusions des études portant sur les aspects juridiques lors de la conférence annuelle de l’Association des archivistes canadiens en juin 2006.
Les données issues des études de cas ont été intégrées aux travaux du thème Stratégie et orientations en trois étapes. La première étape a consisté en une analyse des réponses aux quatre questions suivantes contenues dans les rapports des études de cas :
- 1. Des politiques, procédures et normes encadrent-elles actuellement la production, la maintenance, la conservation et l’utilisation des documents d’archives dans le contexte de l’activité du producteur ? Ces politiques, procédures et normes nécessitent-elles d’être modifiées ou enrichies ?
- 2. Quels enjeux, obligations ou préoccupations juridiques, moraux (par exemple, contrôle de l’expression artistique) ou déontologiques existent concernant la production, la maintenance, la conservation et l’utilisation des documents d’archives dans le contexte de l’activité du producteur ?
- 3. Quels schémas ou normes de description ou d’autres métadonnées sont utilisés à l’heure actuelle dans la production, la maintenance, l’utilisation et la conservation du système de records management ou de l’environnement étudiés ?
- 4. Quelle est la source de ces schémas ou normes (norme interne, organisme professionnel, norme/standard international, pratique individuelle, etc.) ?
La deuxième phase a consisté en un nouvel examen des études de cas avec des visées explicatives ciblées sur les questions de propriété intellectuelle et de protection des données à caractère personnel. Elle a été menée par une petite équipe d’assistants de recherche fin 2004, date à laquelle les études portant sur les politiques publiques et institutionnelles étaient achevées ou proches de l’être. La troisième étape est l’élaboration du présent document. Celle-ci s’est appuyée sur une dernière analyse des données collectées et un appel à commentaires auprès des chercheurs ayant dirigé les études de cas.
Sauf pour cette dernière phase, rapprocher les données fragmentaires issues des études de cas et celles provenant de l’étude des politiques publiques a été problématique. Ces difficultés peuvent être attribuées en partie à la difficulté des échanges interdisciplinaires entre archivistique et sciences politiques.
Les environnements de production de documents d’archives illustrés par les études de cas et la réglementation relative à la production, la maintenance et la conservation des documents d’archives mise en lumière par l’étude des politiques publiques se caractérisent par un manque de maturité alarmant. Seul un nombre limité d’organisations et de systèmes juridiques se révèlent en mesure de relever avec efficacité le défi numérique, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer des documents complexes constitués de composants multiples, comme cela est apparu dans de nombreuses études de cas. Sans surprise, la seule exception notable est constituée par le droit de la preuve : dans un large éventail de systèmes juridiques, la législation relative à l’utilisation des documents d’archives comme preuves devant un tribunal présente une grande cohérence avec les conclusions de l’équipe Authenticité d’InterPARES 1.
Les réponses au questionnaire de recherche Stratégie et orientations sont présentées dans les pages qui suivent. Les quatre constats ci-dessous reflètent les principaux thèmes à retenir par les politiques publiques, qui ont émergé des travaux conduits par l’équipe Stratégie et orientations, de ceux d’autres unités du projet et des rapports des études de cas.
Une des principales conclusions d’InterPARES 2 est que la conservation des documents d’archives issus d’environnements interactifs, dynamiques et expérientiels exige une infrastructure politique globale par-delà les principes exprimés par le groupe de travail Stratégie d’InterPARES 1. Les considérations relatives au droit d’auteur, aux données à caractère personnel et à la sécurité existaient déjà dans l’environnement papier mais ne concernaient qu’une minorité de documents. Elles sont aujourd’hui beaucoup plus répandues. L’équipe Stratégie et orientations a présenté les principaux éléments d’une telle infrastructure dans le document intitulé « Principes en vue de l’élaboration de politiques, stratégies et normes pour la conservation sur le long terme de documents d’archives numériques ». Ces principes peuvent être mis en œuvre à différents niveaux de gouvernance.
Dans l’environnement en réseau/interconnecté actuel, qui se traduit par le transfert croissant d’informations à l’extérieur des frontières des organisations, les problématiques ci-dessous deviennent centrales. Si les trois premières ne portent pas sur les documents en tant que tels et sont traditionnellement à la base de la conservation archivistique, la question relative aux droits de propriété intellectuelle s’applique aux documents tant de manière externe (leur contexte) que de manière interne (leur contenu) ; les deux dernières dimensions sont internes aux documents.
- Relation au processus métier
- Relation à une transaction donnée
- Relation au producteur
- Relation aux droits de propriété intellectuelle (contexte et contenu)
- Relation aux données à caractère personnel (contenu)
- Relation à la sécurité (contenu)
L’adhésion à une compréhension nouvelle de la nature du document d’archives permettant de prendre en compte ces nouveaux environnements et sa déclinaison en principes directeurs favoriseront la convergence requise pour transformer les produits théoriques d’InterPARES en un fondement solide pour l’élaboration de normes et de politiques aux niveaux organisationnel, sectoriel, national et international. Comme toute orientation et tout instrument juridique mis à son service, les normes, pour être utiles, doivent être facilitatrices et non spécifiques à une technologie donnée.
Un projet de recherche tel qu’InterPARES doit définir des meilleures pratiques, voire des pratiques idéales, sur la base de principes théoriques précisément définis. Au niveau national et international, l’effort de normalisation tend à se concentrer sur la définition d’exigences minimales acceptables ou sur la transformation en normes de « meilleures » pratiques communément acceptées. L’utilisation généralisée des technologies informatiques a favorisé cette seconde démarche alors que c’est de toute évidence à la première que devrait se consacrer tout effort de normalisation. C’est particulièrement vrai du développement de l’interopérabilité (dans le temps et l’espace) entre systèmes numériques, qui est vitale pour accompagner les transferts d’informations et, partant, le processus archivistique. En dehors de l’étude des formats de fichiers déjà citée, l’équipe Stratégie et orientations n’a pas travaillé directement sur le sujet de l’élaboration de normes. Toutefois, d’autres unités de recherche au sein du projet ont étudié et participé à des initiatives de définition de normes
Les conclusions d’InterPARES 2 recommandent la conservation de tous les documents que le producteur traite comme des documents d’archives ; c’est-à-dire, tous les documents sur lesquels s’appuie le producteur dans le cours habituel et ordinaire de ses activités, qu’il associe à d’autres documents et auxquels il se réfère comme documents d’archives de ses activités. C’est plus cohérent avec la définition inclusive du terme « document d’archives » utilisée dans les textes législatifs. Le producteur décide donc ce qui constitue un document d’archives à conserver en vue d’une action ultérieure ou pour s’y reporter, et le service d’archives doit ensuite évaluer la faisabilité de la conservation sur le long terme.
Les conclusions d’InterPARES 2 portent également à l’attention une nouvelle catégorie de documents d’archives : les documents d’archives potentiels. Traditionnellement, les documents d’archives sont identifiés en tant que tels de manière rétrospective ; c’est-à-dire après avoir été élaborés et diffusés avec une forme fixe et un contenu stable ; mais, avec les systèmes dynamiques, il est possible d’identifier des documents d’archives « prospectifs ». Les objets numériques qui se manifestent comme documents d’archives dès leur production remplissent la fonction traditionnelle, mémorielle, des documents d’archives pour porter témoignage ou rappeler une action à laquelle ils participent ou dont ils sont le produit. Au lieu de témoigner du passé, les documents d’archives prospectifs consistent en une série d’instructions ou d’actions à accomplir, et ils ont donc une action sur l’avenir
Le déploiement de systèmes dynamiques, interactifs et expérientiels pour capturer, traiter et gérer des données ne prend pas toujours suffisamment en compte aujourd’hui les divers rôles des documents d’archives (comme témoignages, c’est-à-dire, pour s’y reporter ; ou comme orientations, c’est-à-dire comme instructions pour des activités futures) et leur nature parfois éclatée. Les systèmes peuvent être répartis au sein d’une organisation, qui peut elle-même être répartie sur plusieurs sites (cas des organisations multinationales implantées dans plusieurs pays). Ces deux configurations sont la norme dans les projets scientifiques collaboratifs électroniques comme l’Atlas cyber-cartographique de l’Antarctique (étude de cas n°6).
Des systèmes dynamiques, interactifs et expérientiels peuvent également être déployés pour atteindre des objectifs qui ne sont pas compatibles avec ceux du records management. Les documents susceptibles de satisfaire aux conditions requises du records management peuvent être représentés en de multiples points des systèmes. À titre d’exemple, le Service des impôts en ligne d’Irlande (ROS, étude de cas n° 20) est pour l’essentiel un « tuyau », qui permet l’entrée de données contrôlées directement par les citoyens au lieu que des agents de l’administration travaillent à partir de formulaires papier transmis par les citoyens. Les objets numériques du ROS sont des documents d’archives visant à instaurer et normaliser les relations des citoyens avec l’administration fiscale. En d’autres termes, l’activité des citoyens assujettis à l’impôt a été scindée en deux systèmes au moins : le ROS, qui gère la relation du citoyen avec l’administration des impôts, et les unités centrales qui calculent le montant de l’impôt. En outre, les éléments documentaires qui communiquent la sémantique d’un document d’archives (schémas de métadonnées par exemple) peuvent exister dans les systèmes comme objets numériques distincts du document. Dans l’étude de cas consacrée à un projet d’ingénierie utilisant le langage d’ontologie web OWL (Web Ontology Language), une extension du XML qui permet la représentation de sémantiques dans des schémas de métadonnées pour formuler un nouveau format de conservation logique pour les documents d’archives CAO complexes, les éléments de métadonnées étaient stockés dans un segment d’un système de conservation pilote situé à l’extrémité opposée d’un réseau national partagé par les partenaires de l’expérience
La subdivision d’un processus métier entre plusieurs systèmes, dont certains peuvent (a) être dynamiques, interactifs ou expérientiels et (b) franchir des frontières organisationnelles, appelle une politique aussi élaborée que les systèmes et les processus métier considérés. Les documents d’archives identifiés dans un système doivent être envisagés avec les documents liés au même processus métier produits par d’autres systèmes afin de garantir que la gestion, le sort final et la conservation des documents soient les plus efficaces possibles. La politique de records management devra garantir : (1) que l’identification des entités documentaires, et notamment les documents/métadonnées/liens, etc
Les objets numériques que leurs producteurs considèrent comme des documents d’archives ne sont pas toujours propres à être conservés, du fait par exemple de l’utilisation insuffisamment réfléchie de signatures numériques ou, plus largement, parce qu’ils ne peuvent fonctionner comme documents d’archives rétrospectifs ou prospectifs. Les activités de conservation examinées dans le cadre des études de cas étaient majoritairement centrées sur la conservation des données, non des documents. Ainsi, si les procédures de sauvegarde et de reprise après sinistre étaient répandues, la possibilité de restaurer les documents - sauf vers un système identique (interopérabilité dans le temps) - était rarement prise en charge. Dans l’étude de cas consacrée à l’Atlas cyber-cartographique de l’Antarctique, les mesures prises pour assurer l’interopérabilité entre systèmes remplissaient nombre des mêmes finalités que la conservation. De même, la production d’expositions en ligne était parfois assortie d’éléments d’une politique de conservation, mais non de conservation sur le long terme, les objets produits étant considérés comme maintenus exacts et authentiques à travers l’espace (c’est-à-dire, d’un système à un autre). Comme le montre le modèle de Chaîne archivistique, tous les aspects du cycle de vie des documents doivent être pris en compte dans une politique de conservation
Le programme de recherche de l’équipe transversale Stratégie et orientations comportait les questions suivantes :
- Des politiques, procédures et normes encadrent-elles actuellement la production, la maintenance, la conservation et l’utilisation des documents d’archives dans les domaines étudiés ? Ces politiques, procédures et normes doivent-elles être révisées et complétées ?
- Un ou des cadres intellectuels peuvent-ils être élaborés afin de faciliter la traduction des politiques, procédures et normes dans différents pays, secteurs et domaines ?
- Comment favoriser le contrôle accru et la normalisation de la production, la maintenance, la conservation, la communication et l’utilisation des documents dans le respect des différences culturelles et juridiques qui peuvent exister en matière de liberté d’expression, de droits moraux, de vie privée et de sécurité nationale ?
- Quelles obligations légales ou morales existent concernant la production, la maintenance, la conservation et l’utilisation des documents d’archives d’activités scientifiques et artistiques ?
- Quels principes devraient guider la formulation de politiques, stratégies et normes pour la production de documents d’archives fiables, exacts et authentiques dans les environnements numériques étudiés ?
- Quels principes devraient guider la formulation de politiques, stratégies et normes pour l’évaluation de ces documents ?
- Quels principes devraient guider la formulation de politiques, stratégies et normes pour la conservation sur le long terme de ces documents ?
- Sur quels critères devrait se fonder l’élaboration des politiques, stratégies et normes nationales ?
- Sur quels critères devrait se fonder l’élaboration des politiques, stratégies et normes à destination des organisations ?
On constate dans les trois domaines explorés une influence très limitée des politiques, procédures et normes sur la production, la maintenance, la conservation et l’utilisation des documents d’archives. Les réponses apportées à cette question dépendent de la nature de l’organisation et de la phase ou du stade du cycle de vie (c’est-à-dire, production, maintenance, etc.) du document considéré.
Lorsque la culture de l’organisation est propice à l’élaboration de politiques et procédures et à l’adoption de normes, certains aspects de la production, la maintenance, la conservation et l’utilisation des documents sont effectivement soumis à des contrôles. Dans les environnements étudiés, l’administration et certaines organisations scientifiques ont élaboré ou adopté des politiques et procédures, ce qui n’est pas le cas des artistes ou des petites structures éphémères. De fait, dans ces organisations, le records management n’est absolument pas encadré par des politiques, des procédures ou des normes.
Dans la moitié des études de cas du domaine artistique, la maintenance et la conservation des documents ne sont pas envisagées. Lorsqu’elles le sont, la démarche répond à différents types de motivations. Dans certains cas, la maintenance et la conservation des documents répondaient à des motifs juridiques, relevant généralement de la protection de la propriété intellectuelle. Dans d’autres, la démarche relevait plutôt de considérations liées à la publicité et à la possibilité de donner des représentations futures des œuvres, cela n’allant toutefois pas nécessairement jusqu’à l’élaboration de politiques ou l’adoption de normes
Pour ce qui est du domaine scientifique, il a été noté que la définition de règles et de procédures autour de la production et de la maintenance des documents d’archives répondait à des exigences immédiates et prévisibles des différentes activités scientifiques concernées. Il a également été observé que, si des technologies sophistiquées sont souvent adoptées, celles utilisées pour maintenir les documents et y accéder étaient généralement rudimentaires (par exemple, Microsoft Windows ou d’autres outils logiciels propriétaires). Un processus pour déterminer combien de temps conserver les données d’un projet était systématiquement en place. Des procédures de duplication et de migration existaient également. Plus largement, permettre l’accès aux données sur différents systèmes (l’interopérabilité) était souvent une condition requise, même en l’absence de réels protocoles de conservation.
Les études de cas portant sur l’administration se caractérisent par les politiques et les procédures de records management les plus exhaustives pour ce qui est des différentes phases du cycle de vie des documents. Dans la plupart des cas, les organisations ont une relation formalisée avec un service d’archives ou une autre unité en charge de la conservation des documents. Comme pour les études de cas du domaine scientifique, cependant, il apparaît que les processus de maintenance et de conservation sont orientés sur les données, ou les systèmes, sans être nécessairement liés aux exigences spécifiques de gestion et d’archivage des documents de l’organisation.
Un autre facteur à prendre en considération lorsqu’une politique existe ou que des normes sont adoptées est la phase du cycle de vie des documents. Les études de cas montrent qu’il arrive que les organisations adhèrent à des politiques, procédures et normes à un stade du cycle de vie des documents (par exemple, la production des documents) mais pas aux autres. Le concept de conservation des documents d’archives tel qu’envisagé par InterPARES est global et inclut toutes les activités ayant une incidence sur le document à compter de sa production. Aucune des organisations ayant participé aux études de cas ne pouvait se prévaloir d’une approche aussi globale
L’étude de la législation relative aux archives montre que les systèmes étudiés ont des définitions très larges du document d’archives, qui contrastent avec la définition archivistique plus spécifique adoptée par le projet InterPARES 2 :
Un document produit ou reçu par toute personne ou physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité et sélectionné en vue d’une action ultérieure ou à des fins de consultation
Définition du « document d’archives » figurant dans la base de données terminologique d’InterPARES 2. .
Les définitions trop larges et incohérentes du document d’archives entravent non seulement la capacité d’une organisation à élaborer les politiques et procédures dont elle a besoin mais aussi l’adoption de normes. Elles compromettent également la capacité d’une organisation à interpréter correctement les décisions de justice relatives aux documents d’archives
L’étude de la législation sur les archives montre que, si toutes les phases du cycle de vie des documents sont effectivement envisagées dans les lois ou directives des systèmes juridiques étudiés, elles ne sont prises en compte de manière exhaustive par aucune loi, ni aucun corpus législatif au sein d’un système juridique donné
Les obligations légales relatives au records management contribuent naturellement à faire évoluer les pratiques des organisations qui y sont assujetties. Cela étant, on ne peut demander à la législation de couvrir systématiquement et de manière exhaustive toutes les phases du cycle de vie des documents. En l’absence de dispositions légales, les organisations pourront souhaiter adopter des normes générales, comme la norme ISO pour le records management
L’adoption massive des nouvelles technologies de l’information dans les trois environnements étudiés par InterPARES 2 ne semble pas avoir profondément modifié les processus traditionnels qui y sont utilisés. Le rapport de l’équipe thématique 1, qui a travaillé sur la production des documents, conclut ainsi que les processus intervenant aujourd’hui dans la production des documents s’apparentent à ceux utilisés dans l’environnement papier.
On observe dans les études de cas consacrées au secteur artistique la
Si les processus ne subissent pas de modification fondamentale, les politiques, stratégies et normes existantes n’auront pas nécessairement besoin d’être totalement refondues mais seulement révisées et étendues. Dans l’environnement papier, lorsque les documents et leur support sont indissociables, le moment de production du document est bien défini. Il ressort des travaux d’InterPARES 1 que dans l’environnement numérique, le support n’est plus un élément essentiel du document. En conséquence de quoi, la conservation doit viser à préserver la capacité de reproduire les documents numériques, en les migrant d’un support sur un autre, en fonction des besoins. Dès lors, les procédures et les normes de production des documents doivent établir quand un document a été produit et identifier les composants numériques qui le constituent et leurs relations. Pour les documents d’archives produits dans des systèmes dynamiques, les procédures doivent indiquer comment ces composants sont identifiés et fixer la marge de variation acceptable de leurs relations
De nouveaux principes guidant les politiques, procédures et normes d’identification et de modification des documents produits sont également requis. Les technologies numériques permettent l’intégration de types de documents hier distingués par leur support (par exemple, audio et texte). Par-delà les complications que posent la maintenance et/ou la conservation des composants numériques de différents formats qui constituent le document, cette évolution appelle une gestion plus sophistiquée des droits de propriété intellectuelle associés aux documents - droits sur les bases de données, copyrights et brevets notamment. De la même manière, l’émergence d’une législation sur la communicabilité des données et la protection des données à caractère personnel exige une gestion du contenu des documents plus exhaustive que par le passé. Les lois sur les données personnelles mettent l’accent sur l’exactitude des données et permettent à toute personne identifiée dans le document de demander que les informations qui y sont contenues soient corrigées. Il peut arriver que les droits associés à certains composants des documents aillent à l’encontre de leur conservation par le service ou l’institution compétents. Alors que ces organismes avaient par le passé la possibilité de gérer ces situations en suspendant la communication des documents jusqu’à l’extinction des droits, ces situations doivent désormais être envisagées et prises en charge dans des politiques, et les règles correspondantes, qui s’appliquent dès le stade de production. Les producteurs de documents doivent également mettre en place des procédures précises quant à la mise en œuvre de ces règles. Ces procédures doivent être connues et acceptées par les personnes en charge ou intégrées à la conception des systèmes qui maintiennent les documents.
La technologie numérique a également considérablement renforcé les moyens de transmettre de l’information. Dans les études de cas des domaines scientifique et artistique, cette évolution est perçue de manière tout à fait positive. Pour l’artiste, la facilité de transmission peut démultiplier le public potentiel d’une œuvre. Pour les scientifiques, la facilité d’accès à davantage de données rend la recherche plus performante. La communauté scientifique est motivée par « la volonté et la possibilité de traduire les données collectées en un format neutre ou
InterPARES 1 a souligné à quel point il est important que le service en charge de la conservation évalue la faisabilité de la conservation des documents au cours du processus d’évaluation archivistique. Les politiques et procédures d’évaluation de la faisabilité de la conservation doivent être définies en fonction des spécificités technologiques des documents relativement aux capacités du système de conservation. Elles doivent également prendre en compte les droits ou obligations qui restent attachés aux documents – données à caractère personnel, propriété intellectuelle, sécurité, etc. - et qui devront être gérés ou administrés par le service en charge de la conservation. La faisabilité est ainsi évaluée à un double niveau : le particulier (en relation avec un corpus identifié de documents) et le général, en ce sens que le service en charge de la conservation doit définir ou modifier ses politiques d’acquisition de façon à ce qu’elles soient cohérentes avec les capacités du système de conservation.
En pratique, le service d’archives en charge de la conservation qui maintient des copies authentiques de documents numériques doit être guidé par les mêmes considérations que le producteur. Si le producteur a été tenu de respecter certaines obligations quant à la protection des données à caractère personnel, la propriété intellectuelle et la sécurité en maintenant les documents, le service en charge de la conservation devra également s’y plier au sein de l’environnement de conservation, sauf à en être explicitement dispensé. Le premier principe qui doit guider la conservation sur le long terme des documents numériques a été établi par InterPARES 1, à savoir, garantir qu’au fil du processus de conservation, les documents demeurent des copies authentiques des documents du producteur.
Il ressort de la littérature examinée dans la bibliographie critique consacrée à la propriété intellectuelle que le contrôle accru de l’accès au contenu numérique dans un contexte marchand est une question clé dans la formulation des traités internationaux, des législations nationales, des jurisprudences et des débats politiques. Non sans ironie, les caractéristiques techniques et juridiques grâce auxquelles les détenteurs de droits bénéficient d’une protection économique et les utilisateurs d’un accès immédiat aux documents et à l’information, font peser des restrictions sur les usages futurs du contenu des documents et, au bout du compte, entravent la capacité de les conserver pour leur « seconde vie non marchande
Les activités des producteurs de documents et des organismes en charge de leur conservation doivent répondre à des obligations juridiques et morales ainsi qu’aux attentes des usagers. Les organismes en charge de la conservation sont les destinataires finaux de preuves des activités des producteurs de documents d’hier et d’aujourd’hui. Dans le même temps, ils sont également des producteurs à part entière de documents. Par le passé, les organismes en charge de la conservation, en particulier les archives, géraient le transfert de droits de propriété matérielle et intellectuelle dans des documents analogiques. Les choses sont bien différentes aujourd’hui. Parce que les producteurs utilisent des logiciels pour créer et/ou appliquent des technologies de gestion des droits pour protéger les actifs intellectuels, ils introduisent une couche totalement nouvelle pour la gestion de la conservation. Parce que cette couche supplémentaire est elle-même soumise à des droits et protections de propriété intellectuelle, le processus de conservation est assorti de tâches et de risques supplémentaires.
L’émergence des technologies de contrôle de l’accès aux documents et de leur rediffusion intervient à un moment où les droits moraux sont battus en brèche par les droits commerciaux, et où les droits à la protection des données à caractère personnel s’effacent devant les considérations de sécurité nationale. Les changements successifs des législations nationales, des accords de commerce internationaux et des modèles économiques rendent le défi, déjà considérable, de la conservation des documents d’archives numériques, bien plus complexe que la simple lutte contre l’obsolescence technologique.
Outre qu’elle doit garantir que les documents numériques conservés demeurent des copies authentiques des documents du producteur, la conservation doit être envisagée et conduite comme un processus compatible avec la finalité pour laquelle les documents conservés ont été produits. Dans le cas contraire, les organismes en charge de la conservation pourraient avoir besoin d’exceptions spécifiques ou générales quant aux obligations de protection des droits de propriété intellectuelle, y compris les droits moraux, et de protection des données à caractère personnel. Par exemple, l’anonymisation de documents contenant des informations à caractère personnel compromet l’intégrité du document produit. Les activités de conservation peuvent se traduire par des modifications des documents au niveau des bits mais non au niveau fonctionnel. Elles contreviendraient alors à une application rigoureuse des droits de propriété intellectuelle.
Dans certaines études de cas du domaine artistique, il est apparu que les documents produits n’étaient pas suffisamment bien définis pour qu’un service d’archives démontre l’authenticité des copies reproduites des documents. Dans l’étude de cas
Alliée à la rapidité du changement technologique, la nécessité de gérer les droits subsistant dans le contenu ou les composants des documents soulève d’importants défis pour la conservation sur le long terme des documents numériques. L’élaboration et l’adoption de normes et de contrôles procéduraux plus rigoureux pour le records management ne suffisent pas en elles-mêmes à rendre possible la conservation sur le long terme. Une relation suivie entre le producteur et l’entité en charge de la conservation est également nécessaire. Les deux dimensions se renforcent mutuellement. Les normes et contrôles procéduraux orientent la sélection des technologies de production et de maintenance des documents par le producteur. Devront être pris en charge par les principes directeurs, les procédures et les normes, les principaux aspects de la participation du service d’archives à la phase de production des documents. Les procédures et les normes établies aident également le service d’archives à développer et gérer un système de conservation et, beaucoup plus important, démontrent l’authenticité des documents maintenus dans le système. L’Union européenne considère que la normalisation est « partie intégrante de ses politiques visant à mettre en œuvre une « meilleure régulation », à renforcer la compétitivité des entreprises et à supprimer les obstacles aux échanges commerciaux au niveau international ». Les directives relatives à la protection des données, la signature électronique, la facturation électronique et le cadre réglementaire pour les réseaux et services de communication électronique (qui fait l’objet de cinq directives additionnelles) constituent une réglementation nouvelle (ou législation sur la société de l’information). Elles sont promulguées sous l’égide des Organisations européennes de normalisation en vue de définir « un cadre juridique pour garantir la libre circulation des services de la société de l’information entre les États membres »
Face à la créativité des utilisateurs des documents et au déploiement de nouveaux systèmes et technologies, les normes et les contrôles procéduraux sont statiques ; ils ne peuvent donc en eux-mêmes répondre à et prendre en charge les différences nationales et culturelles
Le degré d’influence des politiques publiques, sectorielles et organisationnelles sur les participants à diverses activités de production des documents varie selon les dimensions légales, éthiques et morales de leur relation avec leurs correspondants. Ainsi, il y a moins d’obligations juridiques et morales qui pèsent sur le records management dans les environnements artistiques et scientifiques que dans l’administration. Dans le domaine artistique, ces obligations renvoient pour l’essentiel à la propriété intellectuelle alors que dans la sphère scientifique, elles portent davantage sur l’exactitude et l’accessibilité des données de la recherche
Parmi les études de cas du domaine artistique, certains créateurs ne se sentaient tout bonnement pas concernés par le risque à long terme de perdre leurs documents numériques. Comme cela été indiqué plus haut, même lorsque les organisations productrices des documents se préoccupaient de leur gestion et de leur archivage, les obligations étaient relatives à la protection ou à la reconnaissance de droits de propriété intellectuelle ou visaient à répondre aux exigences comptables d’un organisme ayant accordé une aide.
Dans la communauté scientifique, il semblerait que l’on assiste à un renforcement des obligations légales et morales en matière de records management, principalement du fait des politiques des organismes finançant les recherches. Communauté fondée sur les connaissances, il est dans son intérêt de veiller à ce que les données issues de la recherche puissent être maintenues en vue d’utilisations futures. Certaines communautés scientifiques ont établi de longue date des normes de records management (normes de métadonnées pour les données géo-spatiales, par exemple) qui s’imposent naturellement aux chercheurs. De même, on observe un usage très répandu des licences
La législation récente relative aux données à caractère personnel a étendu les obligations en la matière au-delà de l’administration et des activités du secteur privé les plus réglementées, comme la banque. Cette législation impose des obligations supplémentaires à toute organisation collectant et utilisant des informations à caractère personnel. Les communautés scientifiques ont déjà mis en place des règles pour la collecte, l’utilisation et la maintenance éthiques des données issues de recherches impliquant des sujets humains ; on peut donc avancer que l’on assiste dans la sphère scientifique à un renforcement des obligations juridiques pesant sur les documents qui contiennent des données à caractère personnel. Il est difficile d’évaluer quel sera l’impact de cette nouvelle législation sur les documents dans l’environnement artistique.
Lorsque les documents pris en charge par les services d’archives restent soumis à des droits qui peuvent faire l’objet d’une protection, la législation sur la propriété intellectuelle place les services d’archives face à un dilemme. L’obligation morale de ne pas modifier la création d’un artiste, par exemple, peut rendre impossible la conservation sur le long terme si les documents concernés dépendent de composants technologiques à courte durée de vie. Dans certains pays, le législateur a choisi d’exempter certaines institutions de conservation, généralement les archives nationales, des obligations découlant du copyright (par exemple, Library and Archives Canada est autorisé à parcourir et capturer des contenus sur le Web canadien). Pour ce qui est des données à caractère personnel, les institutions de conservation ou leurs usagers doivent dans certains cas prouver à une autorité extérieure que l’utilisation envisagée de documents contenant des données à caractère personnel est compatible avec la finalité pour laquelle ceux-ci ont été produits.
Les politiques, stratégies et normes nationales doivent être guidées par des approches et des finalités communes pour toutes les phases du records management. Les directives élaborées par l’Union européenne (UE) offrent un exemple de la définition de critères communs pour une mise en œuvre spécifique au sein de chaque État membre. Les critères ainsi élaborés doivent être examinés ou évalués relativement aux limites technologiques et économiques. Alors que les principes généraux de la Directive européenne sur la signature électronique sont appliqués par les pays membres « en dépit des limites reconnues de la technologie supportant la signature électronique, [on observe qu’] « il n’existe pas actuellement de demande du marché pour des certificats qualifiés et les services associés »explicitement certaines catégories de contrats »
Les relations entre les producteurs et les services d’archives en charge de la conservation des documents doivent être reconnues et accompagnées par les politiques, stratégies et normes nationales. Il conviendra de définir des règles afin d’identifier et de répertorier les professionnels et les organisations qui conservent des documents numériques à tous les niveaux de la société, et pas seulement au niveau d’institutions nationales. Ces règles devront prendre en compte les obligations auxquelles doivent satisfaire les différents acteurs en charge de la conservation des documents ; c’est-à-dire, expliciter les caractéristiques de l’archiviste tiers de confiance, relativement aux droits subsistant dans les documents conservés et la nature fluctuante des technologies utilisées pour le records management, et en particulier la production des documents. Les politiques et normes nationales devront en outre être suffisamment souples pour répondre aux normes de communautés spécifiques, ainsi des arts ou de la recherche scientifique, pour lesquelles la notion de frontière nationale n’est pas toujours pertinente.
Bien qu’il soit admis que les politiques et normes nationales doivent être prises en compte de manière exhaustive par la législation, il est important que celle-ci s’inscrive dans une stratégie d’information la plus exhaustive possible. Définir des politiques qui ne peuvent être mises en œuvre de façon homogène, comme dans le cas de la Directive européenne sur la signature électronique, met en danger les droits de tous. En l’absence de documents d’archives authentiques, fiables et exacts et de règles sur leur utilisation et leur diffusion, le respect des droits tels ceux concernant les données à caractère personnel ou la propriété intellectuelle des citoyens ne peut être garanti. Faute de politiques sur la production, la maintenance et la conservation des documents, l’État lui-même pourrait contribuer au non-respect de ces droits.
Il va sans dire que les politiques, stratégies et normes de records management pour les organisations doivent être en conformité avec la législation. Dans la mesure du possible, les organisations ou les communautés de pratiques doivent codifier la façon dont elles satisferont à ces obligations. Lorsque des obligations juridiques restent attachées aux documents (par exemple, données à caractère personnel ou propriété intellectuelle) et lorsque les activités normales de maintenance ou de conservation conduiraient à les enfreindre, les politiques de gestion et d’archivage des documents devront comprendre une évaluation du risque. Les organisations pourront se protéger en travaillant avec des organisations similaires pour définir des pratiques communes. Ce type d’approche exigera nécessairement de prendre en compte toutes les phases de records management et toutes les organisations impliquées dans l’une quelconque de ces phases.
Un autre critère pour la définition de politiques, stratégies et normes de records management pour les organisations est la prise en compte explicite des exigences de conservation sur le long terme. Ceci est indispensable non seulement pour définir ces exigences mais également pour déterminer si la conservation est même possible ou souhaitable au sein de l’organisation concernée ou s’il convient de se tourner vers un service d’archives extérieur. Dans ce dernier cas, les obligations de conservation sur le long terme constitueront la base de la relation entre l’organisation productrice et l’organisation en charge de la conservation.
Deux ensembles de principes ont été élaborés par InterPARES 2 en vue d’aider les particuliers et les organisations à mettre en place des politiques, stratégies et normes de records management. Le premier ensemble est intitulé « Principes directeurs à l’usage des producteurs – Produire et maintenir des documents numériques : recommandations à l’usage des particuliers et des petites structures
Le second ensemble de principes directeurs, « Principes directeurs à l’usage des services d’archives en charge de la conservation définitive – Conserver des documents d’archives numériques : recommandations à l’usage des organisations
Au vu de ce qui vient d’être dit, il ne fait pas de doute que l’élaboration de politiques, procédures et normes plus exhaustives est non seulement possible mais nécessaire. Plusieurs documents produits par InterPARES 2 fournissent des recommandations détaillées pour tous les aspects de l’archivage numérique. En termes de politique, le principal livrable de l’équipe transversale Stratégie et orientations est le document intitulé « Principes pour l’élaboration de politiques, de stratégies et de normes pour la conservation sur le long terme de documents d’archives numériques », composé de deux ensembles complémentaires de principes directeurs pour la production et la conservation des documents numériques. On trouvera une présentation détaillée de ces principes en annexe 19. Ils offrent la possibilité d’élaborer des politiques de conservation et d’archivage homogènes et exhaustives dans différents pays, secteurs et organisations. Ils peuvent également contribuer à l’élaboration de nouvelles normes et à l’évaluation de l’applicabilité et de l’utilité des normes existantes ou en projet pour tous les aspects du records management.
Ces principes prolongent ceux qui avaient été proposés par InterPARES 1 selon trois axes clés
Le concept de document d’archives dans les environnements interactifs, expérientiels et dynamiques : le point de vue d’InterPARES
Résumé. Cet article présente le concept de document d’archives électronique tel qu’il avait été formulé durant la première phase du projet InterPARES (International research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems – recherche internationale sur les documents authentiques pérennes dans les systèmes électroniques) (1999-2001), pour le réexaminer à la lumière des conclusions de la deuxième phase du projet (2002-2006). Alors que les travaux d’InterPARES 1 portaient sur les documents produits et/ou maintenus dans des bases de données et des systèmes de gestion documentaire, InterPARES 2 s’est intéressé aux documents d’archives produits et/ou maintenus dans des environnements interactifs, expérientiels et dynamiques. Les auteurs décrivent les caractéristiques de ces environnements et des entités qui ont pu y être observées au cours d’études de cas portant sur les systèmes utilisés dans le cadre d’activités artistiques, scientifiques et d’administration électronique, et présentent le nouveau concept de document d’archives en cours d’élaboration par InterPARES 2, qui prolonge celui formulé par InterPARES 1.
Mots clés : archivistique, art électronique, concept de document d’archives, documents d’archives numériques, diplomatique, documents de l’administration électronique, systèmes dynamiques, systèmes électroniques, systèmes expérientiels, systèmes interactifs
Le but du projet InterPARES (International research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems – Recherche internationale sur les documents authentiques pérennes dans les systèmes électroniques) est de développer les connaissances théoriques et méthodologiques essentielles à la conservation sur le long terme de documents d’archives authentiques produits et/ou maintenus sous forme numérique. Ces connaissances serviront de base à l’élaboration de politiques, de stratégies et de normes garantissant la pérennité de ce type de documents, ce qui permettra aux utilisateurs d’avoir confiance en leur authenticité. Le projet s’est déployé en deux phases. La première, InterPARES 1, qui a débuté en 1999 et s’est achevée en 2001, portait sur les documents créés dans des bases de données et des systèmes de gestion documentaire. Les travaux d’InterPARES 2, qui ont débuté en 2002 et s’achèveront en 2006
Cet article explore les caractéristiques de documents appartenant à des systèmes interactifs, dynamiques et expérientiels, tels qu’observés au cours des études de cas conduites dans le cadre du projet InterPARES et d’autres travaux, en vue de déterminer s’ils sont ou peuvent être des documents d’archives et, dans l’affirmative, s’ils présentent des caractéristiques spécifiques qui pourraient conduire à réviser le concept traditionnel de document d’archives. L’analyse de ces caractéristiques s’appuie sur la définition archivistique du « document d’archives » et plus particulièrement sur la formulation qui en a été donnée dans InterPARES 1
Cette analyse est divisée en cinq sections. La section 1 présente les principales conclusions d’InterPARES 1 intéressant le propos du présent article. La section 2 décrit les environnements interactifs, expérientiels et dynamiques et ce qu’ils impliquent pour les documents d’archives qui y sont produits ou reçus et/ou conservés. La section 3 s’intéresse plus particulièrement aux « documents » qui sont ou pourraient être créés dans ce type d’environnements. La section 4 envisage les « documents d’archives » qui sont ou pourraient être produits ou reçus et/ou conservés dans ces environnements. La section 5 s’interroge sur la conservation de tels documents d’archives. Enfin, une section conclusive synthétise les principaux résultats de l’analyse.
Au début des travaux d’InterPARES 1, l’équipe de recherche a adopté un concept et une définition pour les termes « document d’archives », « document », « information » et « donnée », qu’elle a ensuite utilisés pour qualifier les objets numériques observés lors des études de cas. L’équipe a retenu la définition archivistique traditionnelle du document d’archives : tout document créé (c’est-à-dire, produit ou reçu
Ayant ainsi posé la définition du document d’archives, les chercheurs d’InterPARES 1 en ont exploré les présupposés et les implications en déterminant quelles sont les caractéristiques nécessaires d’un document d’archives numérique au regard de l’archivistique et de la diplomatique, ces deux sciences étant considérées comme complémentaires l’une de l’autre. En effet, alors que la diplomatique étudie les documents en tant que pièces, permettant l’identification de leurs caractéristiques intrinsèques, la théorie archivistique, en traitant les documents comme des parties d’ensembles plus larges, étudie leurs relations avec d’autres documents, les personnes impliquées dans leur production et les activités au cours desquelles ils sont créés et utilisés. L’équipe de recherche a identifié les caractéristiques nécessaires suivantes : (1) une forme fixe, signifiant par là que le contenu de l’objet doit être stocké de telle façon qu’il demeure complet
Une fois précisées les caractéristiques nécessaires du document d’archives numérique, l’équipe de recherche a retenu comme hypothèse de travail le présupposé fondamental de la diplomatique selon lequel, indépendamment des différences de nature, de provenance ou de date, d’un point de vue formel, tous les documents sont suffisamment similaires pour qu’il soit possible d’imaginer une forme documentaire type, idéale, contenant tous les éléments possibles d’un document d’archives. De cette hypothèse, découlent deux corollaires : bien qu’ils puissent se manifester de manières différentes, les éléments formels présents dans les documents traditionnels existent dans les documents numériques implicitement ou explicitement ; et tous les documents d’archives numériques partagent les mêmes éléments formels. L’équipe a ainsi pu élaborer un modèle, soit une décomposition du document numérique électronique idéal, d’abord en ses éléments constitutifs, puis, pour l’élément « forme », en ses caractères
Le modèle comporte quatre sections qui correspondent aux quatre composants que doit contenir tout document d’archives : forme documentaire, additions, contexte et support
Les additions se répartissent en trois grands groupes : (1) ajouts faits au document après sa création dans le cadre de sa transmission (par exemple, niveau de priorité de la transmission, date d’élaboration et date de transmission dans un courriel, indication des pièces jointes), (2) ajouts faits au document au cours du traitement de l’affaire à laquelle il participe (par exemple, date et heure de réception, action engagée, nom du service métier), et (3) ajouts faits au document dans le cadre de sa gestion en tant que document d’archives (par exemple, date de classement, code de classement, numéro d’enregistrement). Les contextes du document d’archives
Le support
Si le support apparaît comme une considération secondaire pour le document numérique, il n’en demeure pas moins que la façon dont celui-ci est organisé et stocké dans un ou plusieurs trains de bits joue un rôle analogue à celui du support pour les documents analogiques. Certaines séquences binaires sont nécessaires pour reproduire le document numérique et exigent des mesures de conservation spécifiques. L’équipe de recherche a défini ces séquences comme les
L’exploration du concept de composant numérique découle du constat qu’il n’est pas possible de conserver un document numérique comme un document papier. Un document numérique est un objet restitué à partir d’un système informatique, le plus souvent sur un écran, lorsqu’un être humain en a besoin ou lors d’interactions entre systèmes. Il ne peut pas être stocké dans la forme dans laquelle il est visualisé ou utilisé
Les composants numériques peuvent contenir tout ou partie d’un document numérique, et/ou les métadonnées qui lui sont associées. Par exemple, un courriel contenant un message textuel, une photo et une signature numérique a au moins quatre composants numériques : les données de l’en-tête, qui permettent aux systèmes d’acheminer et de gérer correctement le message, le texte du message, la photo et la signature numérique. En revanche, un rapport avec quatre pièces jointes de texte pourrait être constitué d’un seul fichier « .pdf » (c’est-à-dire, un seul composant numérique) mais il pourrait tout aussi bien être constitué d’un fichier de traitement de texte contenant le corps du rapport, et de quatre autres fichiers, vraisemblablement dans d’autres formats, pour les pièces jointes (soit cinq composants numériques au total). La conservation sous forme numérique a ceci de particulier et d’important qu’il est possible de préserver la capacité de reproduire un document numérique même lorsque ses composants sont modifiés. Un rapport composé de cinq fichiers de traitement de texte pourrait être combiné en un seul fichier, puis converti en « .pdf ». Pourvu qu’un lecteur « .pdf » restitue fidèlement le même document que ce qui aurait été affiché par le logiciel de traitement de texte original pour les cinq fichiers de départ, peu importe que l’encodage du document en composants numériques soit passé de cinq fichiers à un fichier et d’un format de traitement de texte à un « .pdf ».
Enfin, l’équipe d’InterPARES 1 a éprouvé le besoin de souligner que, la relation entre un document d’archives numérique et un fichier informatique étant éminemment variable (un document pour un fichier, un pour plusieurs, plusieurs pour un ou plusieurs pour plusieurs), nous ne devons jamais utiliser de façon interchangeable les termes « document d’archives » et « fichier » ; que la même présentation
L’analyse des études de cas conduites en utilisant le modèle a montré qu’environ la moitié seulement des systèmes étudiés contenaient des documents d’archives (12 sur 22), les objets identifiés dans les autres systèmes ne semblant pas posséder de forme documentaire fixe ou de contenu stable. Lorsque les systèmes contenaient bien des documents d’archives, leur piètre qualité rendait problématique toute comparaison avec le modèle. Par exemple, dans la plupart des systèmes observés, il n’y avait pas d’indication explicite de la relation entre les documents participant à la même affaire et, même s’il était aisé d’identifier les processus métier supportés par le système, il n’était pas toujours possible de déterminer comment les documents participaient à des actions spécifiques. En outre, il était souvent difficile d’évaluer la portée de la présence ou de l’absence de certains éléments de la forme documentaire ou des additions.
Plus important, les études de cas ont montré que, pour les documents numériques, un concept clé à prendre en compte est celui des
Le concept de document d’archives numérique présenté ci-dessus, assorti de ses caractéristiques, éléments, caractères formels, attributs et composants numériques, a très bien fonctionné avec les bases de données et les systèmes de gestion des documents. Il peut toutefois sembler moins satisfaisant lorsqu’on l’applique aux objets étudiés par InterPARES 2, parce que la fluidité fait partie de leur nature et participe à l’accomplissement de leur finalité en tant qu’instruments ou supports d’une action.
InterPARES 2 a conduit des études de cas dans les domaines des arts
Il existe une catégorie très étendue d’applications où un système réalise des transactions individuelles en agissant non pas simplement comme une machine mais comme un agent pour le propriétaire du système. On citera par exemple les systèmes utilisés pour les transferts de fonds électroniques entre institutions financières ou encore par les distributeurs automatiques de billets (DAB). Ce type de système produit, pour la banque ou une autre institution financière, le document numérique d’un retrait, dépôt ou virement, et ce, sans aucune participation physique, en temps réel, d’un responsable ou d’un employé de la banque
À la lumière de ces exemples, il convient de proposer une définition plus étendue du système interactif : « [un système] dans lequel chaque entrée de l’utilisateur ou
Dans le cas des systèmes expérientiels également, l’équipe d’InterPARES 2 a souhaité s’appuyer sur une définition qui servirait de référence pour la sélection des études de cas. Il a été décidé d’utiliser la notion proposée par Clifford Lynch, selon laquelle les objets numériques expérientiels sont des objets dont la nature dépasse les trains de bits qui les constituent pour englober le comportement du système de restitution, ou au moins l’interaction entre l’objet et le système de restitution
« [Les utilisateurs] doivent pouvoir explorer et vivre les événements depuis plusieurs perspectives et les revisiter aussi souvent que nécessaire pour parvenir à cette perception. Dans un environnement informatique expérientiel, les utilisateurs exercent directement leurs sens, observant les données et les informations liées aux événements qui les intéressent. Qui plus est, les utilisateurs explorent les données en suivant leurs propres centres d’intérêt à l’intérieur du contexte d’un événement.
« Les environnements expérientiels libèrent les utilisateurs du pensum d’avoir à gérer des volumes énormes de données hétérogènes disparates. Ils n’essayent pas d’interpréter une expérience ; ils fournissent un environnement qui peut être utilisé pour comprendre naturellement les événements
Ramesh Jain. « Experiential Computing. » . »Communications of the ACM 46 (7) (2003): 48-54.
Dans cette conception, les environnements expérientiels sont nécessairement interactifs mais au lieu de répondre à des options préprogrammées, les interactions sont déterminées par les centres d’intérêt de l’utilisateur lui-même, et ils offrent généralement aux utilisateurs des possibilités d’interactions avec le système bien plus riches que les systèmes interactifs non expérientiels. Cette conception s’annonce plus prometteuse que les définitions adoptées jusqu’ici par InterPARES.
Enfin, pour ce qui est des environnements dynamiques, l’équipe d’InterPARES les avait dans un premier temps définis comme « dépendants de données pouvant avoir des valeurs variables et être détenues dans des bases de données et des feuilles de calcul », faisant sienne la conception de l’informatique dynamique de Seamus Ross
« L’expression
informatique dynamique est utilisée pour décrire des approches flexibles et adaptables de modulation des ressources informatiques selon les besoins. Cela recouvre notamment l’informatique distribuée en temps réel, l’informatique adaptative, qui peut adapter ou configurer automatiquement des ressources informatiques pour différentes tâches, et l’informatique multi-agents. Celle-ci utilise des agents logiciels indépendants dits intelligents, intentionnels, mobiles ou encore agissant à distance. Ces agents supportent des applications, depuis le routage dynamique du trafic réseau aux réponses emails automatisées et à la gestion des processus des entreprises, en passant par les applications militaires et la résolution de problèmes multidisciplinaires dans la recherche scientifique. L’informatique dynamique s’impose comme une tendance majeure des technologies de l’information au XXIesiècleSummit Strategies. The 2005 Summit Seven : Dynamic Computing Gets Down to Business. Market Stratgey Report 4EC-07. Décembre 2004, disponible sur http://www.summitsrat.com/store/4ec07detail. . »
Ces applications peuvent employer diverses techniques regroupées sous l’appellation d’informatique évolutive
« Les analystes souhaitent faire des requêtes sur la situation et l’histoire de l’entreprise qui les aideront à prendre des décisions. Les commerciaux veulent comprendre la relation qui existe entre l’entreprise et un client donné, englobant toutes les interactions passées et la situation présente. Les planificateurs financiers veulent intégrer les budgets globaux sur la base des projections budgétaires des unités qu’ils chapeautent et comparer les prévisions antérieures aux opérations actuelles de l’entreprise
Narinder Singh. « Unifying heterogeneous information models : Semantic tags support knowledge webs », . »Communications of the ACM 41 (5) (1998) : 37.
Des systèmes dynamiques répondant à des besoins aussi divers sont interactifs et pourraient être expérientiels. Les informations qu’ils présentent à l’utilisateur ou à d’autres systèmes sont hautement variables et dépendent d’instructions multiples et diverses des utilisateurs aussi bien que d’autres systèmes.
Un environnement dynamique particulièrement intéressant est celui des systèmes qui servent d’intermédiaires aux interactions entre organisations. L’adaptabilité de tels systèmes est considérée comme essentielle pour permettre aux organisations de nouer des alliances virtuelles, avec des processus métier faiblement intégrés. Il y a « alliance virtuelle » lorsque des systèmes en interaction pilotent des actions ou exécutent des transactions comme si les organisations avaient convenu au préalable d’une telle collaboration. L’intérêt des systèmes dynamiques tient notamment à ce que, pour permettre de telles actions, ils n’ont pas besoin que les organisations intègrent leurs processus métier ou conçoivent leur système pour interagir avec l’autre :
« L’utilité des systèmes complexes est renforcée si le système peut apprendre de l’expérience et adapter son comportement. À cet égard, la capacité du système de se développer et d’agir selon des modèles internes qui simplifient le monde extérieur est essentielle. Elle permet au système d’inférer les résultats des actions avant qu’elles ne soient engagées, et de choisir les actions qui ont des résultats utiles… La prochaine génération de systèmes devra permettre à des composants d’objets métier autonomes de décider avec qui collaborer, quels services proposer, quels services demander, et quels comportements adopter
Jeff Sutherland et Narinder Singh. « Application integration and complex adaptative systems. Association for Computing Machinery », . »Communications of the ACM 45 (10) (2002) : 59-64.
Les sous-systèmes de ces systèmes, appelés « composants d’objets métier », agissent comme des agents dans la conduite de l’activité de l’entreprise. Ils peuvent être programmés pour prendre des décisions et agir ; si ces actions restent de la responsabilité d’un employé ou d’un responsable de l’entreprise, ce n’est pas lui qui les accomplit personnellement. De tels systèmes peuvent légitimement être qualifiés d’interactifs bien que l’interaction ne s’exerce parfois qu’entre systèmes, ou à l’intérieur d’un système, sans implication humaine directe, en temps réel.
Il apparaît ainsi que « interactif », « expérientiel » et « dynamique » sont davantage des attributs des systèmes que des types de systèmes. Un système peut être seulement interactif mais un système expérientiel ou dynamique est aussi interactif, et un système peut être à la fois expérientiel et dynamique
Le fait qu’un système soit interactif, expérientiel et dynamique n’implique pas que les documents produits ou reçus dans ce système le soient également. Dès lors, il faut étudier les objets d’information qui existent dans les systèmes interactifs, expérientiels ou dynamiques pour déterminer s’ils sont des documents. S’écartant de la définition diplomatique traditionnelle selon laquelle un document est une information fixée sur un support, InterPARES envisage le document comme information enregistrée – une distinction qui est loin d’être triviale. Dans le cas d’une sortie papier, le document, du fait qu’il est fixé sur un support, possède une forme fixe et un contenu non modifiable. Mais, dans l’environnement numérique, il est possible de générer quelque chose qui a toutes les apparences d’un document mais n’est pas fixé sur un support. Des systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques peuvent ainsi afficher sur écran ou, plus largement, présenter une information qui a toutes les apparences d’un document sans que le système contienne nécessairement un objet correspondant exactement à ce document supposé
Les interactions, les expériences ou les processus dynamiques en temps réel ne produisent ou n’impliquent pas nécessairement des documents, même en apparence. Par exemple, un système dynamique qui contrôle la circulation sur un réseau peut se contenter de déclencher des changements dans l’acheminement des messages pour équilibrer la charge sur le réseau, sans produire quelque document que ce soit au sujet de ces actions.
A priori, il n’y a pas de restriction sur la forme ou le contenu d’un document mais il doit être une entité finie : il doit être possible de déterminer quelle information il contient ou ne contient pas, afin de qualifier sa forme, et de montrer en quoi le contenu dans cette forme constitue un tout indivisible. Avec une sortie papier, le contenu, la forme et l’unité du document sont intégrés et manifestes dans l’inscription physique sur un support. Dans l’environnement numérique, l’inscription physique de bits sur un support numérique ne peut pas indiquer de façon fiable quels documents sont écrits sur ces supports.
Un des apports majeurs d’InterPARES 1 a été d’établir qu’il existe une différence entre la forme dans laquelle un document numérique est représenté à une personne et la forme dans laquelle il est stocké numériquement, et de qualifier cette différence. Celle-ci est fondamentale à deux égards. Premièrement, elle distingue un document numérique d’un document traditionnel, qui est exactement ce qui est inscrit sur le support physique, comme c’est inscrit. Deuxièmement, elle oblige à décrire la nature exacte d’un document et à déterminer s’il continue d’exister lorsque la façon dont il est inscrit sur un support numérique change. Sans cette distinction fondamentale, nous ne serions pas en mesure d’affirmer, par exemple, qu’un document conserve son identité lorsqu’il est transféré d’un disque magnétique sur un disque optique, ou lorsqu’il est converti d’un format de traitement de texte à du HTML pour être publié sur un site web.
Le contenu, la forme et l’unité des documents électroniques sont établis selon des critères conceptuels et logiques, plutôt que matériels. La conception qu’a une personne d’un document numérique dépend de la façon dont il se manifeste à elle. Il peut être représenté sur un écran ou tout autre périphérique de sortie. Cette présentation est fondamentalement différente de la façon dont le document est encodé et inscrit sur un support numérique pérenne. L’encodage numérique, généralement décrit par des techniciens dans un modèle logique, permet à un ordinateur de produire ou de reproduire la présentation voulue mais elle n’a pas la même forme et, dans quasiment tous les cas, elle n’aura pas non plus le même contenu que dans le document représenté. Prenons l’exemple d’un document représenté dans un récit textuel. Il peut être encodé en mode caractère, comme dans un format de traitement de texte, ou comme une image du document, mais ni les valeurs des octets numériques qui correspondent aux caractères imprimables ni les octets qui sont projetés comme pixels dans une image n’ont la même forme externe que le document représenté. Le phénomène est identique avec d’autres caractéristiques de présentation, ainsi de l’organisation des paragraphes et de la mise en page. Le contenu du document encodé sous forme numérique sera également différent de celui du document représenté parce qu’il inclut des données indiquant comment présenter le document. On pense par exemple aux données fournissant les caractéristiques de présentation, telles que l’interlignage, les sauts de pages ou encore les italiques. Des exemples plus complexes en sont les spécifications pour extraire les données de différentes tables dans une grande base de données, les combiner avec des données invariantes et les présenter sous la forme d’une seule page. De nombreux éléments du contenu des composants numériques d’un document ne sont pas représentés à l’être humain. Si le document représenté est approprié pour communiquer l’information voulue par son auteur, il se peut que les éléments numériques invisibles ou imperceptibles soient nécessaires pour le présenter mais on ne peut dire d’eux qu’ils font partie du document représenté.
Un document encodé sous forme numérique comporte trois types de données : les données de contenu*
Les environnements interactifs, expérientiels et dynamiques peuvent produire les équivalents numériques des documents traditionnels. Lorsqu’un catalogue interactif en ligne est utilisé pour traiter des ventes, il doit produire les types de documents nécessaires à tout système de ventes : bons de commande, bordereaux de livraison, factures, reçus, etc. Qu’il soit enrichi ou non de propriétés expérientielles ou dynamiques n’y change rien. De même, les systèmes dynamiques utilisés pour collecter des observations scientifiques doivent satisfaire aux conditions requises des disciplines scientifiques concernées en matière de documents d’observation fiables. Et les systèmes d’administration électronique utilisés pour obtenir des permis ou des licences ou payer des redevances ou des amendes doivent produire et conserver les documents requis pour de telles transactions, indépendamment des caractéristiques du système. Par exemple, le livre foncier d’Alsace-Moselle, une étude de cas d’InterPARES 2 dans le domaine de l’administration, est un système interactif utilisé pour produire et recevoir des documents numériques dans des formes documentaires traditionnelles. Le livre produit des documents numériques qui correspondent exactement à l’ordonnance d’inscription
La situation est plus complexe lorsque les objets produits par ou contenus dans des systèmes interactifs, expérientiels ou dynamiques sont très différents des documents traditionnels ou qu’ils n’ont pas d’équivalent traditionnel. Dans la suite de cet article, les documents interactifs, expérientiels et dynamiques sont décrits séparément ; toutefois, on verra que dans le cas des documents, comme dans le cas des systèmes, ces attributs ne sont pas exclusifs les uns des autres.
Un objet interactif peut être décrit comme un objet qui, lorsqu’il est représenté à un être humain ou un autre système, permet à la personne ou au système d’entrer des données qui engendrent des changements dans les présentations ultérieures de ce même objet. D’une certaine manière, on peut dire que tous les documents numériques sont interactifs en ce sens que l’interaction de l’utilisateur est requise pour sélectionner le document à présenter, mais ce serait là une approche triviale de l’interactivité. Ne sont donc pas prises en compte dans notre analyse les interactions qui relèvent des possibilités génériques offertes par l’ordinateur et ne sont pas spécifiques à un document particulier. Par interactions génériques, on entendra notamment la sélection de documents pour extraction et sortie, la variation de la taille de la fenêtre dans laquelle le document est visualisé, le grossissement, la visualisation sur une ou plusieurs pages dans une fenêtre, ou encore les caractéristiques dites d’accessibilité, comme la modification de la taille du texte ou la restitution orale plutôt que visuelle du texte. Pour pouvoir être qualifié d’interactif, un document doit inclure des propriétés spécifiques permettant une intervention de l’utilisateur et utilisant cette entrée pour modifier le contenu ou la forme du document représenté. Les options de navigation à l’intérieur d’un document constituent une bonne illustration de la différence entre l’interactivité générique et l’interactivité du document lui-même. Les outils de navigation tels que les touches fléchées, les touches de défilement ou les boîtes de dialogue « aller à » sont des options génériques alors qu’un hyperlien qui permet à l’utilisateur d’atteindre un autre endroit du document ou d’afficher du contenu qui n’est pas stocké comme partie du document, est une option spécifique au document. Un objet interactif simple, mais non rudimentaire, consiste en un ou plusieurs jeux de données fixes et d’instructions associées (logiciel) pour sélectionner et présenter ces données. L’entrée de données par un utilisateur peut ainsi par exemple déclencher des instructions spécifiques qui sélectionnent certaines données stockées et les présentent à l’utilisateur. L’action de l’utilisateur pourrait aussi déclencher d’autres instructions déterminant sous quelle forme et dans quel ordre les données stockées sont présentées. Ainsi en va-t-il des pages web qui fournissent des services administratifs en ligne, des performances musicales basées sur des interactions homme-machine et des jeux vidéos.
Si les documents interactifs peuvent sembler identiques à des formes traditionnelles de documents, il convient de souligner que leur apparence ne reflète pas leur substance parce qu’elle est limitée à ce que le système présente à un moment donné. Supposons, par exemple, que ce que le système affiche ressemble à un document qui pourrait être imprimé sur papier, comme c’est le cas dans les systèmes de vente en ligne, où les données de contenu stockées comprennent les données qui constituent le catalogue des marchandises en vente, d’autres, l’état des stocks, des données additionnelles sur les options de livraison et de paiement, ainsi que des données sur chaque client, ses commandes et ses paiements. Un client parcourra le catalogue, en commençant par sélectionner une catégorie de produits dans une liste textuelle. Le système affichera alors des images et des informations de base sur les produits de la catégorie, permettant éventuellement à l’utilisateur de demander une autre image, une image plus grande, des informations textuelles complémentaires sur un produit donné, ou les avis d’autres clients ayant acheté ce produit. Les entrées de l’utilisateur sont des données de composition. Le système change ce qu’il affiche en réponse à chaque intervention de l’utilisateur. Les données de forme sont stockées dans un ou plusieurs fichiers HTML qui précisent comment un navigateur web doit afficher les données de contenu sélectionnées.
La première difficulté que soulève l’identification de ce type d’objets numériques comme documents précisément définis est que le système ne stocke aucun objet équivalent à ce que voit l’utilisateur. Il stocke une ou plusieurs bases de données à partir desquelles du contenu est sélectionné, et un ou plusieurs jeux d’instructions qui interprètent les entrées de l’utilisateur pour sélectionner, extraire et présenter une partie du contenu. Cette difficulté, toutefois, peut être résolue en reprenant la distinction établie par le premier projet InterPARES entre le format de stockage et le format de présentation des documents d’archives numériques. Dans les documents interactifs, toute présentation donnée est une manifestation éphémère d’une palette de possibilités contenues dans les composants numériques stockés. Le rapport du groupe de travail Conservation de la première phase du projet InterPARES indique : « (re)produire un document d’archives numérique implique de (1) le reconstituer, c’est-à-dire rassembler ses composants numériques s’il en a plusieurs, ou extraire tout composant numérique stocké dans un fichier physique contenant plusieurs composants de ce type ; et (2) le présenter dans la forme correcte
La seconde difficulté quant à l’identification des objets interactifs comme documents est que la rétroaction de l’utilisateur peut modifier tant le contenu que la forme sous laquelle l’information est affichée. Sauf à ce qu’il conserve un historique du feedback de l’utilisateur, le système est dans l’impossibilité de reproduire ce que l’utilisateur a vu
Une expérience est la participation ou la réaction directe, subjective d’un individu à un événement, une activité ou une entité. Un objet expérientiel est un objet qui suscite une expérience ou qui saisit, d’une manière ou d’une autre, une expérience. À titre d’exemples d’objets expérientiels numériques, on peut citer les œuvres d’art électronique, le son et les images animées intégrés à une page web, les applications de suivi des activités des entreprises qui permettent à l’utilisateur d’exploiter une grande variété de sources de données, et les systèmes de réalité virtuelle.
Les systèmes expérientiels peuvent produire ou contenir des objets numériques qui sont les équivalents numériques de types traditionnels de documents ; par exemple, le texte d’une pièce de théâtre ou le script d’un enregistrement audio d’une représentation musicale peuvent être analogiques ou numériques. Bien que l’ordinateur crée effectivement des possibilités auxquelles n’a pas accès un artiste qui travaille avec des supports traditionnels, la même chose est vraie de différents supports traditionnels, comme la peinture à l’huile et l’aquarelle. Beaucoup d’œuvres d’art informatique visuel ne diffèrent fondamentalement des peintures et des dessins traditionnels que par le fait qu’elles sont numériques.
Il peut sembler plus délicat d’identifier des objets numériques incluant des types de données hétérogènes, par exemple du son et des images animées intégrés à une page web, comme des entités unifiées, mais ils sont en fait comparables aux enregistrements analogiques de son et de vidéo qui sont souvent liés à des documents textuels. Comme dans le cas des arts plastiques, il peut y avoir des différences importantes de la forme documentaire, les ordinateurs autorisant une plus grande diversité de formes. Par exemple, traditionnellement, le script et la pellicule d’un film ou les photos et affiches utilisées pour la publicité sont des formes documentaires différentes, mais dans l’environnement numérique, elles peuvent être réunies sur une page web, qui peut être traitée comme un seul et même document. En elles-mêmes, l’hétérogénéité des types de données et la multiplicité des objets qui peuvent être combinés en un seul document numérique ne posent pas plus de difficulté d’identification et de conservation qu’un document textuel sur papier comprenant d’autres types de données, comme des photos ou des diagrammes, ou composé de plusieurs objets qui pourraient être des documents indépendants ; par exemple, un rapport avec plusieurs pièces jointes.
Abstraction faite de la participation directe de l’individu, on peut distinguer deux types de documents numériques expérientiels : ceux utilisés pour créer une expérience et ceux qui la saisissent ou, pour être plus précis, ceux qui enregistrent la présentation qui a suscité l’expérience subjective ou un aspect de celle-ci, comme la réaction des participants par exemple. Une partition musicale incarne le premier type de document expérientiel, type permettant un nombre potentiellement illimité de représentations en ce qu’il donne les instructions pour jouer une œuvre, alors qu’un enregistrement audio d’une représentation, qui saisit une exécution particulière de ces instructions, incarne l’autre type
La distinction entre les objets qui rendent possible la représentation/performance et ceux qui en rendent compte peut sembler non pertinente pour les arts visuels. Dans les arts plastiques traditionnels, comme la peinture et le dessin, les artistes produisent des œuvres sur des supports qui peuvent être perçus aussi longtemps que l’instanciation matérielle continue d’exister. Dans l’environnement numérique, en revanche, les œuvres d’art visuel ne peuvent pas être conservées dans la forme dans laquelle elles sont accessibles aux êtres humains mais seulement dans une représentation binaire, indépendante de tout support. Pour faire l’expérience de l’œuvre numérique, les spectateurs dépendent d’un système capable de la reproduire à partir de ses composants numériques. Les documents numériques qui permettent la reproduction d’œuvres d’art visuel statiques peuvent être comparés aux enregistrements de représentations dans les arts du spectacle, les uns et les autres figeant un produit final dans la création d’une œuvre d’art et permettant que cette interprétation particulière soit extraite par la suite. Toutefois, les documents numériques qui rendent possible la présentation d’art visuel interactif appartiennent à la catégorie des objets qui rendent possible la performance
Le pionnier de l’art numérique Myron Krueger, par exemple, a créé des installations informatisées qui répondent aux instructions des spectateurs émises à partir de toutes sortes d’appareils, projettent une vidéo des spectateurs et permettent aux membres du public de modifier la projection vidéo en « touchant » virtuellement les images projetées d’eux-mêmes, d’autres membres du public ou d’objets générés par l’ordinateur : images graphiques dessinées par l’artiste en temps réel, guirlandes et ovales générés par ordinateur ou encore organismes animés
Ces exemples et études de cas dans le domaine des arts visuels conduisent InterPARES à suggérer que, dans le monde numérique, la différence entre les arts de la scène et les autres formes d’art disparaît, en ce sens que des artistes de tous domaines peuvent produire des œuvres numériques qui ne pourront être présentées dans le temps qu’en les recréant à partir d’un jeu d’instructions et des informations associées nécessaires pour exécuter les instructions telles que voulues par l’artiste.
Les études de cas d’InterPARES portant sur la musique électronique montrent que le jeu d’instructions enregistré par le compositeur – qui comprendra par exemple une partition, des codes informatiques et d’autres instructions concernant la performance – ne suffit pas toujours pour reproduire le morceau : l’œuvre peut également nécessiter des correctifs logiciels (patches), du matériel ou d’autres dispositifs spécifiques, tels qu’un synthétiseur, voire un type particulier d’interaction entre le(s) artiste(s)-interprète(s) et les éléments ci-dessus. À ce jour, ce type d’interaction n’a jamais été décrit d’une manière qui puisse être reproduite. À la lumière des résultats des études de cas
La distinction entre les documents expérientiels qui rendent possible la performance et ceux qui la saisissent est également valable pour les formes d’art non traditionnelles.
Les objets numériques qui rendent possible la performance de
C’est un type d’objet expérientiel très différent qui est créé dans les applications d’e-marketing. À la différence des œuvres artistiques, qui sollicitent des expériences uniques, subjectives, les applications de web-marketing visent à produire une expérience qui débouchera sur un comportement spécifique : l’achat des produits ou services proposés par le commanditaire de l’application. À première vue, ces sites semblent comparables aux applications de commerce en ligne mais, à la différence de celles-ci, il n’est pas rare qu’ils n’offrent même pas la possibilité d’effectuer des transactions. Par exemple, les sites web des laboratoires pharmaceutiques ne proposent pas la vente de médicaments sur ordonnance mais ils ont fait la preuve de leur efficacité pour nourrir la fidélité à la marque et inciter leurs visiteurs à parler à leur médecin de tel ou tel médicament. Leur conception répond à des habitudes précisément identifiées des internautes, à savoir que la plupart des visiteurs d’un site médical d’une part, n’y retourneront pas et d’autre part, sont réticents à fournir en ligne des informations médicales personnelles. Sachant cela, on serait enclin à penser que ces sites n’ont que peu d’influence sur les comportements, or, c’est l’inverse qui est vrai. Plutôt que de donner au visiteur des informations qui soutiennent directement une transaction commerciale, les sites de marketing sont conçus comme des ressources d’informations personnalisées. Ils ne demandent pas aux visiteurs d’entrer des données personnelles mais observent à la loupe leurs comportements, tirant de leurs actions sur le site des informations en vue d’anticiper leurs demandes individuelles d’informations et d’y répondre avec le message marketing le plus approprié : « Qu’ils en aient conscience ou non, même les visiteurs les plus secrets donnent des informations à chaque site web sur lequel ils se rendent. Chacune de leur saisie est une indication de leur situation, leurs besoins et leurs préférences – si le site peut les interpréter et agir en conséquence
Une visite sur un site marketing peut être considérée comme une expérience et les informations fournies par le site au cours de la visite peuvent être considérées comme analogues à une performance, encore que « production » soit sans doute un terme plus approprié. En conséquence, on peut dire que les messages stockés, les documents HTML et les règles rendent possible la production, et que les données capturées concernant la navigation de l’utilisateur sur le site peuvent être considérées comme les données de composition qui déterminent ensuite le contenu et la forme des informations présentées sur le site
En général, les documents qui rendent possibles des performances rendent également possibles des variations de la performance. Celle-ci change en fonction du degré de liberté que les instructions donnent au système qui les exécute ou aux personnes qui interprètent l’œuvre, de la capacité du ou des exécutants, des caractéristiques des instruments ou appareils utilisés, des caractéristiques des espaces où se déroule la performance, etc. Comme avec les documents purement interactifs, la documentation d’une œuvre d’art peut prévoir des changements de contenu ; dans
Une performance capturée dans un ou plusieurs documents a une variabilité plus limitée que celle que permettent les documents qui rendent possible la performance
La reproduction d’un document numérique ne suffit pas à reproduire une performance ; par exemple, lorsque des conditions particulières sont requises – une personne assistant à une performance doit être dans un espace spécialement conçu – ou lorsque la performance exige des dispositifs particuliers, comme des lunettes de réalité virtuelle. De toute évidence, tant le(s) format(s) des composants numériques du document que le système utilisé pour restituer une performance enregistrée doivent être appropriés. Ainsi, de la musique enregistrée au format numérique ne peut pas être reproduite sur un ordinateur dépourvu de carte son ou de haut-parleurs ; ou encore, la personne assistant à la performance doit disposer des moyens adéquats pour interagir avec le système utilisé pour la reproduire. Mais une fois ce seuil atteint, la question est celle des qualités de la reproduction, et non celle de savoir si l’œuvre est reproduite.
En résumé, dans les environnements expérientiels, nous avons trouvé deux types de documents qui peuvent être qualifiés d’expérientiels : (1) les documents qui rendent possible la performance ou la production d’une œuvre – tant les documents qui décrivent l’œuvre et/ou les instruments, appareils ou autres éléments utilisés dans sa performance, que ceux qui fournissent des instructions sur la manière de l’exécuter, et (2) les documents qui capturent une performance ou une expérience spécifiques. Établir la nature expérientielle d’un document vise avant tout à souligner qu’il n’est manifestement pas seulement – et peut-être pas du tout – destiné à communiquer des informations spécifiques mais à engendrer une expérience subjective
Les systèmes dynamiques eux aussi peuvent produire des équivalents numériques des documents traditionnels. Par exemple, ils interagissent avec d’autres systèmes pour conduire des transactions ou même nouer des contrats sans médiation humaine, mais les documents ainsi produits doivent être conformes aux conditions requises des documents d’archives produits dans le cadre de transactions et de contrats.
Toutefois, les systèmes dynamiques produisent également des objets qui pourraient eux-mêmes être décrits comme dynamiques. Un objet est dit dynamique lorsque (1) il a une forme fixe mais tire son contenu en temps réel d’autres sources, (2) les données de contenu disponibles pour la présentation sont fixes mais leur présentation, tant dans la forme que dans la sélection des éléments de contenu à présenter, varie en réponse à des instructions en temps réel d’un être humain, d’un autre système ou d’un périphérique d’entrée, ou (3) les données de contenu, bien que stockées au titre d’un ou plusieurs composants numériques, changent fréquemment par additions, suppressions ou remplacements. Ces types d’objets numériques dynamiques ne sont pas exclusifs les uns des autres. Un objet peut appartenir aux trois types ; mais il suffit d’appartenir à l’un d’eux pour entrer dans la catégorie des documents dynamiques. Qui plus est, les trois types sont aussi interactifs et peuvent être expérientiels.
Un objet qui acquiert de manière dynamique des données de contenu peut avoir une forme fixe en ce sens que ses caractères internes et externes se manifestent de telle sorte que l’apparence du document et sa structure intellectuelle ne changent pas. C’est par exemple le cas des sites web qui présentent des informations météorologiques ou le taux de change des devises. On peut dire de ces objets que ce sont des documents qui ont une forme fixe, certaines données fixes et certaines données variables. Sur un site météo, les données fixes sont par exemple les lieux pour lesquels les données météo sont disponibles ; sur un site de taux de change, ce seront les devises dont les taux de change sont indiqués. Quant aux données variables, ce sont la température, les précipitations, les taux de change, etc. du moment. Certains documents numériques de ce type peuvent aussi autoriser des variations dans la façon dont sont présentées les données de contenu, à l’instar de documents interactifs dont les données de contenu sont stables. Dans ces cas, la variation de la présentation est régie par des règles ou des instructions.
On trouve aussi ce type de documents dynamiques dans beaucoup d’autres systèmes, notamment les applications marketing ou les œuvres d’art visuel interactives décrites dans la section consacrée aux documents expérientiels. La source des données de contenu sera par exemple ici un instrument scientifique dans un laboratoire, un satellite qui transmet des images en temps réel, une caméra vidéo pointée sur une autoroute, ou des appareils sans fil qui transmettent le rythme cardiaque, la tension artérielle ou d’autres données biométriques d’un malade en consultation externe, ou toute autre source extérieure au systèmend IEEE Workshop on Applications of Computer Vision, Sarasota, Florida, 5-7 December 1994
Les documents des applications de e-marketing appartiennent également au deuxième type d’objets dynamiques : les données de contenu disponibles pour présentation sont fixes mais la sélection des données de contenu et leur mode de présentation varient de façon dynamique. Relèvent de cette catégorie les applications web qui permettent à l’utilisateur de naviguer dans un site web à l’aide d’une palette d’options. Elles collectent en permanence des données sur les actions des utilisateurs – combien de secondes passe l’utilisateur sur telle ou telle partie du site, où il clique, etc. – mais ces données ne sont jamais affichées. Elles sont utilisées par l’application pour déterminer quels messages stockés afficher ensuite et comment les présenter. Ces documents ont un contenu global fixe, à savoir : les informations concernant le commanditaire du site et ses produits, les données de composition, qui changent en permanence, relatives aux interactions du visiteur avec le site, et une forme et un contenu documentaires spécifiques déterminés par les règles utilisées pour interpréter les données relatives aux interactions de l’utilisateur. Les applications de vente en ligne qui collectent des données sur les comportements des internautes et les utilisent pour définir la présentation de contenu appartiennent également à cette catégorie. On notera que ce processus est rigoureusement identique à celui décrit ci-dessus pour les documents expérientiels associés à des sites web marketing.
Le troisième type d’objet dynamique, où le contenu stocké change fréquemment, est en fait une variante du deuxième et peut être observé dans les applications dites d’e-administration, ou administration électronique. Une des études de cas d’InterPARES 2, VanMap, offre un exemple de ce type d’objet dynamique. VanMap est un système d’information géographique (SIG) qui permet à la ville de Vancouver de répondre aux besoins des fonctionnaires et employés municipaux en fournissant des services aux citoyens et aux entreprises de la ville. Les fonctionnalités de VanMap concernent les fonctions et activités des services municipaux suivants : services à la population, ingénierie, services aux entreprises, espaces verts et loisirs, police, pompiers et secours. Les décisions concernant l’organisation des strates d’informations du SIG et le choix des jeux de données contenus dans chaque strate sont prises de manière collégiale par les services concernés et l’équipe technique de VanMap. Les données sont téléchargées directement par chaque service dans Oracle Spatial ou extraites de bases de données de bureaux extérieurs (par exemple, les données de permis et de licences stockées en PRISM ou Licence+ sont exportées dans un serveur SQL ; les données concernant les impôts fonciers sont extraites du SQL Property Tax Systems, etc.) pour être intégrées à VanMap par l’équipe technique, qui est responsable de l’administration du système. Des graphiques d’ingénierie et de géométrie de construction de solides (CSG) sont créés sous la forme de dessins CAD dans AutoDesk, ou entrés ou copiés dans la base de données Oracle Spatial. Les données de VanMap sont écrasées à chaque mise à jour et, de temps à autre, les strates existantes sont modifiées afin de recevoir d’autres types de jeux de données, et de nouvelles strates sont ajoutées. Les données concernant les transactions auxquelles contribue le système sont remplacées ou effacées chaque fois que les données utilisées en appui d’un processus sont mises à jour, ou que de nouvelles strates de données sont ajoutées, ou chaque fois que les instructions d’un processus sont modifiées
Les systèmes dynamiques permettent souvent l’extraction et le traitement d’informations émanant de sources hétérogènes, où les sources elles-mêmes peuvent varier au cours d’une même exécution. Les systèmes dynamiques produisent également des résultats variables. La variation des types de données dans le flux entrant change à la fois les possibilités et les conditions requises pour traiter les entrées et, par conséquent, nécessite des systèmes capables de se reconfigurer eux-mêmes à la volée. Des changements dans la façon dont le système exécute ses processus peuvent se produire de manière autonome, le système évaluant en temps réel les sources externes qui fournissent des données, quelles données sont fournies ou les caractéristiques de ces données. Face à ces variations de données, le système convoquera différents agents ou composants logiciels ou, dans des cas plus sophistiqués, modifiera le logiciel qu’il utilise pour présenter les données. Les modifications au niveau du logiciel peuvent à leur tour modifier les données de contenu, par exemple en appliquant différents calculs à des données brutes. De telles techniques sont utilisées dans la planification et la modélisation des marchés financiers, ainsi que dans les domaines de l’art informatique et de l’
Les trois sous-sections précédentes montrent que les documents interactifs constituent une catégorie majeure de documents qui ne peuvent exister que dans un environnement numérique. Ils se distinguent des documents numériques qui n’autorisent pas d’interactions avec l’utilisateur modifiant la forme ou le contenu du document lorsque celui-ci est représenté. Ainsi pouvons-nous postuler une division élémentaire des documents numériques en documents statiques et documents interactifs. Les sous-sections précédentes montrent également que les documents dynamiques sont un sous-ensemble des documents interactifs, qui se caractérisent par le fait que leur variabilité dérive, au moins partiellement, de la variation des règles utilisées pour générer le document
Cette analyse nous permet de construire une taxinomie des documents numériques, présentée dans le Tableau 1.
Taxinomie des documents statiques, interactifs et dynamiques
Un document interactif, expérientiel ou dynamique peut-il être un document d’archives ? Comme l’a établi InterPARES 1, deux caractéristiques essentielles du document d’archives numérique sont une forme fixe et un contenu non modifiable. Toutefois, ces contraintes ne sont pas absolues. Un document dont la forme ou le contenu auraient été altérés par accident, à la suite de mauvaises manipulations ou du fait de facteurs extérieurs, reste un document d’archives, sous réserve que la perte ou l’altération qu’il a subies ne portent pas atteinte à sa nature. Ces altérations doivent être envisagées au cas par cas.
Dire d’un document numérique au sens large qu’il possède une forme fixe ne signifie pas que cette forme soit totalement immuable, toujours identique à elle-même. Un document textuel sur papier a une forme immuable : la taille et la configuration des caractères alphanumériques sont fixées une fois pour toutes ; les marges sont strictement définies, etc. Mais, comme nous l’avons expliqué lorsque nous avons établi ce qui distingue les documents interactifs des documents statiques, tant la technologie utilisée pour présenter des documents numériques que les différents choix des utilisateurs qui les visualisent, peuvent causer des variations de la forme et/ou du contenu visualisé, même lorsque les données numériques stockées utilisées pour générer le document représenté demeurent inchangées.
En anglais, « record » (document d’archives/d’activité) vient du latin
Toutefois, il est des cas où le contenu ou la forme varient sans pour autant affecter la fonction d’archives des documents. Dans de nombreux documents interactifs, expérientiels et dynamiques, des auteurs ou rédacteurs
Avec les documents d’archives numériques, dès lors, la forme fixe consiste en ceux des aspects de forme que l’auteur ou le rédacteur souhaitent ou peuvent contrôler. S’il est vrai qu’établir l’intentionnalité d’un individu n’est jamais chose aisée, pour autant, la variabilité générique qu’autorisent les technologies de l’information ne doit pas être considérée comme exprimant une intention de l’auteur ou du rédacteur. Par exemple, il est vraisemblable que l’auteur d’un document textuel souhaite, ou, à tout le moins, pense que son document s’affichera pour les lecteurs avec la même taille de police, la même longueur de ligne, les mêmes couleurs, etc. que celles que lui-même voit à l’écran. Mais il arrive que l’auteur n’ait aucune prise sur ce type de variations ; dès lors, les effets de différents matériels, taille de fenêtre sélectionnée par l’utilisateur, et d’autres aspects de variabilité dus à la technologie utilisée pour visualiser ou prendre connaissance d’un document après sa création ne sauraient être considérés comme relevant de l’intentionnalité de l’auteur. Les aspects de forme requérant une action délibérée spécifique de la part de l’auteur ou du rédacteur, comme la division du texte en sections, l’inclusion d’images dans un document textuel, et toute différenciation de l’apparence d’une partie du contenu, soit par rapport à un contenu adjacent soit par rapport à la norme pour le reste du document, véhiculent l’intention de l’auteur ou du rédacteur. De même peut-on parler d’un certain degré d’intentionnalité dans le choix par l’auteur ou le rédacteur d’un type ou d’un format de données numériques.
Un auteur ou rédacteur peut choisir de conférer une variabilité limitée au contenu d’un document numérique. Une catégorie importante de documents dont la variabilité de contenu ne contredit pas la nécessité de contenu fixe est celle des documents qui permettent l’affichage à tout moment de différents sous-ensembles de contenu. Les documents de la catégorie 2.1 du Tableau 1, dont relèvent les catalogues de vente interactifs, sont reproduits par des processus comportant des options qui permettent aux utilisateurs de sélectionner le contenu. Ces options peuvent être considérées comme analogues à la variation à laquelle serait exposé un utilisateur s’il consultait une page donnée d’un catalogue papier ou qu’il le consultait au hasard. Bien qu’on puisse contester le parallèle avec la lecture sélective d’un document imprimé dans la mesure où les possibilités pour sélectionner du contenu numérique ne sont pas entièrement, ni même principalement, à la discrétion de l’utilisateur, mais dépendent de règles qui font partie du document lui-même, ces règles ne sont pas fondamentalement différentes des restrictions imposées aux utilisateurs d’un catalogue imprimé par les aspects matériels du catalogue et les « règles » de mise en page (disposition, regroupement des produits par catégories, pagination, etc). En effet, si ce qui est présenté à l’utilisateur à tout moment peut sembler être un document, c’est bien plutôt une partie du seul document existant, le catalogue. Le contenu complet d’un catalogue de vente en ligne comprend toutes les données stockées et disponibles pour présentation à l’utilisateur : les données concernant les marchandises proposées à la vente, descriptions textuelles et images par exemple, ainsi que les données relatives à des sujets associés, options de paiement et de livraison notamment. La forme fixe du catalogue recouvre les aspects qui sont toujours montrés ainsi que ceux qui déterminent comment est présenté le contenu sélectionné, taille et position des images par exemple, et si le catalogue affiche différentes catégories de données dans des fenêtres distinctes de l’affichage principal. Les objets numériques qui rendent possible la sélection de contenu sont des composants numériques du document. Cette qualification n’invalide pas la nécessité de contenu fixe du document en tant que formant un tout. Elle prend simplement acte du fait que les environnements numériques interactifs permettent à un auteur ou un rédacteur de structurer un document de façon à permettre une sélection variable de contenu et un ordre variable de cette sélection. Les cas où la forme documentaire permet un affichage sélectif de sous-ensembles de contenus peuvent satisfaire aux conditions requises de contenu fixe.
Un document qui tire tout ou partie de ses données de contenu de sources externes et ne les stocke pas simultanément – par opposition à un ordre séquentiel – parmi ses composants numériques ne peut être présupposé contenir un message fixe. Cependant, dans certains cas, même les documents de cette catégorie peuvent être des documents d’archives. Comme une partition musicale ou le texte d’une pièce de théâtre, un document qui délimite une forme fixe dans laquelle des données externes seront présentées et pourront comporter du contenu inchangé, peut être un document d’archives instrumental ou d’instructions. Myron Krueger, par exemple, a créé des œuvres d’art où le logiciel génère des objets géométriques, qui sont projetés sur un écran où ils bougent et changent de taille et de forme ; cependant, la forme, la taille, le mouvement et la séquence des changements – le contenu spécifique – dépendent des caractéristiques ou des actions de spectateurs individuels. à la différence d’un catalogue de vente en ligne, dont tout le contenu est simultanément stocké dans un document numérique, dans ce type d’œuvres d’art, le document numérique qui génère la présentation ne contient pas toutes les données de contenu, du moins pas simultanément. Ce document détermine quels objets peuvent apparaître dans l’œuvre d’art, leurs caractéristiques élémentaires (par exemple, il définit si un objet est ou n’est pas une boucle géométrique fermée ; il donne à un autre l’apparence d’un petit animal ; et fait de la silhouette d’un spectateur capturée en temps réel un troisième objet) et les comportements qu’ils peuvent avoir (par exemple, il établit qu’une « Créature » cherchera à se déplacer jusqu’au point le plus haut de la silhouette d’une personne). Le contenu variable qui est manifesté dans une instance donnée peut être capturé dans un enregistrement de la présentation, mais il n’est pas stocké dans le document qui rend possible la présentation.
Les œuvres d’art de ce type et les catalogues de vente en ligne ont ceci de commun que, dans les deux contextes, le document qui est conservé à des fins de consultation future est l’objet numérique qui est stocké dans le système. Ce n’est pas la matérialisation de cet objet sur un écran d’ordinateur ou tout autre dispositif de restitution. Pour autant que les autres conditions requises du document d’archives soient remplies, dans ce type de cas le document d’archives est l’objet numérique, non la forme perceptible par l’homme qui est reproduite à partir de celui-ci.
Les applications peuvent afficher des pseudo-documents dont la présentation comprend à la fois des sous-ensembles sélectionnés de contenu stocké et des données obtenues à partir de sources externes. Si l’utilisateur d’un catalogue en ligne fait une requête concernant la disponibilité actuelle d’un article, l’application enverra une requête à la base de données qui suit les articles dans l’entrepôt de l’entreprise, ou elle pourrait même interroger la base de données des stocks d’un fournisseur indépendant. L’application utilisera alors la réponse de la base de données pour informer l’utilisateur de la disponibilité de l’article, et du délai d’expédition, affichant ces informations comme si elles faisaient partie du catalogue. C’est à dessein que ce type de données externes, actualisées en permanence, ne sont pas stockées dans le catalogue. Derrière le contenu variable, le document catalogue doit inclure des règles fixes qui permettent au système d’obtenir et de présenter les données variables en temps réel. Ces règles font partie du document numérique stocké.
La description de ce mode d’expression artistique qu’est la performance dans la sous-section ci-dessus consacrée aux « documents expérientiels » a conduit à distinguer les documents qui rendent compte de la performance des documents qui la rendent possible. Comme nous le voyons maintenant, cette distinction s’applique également à d’autres domaines. Les documents interactifs, à une exception près, sont des documents instrumentaux. Ils rendent possible la performance d’œuvres d’art, l’exécution de transactions, la conduite d’expériences ou la mise en œuvre de programmes pour collecter et analyser des données d’observations. L’exception est représentée par les documents pour lesquels la modification des données de contenu ne reflète pas une intention explicite de l’auteur, mais résulte d’une incapacité à permettre la rétention des données dans le système et/ou à compenser les changements du système. C’est ce que l’on peut observer dans le cas de VanMap, où les données sont régulièrement écrasées et où le modèle de données est parfois modifié. On est alors dans l’incapacité de reproduire les documents précédemment créés dans le système, soit qu’une partie de leur contenu n’est plus disponible soit que, même lorsque l’intégralité du contenu d’origine reste disponible, les changements dans le modèle de données conduisent à inclure dans des présentations ultérieures du document de nouvelles catégories de données qui n’étaient pas présentes dans la version originale, ou à sélectionner, traiter ou présenter le contenu original d’une manière différente.
Cette analyse a conduit à un concept de document d’archives numérique très différent de celui élaboré au cours de la première phase d’InterPARES. Dans InterPARES 1, un document d’archives numérique est tout document représenté par un système informatique à un être humain ou un autre système. La forme du document est celle du document représenté produit par le traitement ad-hoc des composants numériques stockés. Les composants stockés permettent la reproduction du document mais ne sont pas le document d’archives. Cette distinction entre le document d’archives représenté et ses composants numériques est fondamentale et essentielle, d’une part parce que des erreurs dans le traitement des données pourraient se traduire par l’impossibilité de reproduire le document ou par la production d’un document différent et d’autre part, parce qu’il est possible de conserver le document représenté – c’est-à-dire de conserver la capacité de le reproduire – même lorsque les composants numériques sont altérés, par exemple, par un reformatage ou une migration vers des supports numériques différents. Dans cette conception du document d’archives, toutes ses propriétés essentielles sont dans le document qui est représenté, et ces propriétés sont foncièrement indépendantes de la façon dont le document est encodé en composants numériques. Ainsi, il existe une dépendance inverse entre le document et ses composants numériques : le document est produit à partir de ses composants numériques, mais les composants doivent être produits de façon à garantir que toutes les propriétés essentielles du document soient présentes et identiques chaque fois que le document d’archives est représenté.
Ces conclusions n’étaient pas fausses mais trop limitées. Étant donné la fonction mémorielle essentielle du document d’archives, les composants numériques peuvent eux-mêmes constituer un document d’archives ou un groupe de documents d’archives, selon la façon dont ils sont instanciés dans le système. En d’autres termes, les composants numériques et le document reproduit à partir de ces composants peuvent constituer des documents d’archives distincts mais apparentés : le(s) document(s) stockés sous forme numérique, et le « document représenté » qui peut être défini comme la visualisation ou la matérialisation du document dans une forme adaptée à la présentation à un être humain ou un autre système. La finalité première de la conservation du document d’archives stocké est de pouvoir reproduire le document représenté, alors que le document représenté est conservé pour communiquer des informations à un être humain ou à d’autres systèmes. L’étude des documents interactifs dans InterPARES 2 conduit à enrichir le concept de document d’archives représenté pour englober toutes les variabilités de forme et de contenu spécifiques au document. Les études de cas conduites dans le cadre d’InterPARES 2 ont également permis d’établir qu’un document d’archives stocké sous forme numérique comprend non seulement les données qui doivent être traitées afin de reproduire le document présenté mais, aussi les règles de traitement des données, y compris celles qui permettent des variations du contenu ou de la forme du document présenté. Une autre raison de distinguer les documents stockés des documents représentés tient à ce que un ou plusieurs des composants numériques d’un document représenté peuvent également être utilisés pour en reproduire d’autres. Si un objet stocké est utilisé pour reproduire plus d’un document représenté, il ne peut être l’équivalent d’aucun d’entre eux. Qui plus est, si, dans un groupe de composants numériques qui sont utilisés ensemble pour reproduire un document représenté, l’un quelconque des composants est utilisé dans la production de plusieurs documents indépendamment des autres, alors, ce composant doit être considéré comme un document d’archives.
Pour radicales qu’elles puissent sembler, ces conclusions ne sont pas sans précédent. Dans l’Europe médiévale, lorsque la profession des notaires est devenue tellement puissante que la plupart des transactions devaient être enregistrées et conservées par eux, ils se sont attachés à rationaliser leurs méthodes de travail, notamment en faisant l’économie de la rédaction exhaustive des documents des transactions dont ils étaient témoins. Ils prenaient un parchemin, en repliaient un coin et y inscrivaient le type de la transaction, le nom des parties, la date, la description de l’affaire ou de la propriété objet de la transaction, et toute autre donnée particulière à la transaction en question. Ensuite, ils classaient le parchemin vierge au coin annoté, appelé
Les notaires conservaient un document rendant compte du fait qu’une transaction avait eu lieu (registre et/ou index), un deuxième document définissant la forme documentaire pour les différents types de transactions avec l’identification des attributs variables requis dans chaque type de document (
Cette pratique est représentée en Figure 1. Le recueil de modèles d’actes, ou formulaire, contient les données de contenu invariables, énonce les aspects essentiels de la forme documentaire et indique les éléments de données variables dont les valeurs doivent être spécifiées dans chaque expédition, alors que la brève contient les données d’instance pour une unique transaction. Ainsi, les brèves pour toutes les transactions de type « a » comprendront les éléments de données spécifiés dans le recueil de modèles pour les transactions de ce type. Dans le système de la brève, les documents de diverses transactions, comme les contrats et les titres, étaient conservés mais non dans les formes documentaires prescrites pour ces transactions. Le système d’archivage des documents permettait à ceux qui en avaient la garde de produire des expédition dans les formes requises, sur demande. Toute expédition d’un document transactionnel produite de cette manière était un original
Fonctionnellement, les recueils de modèles d’actes et les brèves sont les équivalents des documents stockés sous forme numérique décrits plus haut
Des pratiques similaires existent dans l’environnement numérique. La Figure 2 décrit, de manière abstraite, un processus courant de conservation de documents d’archives utilisant des applications de bases de données. Les trois éléments dans la partie supérieure du graphique (formulaire de base de données, données d’instance et copie₁ du document) illustrent de manière sommaire comment des documents peuvent être générés en appliquant un formulaire de base de données aux données des instances individuelles des types de transactions prises en charge par le formulaire. Ce processus n’est pas sans évoquer l’usage médiéval des brèves. Les technologies numériques, toutefois, offrent un éventail plus large de possibilités pour mettre en œuvre cette pratique. La partie inférieure de la Figure 2 présente une vue plus détaillée du processus de saisie des données d’instances individuelles dans les formulaires. Dans une base de données, toutes les données n’ont pas besoin d’être conservées dans un seul « document » ou objet logique dans l’application. Un formulaire peut être rempli avec les données d’une seule instance stockée en plusieurs endroits de la base. C’est ce qu’illustre la Figure 2 pour une base de données relationnelle, où les données de chaque cas individuel sont disséminées dans plusieurs tables. La base de données conserve trace des données des instances individuelles grâce à un modèle de données logique qui définit comment les entrées de données d’une table sont liées à celles d’autres tables. L’application de base de données remplit un formulaire, garantissant que les bons éléments de données d’une instance sont entrés aux bons endroits, conformément aux règles qui associent le modèle logique de données au formulaire. Élément supplémentaire de complexité dans l’environnement numérique, les données individuelles peuvent être combinées de différentes manières avec d’autres données pour produire différents types de documents ; par exemple, les données d’une commande en ligne peuvent être utilisées pour remplir une liste, un bordereau d’expédition et une facture.
Dans cette conception du document d’archives numérique, quand un composant numérique du document d’archives représenté est-il lui-même un document d’archives ? C’est par exemple le cas lorsqu’un seul composant numérique, comme une image binaire d’un document imprimable, comprend toutes les données nécessaires pour reproduire le document représenté : il y a alors une correspondance biunivoque entre le composant numérique et le document représenté. Un autre exemple peut être observé lorsque, dans une base de données complexe comme celle représentée en Figure 2, un composant numérique, le « formulaire de base de données », possède une unité, une autonomie et une complétude fondamentales, exactement comme le recueil de modèles d’actes médiéval. En revanche, ce ne serait pas le cas pour le composant numérique « données d’instance » parce que chaque donnée nécessaire pour remplir le formulaire est reconnue et traitée par l’application de bases de données comme un train de bits distinct, et est par conséquent dépourvue de signification en elle-même. Elle n’acquerrait de signification que dans le contexte d’un modèle de données. Qui plus est, alors que l’application peut isoler chaque donnée, elle ne la stocke pas ou ne la gère pas en tant qu’objet distinct. Les données sont définies et stockées en tant que parties des tables de la base de données. De sorte que, s’ils sont gérés comme il convient, chaque table de la base, le modèle logique de la base de données et tout autre modèle – par exemple, celui qui définit un formulaire ou un rapport -, peut constituer un document d’archives stocké.
La Figure 3 présente un modèle générique synthétisant ce que nous avons pu établir des documents d’archives numériques à ce stade. Il peut être appliqué à des environnements informatiques traditionnels, interactifs, expérientiels et dynamiques qui produisent des documents et il peut être utilisé comme outil d’analyse pour déterminer les caractéristiques et la nature de documents d’archives numériques
Tout ce que le producteur traite comme un document d’archives est un document d’archives mais ce doit être quelque chose que le producteur peut effectivement conserver, associer à d’autres documents et rappeler ultérieurement. La fonction mémorielle d’un document d’archives peut s’exercer selon deux modes. Dans la plupart des cas, la fonction mémorielle du document est rétroactive : c’est le moyen par lequel son producteur se souvient de ce qui a été fait, de ce qui s’est produit ou de ce qui a été décrit ou dit, et par lequel d’autres peuvent connaître le passé. Par exemple, le document d’archives de la représentation d’une œuvre artistique est rétrospectif : il permet au public de se souvenir – ou, plus exactement, dans la plupart des cas, de découvrir – comment l’œuvre a été exécutée lors de cette performance particulière. Mais il y a aussi des documents dont la principale fonction est prospective. Une partition musicale ou le texte d’une pièce de théâtre peuvent être considérés comme des documents d’archives révélateurs de la carrière ou du génie de l’artiste. Ils peuvent ainsi être étudiés pour ce qu’ils révèlent de l’évolution des capacités et des apprentissages de l’artiste, de l’influence des événements biographiques sur la production artistique, etc. Cependant, ce qui motive la création de la pièce de théâtre ou du morceau de musique, c’est en premier lieu qu’ils soient représentés/joués. Le texte et la partition ont une fonction prospective : ce sont des jeux d’instructions pour des actions qui seront accomplies ultérieurement.
La distinction entre documents rétrospectifs et documents prospectifs peut nous aider à mieux cerner les documents d’archives dans les environnements interactifs, expérientiels et dynamiques. Les
La catégorie des documents prospectifs comporte deux sous-catégories. La première contient simplement les instructions relatives à l’exécution d’une action ou d’un processus. La seconde participe activement à l’exécution de l’action ou du processus. Les partitions musicales, les règlements, les manuels de procédures et les instructions pour remplir des formulaires sont des exemples de documents d’instructions. À titre d’exemples de documents d’archives instrumentaux, on peut citer les correctifs logiciels qui permettent à un instrument de musique d’interagir avec un ordinateur, le logiciel qui, dans les sites de marketing en ligne, interprète les données relatives aux actions d’un visiteur sur le site pour déterminer quels éléments de contenu doivent lui être présentés ensuite, et les agents logiciels qui permettent à des applications professionnelles en interaction d’exécuter des transactions de manière autonome. Bien qu’un logiciel ne soit généralement pas considéré comme un document d’archives – il convient plutôt de l’envisager comme un composant numérique de documents d’archives -, dans les contextes particuliers présentés ici, ce type de logiciels est un document d’archives en ce sens qu’il est généré et utilisé comme un moyen d’accomplir l’activité à laquelle il participe et apparaît comme l’instrument, le produit dérivé et le résidu de cette activité.
Outre qu’ils ne participent pas de la même manière aux actions ou processus qu’ils informent ou contrôlent, les documents d’instructions et les documents instrumentaux se distinguent par la manière dont ils sont matérialisés en vue d’accomplir la finalité pour laquelle ils ont été créés. Destinés à être lus par des êtres humains, les documents d’instructions sont représentés en étant reproduits à partir des composants numériques stockés dans une forme lisible par l’être humain. Les documents instrumentaux, eux, remplissent leur finalité dans la forme numérique dans laquelle ils sont stockés
Les documents d’archives stockés sous forme numérique sont conservés en vue de pouvoir reproduire les documents représentés. Il existe trois possibilités pour les conserver : (1) conserver les documents d’instructions dans le système où ils ont été générés, avec toutes les instanciations produites à partir d’eux, (2) conserver les documents d’instructions dans un autre système et (3) conserver les documents instrumentaux, et les documents qu’ils ont permis de produire, dans le système dans lequel ils sont utilisés
La première façon de conserver des documents d’archives stockés sous forme numérique est de les garder dans les systèmes interactifs, expérientiels ou dynamiques dans lesquels ils ont été produits. Un système ayant la capacité de produire les documents représentés, il pourrait être conçu pour les reproduire ultérieurement à partir des documents en mémoire. Un exemple de document d’instructions conservé dans un système interactif est le script de
La possibilité de reproduire un document d’archives en utilisant la même fonctionnalité que celle qui l’a produit à l’origine n’existe pas lorsqu’une partie du contenu n’est pas stockée dans le système. Dans le cas de présentations d’un document, même si le système a la capacité de produire le même document en réponse à une même instruction à plusieurs reprises et de manière fiable, cela ne signifie pas nécessairement que le système conserve la présentation du document en tant que document d’archives. Cette difficulté est illustrée dans une des études de cas d’InterPARES 2,
L’Atlas organise en modules de contenus thématiques des données hétérogènes sur des caractéristiques physiques, biologiques et façonnées par l’homme et leurs interactions, et supporte diverses fonctions d’exploration, de visualisation et d’accès. Les volumes de données sont importants et on anticipe qu’ils augmenteront avec le temps. Les valeurs des données dans l’Atlas sont dans des formats stables et élémentaires définis pour accepter différentes présentations adaptées aux différents utilisateurs : spécialistes, grand public et pouvoirs publics. Toutefois, ces formats sont en fait des points de départ permettant aux utilisateurs d’explorer et d’accéder à des contenus de manière interactive. L’utilisateur de l’Atlas a la possibilité de choisir parmi un éventail très large, mais néanmoins fini, d’outils pour rechercher, visualiser, écouter ou accéder de toute autre manière à des données hétérogènes sur des thèmes qui l’intéressent. Dès lors, les formes dans lesquelles les données sont présentées ne sont pas immuables mais, comme dans le cas de performances artistiques, leur variabilité s’inscrit dans des paramètres définis par l’auteur. En principe, tout utilisateur de l’Atlas faisant la même sélection de contenu et de forme de présentation verra un document identique ; donc, l’Atlas conserve virtuellement ces documents. Toutefois, ils ne peuvent être qualifiés de représentations du document d’archives parce que le système ne conserve aucune donnée concernant leur production. Il n’y a pas de date, pas d’identification du destinataire, ni aucune information concernant l’activité dans laquelle le document est produit pour la première fois.
On peut dire d’un document dynamique en mémoire, par exemple, un document qui stocke les saisies de l’utilisateur et les utilise dans des présentations ultérieures ou encore un document qui traite et présente, mais ne stocke pas, les données des utilisateurs ou d’autres sources externes, qu’il est toujours en train de créer un document représenté, mais sans jamais l’achever. Le document présenté pourrait être un document d’archives si les processus qui font qu’il est pour toujours en cours étaient achevés, ou s’il était supprimé de l’environnement dynamique et conservé dans une forme gelée. Toutefois, l’état final d’un document isolé d’une manière ou d’une autre de processus dynamiques ou insensible à ceux-ci serait statique. Mais produire un document statique de l’une ou l’autre manière reviendrait à créer un document différent. Il pourrait servir comme document d’archives du processus dynamique ou de son état au moment où il a été gelé, mais il ne pourrait pas remplir la finalité dynamique de produire un résultat variable en réponse à diverses entrées ou stimuli. Dans certains cas, le document dynamique en mémoire pourrait être conservé comme document d’archives mais ce ne serait pas possible dans le cas des documents appartenant à la catégorie 2.2.4 du Tableau 1.
L’étude de cas VanMap illustre les problèmes que pose la conservation des documents dynamiques comme archives. En l’état, VanMap ne conserve pas de documents d’archives mais pourrait être modifié pour le faire. Tant que les données sont écrasées par les mises à jour, leur agrégation telle qu’elle apparaît à un moment donné quelconque n’atteindra jamais le statut de document, encore moins de document d’archives. La combinaison de couches de données, de jeux de données et de jeux d’instructions, qui produit les affichages utilisés dans tout processus métier, peut être décrite comme un document instrumental de ce processus. Le système peut conserver ces documents quelque temps : il pourrait reproduire l’information utilisée dans une action particulière, dans la même forme et avec le même contenu que lorsque l’action a été accomplie mais seulement tant que les données ou les instructions qui contrôlent la forme de l’affichage n’ont pas été modifiées. Il devrait être possible de modifier la conception et le fonctionnement de VanMap soit pour produire des documents d’archives soit pour stocker les variations successives de données au cours du temps.
Être en mesure de conserver des documents d’archives dans le système utilisé pour accomplir les transactions est une nécessité lorsque celles-ci impliquent plusieurs étapes successives et que les systèmes en interaction supportent des transactions multiples pour lesquelles des documents de transactions antérieures sont nécessaires aux suivantes. Un système en interaction ne pourrait passer à l’étape ou à la transaction suivantes s’il ne contient pas de documents d’archives de l’étape ou de la transaction précédentes
La deuxième possibilité pour conserver des documents d’archives dans des systèmes interactifs, expérientiels ou dynamiques est de les garder dans un système spécifiquement conçu à cette fin. On pourrait le faire soit en les sortant du système original et en les conservant dans un autre système adapté à l’archivage de documents, soit en ajoutant une fonctionnalité d’archivage des documents au système initial. Dans la mesure où les présentations de documents d’archives et les documents d’instructions sont produits par de tels systèmes, ils pourraient être conservés dans un format numérique approprié soit comme documents statiques soit comme documents à la variabilité limitée. Le projet InterPARES 2 ayant étudié des systèmes interactifs, expérientiels ou dynamiques mais non des systèmes d’archivage des documents d’archives, nous ne disposons pas d’étude de cas portant sur des systèmes distincts d’archivage des documents numériques. Le système VanMap produit bien des présentations de documents d’archives vers d’autres systèmes mais ce sont des sorties papier.
Conserver des documents numériques dans un système séparé ou dans un sous-système spécifiquement conçu à cette fin est nécessaire dans les cas où le système qui produit les documents n’a pas la capacité de reproduire les documents de manière fiable, en utilisant la fonctionnalité qui les a produits initialement. Mais un document sélectionné et conservé de cette manière comme document d’archives peut présenter des différences tant de forme que de contenu par rapport au produit initial. Ce document ne serait pas identique au produit réel du système, précisément parce qu’il en aurait perdu les propriétés interactives, expérientielles ou dynamiques. Cependant, il ne faut pas perdre de vue le fait que tous les documents d’archives sont des substituts : ils représentent ou prennent la place d’actions ou de faits. La capacité de reproduire ce que le système a présenté dans une représentation donnée, sans les attributs interactifs, expérientiels ou dynamiques de l’environnement dans lequel elle a été produite, peut être suffisante pour certains besoins de conservation des documents d’archives.
Une méthode consisterait par exemple à prendre un instantané ou à geler de toute autre manière une présentation produite par un système interactif, expérientiel ou dynamique. Ainsi d’un enregistrement audio statique d’une performance musicale ou d’un enregistrement audio/visuel d’autres formes de performance. Dans de tels cas, le document statique représenterait, mais ne répéterait pas à l’identique, la performance initiale.
Des objets statiques, durables, peuvent en fait être nécessaires pour satisfaire les besoins d’archivage du producteur. Un exemple de système interactif qui crée des documents statiques lorsqu’il interagit avec les utilisateurs pour répondre aux besoins d’archivage du producteur est celui d’une application de vente en ligne qui accumule les données qui lui sont nécessaires pour produire des ordres d’achat à partir des sélections et saisies des utilisateurs. Un autre exemple en serait un système dynamique utilisé pour exécuter un processus de fabrication. Il enregistrerait les variations – les différentes valeurs des données et les différents processus exécutés – qui surviennent à chaque exécution, et transmettrait ces informations dans un rapport. Dans ces exemples, les documents d’archives statiques sont des documents de transactions conçus par le système pour être acceptés. L’Atlas cybercartographique de l’Antarctique étant conçu pour fournir des informations plutôt que pour supporter des transactions, tout document produit par l’Atlas ne peut être un document d’archives pour ce qui est du système mais il pourrait par la suite être utilisé par le destinataire dans ses activités. Un utilisateur pourrait créer un document d’archives en collectant et acquérant des éléments de contenu qui pourraient être exportés de l’Atlas dans l’environnement de l’utilisateur ou, le cas échéant, imprimés.
Un même système peut avoir recours aux deux modes d’archivage qui viennent d’être décrits, qu’il supporte des interactions avec d’autres systèmes ou avec des utilisateurs humains. Par exemple, alors qu’un système qui exécute des transactions via des interactions avec d’autres systèmes conservera des copies des documents envoyés en tant que documents d’archives, il mettra de côté les documents reçus en tant que documents d’archives, garantissant ainsi que tous les documents d’archives sont dans le système où ils ont été créés. Le livre foncier d’Alsace-Moselle fait usage des deux premières possibilités pour conserver des documents d’archives. Il reproduit les documents des entrées actives en utilisant les mêmes capacités de XML et les mêmes bases de données que celles utilisées pour créer de nouvelles entrées de propriétés, et ses fonctionnalités ont été enrichies pour qu’il puisse conserver et récupérer les documents d’archives numérisés (images scannées) des entrées inactives.
La troisième possibilité de conservation des documents d’archives numériques concerne les documents instrumentaux. Dans la mesure où ils contribuent à produire les résultats ou les sorties prévus d’un système ou d’une application, il est vraisemblable qu’ils seront maintenus dans le système aussi longtemps que le système lui-même est maintenu.
L’Atlas cybercartographique de l’Antarctique dans sa globalité peut être décrit comme un document d’archives instrumental interactif et expérientiel du Geomatics and Cartographic Research Centre de l’université de Carleton, produit dans le cadre d’un projet de recherche financé par le Social Sciences and Humanities Research Council of Canada, qui a un lien archivistique avec les documents administratifs du projet.
Cependant, les systèmes interactifs, expérientiels ou dynamiques ne contiennent pas nécessairement des documents d’archives instrumentaux. Dans les systèmes dynamiques, même lorsqu’il est possible d’identifier un jeu de composants numériques qui semble être un document instrumental, si le système possède la capacité d’adapter son logiciel de manière autonome, l’objet comprenant ces composants numériques ne satisfera pas aux conditions requises élémentaires de contenu et de forme fixes. Dans de tels cas, il n’y a aucun moyen de rappeler ce qu’était le processus ayant produit un résultat ou une sortie donnés. D’où il s’ensuit que le système en question doit être modifié.
Dans VanMap, les objets qui existent dans le système pourraient être maintenus pour fournir des documents d’archives reflétant la situation observée par les décideurs à un moment donné. Suivant des méthodes éprouvées de gestion de bases de données, un journal des données dans le système pourrait être créé et conservé avant toute mise à jour, avec une description détaillée de chaque processus métier auquel participe VanMap et de la façon dont VanMap est utilisé par chacun d’eux, en plus des instructions utilisées pour créer les documents à l’appui de chaque type de transaction. La description indiquerait le lien archivistique entre les documents de chaque processus métier et VanMap, et les instructions révéleraient la relation spécifique qui existe entre chaque processus et les données qui l’ont supporté. Cela équivaudrait à incorporer, comme on le fait depuis des siècles, dans une procédure interne, la fonction d’un document d’archives servant des activités et des procédures multiples, mais dont il n’existe qu’un original (voir par exemple les séries de plans du cadastre, qui ont été et sont utilisés comme des documents dans plusieurs procédures à la finalité différente). Cependant, tel qu’il est conçu et géré actuellement, VanMap ne conserve des documents d’archives d’aucune transaction métier.
Une forme fixe et un contenu stable ne sont que deux des caractéristiques qu’un objet électronique doit présenter pour être considérée comme un document d’archives. Les objets qui sont des documents d’archives doivent aussi avoir des liens explicites avec d’autres documents, un contexte administratif identifiable ; un auteur, un rédacteur et un destinataire ; et une action, à laquelle participe le document ou qu’il soutient soit au niveau de la procédure soit dans le processus de prise de décision. Mais c’est là un sujet d’analyse et de discussion pour un autre article.
Le projet InterPARES a examiné différents sujets relatifs à la conservation de documents d’archives authentiques dans des systèmes d’information. Les caractéristiques des documents d’archives numériques en sont un. Appliquant et mettant à l’épreuve dans un grand nombre d’études de cas des concepts traditionnels issus de la diplomatique et de l’archivistique, le projet a étudié les similitudes et les différences que présentent les documents d’archives dans les systèmes électroniques – lorsqu’il en existe – par rapport aux documents d’archives traditionnels sur papier. Au cours de la première phase du projet, les études de cas se sont concentrées sur les équivalents numériques des documents traditionnels. Les caractéristiques empiriques les plus saillantes de ces documents sont que leur encodage numérique ne manifeste pas la forme documentaire du document d’archives et que, par conséquent, ils ne sont pas conservés en tant qu’objets mais en tant qu’un ou plusieurs trains de bits auxquels les ordinateurs doivent appliquer le traitement adéquat pour qu’ils soient dans la bonne forme documentaire. Dans sa seconde phase, InterPARES s’intéresse aux systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques qui ne produisent ou ne conservent pas nécessairement quoi que ce soit qui corresponde à des documents d’archives traditionnels.
L’analyse de systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques requiert d’établir une distinction précise entre les systèmes eux-mêmes, les interactions, expériences, performances et autres produits, et les objets qui y sont créés et/ou conservés. Dans de nombreux cas, les systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques produisent des objets qui ont l’apparence de documents mais qui, après leur première présentation, ne peuvent être reproduits avec le même contenu et dans la même forme. étant donné la fonction mémorielle essentielle du document d’archives – un document d’archives est une trace d’activité conservée par son producteur à des fins de consultation ou d’utilisation dans une activité ultérieure –, ces cas ne semblent pas satisfaire la condition requise élémentaire de forme fixe et de contenu stable.
Cependant, les cas abordés dans cet article montrent que les systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques peuvent produire des documents aptes à être conservés en tant que documents d’archives. Qui plus est, une étude plus poussée de ces systèmes montre qu’il arrive qu’ils contiennent des documents présentant une certaine variabilité de forme et de contenu mais que, cette variabilité étant dûment limitée, ils peuvent être considérés comme des documents d’archives – par exemple, lorsque la variabilité est due à la technologie et non à l’intention de l’auteur ou du rédacteur du document. En outre, auteurs ou rédacteurs peuvent générer des documents numériques qui intègrent une variabilité délibérée. Ainsi en va-t-il notamment de la construction de formes documentaires permettant aux utilisateurs de sélectionner des sous-ensembles de contenu et de contrôler l’ordre et les caractéristiques de présentation, comme par exemple la modification de la taille des images.
Il y a également des cas, surtout dans le domaine des arts mais aussi dans l’administration et en sciences, où les systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques contiennent des documents dont la présentation ou la restitution montrent toujours une variation unique ou spontanée du contenu ou de la forme. Il convient ici de distinguer ce qui est produit par le système des documents qui permettent au système de produire ce qu’il produit. Ces documents sont dits « instrumentaux » : ils rendent possibles les interactions, expériences ou processus que le système exécute. Sous réserve qu’ils soient bien maintenus et gérés comme des éléments intellectuellement liés aux ensembles de documents d’archives, les documents instrumentaux peuvent être considérés comme des documents d’archives. à première vue, cette conclusion semble contredire celle d’InterPARES 1 selon laquelle un document d’archives numérique n’est pas quelque chose qui est conservé dans un système mais quelque chose qui est reproduit en traitant les objets de données stockés dans un système ; en fait, comme cela a été démontré, cette conclusion prolonge, plutôt qu’elle ne contredit, celle d’InterPARES 1.
Définir le concept de document d’archives dans le contexte de systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques est, cela va sans dire, une tâche ambitieuse, tant il est vrai que cette définition dépend du point de vue retenu (envisage-t-on les objets numériques du point de vue de l’auteur/rédacteur, de l’utilisateur, du producteur ou du service d’archives ?) et du niveau d’abstraction concerné (envisage-t-on l’objet global ou les interactions de l’objet individuel en tant que document d’archives ?). Cependant, le but de cet article était de présenter le travail accompli par InterPARES sur le sujet et d’engager une discussion théorique. Aussi long soit-il, cet article ne fait qu’amorcer cette discussion. Le concept de document d’archives formulé ici doit être mis à l’épreuve dans d’autres environnements. Les possibilités concrètes de conserver de tels documents demandent à être explorées, en particulier dans le contexte d’autres apports majeurs à la conservation numérique, tels que le modèle OAIS, les projets CEDARS et CAMiLEON
Glossaire des principaux termes
Principes pour l’élaboration de politiques, de stratégies et de normes pour la conservation sur le long terme des documents d’archives numériques
Les projets de recherche InterPARES ont étudié la production, la maintenance et la conservation des documents d’archives numériques. Une conclusion majeure de ces travaux est que, pour préserver des documents d’archives numériques qui soient dignes de confiance (c’est-à-dire, des documents d’archives dont la fiabilité, l’exactitude et l’authenticité puissent être démontrées), certaines conditions doivent présider à leur production ; en d’autres termes, les producteurs doivent créer les documents de telle sorte qu’il soit possible de les maintenir et de les conserver. Une relation entre le producteur des documents
Les travaux du projet InterPARES 1 (1999-2001) ont adopté le point de vue du service en charge de la conservation des documents. Trois enseignements majeurs en ont été tirés : 1) tout environnement d’archivage ayant pour but de produire des documents d’archives numériques fiables et exacts et de maintenir des documents d’archives authentiques
Les travaux d’InterPARES 2 (2002-2006) ont adopté le point de vue du producteur des documents. Les chercheurs ont réalisé des études de cas sur la production et la maintenance des documents d’archives dans le secteur des arts, le secteur scientifique et l’administration ; ils ont modélisé les nombreuses fonctions que recouvrent la production, la maintenance et la conservation des documents d’archives en s’appuyant sur le modèle du cycle de vie du document d’archives et sur celui du
Les études de cas ont montré que la production de documents d’archives dans l’environnement numérique n’est quasiment jamais guidée par des considérations de conservation sur le long terme. Il s’ensuit que la fiabilité, l’exactitude et l’authenticité des documents d’archives numériques soit ne peuvent être établies, soit ne peuvent être démontrées sur les durées requises pour « l’activité
Les recherches conduites sur la législation des archives et le droit de l’information ont montré qu’à ce jour aucun gouvernement, aucune administration n’ont adopté de vision globale du cycle de vie des documents d’archives et que, dans certains cas, la législation a même créé des obstacles à la conservation des documents d’archives numériques sur le long terme, à commencer par la législation sur le droit d’auteur, la propriété intellectuelle et la protection des données à caractère personnel.
Il entrait dans les attributions de l’équipe de recherche transversale Stratégie et orientations d’InterPARES 2 de déterminer s’il était possible de définir un cadre de principes pour guider l’élaboration de politiques, de stratégies et de normes, et qui serait suffisamment flexible pour être utile dans différents contextes nationaux, et suffisamment robuste pour être adopté dans sa totalité comme base pour l’élaboration de ce type de documents. Un tel cadre se devait en particulier d’équilibrer différentes perspectives culturelles, sociales et juridiques sur les questions de l’accès à l’information, de la protection des données à caractère personnel et de la propriété intellectuelle.
Les travaux de l’équipe Stratégie et orientations d’InterPARES 2 ont confirmé les conclusions d’InterPARES 1, établissant qu’il était possible d’élaborer un cadre de principes pour accompagner la production, la maintenance et la conservation des documents d’archives, indépendamment des contextes juridiques. Le présent document, en combinaison avec les autres produits du projet, et en particulier le Modèle de chaîne archivistique (COP,
L’équipe Stratégie et orientations a élaboré deux ensembles complémentaires de principes, l’un à l’attention des producteurs de documents, l’autre à l’attention des services en charge de leur conservation. Ces principes ont vocation à contribuer à instaurer une relation entre producteurs et services d’archives en explicitant la nature de cette relation
Chaque principe est présenté de manière identique : l’énoncé du principe est suivi d’un texte explicatif, et dans certains cas, d’exemples. Les principes sont le plus souvent formulés comme des recommandations, et non comme des obligations, parce que tous ne concernent pas nécessairement tous les producteurs et tous les services d’archives. L’énoncé de chaque principe est accompagné de l’indication du principe correspondant dans l’autre groupe (P pour producteurs et A pour services d’archives ; le chiffre correspond au numéro du principe dans le groupe P ou A). Il n’y a pas de correspondance directe entre les numéros des principes d’un groupe à l’autre (P1=A1) parce qu’ils sont énumérés dans chaque groupe par ordre d’importance relative.
Le projet InterPARES a choisi de retenir la définition traditionnelle du document d’archives : « document produit ou reçu par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité et sélectionné en vue d’une action ultérieure ou à des fins de consultation
Le concept de
Le concept de
Il arrive également que l’on produise de l’information numérique qui peut prendre plusieurs formes documentaires. Cela signifie que le même contenu peut être présenté à l’écran de différentes manières, ainsi des différents types de graphiques disponibles dans un tableur. Dans ce type de cas, chaque présentation d’un tel objet numérique parmi l’éventail limité des possibilités offertes par le système doit être considérée comme une vue différente du même document ayant un contenu stable et une forme fixe.
En outre, il convient de prendre en compte le concept de « variabilité limitée », qui désigne les modifications de la forme et/ou du contenu d’un document d’archives numérique qui sont limitées et contrôlées par des règles fixes, de sorte que la même interrogation, requête ou interaction produit toujours le même résultat
Il est recommandé aux organisations de définir des critères pour déterminer quels objets numériques doivent être maintenus comme documents d’archives et quelles méthodes seront utilisées pour stabiliser leur forme et leur contenu s’ils sont changeants lors de leur production. Les critères doivent être fondés sur les besoins de l’organisation concernée, mais devront également respecter les obligations légales, administratives ou patrimoniales qui s’appliquent.
Tout document d’archives numérique est constitué d’un ou plusieurs composants numériques. Un composant numérique est un objet numérique qui fait partie d’un ou plusieurs documents numériques, y compris les métadonnées requises pour classer, structurer ou représenter le contenu, et qui requiert une action de conservation donnée. Par exemple, un courriel contenant une image et une signature numérique aura au moins quatre composants numériques (l’en-tête, le texte, l’image et la signature numérique). Un rapport accompagné de pièces annexes dans différents formats sera constitué de plusieurs composants numériques, alors qu’un rapport enregistré avec ses pièces annexes dans un fichier PDF sera constitué d’un seul composant numérique. Bien que les composants numériques soient stockés séparément, chaque composant numérique existe dans une relation particulière aux autres composants numériques qui constituent le document.
La conservation des documents numériques requiert que tous les composants numériques d’un document soient systématiquement identifiés, liés et stockés de telle sorte qu’ils puissent être récupérés et reconstitués en un document ayant la même présentation que celle qu’il avait lors de sa dernière fermeture. Chaque composant numérique requiert une ou plusieurs méthodes spécifiques pour décoder le train de bits et le présenter en vue de son utilisation dans le temps. Le train de bits peut être modifié, à la suite d’une conversion par exemple, sous réserve qu’il puisse toujours remplir son rôle initial dans la reproduction du document. Tous les composants numériques doivent pouvoir fonctionner ensemble après avoir été modifiés ; par conséquent, toutes les modifications doivent être évaluées par le producteur afin de déterminer les incidences qu’elles pourraient avoir sur le document.
Il est recommandé aux organisations de mettre en place des politiques et des procédures qui stipulent d’identifier les composants numériques au stade de la production du document et qui garantissent qu’ils pourront être maintenus, transmis, reproduits, mis à niveau et réassemblés dans le temps.
Par nature, les documents d’archives numériques sont tributaires de l’informatique et toute représentation d’un document d’archives existe dans un certain environnement technologique. Dès lors, on pourrait être tenté de définir les conditions requises de production et de maintenance des documents en fonction de leurs caractéristiques technologiques ou des systèmes informatiques dans lesquels ils sont exploités. Mais les technologies évoluent, parfois très rapidement, et elles sont en outre gouvernées par des considérations fixées et modifiées à leur guise par leurs développeurs. Ces deux facteurs peuvent avoir de lourdes conséquences sur l’accessibilité des documents dans le temps. C’est pourquoi il est fortement déconseillé de faire figurer des références à des technologies données dans les politiques, les stratégies et les normes gouvernant la production et la maintenance des documents d’archives d’une organisation. Seules les exigences liées aux activités de l’organisation et les obligations que les documents sont destinés à étayer doivent être explicitement prises en considération à ce niveau réglementaire. Au niveau de la mise en œuvre, en revanche, les caractéristiques de technologies spécifiques devront être prises en compte pour satisfaire et permettre les obligations métier.
Les solutions technologiques de production et de maintenance des documents d’archives sont dynamiques, ce qui signifie qu’elles évolueront au rythme des technologies. De nouvelles technologies rendront possibles de nouvelles manières de produire des documents répondant aux besoins de l’organisation. L’adoption rapide des technologies web pour la communication et les transactions des entreprises est une illustration de ce phénomène. Les activités nécessaires pour assurer la maintenance des documents devront par conséquent être adaptées en permanence à de nouvelles situations en capitalisant sur les connaissances et le savoir-faire acquis dans diverses disciplines. Pour reprendre l’exemple de l’utilisation des technologies web, les organisations qui produisent et maintiennent des documents transactionnels dans un environnement informatique adossé à un ordinateur central doivent s’appuyer sur la connaissance des nouvelles technologies web tant du point de vue de la connectivité (comment connecter l’ordinateur central à Internet) que de celui de la sécurité (comment protéger les documents des attaques informatiques). À mesure que de nouvelles technologies seront utilisées pour produire des documents, de nouvelles connaissances archivistiques seront requises.
Pour être efficaces, les solutions technologiques doivent être spécifiques. Bien que la théorie et la méthodologie générales de la préservation numérique s’appliquent à tous les documents d’archives numériques, les solutions de maintenance pour les différents types de documents requièrent différentes méthodes. Elles doivent donc être fondées sur le contexte juridico-administratif dans lequel les documents sont produits et maintenus, le mandat, la mission ou les objectifs de leur producteur, les fonctions et les activités auxquelles participent les documents et les technologies employées pour leur production, afin de garantir que les meilleures solutions soient adoptées pour leur maintenance.
Les politiques de gestion des documents d’archives formulées en termes de besoins de l’organisation devront être périodiquement mises à jour avec l’évolution des besoins de l’organisation, et non au rythme des évolutions technologiques. C’est le rôle d’un plan d’action spécifique d’identifier les solutions technologiques pertinentes pour la maintenance d’ensembles spécifiques de documents. Les solutions retenues devront être surveillées et régulièrement réévaluées afin de détecter quand elles doivent être modifiées et mises à niveau. Il convient que l’organisme producteur des documents se tienne informé des évolutions dans le domaine de l’archivistique et du records management et qu’il collabore à des initiatives interdisciplinaires pour développer des méthodes adéquates de gestion des documents d’archives numériques.
Dans la gestion des documents d’archives numériques, la fiabilité, l’exactitude et l’authenticité sont trois éléments essentiels à prendre en compte par toute organisation souhaitant garantir la compétitivité de ses activités et satisfaire à ses obligations légales et réglementaires. Ces trois questions doivent être abordées directement et séparément dans les politiques de gestion des documents d’archives de l’organisation et largement diffusées. Le concept de
Un document d’archives exact est un document d’archives qui contient des données correctes, précises et justes. L’
Le concept d’
La fiabilité du document d’archives est donc une qualité qui est établie lorsqu’un document est créé et qui implique la qualité des données qu’il contient, alors que l’exactitude et l’authenticité d’un document sont des concepts qui sont liés à la transmission et à la maintenance du document. L’exactitude et l’authenticité relèvent donc de la responsabilité du producteur du document et de son successeur légitime. L’authenticité est protégée et garantie par l’adoption de méthodes qui assurent que le document n’est pas modifié, altéré ou falsifié de toute autre manière après sa production, au cours de sa transmission ou pendant sa prise en charge et sa conservation dans le système d’archivage
Un système de gestion des documents digne de confiance consiste en un ensemble de règles gouvernant la production des documents d’archives et un ensemble d’outils et de mécanismes utilisés pour appliquer ces règles. Pour générer des documents fiables, tout système produisant des documents doit comporter des procédures métier et des procédures documentaires intégrées, des schémas des métadonnées utilisées, des formes documentaires, une gestion des droits d’accès (droits d'accès étendus) et des conditions technologiques requises pour la production des documents.
Par intégration des procédures métier et des procédures documentaires, on entend des procédures métier liées à des procédures documentaires et au système de classement (plan de classement, taxinomie) en vigueur dans l’organisation. Cette intégration renforce le contrôle sur les procédures de production des documents : elle étaye la fiabilité des documents en les reliant explicitement aux activités auxquelles ils participent et au système d’organisation des documents, normalisant ainsi les procédures de production et de gestion de ces documents. L’intégration des procédures métier et des procédures documentaires est également ce qui fonde et permet de démontrer la propriété et la responsabilité sur les documents. Un schéma de métadonnées pour la production de documents est la liste de tous les éléments de métadonnées qui doivent être renseignés au cours des processus de production des documents en vue d’identifier chaque document de manière unique et de pouvoir maintenir son intégrité et la présomption de son authenticité. Ce type de schéma pourra également être utilisé par la suite pour vérifier l’authenticité des documents si celle-ci venait à être remise en question. Par forme documentaire, on entend les spécifications de forme des divers types de documents produits dans le système. Les droits d’accès étendus désignent le droit de composer, éditer, annoter, lire, récupérer, transférer et/ou détruire des documents dans le système, accordé par le producteur à des responsables et des employés sur la base des définitions de poste et des besoins de l’organisation. Les droits d’accès contrôlent l’accès au système et sont définis au cours de l’intégration des procédures métier et de procédures documentaires en reliant des catégories spécifiques de documents au service responsable d’une fonction ou d’une activité métier. La définition et la mise en place des droits d’accès étendus est la mesure la plus importante pour garantir que la fiabilité des documents pourra être présumée. Les conditions technologiques requises comprennent les spécifications du matériel et des logiciels du système ayant un impact direct sur la forme des documents.
Un système de records management de confiance consiste en un ensemble de règles gouvernant l’archivage des documents et un ensemble d’outils et de mécanismes utilisés pour appliquer ces règles. Tout système d’archivage doit comporter un schéma de métadonnées d’archivage, un plan de classement, un tableau de gestion, un système d’enregistrement, un outil de recherche, des conditions technologiques requises, une gestion des droits d’accès et des procédures pour maintenir les documents exacts et authentiques.
Le schéma des métadonnées d’archivage est la liste de toutes les métadonnées devant être associées à un document afin de garantir la continuité de son identité et de son intégrité dans le système de records management. Un plan de classement est un système d’identification et d’organisation des activités métier et des documents d’archives par catégorie, selon des conventions, méthodes et règles procédurales structurées. Un tableau de gestion est un document qui décrit des ensembles de documents d’archives et fixe les modalités de leur sort final. Un système d’enregistrement est une méthode pour attribuer un identifiant unique à chaque document d’archives produit, lié à ses métadonnées d’identification et d’intégrité. Les droits d’accès étendus sont le droit de classer, annoter, lire, extraire, transférer et/ou détruire des documents dans le système d’archivage, accordé par le producteur des documents à des responsables et des employés sur la base des définitions de postes et des besoins de l’organisation. En règle générale, l’accès aux documents pour classification, transfert et destruction n’est accordé qu’au responsable archives de l’organisation. Un outil de recherche est un ensemble de règles gouvernant la recherche et la récupération de documents d’archives et/ou d’informations sur les documents dans un système d’archivage, et les outils et mécanismes utilisés pour appliquer ces règles. Les conditions technologiques requises désignent les spécifications du matériel et des logiciels du système de records management. Les procédures pour maintenir des documents d’archives exacts et authentiques sont des procédures visant à garantir que les données des documents et l’identité et l’intégrité de ces derniers dans le système d’archivage sont protégées de toute corruption ou perte accidentelles ou intentionnelles.
Afin d’améliorer leurs performances et de limiter les possibilités d’erreurs humaines, les systèmes de gestion et d’archivage des documents doivent automatiser, autant que faire se peut, la création des métadonnées d’identification et d’intégrité aux points de production ou de modification des documents (par exemple, lorsqu’ils sont migrés dans un nouveau système ou un nouveau format de fichier), et chaque fois que les ensembles auxquels ils appartiennent sont créés ou modifiés – toute unité de documents doit hériter automatiquement des métadonnées du niveau supérieur de classement et chaque fois que les métadonnées de niveau supérieur sont mises à jour.
Le producteur des documents doit indiquer dans sa politique de gestion des documents d’archives qu’il est de la responsabilité du records manager de gérer le système de records management. Le rôle du records manager est identique à celui de l’archiviste tiers de confiance, et il doit donc posséder des qualifications identiques à celui-ci, telles que répertoriées dans le Principe P8.
Un système de records management dont la conception et la gestion satisfont aux conditions requises et procédures indiquées ci-dessus est capable de garantir l’exactitude et l’authenticité des documents d’archives après leur production, ces conditions requises et procédures assurant un contrôle maximal de la maintenance et de l’utilisation des documents.
En archivistique, le concept de cycle de vie du document d’archives renvoie à la théorie selon laquelle les documents d’archives passent par différents stades, à savoir : production, utilisation et maintenance, et sort final (c’est-à-dire, leur destruction ou leur conservation définitive).
Il est essentiel que les producteurs de documents d’archives ayant à traiter des documents sous forme numérique comprennent que, à la différence de ce qui prévaut avec les documents papier, la conservation est un processus ininterrompu qui débute dès la production des documents. Traditionnellement, les décisions sur le sort final sont prises au stade du sort final des documents, lorsqu’ils ne sont plus requis par l’organisation pour la conduite de ses activités ou pour des raisons juridiques ou administratives. Avec les documents d’archives numériques, les décisions relatives au sort final doivent être prises le plus près possible du stade de production du fait de la facilité avec laquelle ils peuvent être manipulés et effacés, ou perdus à cause de l’obsolescence technologique.
Dès lors que l’on considère que la conservation des documents commence avec leur production, il convient que les considérations sur la conservation soient prises en compte et intégrées dans la conception des systèmes de gestion et d’archivage des documents. Chaque ensemble de documents faisant l’objet d’une évaluation doit être identifié conformément au plan de classement et au tableau de gestion définis par le producteur, et cette identification doit apparaître dans les métadonnées des documents. Les ensembles de documents ainsi identifiés doivent être surveillés tout au long de leur cycle de vie de façon à ce que les résultats de l’évaluation puissent être actualisés et/ou modifiés afin de tenir compte de tout changement qui interviendrait après leur production. Pour ce faire, le service d’archives en charge de la conservation définitive doit pouvoir accéder au système d’archivage électronique de l’organisation. Des politiques et procédures doivent être définies afin de faciliter les interactions et la collaboration entre le producteur et le service d’archives qui prendra en charge ces documents.
Le service d’archives désigné est l’entité responsable juridiquement de la prise en charge et de la conservation
- agir en tiers neutre ; c’est-à-dire, démontrer qu’il n’est pas concerné par le contenu des documents, qu’il n’a pas de raison de modifier les documents placés sous sa responsabilité et qu’il ne permettra à personne de modifier les documents accidentellement ou délibérément ;
- disposer des connaissances et des compétences nécessaires pour remplir ses obligations, sanctionnées par une formation reconnue en archivistique et ingénierie documentaire ; et
- mettre en place un système de conservation de confiance capable de garantir que des copies fiables et authentiques des documents du producteur sont prises en charge et conservées.
Tant que les documents d’archives sont maintenus par le producteur dans son système d’archivage, ce sont des archives courantes ou intermédiaires
Seuls les services d’archives qui satisfont aux conditions requises de l’archiviste tiers de confiance sont capables de remplir leurs obligations de conservation dans le temps de documents d’archives authentiques et de conférer une présomption d’authenticité aux copies authentiques qu’ils produisent à des fins de conservation.
Les documents produits au cours de l’exécution d’une fonction ou d’un processus métier sont souvent utilisés par d’autres fonctions ou processus métier. Il peut alors advenir que les documents produits par différentes activités ne soient associés qu’à une seule activité dans le système de gestion ou d’archivage des documents du producteur, ou ne soient associés à aucune activité dans une application ou un système « d’information » central. Il est alors plus difficile pour le producteur d’identifier les ensembles de documents relevant d’une obligation donnée et pour le service d’archives désigné, de conduire les activités d’évaluation et de conservation.
Il est recommandé de mettre en place des politiques et des procédures stipulant que soit rédigée une description détaillée de tous les processus et fonctions métier qui contribuent à la production et à l’utilisation des mêmes documents dans toute application ou tout système du producteur, ainsi qu’un lien explicite entre chaque document et le
Tout producteur de documents d’archives sait généralement que les documents qu’il produit, ou qui sont placés sous son contrôle ou sa responsabilité, contiennent des informations tombant sous le coup du droit de la propriété intellectuelle. Les producteurs doivent également avoir présent à l’esprit que, dans certains cas, les droits de propriété intellectuelle associés à un document peuvent appartenir à un tiers autre que l’auteur ou le destinataire des documents.
Tous les droits de propriété intellectuelle attachés à un document d’archives doivent être documentés dans les métadonnées associées au document lorsqu’il est créé ou reçu et pris en charge. Les droits de propriété intellectuelle peuvent avoir des conséquences importantes pour la reproduction des documents, dont le rôle est central dans tous les processus de rafraîchissement, de conversion et de migration. Soumise à des contraintes différentes selon les environnements juridiques, la reproduction de documents grevés de droits de propriété intellectuelle détenus par des tiers peut contrevenir à la législation qui protège ces droits. Il convient donc de prendre en compte ces contraintes juridiques dès la conception des systèmes de gestion et d’archivage des documents. En ce qui concerne les documents sélectionnés pour être conservés sur le long terme, la politique de gestion des documents du producteur devra indiquer de manière explicite ce qu’il en est de ces droits sur le long terme et que, le cas échéant, les autorisations nécessaires ont été obtenues.
La législation sur les données à caractère personnel protège les droits des individus relativement à toute donnée à caractère personnel pouvant être contenue dans tout document utilisé et maintenu par un producteur avec qui ils ont des interactions. Les limites de cette protection dépendent du cadre juridique dans lequel opère le producteur. Ce cadre juridique peut entrer en conflit avec la politique d’accès aux documents prévue par la mission du producteur et même avec la législation sur l’accès à l’information au sein du même système juridique.
La présence d’informations à caractère personnel dans les documents d’archives doit être constatée et documentée dans les schémas de métadonnées associés aux documents dans les systèmes de gestion et d’archivage du producteur. Les schémas de métadonnées qui constatent et administrent l’utilisation des données à caractère personnel doivent être intégrés aux systèmes de gestion et d’archivage des documents. Les informations personnelles pourront ainsi être protégées par la mise en place de droits d’accès au niveau du système dans son ensemble. Dans le cas de documents devant être conservés définitivement, les problèmes de protection des données à caractère personnel liés à l’accès aux documents doivent être expressément résolus (c’est-à-dire que des autorisations explicites doivent être obtenues auprès des personnes concernées), dans l’idéal avant la production des documents. C’est le meilleur moyen de garantir que les documents seront gérés dans le respect de la législation sur la protection des données à caractère personnel et que le service d’archives désigné pourra inclure ces questions dans l’étude de faisabilité menée dans le cadre de l’évaluation archivistique. En tant qu’archiviste tiers de confiance, le service d’archives désigné devrait être autorisé à accéder aux documents contenant des données à caractère personnel afin d’accomplir les activités de conservation. Le traitement de données à caractère personnel à des fins de maintenance ou de conservation des documents est à distinguer de leur utilisation à des fins de recherche ou à des fins commerciales. Quel que soit le contexte juridique, le producteur doit être en mesure de démontrer que le traitement des documents contenant des données à caractère personnel n’expose pas ces données à des accès non autorisés.
C’est le producteur et ses successeurs légitimes qui doivent être investis de la responsabilité du traitement de documents contenant des données à caractère personnel à des fins de maintenance et de conservation. Bien que dans la plupart des pays, la législation sur la protection des données à caractère personnel autorise et encadre la sous-traitance de ces activités à des sociétés spécialisées, il est recommandé d’éviter dans la mesure du possible de recourir à cette pratique afin de limiter le nombre d’individus autorisés à accéder à et/ou traiter les documents, réduisant par là même le risque de divulguer des informations personnelles contenues dans les documents et de compromettre la capacité d’obtenir l’autorisation de traiter des données à caractère personnel à des fins de maintenance ou de conservation.
Dans le cas de documents d’archives n’ayant pas encore été désignés pour la conservation définitive, les décisions sur leur sort final devraient être prises avant l’expiration du mandat initial autorisant le traitement de données à caractère personnel, ceci afin de garantir que les conditions juridiques pour conserver ces documents soient toujours réunies.
Les producteurs de documents ayant des filiales dans des zones géographiques relevant de différents systèmes juridiques doivent être conscients que des régimes différents de communicabilité et de protection des données à caractère personnel et de propriété intellectuelle peuvent avoir une influence sur le partage de leurs documents, c’est-à-dire sur les échanges de documents au sein de l’organisation elle-même et avec des organisations extérieures telles que l’administration ou ses partenaires. Entre notamment dans ce champ la transmission de documents à un service d’archives désigné lorsque celui-ci opère dans un environnement juridique différent de celui du producteur des documents.
Le fait que des documents soient librement accessibles dans un environnement juridique donné n’implique pas qu’ils soient accessibles dans les mêmes conditions dans d’autres systèmes juridiques. Les producteurs doivent se renseigner sur ces aspects et y apporter des réponses dans leurs politiques.
Dans l’environnement numérique, la première représentation d’un document, qu’il s’agisse d’un état préparatoire, d’un original ou d’une copie, n’existe que lorsqu’elle est affichée pour la première fois dans le système de gestion documentaire du producteur s’il s’agit d’un document interne, ou reçue pour la première fois dans le système d’archivage du producteur, s’il s’agit d’un document reçu de l’extérieur. Lorsque le document est fermé et enregistré dans le système de gestion ou d’archivage du producteur, techniquement sa première représentation disparaît, l’enregistrement le décomposant en ses composants numériques. Toute représentation ultérieure du document numérique est une reproduction résultant de l’assemblage de ses composants numériques. Conceptuellement, toutefois, les producteurs peuvent utiliser toute reproduction de la première manifestation de celui-ci comme s’il s’agissait de la première représentation du document, sous réserve que la reproduction soit produite dans le cours habituel et ordinaire des activités du producteur et utilisée pour ces activités. Cela signifie que chaque reproduction successive devrait avoir la même admissibilité devant un tribunal que la première représentation du document et que le même poids devrait lui être accordé.
Pour établir qu’un document est reproduit dans le cours ordinaire et habituel des affaires, il est nécessaire de fixer par écrit des procédures. De fait, si des documents fiables ont été produits dans un système digne de confiance et que leur authenticité et leur intégrité ont été maintenues avec celles des documents reçus dans le système d’archivage du producteur, alors, tous les documents auront la même autorité et les mêmes effets que leur première représentation.
Selon la diplomatique, dans un système numérique, un document « original » est la première représentation d’un document reçu, et après la fermeture de celle-ci, l’original n’existe plus. Ceci étant posé, il est intéressant d’examiner trois exemples de lois concernant la signification du mot « original ». Elles ont en commun le principe selon lequel c’est la relation d’un document avec les activités du producteur qui détermine si le document en question est revêtu de l’autorité et des effets d’un original.
Exemple 1 : Aux États-Unis, les th/evid2004.pdf. La même règle établit de manière plus large que « tout exemplaire » de l’écrit ou de l’enregistrement « destiné à avoir le même effet par une personne l’exécutant ou l’émettant » est un original.
Exemple 2 : Dans la législation italienne, la qualité d’original confère davantage de poids ou de crédibilité aux documents d’archives. La législation italienne met l’accent sur la différence entre les données numériques (l’original) et tout type de « sortie » de ces données (la copie), en établissant que « toute donnée ou tout document créés sous forme numérique par toute administration publique représente une source primaire et originale d’information qui peut être utilisée pour faire des copies sur tout type de support à toute fin juridique
Exemple 3 : La
Le service d’archives désigné est l’entité responsable juridiquement de la prise en charge et de la conservation (c’est-à-dire, protéger et assurer un accès ininterrompu à) des copies authentiques des archives définitives d’un producteur. Qu’il s’agisse d’une organisation extérieure ou d’un service interne, le rôle du service d’archives désigné doit être celui d’un
- agir en tiers neutre ; c’est-à-dire, démontrer qu’il n’est pas concerné par le contenu des documents, qu’il n’a pas de raison de modifier les documents placés sous sa responsabilité et qu’il ne permettra à personne de modifier les documents accidentellement ou délibérément ;
- disposer des connaissances et des compétences nécessaires pour accomplir ses obligations, sanctionnées par une formation reconnue en archivistique et ingénierie documentaire ; et
- mettre en place un système de conservation de confiance capable de garantir que des copies fiables et authentiques des documents du producteur sont prises en charge et conservées.
La prise en charge des documents du producteur est engagée par le service d’archives qui, après en avoir évalué l’exactitude et l’authenticité, en produit une copie authentique à partir du système de records management du producteur. Les documents pris en charge de cette manière sont des copies authentiques des documents du producteur retenus pour être conservés sur le long terme, parce qu’ils sont réalisés par le service d’archives dans son rôle d’archiviste tiers de confiance.
Les copies authentiques des documents du producteur sont alors conservées par le service d’archives désigné dans un système d’archivage pérenne, devant comporter un système de description et un système de recherche et de consultation des documents. Ce système d’archivage pérenne doit également mettre en œuvre des règles et des procédures pour continuer à produire des copies authentiques lorsque le système existant deviendra obsolète et que la technologie sera mise à niveau. Cette condition requise est conforme aux recommandations finales d’InterPARES 1 qui a élaboré les
Une politique de conservation pérenne exige une collaboration étroite entre le producteur des documents et le service d’archives désigné. Il est de la responsabilité du service d’archives de prendre l’initiative de cette collaboration avec le producteur en vue de définir des procédures de prise en charge et de conservation, et d’accompagner le producteur dans toute activité de gestion des documents essentielle pour les activités de prise en charge et de conservation du service d’archives.
Un document d’archives exact est un document d’archives qui contient des données correctes, précises et justes. L’
Le concept d’
L’authenticité d’un document peut être protégée et vérifiée en garantissant que son identité et son intégrité soient maintenues. L’
L’authenticité n’est pas une qualité qui peut être conférée aux documents après leur production et leur maintenance, par un processus de conservation. Le service d’archives peut seulement protéger et maintenir ce qui a été transféré sous sa responsabilité. L’authenticité est protégée et maintenue par l’adoption de méthodes qui garantissent que le document n’est pas manipulé, modifié ou altéré de toute autre manière après son versement. Il est de la responsabilité du service d’archives désigné d’évaluer l’authenticité des documents dont on envisage la prise en charge dans un système de conservation et de garantir qu’elle demeure intacte après le transfert dans ce système en respectant au sein de ce service les mêmes
Les reproductions des documents d’archives originaux dans les systèmes de gestion et d’archivage du producteur, réalisées dans le cours habituel et ordinaire des affaires en vue d’une action ou pour s’y reporter, peuvent être considérées comme investies de la même autorité et des mêmes effets que la première représentation des documents en question. Les reproductions des documents d’un producteur à des fins de conservation, et non en réponse à des besoins opérationnels, sont considérées comme des copies authentiques parce qu’elles ne sont jamais utilisées dans leur représentation actuelle pour action ou référence par le producteur lui-même. Les documents d’archives du producteur et les copies authentiques sont les mêmes documents mais à des stades différents de leur cycle de vie et donc à des états de transmission différents
Les copies de documents dans le système de conservation pourront ne pas être déclarées authentiques si le service d’archives les a produites à des fins autres que la conservation ; par exemple, une copie dont les données nominatives ont été supprimées peut être produite à des fins de communication. En dernier recours, seul le service d’archives est habilité à désigner une copie comme authentique.
Tout document d’archives numérique est constitué d’un ou plusieurs composants numériques. Un composant numérique est un objet numérique qui fait partie d’un ou plusieurs documents numériques, y compris les métadonnées requises pour classer, structurer ou manifester le contenu, et qui requiert une action de conservation donnée. Par exemple, un courriel contenant une image et une signature numérique aura au moins quatre composants numériques (l’en-tête, le texte, l’image et la signature numérique). Un rapport avec des pièces annexes dans différents formats sera constitué de plusieurs composants numériques, alors qu’un rapport enregistré avec ses pièces annexes dans un fichier PDF n’aura qu’un composant numérique. Bien que les composants numériques soient stockés séparément, chaque composant numérique existe dans une relation particulière aux autres composants numériques qui constituent le document.
La conservation des documents d’archives numériques requiert que tous les composants numériques d’un document soient systématiquement identifiés, liés et stockés de telle sorte qu’ils puissent être récupérés et reconstitués en un document ayant la même présentation que lors de sa dernière fermeture. Chaque composant numérique requiert une ou plusieurs méthodes spécifiques pour décoder le train de bits et le présenter en vue de son utilisation dans le temps. Le train de bits peut être modifié, à la suite d’une conversion par exemple, aussi longtemps qu’il reste capable de remplir son rôle initial dans la reproduction du document. Tous les composants numériques doivent être en mesure de fonctionner ensemble après avoir été modifiés ; par conséquent, toutes les modifications doivent être évaluées par le service d’archives afin de déterminer les incidences qu’elles pourraient avoir sur le document.
Le service d’archives doit être prêt à conseiller le producteur, soit directement soit via l’élaboration de standards dont il préconise l’utilisation, sur les types de composants numériques que son système peut accepter. Lorsque les standards gouvernant les types et les formats de composants numériques sont communs aux systèmes de gestion et de records management et au système de conservation, le service d’archives peut encourager le producteur à adopter les standards qui faciliteront le respect des conditions requises de conservation. Lorsqu’il n’existe pas de standards communs ou que leur adoption est trop compliquée, le service d’archives doit connaître le degré d’interopérabilité de certains types et formats de composants numériques. Cela l’aidera à évaluer la capacité du système de conservation à préserver les composants numériques et leurs relations à mesure qu’ils sortiront des systèmes de gestion et de records management du producteur.
Les formats à l’interopérabilité élevée – c’est-à-dire des formats qui ne sont pas attachés à des applications ou des versions d’applications spécifiques – sont généralement considérés comme fournissant une meilleure base au travail de conservation sur le long terme. Il est important, toutefois, de ne pas se focaliser sur l’interopérabilité des formats au détriment des relations entre eux qui doivent également être préservées. Par exemple, une page web en HTML peut être constituée de composants numériques interopérables mais la version de l’encodage HTML utilisée pour structurer les composants peut être une version ancienne comportant de nombreux termes obsolètes (c’est-à-dire des termes qui ne sont pas reconnus par les navigateurs pouvant être utilisés pour reproduire cette page web).
Adoptant la définition archivistique traditionnelle, InterPARES définit le document d’archives comme un « document produit ou reçu par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité et sélectionné en vue d’une action ultérieure ou à des fins de consultation
Le concept de
Le concept de
Il arrive également que l’on produise de l’information numérique qui peut prendre plusieurs formes documentaires. Cela signifie que le même contenu peut être présenté à l’écran de différentes manières, ainsi des différents types de graphiques disponibles dans un tableur. Dans ce type de cas, chaque présentation d’un tel objet numérique dans l’éventail limité des possibilités offertes par le système doit être considérée comme une vue différente du même document ayant un contenu stable et une forme fixe.
En outre, il convient de prendre en compte le concept de « variabilité limitée
Dès lors, toute politique de conservation devra clairement indiquer que les reproductions de copies authentiques à des fins de conservation ne peuvent être réalisées qu’à partir des documents du producteur, tels qu’identifiés par le producteur
Le service d’archives doit connaître (ou aider à définir) les critères du producteur pour identifier les objets numériques qui sont maintenus comme documents d’archives et les méthodes utilisées pour stabiliser leur contenu et leur forme fixe, puisque, comme cela a été dit, conseiller le producteur sur ses processus et technologies de production fait partie des responsabilités du service d’archives. Cette démarche de conseil permettra également au service d’archives de disposer des informations indispensables pour comprendre les activités et les processus métier à l’origine de la production des documents et d’être en mesure d’évaluer leur identité et leur intégrité dans le temps.
Les documents d’archives numériques sont, par nature, tributaires de l’informatique et toute représentation d’un document d’archives existe dans un certain environnement technologique. Dès lors, on pourra être tenté de définir les conditions requises de conservation des documents suivant leurs caractéristiques technologiques ou les systèmes dont ils dépendent. Mais les technologies évoluent, parfois très rapidement, et elles sont en outre gouvernées par des considérations établies et modifiées à leur gré par leurs développeurs. Ces deux facteurs peuvent avoir de lourdes conséquences sur l’accessibilité des documents dans le temps. C’est pourquoi il est fortement déconseillé de faire référence à des technologies données dans les politiques et les normes de conservation des documents d’archives. Seules les conditions requises et les obligations que les documents doivent remplir sont mentionnées dans les politiques et les normes de conservation. C’est seulement au niveau de la mise en œuvre que des technologies peuvent et doivent être nommément désignées.
Les solutions technologiques de conservation des documents d’archives sont dynamiques, ce qui signifie qu’elles évolueront au rythme des technologies. Concrètement, cela signifie deux choses pour la conservation des documents. Premièrement, de nouvelles politiques pourront être adoptées pour répondre aux besoins de conservation, comme cela s’est produit avec l’utilisation du XML pour la conservation sur le long terme de documents structurés. Deuxièmement, cela crée des opportunités de s’appuyer sur les connaissances et le savoir-faire de diverses disciplines. Les deux questions sont liées. Ainsi, bien que l’utilisation du XML ne soit, en tant que telle, qu’une activité de conservation, on l’associe par exemple à la technologie des grilles de données comme plateforme stable et durable de support des documents XML. Ainsi, de nouvelles connaissances archivistiques continueront à émerger et à être requises.
Pour être efficaces, les solutions technologiques doivent aussi être spécifiques. Bien que la théorie et la méthodologie générales de la conservation numérique s’appliquent à tous les documents d’archives numériques, les solutions de conservation pour les différents types de documents requièrent différentes méthodes. Celles-ci doivent être fondées sur le contexte dans lequel les documents sont produits et maintenus, les fonctions et les activités auxquelles ils participent et les technologies employées pour leur production et leur archivage, afin de garantir que les meilleures solutions soient élaborées pour conserver chaque type de document.
Les politiques de conservation formulées en fonction des conditions requises pour les documents, et non de technologies, seront plus stables, ne nécessitant d’être mises à niveau que si ces conditions évoluent, et non au gré des changements technologiques. Les plans de conservation devront vraisemblablement être mis à jour plus fréquemment afin d’identifier les solutions technologiques adaptées à la conservation numérique d’ensembles spécifiques de documents. Une veille devra être effectuée sur les solutions identifiées afin, le cas échéant, de les modifier et de les mettre à jour.
En archivistique, le concept de cycle de vie du document d’archives renvoie à la théorie selon laquelle les documents d’archives passent par différents stades, à savoir : production, utilisation et maintenance, et sort final (c’est-à-dire, leur destruction ou leur conservation définitive).
Il est essentiel que les services d’archives qui prennent en charge des documents numériques comprennent que, à la différence de ce qui prévaut avec les documents traditionnels, la conservation est un processus ininterrompu qui débute dès la production des documents. Les documents analogiques sont évalués au stade du sort final, lorsqu’ils ne sont plus requis par le producteur pour la conduite de ses activités. Avec les documents d’archives numériques, les décisions relatives au sort final doivent être prises le plus près possible du stade de production du fait de la facilité et de la rapidité avec lesquelles les objets numériques peuvent être manipulés, effacés par accident ou intentionnellement, ou perdus à cause de l’obsolescence technologique.
Dès lors que l’on considère que la conservation des documents commence dès leur production, il convient que les considérations sur la conservation soient prises en compte et intégrées dans la conception des systèmes de gestion et d’archivage des documents. Chaque ensemble de documents ayant été évalué doit être identifié conformément au plan de classement et au tableau de gestion définis par le producteur en collaboration avec le service d’archives, et cette identification doit apparaître dans les métadonnées des documents. Les documents ainsi identifiés doivent être surveillés par le service d’archives tout au long de leur cycle de vie de façon à ce que les résultats de l’évaluation puissent être actualisés en fonction de tout changement qui interviendrait après leur production. Les résultats de l’évaluation archivistique doivent être réexaminés pour s’assurer que les informations concernant les documents sont toujours valides, que des modifications des documents et de leur contexte n’ont pas eu d’effets négatifs sur leur identité ou leur intégrité, et que les modalités de leur sort final sont toujours réalisables et applicables aux documents. Pour ce faire, le service d’archives désigné doit disposer d’un accès continu au système d’archivage du producteur dans les limites convenues avec ce dernier, telles que définies par les droits d’accès étendus du service d’archives. Le service d’archives doit mettre en place des procédures afin de faciliter l’interaction permanente avec le producteur des documents.
Les services d’archives savent que les documents détenus par les producteurs contiennent des informations tombant sous le coup du droit de la propriété intellectuelle. Ils doivent également avoir conscience que dans certains cas, les droits de propriété intellectuelle associés à un document appartiennent à un tiers autre que l’auteur ; c’est-à-dire que les droits de propriété intellectuelle appartiennent à une tierce partie. Les droits de propriété intellectuelle tiers doivent être mentionnés dans les métadonnées associées aux documents parce qu’ils ont des incidences sur les processus de rafraîchissement, de conversion et de migration des documents en vue de leur utilisation continue ou à des fins de conservation. Sujette à des variations d’un environnement juridique à l’autre, la reproduction de documents assortis de droits de propriété intellectuelle détenus par des tiers peut contrevenir à la législation qui protège ces droits. En ce qui concerne les documents sélectionnés pour être conservés sur le long terme, l’obtention des autorisations nécessaires doit être explicitement abordée avec le producteur.
Parce que la conservation dans un environnement numérique nécessite de réaliser des copies, les droits de propriété intellectuelle sont un enjeu central, non seulement pour l’accès aux documents, comme par le passé, mais également pour leur conservation. Il est de la responsabilité du service d’archives de : premièrement, conseiller le producteur sur la façon de prendre en compte et de gérer les droits de propriété intellectuelle dans ses systèmes de gestion et d’archivage des documents ; et, deuxièmement, de veiller à ce que ces questions soient prises en compte dans la conception du système de conservation. En particulier, toute question liée aux droits de propriété intellectuelle tiers devra être résolue avant le versement des documents au service d’archives. Ce dernier doit considérer ces questions comme faisant partie de l’évaluation de la faisabilité de la conservation.
La législation sur les données à caractère personnel protège les droits des individus relativement aux données à caractère personnel pouvant être contenues dans tout document utilisé et maintenu par un producteur avec qui ils ont des interactions. Les limites de cette protection dépendent du cadre juridique dans lequel opère le producteur. Ce cadre juridique peut entrer en conflit avec la politique de communicabilité liée à la mission du producteur et même avec la législation sur l’accès à l’information dans le même système juridique. Outre de militer en faveur d’exceptions, le service d’archives désigné devra veiller à ce que soient clairement comprises les implications de la situation existante pour la conservation et la communicabilité des documents.
La présence d’informations à caractère personnel dans les documents doit être constatée et documentée dans les métadonnées associées aux documents dans les systèmes de gestion et d’archivage des producteurs. Les schémas de métadonnées qui constatent et administrent l’utilisation des données à caractère personnel contenues dans les documents doivent être intégrés aux systèmes de gestion et d’archivage des documents. C’est le meilleur moyen de garantir que les documents seront gérés dans le respect de la législation sur la protection des données à caractère personnel et que le service d’archives désigné pourra inclure ces questions dans l’étude de faisabilité menée dans le cadre de l’évaluation archivistique. En tant qu’archiviste tiers de confiance, le service d’archives désigné pour chaque producteur de documents devrait être autorisé à accéder aux documents contenant des données à caractère personnel afin d’accomplir les activités de conservation. Le traitement archivistique de données à caractère personnel aux fins de conservation des documents est à distinguer de leur utilisation à des fins de recherche ou à des fins commerciales. Indépendamment du cadre juridique, le producteur et le service d’archives désigné doivent être en mesure de démontrer que le traitement archivistique des documents contenant des données à caractère personnel n’expose pas ces données à des accès non autorisés.
Les services d’archives doivent également faire leur possible pour faire admette l’idée que ce sont le producteur et ses successeurs légitimes qui doivent être investis de la responsabilité du traitement des documents contenant des données à caractère personnel en vue de leur conservation. Bien que, dans la plupart des pays, la législation sur la protection des données à caractère personnel autorise et encadre la sous-traitance de ces activités à des sociétés spécialisées, il est recommandé d’éviter dans la mesure du possible de recourir à cette pratique afin de limiter le nombre d’individus autorisés à accéder à et/ou traiter les documents, réduisant par là même le risque de divulguer des informations personnelles contenues dans les documents et de compromettre la capacité d’obtenir l’autorisation de traiter des données à caractère personnel à des fins de maintenance ou de conservation.
Dans le cas de documents d’archives n’ayant pas encore été désignés pour la conservation définitive, les décisions sur leur sort final devraient être prises avant l’expiration du mandat initial autorisant le traitement des données à caractère personnel, ceci afin de garantir que les conditions juridiques pour conserver ces documents soient toujours réunies.
Il arrive qu’un document créé à une certaine fin soit par la suite utilisé à d’autres fins par différentes personnes. Toute décision concernant la durée de conservation et le sort final des documents doit prendre en compte toutes les utilisations du document et connaître les processus métier qui les sous-tendent. C’est indispensable pour prendre une décision motivée quant aux documents qu’il convient de conserver et pouvoir gérer avec efficacité toutes les copies des documents qui n’ont pas été retenus pour conservation.
L’utilisation de documents, ou d’informations à l’intérieur de documents, par plusieurs processus métier peut être souhaitable du point de vue du producteur en ce que cela renforce l’interopérabilité de ses systèmes d’information et de gestion documentaire. Dans ce type de situations, le service d’archives doit indiquer au producteur que les métadonnées associées aux documents utilisés par plusieurs processus métier doivent identifier chaque processus métier concerné. C’est fondamental pour le producteur parce que cela garantit l’authenticité des documents en établissant leur identité et leur intégrité dans chaque contexte. C’est également fondamental pour le service d’archives qui doit connaître tous les contextes dans lesquels les documents ont été utilisés afin de conduire une évaluation efficace et aussi satisfaire aux conditions de base requises pour maintenir l’authenticité de tout document acquis dans le système de conservation.
Les décisions concernant la durée de conservation et le sort final des documents doivent être prises en réunissant des informations sur les documents et leur(s) contexte(s), en évaluant leur valeur et en déterminant la faisabilité de leur conservation
Dans le cadre de l’évaluation de la valeur des documents, les services d’archives doivent établir les fondements soutenant la présomption d’authenticité des documents en cours d’évaluation. Cela signifie que les services d’archives doivent garantir que l’identité de chaque document a été documentée et maintenue telle quelle et qu’ils doivent établir à quel degré le producteur des documents a garanti leur intégrité, en veillant à ce que ses documents soient intacts et non corrompus. Les éléments à l’appui de la présomption d’authenticité doivent être évalués par rapport aux
La description archivistique d’un fonds repose sur l’analyse exhaustive des diverses relations tissées au cours de l’élaboration et de l’accumulation des documents et constitue par conséquent le moyen le plus fiable d’établir la continuité d’authenticité d’un ensemble de documents liés. Alors que l’authenticité de documents individuels peut être en partie établie grâce à leurs métadonnées, seule la description archivistique peut prouver l’authenticité d’un groupe de documents (un dossier, une série organique ou un fonds).
La fonction, implicite ou explicite, de la description archivistique a toujours été d’authentifier les documents en perpétuant leurs relations administratives et documentaires ; mais avec les documents numériques, cette fonction est passée au premier plan. De fait, à mesure que disparaissent les documents numériques originaux et que leur succède une chaîne interminable de reproductions non identiques, les chercheurs en quête de la dernière de ces reproductions n’y trouveront aucune information concernant la provenance, l’autorité, le contexte ou l’authenticité du document.
La fonction d’authentification de la description archivistique est différente de celle d’un certificat d’authenticité parce que ce n’est pas seulement une attestation de l’authenticité des documents pris un à un, mais une attestation collective de l’authenticité des documents d’un fonds et de toutes leurs relations telles qu’elles transparaissent dans leur histoire administrative, l’histoire de leur conservation et leur histoire technologique (et notamment la description du ou des systèmes d’archivage où ils ont été maintenus et utilisés), ainsi que dans leur contenu, leur portée et la représentation hiérarchisée des ensembles ainsi constitués. Elle est également différente des métadonnées d’identification et d’intégrité associées à chaque document, qui font partie du document lui-même et sont reproduites avec lui, et des métadonnées additionnelles associées aux ensembles de documents (séries, dossiers par exemple) dans le système d’archivage pour les identifier et décrire leurs transformations technologiques.
La fonction unique de la description archivistique est de fournir une vue historique des documents et de leur devenir, tout en les présentant comme un tout dans lequel la spécificité de chaque membre est assujettie au lien d’une provenance et d’une destination communes.
Différents systèmes juridiques peuvent avoir des lois et des réglementations différentes en ce qui concerne l’accès aux documents afin de protéger les données à caractère personnel, la propriété intellectuelle et tout autre type d’intérêts publics ou privés (par exemple, documents contenant des informations sensibles). Les services d’archives qui font partie d’une organisation productrice (par exemple, des services d’archives internes) ayant des filiales relevant de différentes législations doivent savoir ce que cela implique en termes de partage et d’échange de documents. En effet, cette pluralité de systèmes juridiques aura des conséquences sur l’accessibilité et la communicabilité des documents tant au sein de l’organisation qu’à l’extérieur de celle-ci.
Principes directeurs à l’usage des producteurs
Produire et maintenir des documents numériques : recommandations à l’usage des particuliers et des petites structures
De nos jours, la plus grande partie de l’information est créée et stockée sous forme numérique. Les avantages du support numérique sont désormais bien connus de tous. Il permet de créer rapidement des documents et de les éditer et les réviser facilement. De les diffuser, grâce à Internet, dans le monde entier en l’espace de quelques secondes. De les manipuler et de les transformer pour les utiliser à diverses fins. Le support numérique apporte également une solution au problème récurrent du stockage de volumineux dossiers de documents papier.
Les bienfaits du numérique, cependant, ont un coût. Ce n’est que très récemment qu’on a commencé à prendre la pleine mesure des problèmes inhérents au numérique. Par exemple, l’information numérique n’est accessible qu’à partir d’un ordinateur. Qui plus est, celui-ci doit être doté des logiciels nécessaires pour lire les chaînes de bits que contient le disque ou la bande magnétique. La facilité avec laquelle les documents peuvent être reproduits et la prolifération des copies rendent plus difficile l’identification de la version complète ou finale d’un document numérique. La protection des droits d’auteur et des droits de propriété intellectuelle en général est mise à mal par la diffusion anarchique de données sur le Web. Enfin, tous les documents numériques sont vulnérables aux virus et aux problèmes techniques, et leur accessibilité est menacée à plus ou moins brève échéance par l’évolution des logiciels et du matériel informatique.
Dès lors, comment s’étonner que certains aient la nostalgie du support papier et de sa rassurante matérialité ? Pourtant, bien que nos systèmes de production et de maintenance de l’information soient appelés pour quelque temps encore à être des systèmes hybrides, contenant à la fois des documents papier et des documents numériques, il n’y a pas de retour en arrière possible : la révolution numérique est là et bien là. Par conséquent, nous devons tous être conscients des risques associés aux documents numériques et connaître les méthodes et pratiques qui s’offrent à nous pour nous en prémunir.
Ces principes directeurs ont été élaborés à l’intention des individus qui sont amenés à produire des documents numériques dans le cadre de leurs activités professionnelles et personnelles, afin de les aider à prendre des décisions éclairées pour tout ce qui touche à la production et la maintenance de ces documents en vue d’assurer leur conservation aussi longtemps qu’il sera nécessaire. Ces principes pourront également être utiles aux petites structures, comme les cabinets médicaux, les groupes d’experts-conseils ou les équipes de recherche notamment.
Ces principes s’appliquent aussi bien aux documents à maintenir pendant une courte période qu’à ceux qui exigent d’être conservés sur le long terme. Le respect de ces principes contribuera à assurer que les archives méritant d’être conservées sur le long terme soient accessibles lorsqu’elles seront remises entre les mains de l’archiviste.
Avant de présenter les recommandations pour la production et la maintenance de documents numériques, il convient de préciser le sens de certains termes utilisés dans les pages qui suivent.
Aux fins des présents principes directeurs, un
Ces principes directeurs proposent des recommandations en vue de produire et de maintenir des documents numériques, et plus particulièrement des documents d’archives, fiables dont l’exactitude et l’authenticité pourront être maintenues et préservées dans le temps. Qu’entend-on par « fiabilité », « exactitude », « authenticité » et « authentification » ?
Aux fins des présents principes directeurs, la
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Accéder à des documents numériques suppose de disposer des bons logiciels. Un logiciel qui n’est pas compatible avec les versions antérieures (rétrocompatibilité) ou les versions ultérieures (compatibilité ascendante) rend l’accès aux documents d’archives difficile à long terme. Il est également essentiel que les logiciels dédiés à une seule application fonctionnent bien avec ceux des autres applications et systèmes (interopérabilité). Il convient donc d’être particulièrement vigilant quant au choix des logiciels et des matériels, et de privilégier ceux qui permettront un accès continu aux documents.
- A.
Choisir des logiciels qui permettent d’afficher les documents dans leur présentation originale. Dans l’idéal, pour rester intelligibles et accessibles, les documents doivent conserver la même apparence au fil du temps. Il faut s’assurer que tout nouveau logiciel sera capable de lire les anciens documents dans le format de logiciel sous lequel ils sont conservés et de les afficher à l’écran dans leur forme initiale. En d’autres termes, il faut s’assurer de la rétrocompatibilité des nouveaux logiciels. - B.
Choisir des logiciels et du matériel informatique qui permettent de partager facilement des documents numériques. Les logiciels doivent accepter et produire des fichiers dans différents formats. La capacité d’interagir facilement avec d’autres technologies s’appelle l’« interopérabilité ». Elle facilite l’accès aux documents et leur déplacement dans d’autres systèmes. - C.
Utiliser des logiciels conformes à des normes ou des standards. C’est un des meilleurs moyens d’assurer la longévité des documents. Il est recommandé d’opter pour des normes ayant été approuvées par des organisations nationales et internationales. Celles-ci sont désignées sous le nom de « normes de droit »Norme : standard adopté par un organisme de normalisation officiel que ce soit au niveau national (par exemple, American National Standards Institute [ANSI], multinational (par exemple, le Comité européen de normalisation [CEN] ou international (par exemple, ISO). Pour les formats de fichier informatique, deux normes ont été adoptées récemment : le PDF/A (norme PDF pour les archives) et l’ODF (format OASIS OpenDocument).Standard : ensemble de recommandations qui n’est pas publié par un organisme de normalisation mais qui est néanmoins largement utilisé et considéré par ses utilisateurs comme une norme. C’est par exemple le cas des formats de fichier PDF, TIFF, DOC et ZIP.open source , c’est-à-dire des logiciels non propriétaires et disponibles sans restriction (voir la sous-section G en page suivante). - D.
Conserver les spécifications des logiciels. Ce type de documentation (par exemple, les manuels de l’utilisateur ou toute autre description plus détaillée du logiciel) sera essentiel pour accéder plus tard aux documents ou les migrer vers un nouvel environnement informatique au fil des évolutions technologiques. Il est particulièrement important de documenter de façon exhaustive les logiciels développés en interne. - E.
En cas de personnalisation d’un logiciel, documenter les modifications apportées. Il est indispensable de donner des informations détaillées sur les modifications et de décrire précisément les caractéristiques et les propriétés du document qui en découle, ainsi que les résultats attendus de cette personnalisation. Une bonne pratique consiste à inclure ces informations sous la forme de commentaires dans le code du programme. Ainsi, l’information ne sera pas perdue, puisqu’elle fera partie du fichier, et elle sera très utile à ceux qui devront faire des ajustements plus tard, lorsque la technologie aura évolué. - F.
Documenter la construction de l’ensemble du système. En vue de favoriser son accessibilité dans la durée, il est conseillé de documenter la structure et les fonctions du système, c’est-à-dire d’identifier ses composants matériels et logiciels, y compris les périphériques, son système d’exploitation et les progiciels. Cette documentation précisera la façon dont les progiciels représentent l’information, la traitent et la communiquent entre eux et aux utilisateurs. Grâce à cette documentation élémentaire, les utilisateurs futurs comprendront le contexte dans lequel le système a été mis en place et était utilisé. Elle fournira les informations nécessaires à la mise à jour du système à mesure que le matériel informatique et les logiciels évolueront. - G.
Choisir chaque fois que possible des formats logiques décompressés, non propriétaires, largement utilisés et indépendants des plateformes, et dont les spécifications sont disponibles sans restriction. Ces formats sont souvent désignés sous le nom de « formats ouverts », ce qui signifie que leurs spécifications sont publiées et disponibles sans restriction. Cependant, cela peut également vouloir dire que le format est libre de tout droit de propriété intellectuelle maintenant et qu’il pourra y être soumis à l’avenir et/ou que le format est adopté à grande échelle. Il convient de noter que les formats « ouverts » ne sont pas nécessairement les mêmes formats que ceux qui sont produits par les « logiciels libres », puisque ce second terme désigne les logiciels dont le code source est accessible à tous et peut être modifié. Un logiciel libre ne produit pas nécessairement des formats non propriétaires. Il faut faire la différence entre les formats de fichier, les formats conteneurs et les formats de balisage, tels que les fichiers XML, et veiller à ce que la version, l’encodage et les autres caractéristiques soient précisément indiqués. Pour les fichiers XML, on s’assurera qu’ils sont bien formés et valides et accompagnés des définitions de type de documents (DTD) ou des schémas correspondants. Si ces mesures se révèlent difficiles ou compliquées à mettre en œuvre, il est recommandé de prendre contact avec un centre d’archives qui accepte des documents numériques et de choisir parmi les formats qu’il recommande pour l’archivage pérenne. Lorsque cela est possible, il est préférable de ne pas compresser les documents numériques, car cela peut entraîner des problèmes pour leur conservation sur le long terme. S’il n’est pas possible de procéder autrement, les techniques de compression sans perte, conformes aux normes internationales reconnues, sont à privilégier.
Un des grands avantages des documents numériques est la facilité avec laquelle il est possible d’éditer, de réviser ou de mettre à jour l’information. Toutefois, cela signifie également que des informations importantes peuvent être modifiées voire perdues, accidentellement ou à dessein. Le problème est particulièrement aigu pour les documents d’archives, puisqu’une de leurs caractéristiques est que leur contenu ne peut être modifié. Il s’ensuit que les informations et les données du document d’archives ne peuvent être ni écrasées, ni modifiées, ni supprimées ou enrichies. Un système qui contient des informations ou des données changeantes, susceptibles de variations, ne contient donc pas réellement des documents d’archives tant que quelqu’un n’a pas décidé de les créer et de les enregistrer sous une
Si la notion de contenu stable ne soulève pas de difficulté particulière, le concept de forme fixe est plus complexe. Il signifie que le message véhiculé par un document d’archives numérique (ou un autre objet numérique) peut s’afficher à l’écran dans la même présentation que celle qu’il avait lors de son élaboration ou de sa réception et de son enregistrement initial. Les trains de bits qui composent le document d’archives numérique et déterminent sa présentation numérique (c’est-à-dire, son format de fichier) peuvent changer, mais sa présentation documentaire doit demeurer identique. Par exemple, lorsqu’un document créé dans Microsoft Word est ensuite enregistré en PDF, la présentation numérique du document est modifiée – en passant du format de fichier .doc de Microsoft Word au format de fichier .pdf d’Adobe –, mais sa présentation documentaire, également appelée
Dans certains cas, les documents numériques peuvent être présentés de plusieurs manières. En d’autres termes, l’information qu’ils véhiculent peut prendre différentes formes. Par exemple, il est possible de présenter des données statistiques sous la forme d’un « camembert », d’un diagramme en bâtons ou d’un tableau. Cependant, les variations potentielles de ces modes d’affichage sont généralement limitées par le système. Lorsque c’est le cas, on peut considérer que chaque présentation documentaire a un contenu stable et une forme fixe dans la mesure où l’information est choisie à partir d’un ensemble fixe de données dans le système et que ce sont les règles du système qui gouvernent la forme de leur présentation.
La situation est similaire lorsque la sélection du contenu et de la forme est faite à partir d’un ensemble important d’informations fixes qui ne sont que partiellement sollicitées chaque fois que l’utilisateur effectue une recherche dans le système. Si la même recherche produit toujours les mêmes résultats sur le plan du contenu et de la forme documentaire, on peut considérer que ces résultats ont un contenu stable et une forme fixe. Par conséquent, si l’auteur d’un document établit des règles fixes pour la sélection du contenu et de la forme qui n’autorisent qu’un degré de variabilité déterminé et stable, c’est-à-dire s’il lui confère une
La question de la présentation des documents numériques est particulièrement importante pour le maintien et l’évaluation de la fiabilité et de l’exactitude des documents d’archives. Toute mise à niveau, conversion ou migration ultérieure des données peut entraîner une modification de la forme documentaire. Il convient donc de commencer par définir la forme des documents d’archives associés à chaque activité ou procédure, pour ensuite déterminer les caractéristiques essentielles (c’est-à-dire les
Le nommage des fichiers informatiques est extrêmement important. Le nom d’un fichier doit faciliter l’identification de son contenu et son repérage. L’identification complète des documents d’archives, toutefois, est plus complexe que le simple nommage des fichiers. Elle est essentielle pour distinguer les documents d’archives les uns des autres et les différentes versions d’un même document, ainsi que pour apporter la preuve de l’identité
Les informations sur les documents numériques qui contribuent à leur identification et à leur représentation sont communément appelées
Les propriétés ou attributs qui permettent d’identifier les documents numériques sont appelés
Les métadonnées d’identification comprennent :
- a.
Le nom des personnes qui participent à la production des documents numériques , notamment :- l’
auteur – personne(s) physique(s) ou morale(s) responsable(s) de l’émission des documents ; - le
rédacteur – personne(s) physique(s) ou service(s) responsable(s) de l’élaboration du contenu des documents ; - l’
expéditeur – personne physique, fonction ou service responsable du compte électronique ou de l’environnement technique où les documents sont produits et/ou à partir duquel ils sont transmisL’identification de l’expéditeur n’est importante que lorsque la personne, la fonction ou le service responsable de la production et/ou de la transmission des documents n’en est ni l’auteur ni le rédacteur, et lorsque la présence du nom de l’expéditeur sur les documents ou en association avec eux, fait peser un doute sur l’identité de leur véritable auteur et/ou rédacteur. Cette situation s’observe le plus souvent avec les courriels où le nom de l’expéditeur est inscrit dans l’en-tête ou avec les pièces jointes d’un courriel dont l’auteur et/ou le rédacteur est quelqu’un d’autre, mais qui est communiqué et/ou transmis matériellement au nom de cette personne par l’expéditeur. ; - le
destinataire/bénéficiaire – personne(s) physique(s)ou morale(s) auxquelles les documents sont destinés (bénéficiaire) ou adressés (destinataire) ; - le
récepteur – personne(s) physique(s) ou morale(s) recevant une copie ou une copie cachée des documents.
- l’
- b.
Le nom de l’action ou de l’affaire – c’est-à-dire, le titre ou sujet. - c.
La forme du document – c’est-à-dire, s’il s’agit d’un rapport, d’une lettre, d’un contrat, d’un tableau, d’une liste, etc. - d.
La présentation numérique – c’est-à-dire, le format, le conteneur, l’encodage, etc. - e.
La ou les date(s) de production et de transmission , à savoir :- la
date inscrite sur les documents ou à laquelle les documents ont été élaborés ; - les
dates de transmission et/ou de réception ; - la
date d’enregistrement – c’est-à-dire, la date à laquelle les documents ont été associés à un dossier ou un répertoire informatique, ou à tout autre système de classification ou de classement (voir la recommandation 5).
- la
- f.
La mention du contexte documentaire – par exemple, le code de classement ou le nom du dossier ou du répertoire informatique, ou d’une unité de classement comparable dans le système de classification ou de classement auquel les documents sont associés, ainsi que le nom de l’ensemble de documents d’archives auquel les documents appartiennent (voir également la recommandation 5). - g.
La mention de pièces jointes , s’il y a lieu. - h.
La mention des droits d’auteur ou de tout autre droit de propriété intellectuelle , s’il y a lieu. - i.
La mention de la présence ou du retrait d’une signature numérique , s’il y a lieu (voir la section Authentification basée sur la technologie de la recommandation 6). - j.
La mention d’autres moyens d’authentification , s’il y a lieu. Il peut s’agir, par exemple, d’une corroboration (c’est-à-dire l’énoncé des moyens utilisés pour valider le document d’archives), d’une validation (c’est-à-dire le fait d’authentifier un document d’archives par ceux qui ont participé à son établissement et par les témoins de l’action ou de la signature du document), d’une souscription (c’est-à-dire la mention du nom de l’auteur ou du rédacteur) ou d’une mention de la titulature des signataires (c’est-à-dire la mention du titre, de la qualité et/ou de l’adresse du ou de(s) signataire(s) du document ). - k.
La mention du numéro d’état préparatoire ou de version , s’il y a lieu. - l.
L’existence et l’emplacement des documents en double à l’extérieur du système numérique , s’il y a lieu. S’il existe plusieurs exemplaires d’un document, il faut indiquer lequel est l’exemplaire officiel oufaisant autorité Exemplaire faisant autorité : exemplaire d’un document d’archives considéré par le producteur comme son document de référence et généralement assujetti à des contrôles procéduraux qui ne sont pas requis pour les autres exemplaires.
Bien que les métadonnées d’identification aident à distinguer des documents numériques les uns des autres, il existe un autre ensemble de métadonnées qui permet aux utilisateurs d’inférer que les documents n’ont pas été modifiés depuis leur production (mais pas de le vérifier ni de le démontrer, puisque cela nécessiterait de comparer les documents avec des copies conservées ailleurs). On appelle ces métadonnées les
- a.
Le nom de la personne ou du service métier – la personne ou le service qui utilise les documents dans le cadre de ses activités ; - b.
Le nom de la personne ou du service ayant la charge des documents – il peut s’agir de la personne ou du service métier ; - c.
La mention des additions faites aux documents , s’il y a lieu ; - d.
La mention de toute modification technique apportée aux documents ou aux applications en charge de la gestion et des autorisations d’accès aux documents , par exemple changement d’encodage, de conteneur ou de format logique, mise à niveau d’une application, transformation de plusieurs composants numériques en un seul (par exemple, en incorporant directement dans les documents des composants numériques qui leur étaient jusque-là seulement liés, tels que des composants audio, vidéo ou graphiques ou encore des éléments de texte comme les polices de caractères) ; - e.
Le code de droits d’accès restreints – indication de la personne, du poste ou du service autorisé à lire les documents, s’il y a lieu ; - f.
Le code de droits d’accès étendus – indication de la personne, du poste ou du service autorisé à annoter les documents, les supprimer ou les retirer du système, s’il y a lieu ; - g.
Le signalement des documents d’archives essentiels – indication du degré d’importance du document d’archives pour poursuivre l’activité pour laquelle il a été créé ou l’activité de la personne ou du service qui l’a créé, s’il y a lieuCela concerne par exemple certaines professions juridiques et médicales, qui doivent identifier les documents d’archives essentiels à la continuité de leurs activités en cas de catastrophe et qui, en conséquence, prendront des mesures de protection spéciales à l’égard de ces documents. ; - h. Le
sort final des documents – par exemple, leur retrait du système de production pour les stocker à l’extérieur de celui-ci, le versement à un service d’archives (voir la recommandation 10) ou leur élimination.
La gestion et l’extraction des documents numériques seront facilitées et améliorées en les traitant par lots, plutôt qu’individuellement. Il est donc important de les regrouper selon une certaine logique. On peut définir les catégories en fonction de la manière de travailler, des activités, des procédures utilisées par l’organisation, par thème ou encore en fonction de la structure de l’organisation. La première étape, particulièrement importante, consiste à séparer les documents d’archives des autres documents numériques. L’organisation des documents d’archives peut être fondée sur le type des documents ou leur durée de conservation. Selon les besoins, il est possible d’opter pour une organisation hiérarchique ou horizontale des groupes de documents entre eux. En règle générale, cette structure devra correspondre à l’organisation des documents d’archives papier (ou sur tout autre support), pour que tous les documents d’archives liés à la même activité ou au même sujet, ou de même type, puissent être facilement localisés et extraits dans l’ensemble auquel ils appartiennent.
Il est conseillé de créer un
Déterminer la durée de conservation des ensembles de documents d’archives facilitera leur gestion au quotidien et contribuera à garantir que les documents devant être conservés au titre d’archives définitives soient bien repérés comme tels suffisamment tôt et bénéficient de mesures de protection appropriées. L’expérience prouve qu’il est plus facile et plus efficace d’affecter une durée de conservation – la durée pendant laquelle on souhaite ou doit garder les documents – à un ensemble de documents, qu’à chaque document. Tenter de garantir que certaines choses seront conservées aussi longtemps qu’elles sont nécessaires tout en éliminant celles qui ne le sont plus est une tâche beaucoup trop lourde et complexe si l’on procède document par document. Même si certains documents d’un ensemble doivent être conservés plus longtemps que d’autres, conserver tout l’ensemble permet de gagner du temps mais aussi de disposer de renseignements plus complets lorsqu’on a besoin de consulter les documents. Cependant, pour certains types de documents d’archives, il est possible si on le souhaite de créer des sous-groupes à l’intérieur des ensembles en fonction des durées de conservation.
L’authenticité des documents numériques est menacée chaque fois qu’ils sont transmis dans l’espace (c’est-à-dire, lorsqu’ils sont envoyés à un destinataire ou transmis d’un système ou d’une application à l’autre) ou dans le temps (c’est-à-dire, lorsqu’ils sont stockés ou lorsque le matériel informatique ou le logiciel utilisé pour leur stockage, leur traitement ou leur communication est mis à jour ou remplacé). Dans la mesure où l’archivage d’un document numérique et son extraction imposent nécessairement de lui faire franchir des frontières technologiques non négligeables (des sous-systèmes d’affichage aux sous-systèmes de stockage et vice-versa), la présomption d’authenticité des documents numériques doit être étayée par des preuves qu’ils ont été maintenus en utilisant des technologies et des procédures administratives qui garantissent la continuité de leur identité et de leur intégrité ou, à tout le moins, minimisent les risques de modification entre le moment où les documents ont été initialement archivés et celui de leur consultation.
Les techniques d’authentification basées sur la technologie, comme la cryptographie par exemple, permettent de disposer d’un mécanisme technologique garantissant l’authenticité des documents numériques. Une de ces techniques cryptographiques est la signature numérique, qui peut être utilisée pour la transmission de documents entre des personnes, des systèmes ou des applications afin de confirmer leur authenticité à un moment donné. Certains organismes, comme la Commission européenne et la
On ne peut présumer l’exactitude et l’authenticité des documents numériques s’il est possible de les modifier sans laisser de trace. Il faut être en mesure d’établir qu’il est impossible à quiconque d’altérer ou de manipuler les documents sans que la personne soit identifiée. Parmi les mesures de sécurité envisageables, on retiendra plus particulièrement la restriction de l’accès physique aux lieux où les ordinateurs se trouvent et la restriction de l’accès aux documents numériques sur les ordinateurs eux-mêmes. Cette deuxième mesure peut être mise en place par divers moyens, notamment l’utilisation de mots de passe ou l’authentification biométrique pour accéder au système.
Il est également important de définir une hiérarchie des autorisations d’accès (également appelées « droits d’accès » – voir l’exposé sur les
Cette recommandation pourra sembler difficile à mettre en œuvre par les personnes qui travaillent à domicile ou même par les petites structures. Toutefois, il est important de se souvenir que si on ne peut démontrer qu’il est impossible d’altérer et de manipuler les documents numériques sans être identifié, toute déclaration quant à leur exactitude et leur intégrité est sans valeur. Il peut donc être utile de conserver hors du système informatique des copies des documents numériques, au moins pour les plus importants d’entre eux, et de mettre en place des mesures systématiques et périodiques pour comparer de manière aléatoire les documents stockés hors du système informatique à leurs équivalents en ligne.
Les ordinateurs sont vulnérables, et de nombreux facteurs peuvent entraîner la corruption des documents d’archives ou des données, ou leur perte accidentelle. Le meilleur moyen de se prémunir contre ces aléas est de faire régulièrement et souvent des copies de sauvegarde des documents. Il est conseillé de conserver ces copies ailleurs que dans les locaux habituels, protection supplémentaire contre l’incendie ou le vol d’équipement. Il existe un grand nombre de techniques, de progiciels et de services de sauvegarde, dont certains génèrent automatiquement des sauvegardes et les transfèrent en lieu sûr, sur un autre site.
- a.
Mettre en place une politique ou une procédure rigoureuse qui assure la sauvegarde quotidienne du système. Un système ne vaut que par la dernière sauvegarde qu’on en a fait. Il doit donc être fréquemment sauvegardé, au moins une fois par jour, à l’aide de méthodes éprouvées qui permettront de le remettre rapidement en état en cas de défaillance. Ces sauvegardes devront être supprimées à tour de rôle selon la stratégie ou le rythme le mieux adapté au contexte, car elles ne contiennent aucun document d’archives et ne servent qu’à la remise en état du système en cas de défaillance. Nous parlons ici d’une sauvegarde complète du système, englobant le système d’exploitation, les applications logicielles et tous les documents numériques du système. Si, en plus de la sauvegarde du système, il y a besoin d’une copie de sécurité des documents numériques pour le cas où le matériel serait volé ou si certains documents d’archives venaient à être corrompus, il est recommandé de sauvegarder ces documents sur un autre ordinateur, un disque dur externe ou un autre support numérique portable et de stocker ces copies de sécurité ailleurs que dans les locaux où se trouve l’ordinateur qui contient les originaux. - b.
Choisir et installer la technologie de sauvegarde la plus adaptée. La comparaison des technologies et services proposés sur le marché permettra de choisir la solution la plus adaptée au contexte. Il existe de nombreux systèmes, des plus simples aux plus sophistiqués, capables de sauvegarder de très gros systèmes. Le système de sauvegarde doit comporter un journal des événements au cas où une défaillance du système surviendrait entre les sauvegardes, et qu’il faille récupérer les documents d’archives ou d’autres documents numériques créés pendant la période qui n’a fait l’objet d’aucune sauvegarde.
La rapidité avec laquelle le matériel informatique et les logiciels deviennent obsolètes pose de sérieux problèmes pour la maintenance et la conservation sur le long terme des documents numériques. Une manière d’y remédier consiste à éliminer la dépendance à l’égard du matériel informatique en transférant les fonctionnalités de celui-ci à un logiciel (c’est-à-dire, en utilisant une application logicielle qui simule les actions d’une partie du matériel). Ceci constitue une manière plus stable de conserver les fonctions lorsque les matériels deviennent obsolètes.
En raison de l’évolution rapide de l’environnement technologique, individus et services doivent régulièrement mettre à niveau leurs systèmes informatiques ainsi que les documents d’archives présents dans ces systèmes et ceux qui ont été transférés sur un support de stockage, comme un CD, un DVD ou une bande magnétique. En d’autres termes, lorsque certains éléments de l’environnement technologique commencent à être obsolètes, ils doivent être mis à niveau en les faisant passer à la technologie la plus avancée disponible sur le marché en fonction des besoins et des contraintes de l’organisation, et tous les documents numériques à l’intérieur ou à l’extérieur du système doivent être migrés vers la nouvelle technologie. Lors du remplacement du matériel informatique, il est essentiel que le nouveau matériel possède des capacités au moins équivalentes à celui qu’il remplace. Par exemple, un nouveau moniteur doit pouvoir afficher un document d’archives graphique en conservant la forme documentaire du document d’archives original. La planification de mises à niveau technologiques régulières, par rotation, contribuera à prévenir l’obsolescence et à éviter des dépenses importantes et imprévues.
Il arrive parfois que des documents d’archives numériques produits ou maintenus par des systèmes qui deviennent obsolètes doivent être conservés pendant longtemps, même si l’on ne prévoit pas d’y accéder souvent. Si ces documents d’archives sont des documents textuels devant être lus dans un ordre donné et non de manière aléatoire, on peut envisager de les transférer sur microfilm à partir de leur forme numérique. C’est sans conteste le meilleur moyen de les mettre à l’abri des altérations ou pertes accidentelles. La duplication est une autre bonne mesure de protection. On crée une copie des ensembles de documents d’archives essentiels et on les conserve sur un autre ordinateur, un deuxième disque dur, un DVD, en les confiant à une autre personne ou un autre service ou en les stockant à distance du site. Lorsque des documents d’archives ou d’autres objets numériques sont supprimés d’un système informatique opérationnel pour être stockés sur un support magnétique ou optique, par exemple, il est essentiel de retirer également la documentation relative au système et aux documents numériques (par exemple, les métadonnées des documents d’archives) et de les conserver avec les documents d’archives (voir les sous-sections D, E et F de la recommandation 1).
Bien que le présent document s’intéresse à la production de documents numériques en tous genres et à leur maintenance pendant tout le temps où leurs producteurs en auront besoin régulièrement, il est essentiel d’envisager également la conservation sur le long terme des documents numériques importants. En règle générale, seul un petit pourcentage de documents doit être conservé sur le long terme, mais la capacité de prendre en charge l’archivage des documents sur le long terme, et en particulier des documents numériques, excède souvent les moyens des individus ou des petites structures – lorsqu’ils s’en préoccupent, ce qui est loin d’être toujours le cas. Bien que les coûts soient bien réels, tant financiers qu’humains, la conservation sur le long terme des documents est essentielle à la constitution et à la pérennisation de notre patrimoine, à l’exercice des droits et obligations de chacun et à la prise de décisions éclairées.
Pour amorcer ce processus, la première chose à faire est de désigner une personne qui prendra en charge les documents numériques une fois qu’ils ne seront plus requis dans le cours habituel des activités de l’organisation. Cette personne assumera le rôle de
Ce document propose un certain nombre de mesures et de méthodes auxquelles les individus et les petites structures peuvent avoir recours pour produire et maintenir des documents numériques présumés authentiques, exacts et fiables. Pour les individus, la tâche peut sembler bien lourde, mais ne rien faire c’est prendre le risque de perdre des documents d’archives ou d’être confronté à des données corrompues et invérifiables, avec des conséquences bien plus graves à long terme. Les petites structures auront tout intérêt à désigner officiellement la ou les personnes chargées de superviser la maintenance de leurs documents d’archives numériques. Il ne faut cependant pas perdre de vue qu’il n’est pas toujours nécessaire de mettre systématiquement en œuvre toutes les recommandations formulées dans le présent document. Il appartient à chacun de sélectionner et d’adopter les mesures les plus pertinentes en fonction des problèmes rencontrés. Dans certains cas, il est possible que des mesures supplémentaires soient requises en raison des exigences législatives ou réglementaires propres au domaine ou aux caractéristiques des activités et, partant, des documents d’archives qui en sont issus. Dans ces cas, il pourra s’avérer nécessaire de se tourner vers des spécialistes, comme par exemple les services d’archives de sa ville, de sa région ou des archives nationales, ou encore vers des associations professionnelles d'archivistes. D’une manière générale, il est fortement recommandé de prendre contact avec ces spécialistes pour toute question relative à la production et à la maintenance de documents numériques.
Enfin, ces principes directeurs ne sont qu’un des documents élaborés et diffusés par le projet InterPARES, projet de recherche international sur la préservation sur le long terme des documents d’archives numériques authentiques. On trouvera sur le site web d’InterPARES, www.interpares.org, une abondante documentation sur la nature des documents d’archives numériques et l’élaboration de méthodes en vue de produire, maintenir et conserver des documents d’archives fiables, exacts et authentiques.
Principes directeurs à l’usage des services d’archives en charge de la conservation définitive. Préserver des documents numériques : recommandations à l’usage des organisations.
Ces principes directeurs ont été élaborés en vue d’apporter des conseils concrets aux services et institutions en charge de la conservation sur le long terme de documents d’archives numériques. Ils ne sauraient prétendre à l’exhaustivité. Ils mettent l’accent sur un certain nombre d’aspects particulièrement importants pour la conservation de documents d’archives numériques authentiques, aspects que les services d’archives, dans leur empressement à accepter des documents numériques, tendent trop souvent à négliger.
Les documents d’archives numériques doivent être gérés avec soin tout au long de leur cycle de vie afin d’en assurer l’accessibilité et la lisibilité au fil du temps et maintenir intacts leur forme, leur contenu et leurs relations pour qu’ils demeurent dignes de confiance en tant que documents d’archives. La gestion des archives numériques nécessite une connaissance approfondie de toutes les phases de leur cycle de vie, depuis leur production et leur maintenance par le producteur jusqu’à leur évaluation archivistique, leur sort final et leur conservation au titre d’archives authentiques des activités et affaires auxquelles elles participent. Du point de vue de la conservation sur le long terme, toutes les activités de gestion des documents d’archives réalisées tout au long de leur cycle de vie sont liées, comme dans une chaîne, et interdépendantes. Qu’un des maillons soit rompu et la chaîne ne fonctionne plus. Si certaines actions et mesures ne sont pas appliquées aux documents d’archives, leur intégrité
Les présents principes directeurs concernent spécifiquement le maillon « conservation » de la chaîne archivistique et leur articulation est conforme au modèle de chaîne archivistique élaboré par InterPARES (modèle COP,
Ces principes directeurs ont été élaborés pour répondre aux besoins des organisations ou des projets dont les documents d’archives sont appelés à être conservés et consultés pendant de longues périodes et à ceux des institutions archivistiques en charge de la conservation définitive des documents d’archives, dont elles doivent garantir l’authenticité. Dans un cas comme dans l’autre, les ressources humaines et financières ainsi que l’expertise technique disponibles en interne sont souvent limitées.
Nous encourageons les institutions, organisations et programmes assumant des responsabilités de conservation à se reporter aux P
Il s’agit ici d’identifier les besoins et contraintes de l’organisation en matière de conservation et de définir une politique adaptée, qui permettra une gestion appropriée des documents à chaque étape de la chaîne archivistique.
Les services d’archives doivent définir le périmètre et les objectifs de leur programme de conservation. Dans le domaine des arts, par exemple, ils souhaiteront peut-être préserver l’enregistrement d’une performance ou opter pour le processus plus complexe consistant à conserver les composants d’une œuvre d’art qui permettront plus tard de la reproduire ou d’en donner de nouvelles représentations. Dans le domaine des sciences, il pourra s’agir de préserver uniquement le rapport final des résultats d’une expérience ou de conserver les données brutes, normalisées ou agrégées afin de documenter la méthodologie utilisée et le résultat obtenu, et d’assurer la disponibilité des données en vue d’utilisations ultérieures. Il revient également aux archivistes de prendre en compte les utilisateurs futurs potentiels des archives. Les utilisateurs qui possèdent des connaissances techniques approfondies ont généralement besoin de moins d’assistance pour accéder à des documents numériques complexes, quand le grand public, lui, aura besoin de mécanismes d’accès conviviaux et de documents convertis dans un nombre limité de formats simples mais largement disponibles. Le programme de conservation aidera le service d’archives à déterminer quelle politique de conservation (voir la section 4 du présent document ainsi que la section B de l’annexe 21c) il pourra être amené à mettre en œuvre.
Nous ne saurions trop encourager les services d’archives à s’appuyer sur les travaux existants. Ils trouveront dans le document
La pérennisation de l’information numérique requiert des ressources considérables en termes de financement, de capacités technologiques et de compétences. Une organisation ayant à conduire ce type de programme a plusieurs possibilités : a) obtenir de nouvelles ressources ; b) réaffecter des ressources existantes ; c) tirer parti d’autres ressources.
Quelles que soient les options retenues, il est essentiel que les moyens soient durables. Les ressources ponctuelles, comme des subventions par exemple, peuvent être intéressantes pour des tâches précises et limitées, telles que la définition du programme de conservation ou le traitement d’un ensemble donné de documents d’archives, mais tout programme de conservation doit disposer d’un financement durable.
Pour obtenir de nouvelles ressources financières, il convient d’élaborer un projet solide, économiquement viable, et un plan de communication qui saura convaincre les bailleurs de fonds et les parties prenantes que le programme mérite d’être financé. Dans le cas de la création d’un nouveau programme, il sera souvent judicieux de commencer à petite échelle et de s’appuyer sur des réussites à court terme pour convaincre les sources de financement d’accroître progressivement leur participation. Une stratégie progressive doit déterminer si les partenaires sont plus susceptibles d’être influencés par des succès à court terme sur les principaux objectifs du programme ou sur des aspects qui présentent un plus grand intérêt à leurs yeux. Par exemple, ils se laisseront peut-être plus facilement convaincre par une démonstration des capacités technologiques que par un plan d’évaluation archivistique rigoureux et complet des documents d’archives numériques.
Pour la plupart des organisations, il est à craindre que la réaffectation de ressources vers un programme de conservation numérique entraîne des choix douloureux. Ici également, la meilleure solution sera souvent d’opter pour une approche progressive. De plus, il sera possible d’apporter des ajustements au plan au fur et à mesure en se fondant sur l’expérience acquise au cours de chaque phase de la mise en œuvre. Si le programme est destiné à être mis sur pied dans une grande institution, mieux vaut l’inclure dans le plan stratégique global que le traiter comme un projet spécial.
Même lorsque le service d’archives réussit à obtenir de nouvelles ressources ou qu’il est en mesure de réaffecter des ressources existantes à la pérennisation de ses documents numériques, il est peu probable qu’il dispose des ressources suffisantes pour faire face à tous les défis. On ne saurait donc trop encourager les archivistes à essayer de tirer parti de ressources externes. Toutes sortes de possibilités s’offrent à eux. Par exemple, au lieu de chercher à recruter des experts techniques ou de dispenser une formation au personnel sur toutes les connaissances et compétences techniques requises, les archivistes peuvent se tourner vers des experts ou des consultants externes pour des missions ponctuelles. Plus largement, le recours à des partenaires extérieurs est une option qui ne doit jamais être négligée, qu’il s’agisse de services de base ou de missions ponctuelles nécessitant des compétences spécialisées. Par exemple, est-il plus intéressant de faire appel à un prestataire de services informatiques ou d’acquérir un système d’archivage dédié ? On pourra envisager de s’adresser à une société extérieure spécialisée pour des tâches telles que la création de copies à partir de supports numériques obsolètes ou la conversion de formats rares. Une autre option est de s’impliquer dans des communautés
Enfin, les archivistes d’une organisation qui ne dispose pas des ressources requises pour engager un programme de conservation numérique devraient examiner la possibilité de mettre en place des partenariats ou des consortiums de collaboration pour élaborer et financer un programme présentant des garanties acceptables.
Il incombe aux services d’archives de s’assurer que les ressources consacrées au programme sont principalement déployées pour protéger les exemplaires des documents d’archives numériques qui font autorité
Le premier maillon de la chaîne de conservation des documents d’archives numériques étant la production, les archivistes doivent donner des conseils sur leur production et leur maintenance. Selon le mandat qui aura été confié au service d’archives, ces conseils pourront par exemple cibler les employés de l’organisation ou, dans le cas d’archives nationales, d’autres institutions ou administrations. Dans d’autres contextes, le message pourra être largement diffusé auprès de telle ou telle communauté ou du grand public, en vue de toucher la ou les personne(s) ou organisation(s) dont les documents d’archives entrent dans le champ du mandat de l’archiviste.
Les services d’archives doivent créer au sein de leur organisation un environnement de gestion et d’archivage des documents qui leur permettra de produire et de maintenir les documents de contrôle créés dans l’exercice de leur fonction de conservation conformément aux
- des « travaux pratiques » aux archivistes dans les technologies qu’ils préconisent aux producteurs des documents ;
- le « point de vue de l’utilisateur » sur de vraies solutions d’archivage et leur fonctionnement au quotidien ;
- un banc d’essai permettant d’effectuer des mises à niveau et des innovations, et de les évaluer ;
- un prototype pouvant être utilisé pour des démonstrations.
Il est impératif que les services d’archives mettent en place des mesures de contrôle pour le transfert, la maintenance et la reproduction des documents d’archives, y compris les procédures et les systèmes pour verser des documents à leur organisation, les maintenir et les reproduire conformément aux
- la prise en charge des documents d’archives soit ininterrompue ;
- des procédures de sécurité et de contrôle soient mises en place et vérifiées périodiquement ;
- le contenu des documents d’archives ainsi que les additions / mentions et éléments de la forme documentaire requis demeurent intacts après reproduction.
On aura beau s’attacher à élaborer des stratégies complexes de conservation sur le long terme, elles seront inapplicables si les documents d’archives qu’elles ciblent ne sont pas correctement maintenus et protégés dans les systèmes de records management et/ou de conservation. On trouvera en annexe 21c, section A, la version complète des huit politiques de maintenance obligatoires, définies comme suit :
A1. la définition précise des responsabilités ;
A2. la mise en place d’une infrastructure technique adaptée ;
A3. la mise en œuvre d’un plan pour la maintenance, le support et le remplacement des systèmes ;
A4. la mise en œuvre d’un plan pour le transfert périodique de documents d’archives sur de nouveaux supports de stockage ;
A5. le respect des choix des supports de stockage et des protocoles de manipulation appropriés pour ces derniers ;
A6. la redondance et la sauvegarde régulière des objets numériques ;
A7. la définition et la mise en place de mesures de sécurité des systèmes ;
A8. la définition et la mise en place d’un plan de prévention et de gestion des sinistres.
Lorsque, comme le recommande le modèle de chaîne archivistique d’InterPARES 2, un tableau de gestion est élaboré, la prise de décisions régulières concernant le sort final des documents d’archives fait partie intégrante de la gestion d’un système d'archivage. Dans certains cas, l’évaluation pourra avoir lieu lorsqu’il s’avérera nécessaire de décider du sort final de documents archivés dans un système en place depuis longtemps. Huit aspects importants du processus d’évaluation archivistique sont abordés ci-dessous.
Compte tenu des difficultés techniques que pose la conservation des documents d’archives numériques, il faut identifier le plus tôt possible les documents à conserver sur le long terme. Impliquer le producteur dans le dispositif est un gage supplémentaire de réussite. On pourra par exemple le solliciter pour l’évaluation des documents, le choix des méthodes de versement ou même la définition de politiques de conservation. Ce processus peut également être l’occasion pour l’archiviste de donner des conseils sur la production et la maintenance des documents d’archives (voir la section 1.4).
Les professionnels des archives sont souvent invités à participer à la conception des applications informatiques développées par les organisations dont ils prennent en charge les documents. Cette approche facilite l’intégration des bonnes pratiques d’archivage et de conservation. Les archivistes ayant expérimenté ce type de collaboration ont pu découvrir que celle-ci était très consommatrice de temps et exigeait une connaissance beaucoup plus approfondie des flux de travail et des procédures internes de l’organisation que celles qu’ils acquièrent normalement au cours d’une évaluation archivistique. Qui plus est, les spécifications des systèmes donnent rarement une image exacte de l’application qui sera finalement mise en place. Il sera ainsi indispensable de conduire également une évaluation archivistique des documents une fois que le système sera opérationnel et conforme aux exigences de l’organisation. Les services d’archives auront peut-être plutôt intérêt à accompagner la conception du système au titre de consultants (voir la section 1.4). Le partage de politiques, principes et méthodes de haut niveau élaborés au sein de la profession archivistique peut s’avérer un objectif plus réaliste
Lorsqu’un objet numérique a plusieurs propriétaires, ces derniers doivent être identifiés pendant le processus d’évaluation archivistique afin de savoir quelles incidences cela peut avoir pour la conservation. C’est par exemple le cas lorsque diverses administrations mettent des données en commun et en partagent l’accès. Les sites web qui accèdent à et utilisent des ressources ne faisant pas partie de leur sphère de contrôle en offrent un autre exemple. Bien que, dans ce type de contexte, l’accès aux données fasse l’objet d’accords négociés, ceux-ci comportent rarement des dispositions relatives à la conservation sur le long terme de tous les composants numériques importants.
L’évaluation de l’authenticité a toujours fait partie intégrante du processus d’évaluation archivistique. Elle a d’abord consisté à vérifier que la chaîne de conservation des documents avait été maintenue sans interruption, depuis leur production jusqu’à leur versement au service d’archives en charge de leur conservation définitive. Les périodes au cours desquelles les documents d’archives n’ont fait l’objet d’aucune mesure de protection de la part de leur producteur, ou d’une institution lui ayant succédé et ayant intérêt à maintenir leur exactitude et leur complétude, font peser un doute important sur l’authenticité des documents d’archives.
L’évaluation de l’authenticité était également fondée sur les connaissances de l’archiviste, tant sur le plan historique que par rapport aux types de documents d’archives et aux procédures administratives d’un producteur donné. Le cadre général de cette évaluation a été codifié à l’origine par la diplomatique
Les documents d’archives produits et maintenus à l’aide de la technologie numérique engendrent des difficultés supplémentaires, et les services d’archives n’ont pas encore mis au point de pratiques normalisées pour évaluer leur authenticité dans ce type d’environnement. Pour l’essentiel, ces difficultés tiennent au fait qu’il est très facile de copier, distribuer, renommer, reformater ou convertir ces objets numériques et de les falsifier sans laisser la moindre trace. Les quelques exemples ci-dessous illustrent l’ampleur des pertes pour les archivistes, les historiens, les avocats et tous ceux qui ont besoin de documents d’archives authentiques dans le cadre de leur travail :
- le support sur lequel les documents numériques sont stockés n’a quasiment plus aucune utilité pour confirmer la date d’un document d’archives ou son lieu de production. Quiconque a accès à un équipement et à un support de stockage obsolètes, mais toujours en fonctionnement, peut copier des fichiers numériques, par exemple sur des bandes neuf pistes ou des disquettes ;
- la date d’un fichier numérique peut être modifiée en ajustant l’horloge système ;
- peu d’institutions avaient envisagé ce que feraient leurs collaborateurs une fois équipés de logiciels de traitement de texte. Les formes standards de document, comme les notes de service et la correspondance sur papier à en-tête, ont disparu sous l’assaut de nouvelles formes de documents individualisées, qui ont rapidement permis la personnalisation des couleurs, des éléments graphiques et même des effets sonores, ainsi que l’attribution de nouvelles significations aux majuscules et aux couleurs et l’élaboration de smileys. La désaffection pour les pratiques normalisées de production de documents d’archives a été très variable selon le type et la taille des entreprises et des administrations ;
- avec la mise en place des réseaux de messagerie électronique, la circulation des documents d’archives entre collaborateurs a commencé à emprunter de nouvelles voies, au détriment des circuits de diffusion classiques balisés par les procédures internes traditionnelles ;
- les fortes réductions du personnel en charge de la gestion des documents d’archives dans la plupart des organisations, alimentées par l’idée que les objets numériques n’avaient pas besoin d’être gérés, ont eu des répercussions négatives sur les fonds des services d’archives qui ne reçoivent quasiment plus de documents d’archives produits et versés sous forme numérique.
Lors de l’évaluation archivistique de documents créés dans un environnement numérique, l’évaluation de leur authenticité doit devenir un processus plus visible et plus transparent, conduit et documenté par l’archiviste. Une chaîne de conservation ininterrompue, la connaissance des pratiques d’archivage et leur vérification peuvent également être considérées comme des indices de l’authenticité des documents. Il convient désormais de vérifier également que les pratiques sont bien conformes aux Conditions de référence requises pour étayer la présomption d’authenticité, qui sont énumérées à la section 2.4 ci-dessous.
Le rapport d’évaluation archivistique doit décrire les mesures de contrôle mises en place par le producteur pour garantir l’identité et l’intégrité de ses documents et, partant, la présomption de leur authenticité. Ces mesures renvoient à chacune des conditions de référence requises pour étayer la présomption d’authenticité
A.1 l'indication des attributs du document et du lien au document (par exemple, les métadonnées d’identification et d’intégrité) ;
A.2 les droits d’accès ;
A.3 les procédures de protection contre la perte et la corruption des documents ;
A.4 les procédures de protection contre la détérioration du support de stockage et les changements technologiques ;
A.5 la définition de la forme des documents ;
A.6 l’authentification des documents ;
A.7 l’identification du document qui fait autorité ;
A.8 le versement de la documentation pertinente.
Une fois l’évaluation archivistique terminée, les documents d’archives destinés à être conservés sur le long terme doivent faire l’objet d’un contrôle périodique jusqu’à ce qu’ils soient versés à l’institution en charge de leur conservation. Il s’agira en particulier de vérifier auprès du producteur que rien n’a changé dans la façon de produire et de maintenir les catégories de documents d’archives à transférer ou, si des changements sont survenus, qu’ils n’ont pas eu d’incidences sur la nature et les attributs des documents, leur valeur, leur authenticité ou leur conservation.
Nombreux sont les changements au sein d’une organisation qui peuvent avoir un effet négatif sur la survie des documents d’archives numériques. Le risque qu’ils soient détruits en un instant est bien plus élevé que pour les documents papier. Ce risque est plus ou moins contrebalancé par la tendance générale à reproduire les documents de manière anarchique. Malheureusement, si la production de copies n’est pas contrôlée, il est peu probable que quiconque se rende compte que le dernier exemplaire d’un document d’archives a été détruit.
Prenons l’exemple d’une simple mise à niveau du système, soit du matériel soit des logiciels. Elle aura une incidence sur la capacité du service d’archives à accepter les documents. Une mise à niveau peut également se traduire par une restructuration mineure du système, susceptible de rendre impossible la séparation des documents d’archives devant être conservés à court terme de ceux qui doivent être sortis du système pour être versés au service d’archives en charge de leur conservation définitive.
Autre type de scénario envisageable, la mission ou les fonctions d’une organisation peuvent évoluer. Et avec elles, la façon dont sont utilisées les applications informatiques, ainsi que la nature et le volume des données qu’elles contiennent. Il est possible que les personnes chargées de modifier le système ne sachent pas que les documents d’archives existants doivent être transférés au service d’archives responsable avant toute modification du système. Si personne n’intervient, même la documentation de l’application originale et les copies de sauvegarde sont condamnées à plus ou moins brève échéance à être détruites.
Enfin, en raison du recul patent des bonnes pratiques de gestion et d’archivage des documents d’archives dans la plupart des organisations, les documents sont mal identifiés et stockés dans de mauvaises conditions et dans des locaux où ils ne sont pas en sécurité. Les managers, y compris les responsables archives, ne maîtrisent pas nécessairement les détails de l’infrastructure technique, quand le personnel informatique, lui, ne connaît pas toujours l’histoire de l’organisation ni l’importance des documents d’archives plus anciens des divers lieux de stockage. Effacement du contenu des disques durs, suppression de comptes utilisateurs et des fichiers qu’ils contiennent, recyclage ou destruction des bandes et des disques, mise au rebut des technologies de lecture obsolètes pour répondre aux exigences opérationnelles quotidiennes de vitesse et d’efficacité : autant de décisions qui peuvent être prises sans que leurs auteurs aient toujours conscience de leur impact sur les documents d’archives de l’organisation ou les accords de versement déjà conclus afin de garantir leur conservation sur le long terme.
Les évaluations archivistiques doivent également être mises à jour à intervalles réguliers, moins fréquemment toutefois que le contrôle périodique des documents d’archives destinés à être transférés. Les renseignements recueillis à l’occasion d’un de ces contrôles peuvent faire apparaître la nécessité de conduire une nouvelle évaluation. Les organisations, leurs systèmes de gestion et d’archivage des documents évoluent, c’est inévitable. Les missions et les responsabilités des organisations peuvent, elles aussi, changer, tout comme la manière de les exercer. Les données accumulées dans les systèmes peuvent connaître de nouveaux usages, susceptibles d’augmenter leur valeur à long terme. Des systèmes qui, à l’origine, ne contenaient pas de documents d’archives peuvent être mis à niveau en vue de leur donner la capacité de le faire. C’est particulièrement vrai des systèmes d’archivage « hybrides » actuels, où les systèmes papier traditionnels coexistent avec des systèmes d’information, de gestion des documents ou d’archivage électroniques.
Les documents d’archives papier conservés dans les systèmes traditionnels le sont généralement dans des boîtes ou des dossiers conçus à cet effet, où le contenu du document est inextricablement lié à son support papier et où le document lui-même est classé dans le respect de son contexte, avec les documents qui lui sont liés. Ce système a commencé à perdre de sa belle unité avec l’irruption de la technologie, lorsque, par exemple, il a fallu traiter les négatifs des photographies en vue d’en faire des tirages ou encore avec les images en mouvement, produits de multiples couches de son et d’images, combinées et recombinées pour produire la copie standard définitive projetée dans les cinémas ou diffusée à la télévision.
Avec la technologie numérique, le morcellement du document d’archives en composants s’est encore accru. Pour réussir à extraire un document d’archives numérique du système dans lequel il a été produit ou même d’un site secondaire, l’archiviste doit s’assurer préalablement au transfert du document que tous les composants numériques essentiels sont identifiés et que les relations implicites qui existent entre eux sont exprimées de manière explicite dans les métadonnées. Un des exemples les plus courants de composant numérique est la bibliothèque de polices de caractères dans laquelle le producteur peut choisir autant de polices qu’il lui plaira lors de la création d’un document en traitement de texte. Sous Windows, les polices de caractères sont stockées dans des fichiers .dll (ou bibliothèques de liens dynamiques). Pour que l’archiviste puisse reproduire ce document d’archives tout en respectant les intentions originales du producteur, le composant numérique qui contient le texte et celui qui contient la police de caractères doivent tous deux être archivés, de même que le lien établi entre eux, défini de telle sorte que le logiciel qui cherchera à afficher le contenu du fichier texte trouve la bonne bibliothèque de polices
Le processus d’évaluation archivistique doit être complété par une étude rigoureuse des impératifs techniques relatifs à la conservation bien que celle-ci ne fasse pas partie de l’évaluation de la valeur des documents d’archives. Différentes politiques de conservation sont envisageables (voir la section B de l’annexe 21c), pour un coût et des résultats très différents eux aussi. Un document d’archives textuel dépouillé de sa mise en forme peut être acceptable lorsque l’archiviste souhaite seulement garder le contenu du document. Cependant, lorsque la forme et les caractéristiques d’affichage du document véhiculent du sens, il faudra opter pour une solution de conservation plus sophistiquée.
L’étude de faisabilité est essentielle pour que l’institution en charge de la conservation connaisse précisément le coût de la prise en charge et de la conservation dans lesquelles elle s’engage. Cette démarche n’est pas nouvelle ; il s’agit tout bonnement de l’extension au domaine numérique de l’évaluation des ressources nécessaires pour conserver, par exemple, des documents d’archives papier moisis ou de la pellicule racornie. À ce jour toutefois, la pérennisation de l’information électronique étant ce qu’elle est, les coûts de conservation doivent être considérés comme des dépenses récurrentes. Il faudra copier les fonds et collections d’un support sur un autre chaque fois que le format choisi sera devenu obsolète et convertir les formats de fichiers lorsque l’obsolescence logique risquera de rendre le contenu illisible. Parfois, les documents d’archives numériques que l’on envisage de préserver sur le long terme pourront exiger des mesures trop complexes pour l’environnement technologique et les connaissances de l’organisation chargée de leur conservation, ce qui pourra conduire à en reporter le versement.
La prise en charge des documents d’archives par l’archiviste et toutes les activités de conservation qui en découlent ont pour but de garantir l’authenticité et l’accessibilité dans le temps de ces documents sélectionnés pour être conservés sur le long terme. Le transfert des documents de la responsabilité du producteur (ou de son successeur légitime) à celle du service d’archives est une étape de la chaîne archivistique aussi essentielle que délicate, qui devra donc être conduite avec le plus grand soin afin d’assurer le bon déroulement du transfert.
Pour que le versement des documents de leur détenteur actuel (qu’il s’agisse de leur producteur ou de son successeur légitime) à l’organisation ou au programme en charge de leur conservation s’effectue dans de bonnes conditions, les deux parties doivent au préalable convenir d’une feuille de route. Accéder à nouveau à des systèmes obsolètes ou extraire des documents des systèmes en place entraînera nécessairement des coûts en ressources humaines pour le temps de copie et, vraisemblablement, le temps de programmation. Il est également possible que du matériel informatique et des logiciels spéciaux soient nécessaires. Il est impératif que les deux parties s’entendent sur les formats logiques et physiques (ou virtuels) utilisés pour le transfert. En règle générale, le plan de versement devra être élaboré lors de la réalisation de l’étude de faisabilité technique pour la prise en charge et la conservation. Si les deux parties ne parviennent pas à s’entendre sur le processus de versement, il faudra peut-être revoir la décision prise dans le cadre de l’évaluation archivistique. Encore une fois, à l’heure où coexistent des pratiques hybrides d’archivage, les options reposant sur l’utilisation du support papier et du microfilm peuvent demeurer envisageables. Le service d’archives pourra aussi encourager le producteur à effectuer des mises à niveau de son système qui faciliteront les versements réguliers.
Les mesures de contrôle sur le versement des documents d’archives numériques de la responsabilité du producteur à celle du service d’archives doivent comprendre :
- la définition, la mise en œuvre et le contrôle périodique de procédures d’enregistrement des versements de documents ;
- la vérification de l’autorisation du versement ;
- l’examen des documents pour déterminer s’il s’agit bien des documents d’archives à verser ;
- l’enregistrement des documents.
Dans le cadre du processus de versement, l’authenticité des documents d’archives du producteur, qui a été évaluée lors du processus d’évaluation archivistique, doit être vérifiée. Il conviendra de vérifier que les métadonnées d’identification et d’intégrité des documents ont bien été transférées avec les documents auxquels elles se rapportent, qu’elles leur sont liées, et que les documents sont bien accompagnés de toute la documentation utile concernant l’environnement technique et administratif dans lequel ils ont été produits et maintenus.
Le service d’archives doit, chaque fois que possible, maintenir le format logique
Compte tenu de la facilité avec laquelle les documents d’archives numériques peuvent être reproduits, le service d’archives doit mettre en place des procédures afin de garantir que les documents d’une série donnée ne lui soient transférés qu’une seule fois par un producteur donné. Afin d’éviter de refaire deux fois la même chose, veiller à l’exactitude des données d’identification est une première étape importante. De plus, si le service d’archives fournit des copies de consultation au producteur après le versement des documents, celles-ci devront être clairement identifiées et désignées comme telles afin d’éviter qu’elles ne soient accidentellement transférées à nouveau.
Les traitements initiaux appliqués pendant et immédiatement après le versement ne sont pas nécessairement liés à la conservation en tant que telle. La vérification de l’identité des documents versés, la détection de virus et la vérification de la complétude des fichiers n’ont généralement pas d’incidence sur les fichiers. En revanche, la conversion de fichiers, le changement du nom d’un objet numérique ou encore l’encapsulation de fichiers sont des opérations beaucoup moins neutres. Dans les deux cas, les services d’archives doivent documenter toutes les activités de traitement appliquées aux documents d’archives numériques, ainsi que leurs effets, pendant qu’ils sont sous leur responsabilité (voir la condition B.2 de l’annexe 21b). Cette documentation devra notamment indiquer :
- la raison pour laquelle certains traitements ont été appliqués aux documents ;
- quels documents d’archives ont été traités ;
- la date à laquelle le traitement a été effectué ;
- le nom des personnes qui ont réalisé et documenté les diverses étapes des traitements ;
- les incidences du traitement sur la forme, le contenu, l’accessibilité et l’utilisation des documents ;
- la description des dommages, pertes ou autres problèmes résultant du traitement, y compris tout effet sur les éléments relatifs à l’identité et l’intégrité des documents.
Si l’archiviste produit des copies des documents pris en charge, il ne doit pas oublier que ces copies doivent, comme le précise la section 1.5, être produites dans un environnement conforme aux exigences applicables
Le service d’archives désigné est l’entité responsable juridiquement de la prise en charge et de la conservation (c’est-à-dire, chargé d’assurer la protection et l’accès continu aux documents) des archives d’un producteur. Qu’il s’agisse d’une organisation externe ou d’un service interne, son rôle est celui d’un archiviste tiers de confiance
Les informations sur les documents d’archives et leurs contextes recueillies au cours de l’évaluation archivistique et du traitement doivent être consignées dans la description archivistique du fonds ou de la série auquel appartiennent les documents (voir la condition B.3 de l’annexe 21b). Doivent également y figurer les informations concernant les droits de propriété intellectuelle et la protection des données à caractère personnel.
La description archivistique du fonds ou de la série contenant les documents d’archives numériques doit comprendre, outre les informations sur les contextes juridico-administratif, procédural, documentaire et de provenance, tous les renseignements concernant les modifications apportées aux documents d’archives numériques du producteur depuis leur production. La description doit également comporter une présentation des processus de versement et de conservation utilisés, basée sur la documentation mentionnée à la section 3.5, et expliquer les relations entre les composants numériques abordées à la section 2.7.
Le choix d’une politique de conservation doit prendre en compte ses implications juridiques. Par exemple, la conversion d’un format à partir d’un environnement propriétaire peut exposer le service d’archives à des actions illégales. Aux États-Unis par exemple, la production d’outils susceptibles de contrevenir aux mesures de protection du droit d’auteur constitue une infraction criminelle en vertu du
Comme le précise la section 2.8, différentes stratégies de conservation sont désormais disponibles. Dans l’idéal, l’option retenue devra être testée sur les documents d’archives avant le versement officiel au service d’archives pour s’assurer qu’elle donne les résultats attendus. Dans la réalité, la majorité des organisations ou programmes de conservation ne peuvent financer ce type de tests qu’à titre exceptionnel. Tout comme il convient de vérifier avec soin les traitements envisagés avant de les appliquer en masse aux documents d’archives analogiques, les services d’archives en charge de documents numériques doivent être extrêmement vigilants sur les incidences potentielles de tout processus de conservation sur les documents d’archives et s’assurer qu’il convient à la conservation de documents d’archives authentiques. Des défauts dans les logiciels et l’évolution des fonctionnalités des versions au fil du temps peuvent avoir des conséquences imprévues lorsqu’on les utilise avec un nouveau groupe de documents.
Ce processus nécessite notamment de contrôler régulièrement la présence et la performance de tous les composants numériques. La modification d’un composant peut avoir des effets inattendus sur un autre composant ou une incidence sur le fonctionnement de la relation entre deux composants essentiels du document ou leur capacité d’interagir. Un autre exemple de relation susceptible d’être touchée est celle qui existe entre les éléments d’un groupe de documents d’archives apparentés, comme un dossier ou une série par exemple, et la présentation de cet ensemble dans le bon ordre (alphabétique, chronologique ou hiérarchique, par exemple). Si l’ordre initial a été perdu, il faudra prendre des mesures correctives.
Dans le domaine de la conservation des archives, il est largement admis qu’assurer aux documents des conditions de stockage (température et humidité relative) adéquates et uniformes est la manière la plus rentable de contribuer à leur conservation sur le long terme. Les fabricants de supports de stockage magnétiques ou optiques offrent généralement des conseils sur les conditions optimales de stockage. Il faut contrôler en permanence l’environnement et vérifier régulièrement les indicateurs. Cette recommandation est l’une des huit stratégies de maintenance obligatoires énumérées dans la section 1.7 et présentées en détail dans la section A de l’annexe 21c.
Comme cela a déjà été mentionné, l’accessibilité (c’est-à-dire, l’utilisation) des documents fait partie intégrante du processus de conservation. Donner accès aux documents est donc un élément fondamental de la chaîne archivistique. Il doit être géré par le service d’archives avec le même sens des responsabilités et le même degré de compétence technique et professionnelle que l’évaluation, la prise en charge, le versement, la description et le stockage des documents d’archives.
Il convient de fournir aux utilisateurs une description précise et facilement accessible de la relation entre les documents d’archives pris en charge auprès du producteur et les copies produites par le service d’archives (voir la condition B.2.b de l’annexe 21b). Il faut également expliquer comment les mesures de contrôle du processus de reproduction utilisé ont été établies et mises en œuvre et quelle est la méthode utilisée pour leur surveillance afin de garantir que le contenu des documents d’archives reproduits demeure inchangé pendant la reproduction. Il se peut que les copies des documents d’archives conservées dans le système d'archivage ne soient pas considérées comme authentiques si l’archiviste les a produites à des fins autres que la conservation. On peut par exemple produire une copie de consultation d’où auront été supprimées les données nominatives.
Documenter les processus de reproduction des documents d’archives et leurs effets est un moyen essentiel de démontrer leur transparence (c’est-à-dire, qu’ils sont dépourvus de toute intention de tromperie ou de manipulation). Cette transparence est nécessaire pour que le service d’archives joue pleinement son rôle d’archiviste tiers de confiance des documents d’archives. Elle permet également aux utilisateurs de disposer d’un outil crucial d’évaluation et d’interprétation des documents d’archives en attestant leur authenticité et en en donnant un historique complet, dont l’historique de la reproduction constitue un aspect essentiel.
Comme le précise la section 1.1, différents services d’archives fournissent des services de consultation à différents types d’utilisateurs. Cela aura une influence sur les formats et systèmes de consultation adoptés par l’organisation ou le programme de conservation, les méthodes simples étant à privilégier pour le grand public qui ne possède pas forcément des ordinateurs ou qui ne dispose que d’un appareil très simple doté de quelques logiciels courants. Pour répondre aux besoins de ces utilisateurs, le service d’archives pourra être amené à procéder à des traitements supplémentaires ou à créer des outils spécialisés pour aider les chercheurs. Les utilisateurs plus pointus, comme par exemple les statisticiens qui analysent des données, sont plus susceptibles d’utiliser leurs propres outils logiciels sur les copies des documents d’archives.
Ce document propose un certain nombre de mesures et de méthodes à l’usage des institutions, des organisations et des programmes en charge de la conservation de documents d’archives numériques pouvant être présumés authentiques et exacts lorsqu’ils sont sous la responsabilité du service d’archives. Pour les particuliers et les petites organisations, la tâche peut sembler bien lourde, mais ne rien faire c’est prendre le risque de perdre des documents d’archives ou d’être confronté à des documents corrompus ou à l’authenticité contestable, avec des conséquences bien plus graves à long terme. Les petites structures auront tout intérêt à désigner officiellement la ou les personnes chargées de superviser la conservation de leurs archives numériques. Il ne faut cependant pas perdre de vue qu’il n’est pas toujours nécessaire de mettre systématiquement en œuvre toutes les recommandations formulées dans le présent document. Il appartient à chaque service d’archives de sélectionner et d’adopter les mesures les plus pertinentes en fonction des problèmes particuliers qu’il rencontre dans son contexte de travail. Dans certains cas, il est possible que des mesures supplémentaires soient requises en raison d’exigences législatives ou réglementaires propres au champ de compétence du service d’archives. Dans ces cas, il pourra s’avérer nécessaire de se tourner vers des experts juridiques. D’une manière générale, nous ne pouvons qu’encourager les particuliers, les services et les petites organisations à prendre contact avec ces spécialistes pour toute question relative à la conservation des documents d’archives numériques placés sous leur responsabilité et leur contrôle.
Conditions de référence requises pour étayer la présomption d’authenticité des documents d’archives numériques
Les conditions de référence sont les conditions sur lesquelles se fonde le service d’archives en charge de la conservation définitive pour évaluer l’authenticité des documents d’archives numériques du producteur. La satisfaction de ces conditions permettra au service d’archives de présumer de l’authenticité d’un document à partir de la manière dont celui-ci a été produit, géré et maintenu par le producteur.
La section A1 des conditions de référence répertorie les informations essentielles sur le document numérique – le contexte immédiat de sa production et la façon dont il a été manipulé et maintenu – qui établissent son identité et serviront de base pour démontrer son intégrité. Les sections A2 à A8 identifient les types de contrôles procéduraux sur la production, la manipulation et la maintenance du document qui étayent la présomption de son intégrité.
Afin d’étayer la présomption d’authenticité, le service d’archives doit obtenir les éléments ci-dessous :
Les valeurs des attributs ci-dessous sont indiquées et liées de manière inextricable au document. Ces attributs peuvent être classés en deux catégories, la première concernant l’identité des documents, la seconde, leur intégrité
A.1.a Identité du document
- 1. Noms des personnes participant à l’élaboration du document :
- 2. nom de l’auteur
Nom de la personne physique ou morale ayant autorité et qualité pour émettre le document d’archives ou au nom de qui ou sur l’ordre de qui le document a été émis. - 3. nom du rédacteur
Nom de la personne physique ou morale ayant autorité et qualité pour composer le contenu du document d’archives. (si différent de l’auteur) - 4. nom de l’expéditeur
Nom de la personne physique ou morale à qui est attribuée l’adresse électronique où le document d’archives a été généré et/ou depuis laquelle il a été envoyé. (si différent de l’auteur ou du rédacteur) - 5. nom du destinataire/bénéficiaire
Nom de la personne physique ou morale à qui le document d’archives est adressé ou destiné. - 6. Nom de l’action ou de l’affaire
- 7. Date(s) de production et de transmission, c’est-à-dire :
- 8. date du document
Date (et, éventuellement, heure) d’un document d’archives, portée sur celui-ci par son auteur ou par le système électronique au nom de l’auteur, au cours de son élaboration. - 9. date de réception
Date (et, éventuellement, heure) à laquelle un document d’archives est reçu par le destinataire. - 10. date d’enregistrement
Date (et, éventuellement, heure) à laquelle un document est officiellement intégré aux documents d’archives du producteur. - 11. date de transmission
Date et heure à laquelle un document d’archives quitte l’espace où il a été créé.
- 8. date du document
- 12. Indication du lien archivistique
Le lien archivistique est la relation qui lie chaque document d’archives au précédent et au suivant et à tous les documents qui participent à la même activité. Il est originel (c’est-à-dire qu’il naît lorsqu’un document d’archives est créé ou reçu et sélectionné), nécessaire (c’est-à-dire qu’il existe pour tout document d’archives) et déterminé (c’est-à-dire qu’il est caractérisé par la finalité du document d’archives). (par exemple, cote, code de classement, identifiant d’un fichier) - 13. Indication des pièces jointes
A.1.b Intégrité du document d’archives :
- Nom du service métier
Le service ou la personne ayant officiellement compétence pour exécuter l’action à laquelle se rattache le document d’archives ou l’affaire à laquelle il se rapporte. - Nom du service responsable
Le service ou la personne officiellement chargé de maintenir la version ou l’exemplaire faisant autorité, c’est-à-dire le document que son producteur considère comme son document de référence. (si différent du service métier) - Mention des additions ajoutées au document d’archives
Les mentions, ou additions, sont des ajouts faits au document d’archives après sa création. Dès lors, elles ne sont pas considérées comme des éléments de forme documentaire. - Mention des modifications techniques
Les modifications techniques désignent tout changement apporté aux composants numériques du document d’archives, tel que défini par l’équipe Conservation. Par exemple : toute modification de la manière dont les éléments du document d’archives sont encodés numériquement ; ou encore la modification des méthodes (logiciels) utilisées pour reproduire le document à partir des composants numériques ; en d’autres termes, toute modification pouvant conduire à se demander si le document reproduit est identique à ce qu’il aurait été avant la modification technique. L’indication des modifications pourra renvoyer à une documentation supplémentaire externe au document, expliquant la nature de ces modifications. .
Le producteur a défini et mis en place des droits d’accès étendus concernant la production, la modification, l’annotation, le transfert
Le producteur a défini et mis en place des procédures pour prévenir, repérer et corriger la perte ou la corruption de documents d’archives.
Le producteur a défini et mis en place des procédures pour garantir l’identité et l’intégrité des documents d’archives en cas de détérioration des supports et d’évolution technologique.
Le producteur a défini la forme des documents d’archives associés à chaque procédure conformément soit aux exigences du système juridique soit à celles du producteur.
Si l’authentification est requise par le système juridique ou les besoins de l’organisation, le producteur a défini des règles spécifiques concernant les documents à authentifier, les responsables de l’authentification et les moyens d’authentification.
S’il existe plusieurs exemplaires du document d’archives, le producteur a défini des procédures qui permettent d’identifier celui faisant autorité.
Si les documents passent du statut d’archives courantes à celui d’archives intermédiaires ou d’archives définitives, et que cela implique leur retrait du système électronique dans lequel ils ont été produits ou reçus, le producteur a défini et mis en place des procédures afin de déterminer quelle documentation doit être transférée avec les documents au service d’archives.
L’évaluation de l’authenticité des documents d’archives du producteur fait partie du processus d’évaluation archivistique. Ce processus et le rôle des conditions de référence dans ce processus sont décrits de manière détaillée dans le rapport de l’équipe Évaluation archivistique. Cette évaluation doit être vérifiée lorsque les documents sont versés au service d’archives.
La présomption de l’authenticité d’un document d’archives est renforcée par la connaissance de certains éléments, dont les attributs mentionnés ici. Le fait que les attributs doivent être expressément indiqués et liés de manière inextricable
L’équipe considère le lien entre le document et les attributs répertoriés dans la condition A.1 comme
Lorsqu’un document est exporté du système courant, migré dans une mise à jour du système ou versé au service d’archives, les attributs doivent être liés au document et accessibles à l’utilisateur. Lorsqu’il rassemble les données avant l’export, le producteur doit également veiller à ce que les données capturées soient les bonnes. Par exemple, dans le cas de listes de diffusion, le producteur doit veiller à ce que si les destinataires qui composent la « Liste A » ont été modifiés à un moment du cycle de vie du document, la bonne « Liste A : version 1 » soit exportée avec les documents associés à la première version, et que la deuxième version soit envoyée avec les documents transmis aux destinataires portés sur la « Liste A : version 2 ».
Définir les droits d’accès étendus signifie attribuer la responsabilité de la production, de la modification, de l’annotation, du transfert
Parmi les procédures de protection des documents contre la perte ou la corruption, on citera en particulier : préconiser la réalisation de copies de sauvegarde régulières des documents et de leurs attributs ; maintenir une sauvegarde complète du système (programmes systèmes, fichiers du système d’exploitation, etc.) ; tenir un journal des ajouts et des modifications apportés aux documents depuis la dernière sauvegarde périodique ; veiller à ce que les procédures de sauvegarde et de restauration, déployées à la suite de toute défaillance du système, garantissent que, premièrement, toutes les mises à jour complètes (documents et toute information de contrôle tels qu’index requise pour accéder aux documents) contenues dans l’historique sont prises en compte dans les fichiers reconstruits et, deuxièmement, que toute opération non terminée sera sauvegardée. Les procédures devront également permettre de reconstruire les fichiers à partir de n’importe quelle copie de sauvegarde, en utilisant la copie de sauvegarde et tous les historiques ultérieurs.
Parmi les procédures permettant de se prémunir contre la fragilité des supports et l’obsolescence technologique, citons en particulier : planifier des mises à niveau technologiques ; garantir la capacité de récupérer, accéder à et utiliser les documents stockés lorsque les composants du système informatique sont modifiés ; rafraîchir les documents en les déplaçant régulièrement d’un support de stockage sur un autre ; et migrer les documents d’une technologie obsolète à une nouvelle technologie.
La forme documentaire peut être définie en fonction d’une procédure administrative, ou de la phase d’une procédure. Elle peut être dictée par une procédure métier interne et un système de
Lorsque le producteur définit la forme des documents relativement à une procédure, ou à certaines phases d’une procédure, il est entendu que cela comprend la définition des caractères internes et externes
Dans le langage courant, authentifier signifier prouver ou servir à prouver l’authenticité de quelque chose, en particulier en invoquant des documents légaux ou officiels ou l’opinion d’un expert. Dans le cadre des présentes conditions de référence, l’authentification est entendue comme une déclaration de l’authenticité d’un document d’archives à un instant t par une personne juridique compétente pour le faire. Cette déclaration prend la forme d’une mention faisant autorité (pouvant elle-même être constituée de mots ou de symboles) qui est ajoutée ou insérée dans le document et atteste que celui-ci est authentique
L’authentification de copies est à distinguer de la validation du processus de reproduction des composants numériques des documents. Ce dernier processus intervient chaque fois que les documents du producteur sont transférés d’un support sur un autre ou migrés d’une technologie à une autre.
Un document d’archives faisant autorité est un document d’archives qui est considéré par le producteur comme son document officiel et qui est généralement soumis à des contrôles procéduraux qui ne sont pas requis pour les autres exemplaires. L’identification des documents faisant autorité renvoie à la désignation d’un service responsable dans un référentiel de conservation. Le service de première responsabilité est le service officiellement chargé de maintenir les documents d’archives faisant autorité (c’est-à-dire, officiels) appartenant à une catégorie donnée au sein d’un plan de classement et d’un référentiel de conservation intégrés. La désignation d’un service responsable pour chaque catégorie de documents répond à un double objectif : éviter de refaire plusieurs fois la même chose et fixer les responsabilités pour les documents.
Il est entendu que dans certaines circonstances, il peut y avoir plusieurs exemplaires faisant autorité pour un même document, selon la finalité pour laquelle il est produit.
Il appartient au producteur de verser avec les documents d’archives transférés toutes les informations nécessaires pour en établir l’identité et en démontrer l’intégrité, ainsi que les informations nécessaires pour placer les documents dans leur contexte.
Conditions de base requises pour la production de copies authentiques de documents d’archives numériques
Ces conditions de base répertorient les conditions minimales nécessaires pour permettre au service d’archives d’attester de l’authenticité des copies des archives numériques définitives.
Le service d’archives doit être en mesure de démontrer les éléments suivants :
Les procédures et les systèmes utilisés pour transférer les documents à l’institution ou au programme en charge de la conservation définitive, pour les maintenir et pour les reproduire comportent des mesures de contrôle adéquates et efficaces pour garantir l’identité et l’intégrité des documents et assurer que :
B.1.a la conservation des documents d’archives est maintenue sans interruption ;
B.1.b des procédures de sécurité et de contrôle sont en mises en place et surveillées ;
B.1.c le contenu du document ainsi que toute addition ou tout caractère de forme requis demeurent intacts après la reproduction.
L’activité de reproduction a été documentée et cette documentation comprend :
B.2.a la date de reproduction des documents et le nom de la personne responsable ;
B.2.b la relation entre les documents pris en charge auprès du producteur et les copies produites par le service d’archives ;
B.2.c les incidences du processus de reproduction sur la forme, le contenu, l’accessibilité et l’utilisation des documents.
B.2.d Dans les cas où l’on sait que la copie d’un document ne reproduit pas intégralement et fidèlement les éléments exprimant son identité et son intégrité, cette information a été consignée par le service d’archives et cette documentation est facilement accessible à l’utilisateur.
La description du fonds auquel appartiennent les documents d’archives numériques comprend, outre les informations concernant les contextes juridico-administratif, procédural, documentaire et de provenance, les informations relatives aux modifications qui ont été apportées aux documents d’archives numériques du producteur depuis leur production.
La définition et la mise en place des conditions de base relèvent de la fonction de gestion de la conservation. On trouvera une description détaillée de la fonction de conservation et des conditions requises qui s’y rapportent dans le rapport de l’équipe Conservation.
Les mesures de contrôle du versement des documents numériques au service d’archives sont les suivantes : définir, mettre en place et surveiller les procédures d’enregistrement du versement des documents ; vérifier que le versement est autorisé ; examiner les documents afin de déterminer s’ils correspondent aux documents prévus dans les protocoles de versement ; et enregistrer les documents.
Lors du versement, il convient de vérifier l’évaluation de l’authenticité des documents du producteur, qui a été conduite dans le cadre du processus d’évaluation archivistique. Il faut vérifier que les attributs relatifs à l’identité et à l’intégrité des documents ont été bien été transférés avec eux (condition de référence A.1), ainsi que toute documentation utile (condition de référence A.8).
Les mesures de contrôle de la maintenance des documents numériques après leur versement au service d’archives sont pour certaines identiques à celles énumérées dans les conditions de référence. Par exemple, le service d’archives doit définir un système de droits concernant l’accès, l’utilisation et la reproduction des documents (condition de référence A.2) ; définir des procédures pour prévenir, repérer et corriger la perte ou la corruption de documents (condition de référence A.3) ainsi que des procédures pour garantir l’identité et l’intégrité des documents en cas de détérioration des supports ou d’évolution technologique (condition de référence A.4). Une fois définis, les droits et les procédures doivent être mis en place et régulièrement contrôlés. Si l’authentification des documents est requise, le service d’archives devra définir des règles spécifiques concernant les personnes autorisées à les authentifier et les moyens d’authentification qui seront utilisés (condition de référence A.6).
Les mesures de contrôle de la reproduction des documents comprennent la définition, la mise en place et la surveillance de procédures de reproduction capables de garantir que le contenu du document n’est pas modifié au cours de la reproduction.
Documenter le processus de reproduction et ses effets est un moyen essentiel de démontrer que le processus de reproduction est transparent (c’est-à-dire dénué de tromperie ou de fraude). Cette transparence est nécessaire pour que le service d’archives joue pleinement son rôle d’archiviste tiers de confiance des documents. Documenter le processus de reproduction et ses incidences est également important pour les utilisateurs du document dans la mesure où l’historique de la reproduction est un élément essentiel de l’histoire du document lui-même. Les utilisateurs disposent ainsi d’un outil indispensable pour évaluer et interpréter les documents.
Traditionnellement, authentifier les documents et perpétuer leurs relations administratives et documentaires est une des fonctions de la description archivistique. Dans le cas des documents numériques, cette fonction devient vitale. Une fois que les documents n’existent plus sinon comme copies authentiques, la description archivistique est la source première d’information sur l’histoire du document, c’est-à-dire sur ses diverses reproductions et les modifications qui en ont résulté. S’il est vrai que la documentation de chaque reproduction des copies du document
Politiques de maintenance et de conservation des documents d’archives numériques
Cette annexe comporte une liste de politiques de conservation largement inspirées des
La liste des politiques adoptées par InterPARES 2 est divisée en deux catégories : a) les politiques de maintenance et b) les politiques de conservation.
Les politiques de maintenance
Une personne ou un service doit être désigné comme responsable de la gestion du stockage et de la protection des documents. Il s’agit d’une responsabilité technique qui requiert des compétences spécifiques, des ressources dédiées et un plan idoine. Cette politique peut être conduite en recrutant un collaborateur compétent qui y sera exclusivement dédié ou en assignant à un collaborateur ou un service existant un volume horaire à y consacrer.
Cette infrastructure recouvre toutes les ressources matérielles et administratives qui rendent possibles les processus d’archivage et/ou de maintenance des documents d’archives (locaux, matériel informatique, réseaux informatiques et personnel auxiliaire requis pour leur maintenance).
Prévoir la mise en œuvre d’un plan pour maintenir, mettre à niveau et/ou remplacer le matériel et les logiciels.
Prévoir la mise en œuvre d’un plan pour copier les données depuis un support de stockage sur un autre afin de se prémunir contre les effets de la détérioration des supports. Ces migrations doivent être effectuées de manière systématique.
Le taux de détérioration des supports peut être considérablement réduit en respectant des conditions climatiques adaptées. Par exemple, la poussière, un taux d’humidité ou une température trop élevés mettent en danger les supports.
La duplication des objets numériques et le stockage sur différents supports des copies multiples en résultant, permettent de les protéger de la défaillance des supports. Le stockage dans différents locaux les protège contre de mauvaises conditions ambiantes, l’incendie, les inondations, etc., sur un site donné.
Des mesures de contrôle doivent être mises en place afin de garantir que les composants numériques des documents ne soient accessibles qu’aux utilisateurs et/ou processus autorisés. Ces mesures comprendront notamment un accès restreint aux locaux où sont conservés les ordinateurs ainsi qu’aux documents numériques sur les ordinateurs eux-mêmes. Différentes solutions sont envisageables, comme l’utilisation de mots de passe et/ou l’authentification biométrique pour se connecter au système.
Les politiques répertoriées ci-dessus sont conçues pour minimiser les pertes accidentelles de données et maximiser la longévité des supports. Toutefois, même dans des conditions de stockage optimales et avec d’excellents protocoles de manipulation, des sinistres peuvent se produire. Un plan de restauration doit comporter des procédures détaillées pour restaurer les systèmes endommagés et pour guider la remise en état du système d’archivage à la suite d’un sinistre.
Outre les politiques de maintenance, tous les producteurs de documents doivent mettre en place un système d'archivage de confiance
L’utilisation de standards et/ou normes largement disponibles et maintenus augmente la probabilité de stabilité et de support technique à long terme. Il pourra s’agir de normes
Cette méthode consiste à analyser et baliser les documents d’archives afin de permettre la description des fonctions, des relations et de la structure d’éléments particuliers. La représentation du contenu peut ainsi s’affranchir d’applications logicielles spécifiques et être réalisée en utilisant différentes applications au fil des évolutions technologiques.
Méthode utilisée pour lier un document et les moyens d’y accéder, normalement dans un
Stocker des documents dans un nombre limité de formats seulement
Transférer des documents numériques d’une génération de matériel ou de logiciels à une autre. À distinguer du
Ce type de méthodes de conservation continue de reposer sur les matériels et/ou logiciels initiaux sans modifier les documents.
Maintenir le matériel ou le logiciel d’origine, avec lesquels les documents numériques ont été représentés.
Faire confiance à la capacité d’un logiciel d’interpréter et de présenter correctement les composants numériques de documents créés avec des versions antérieures de celui-ci. Avec cette méthode, la présentation se limite à une conversion temporaire à des fins de visualisation, alors que la conversion transforme de manière permanente les documents dans le format supporté par la version actuelle du logiciel.
Modifier les logiciels au fil des évolutions technologiques. À ce titre, cette stratégie est similaire à la transformation des formats de documents, abordée en sections B1.4 et B2.2. Elle peut notamment comprendre la nouvelle compilation du code source pour une nouvelle plateforme ou encore un nouveau codage du logiciel dans un autre langage de programmation.
Recours à des outils logiciels ou à des méthodes de transformation qui fournissent une accessibilité temporaire au document, en utilisant le flux de données initial.
Utilisation de logiciels permettant à une technologie de se comporter comme une autre. En d’autres termes, faire en sorte que les technologies futures se comportent comme l’environnement originel du document d’archives numérique, de sorte que le document original puisse être présenté/visualisé dans sa manifestation originelle à partir des flux de données initiaux ou convertis.
Copier les documents d’archives numériques sur des supports analogiques relativement stables, comme le papier ou le microfilm ; transférer la charge de la conservation à une copie analogique en lieu et place de l’objet numérique. Cette méthode entraîne la perte de toutes les fonctionnalités offertes par le logiciel, ainsi de la possibilité de manipuler le document.
Récupérer des documents sous la forme de bits à partir des supports, puis suivre une série d’étapes pour restaurer l’intelligibilité des documents récupérés. Cette méthode est le plus souvent utilisée pour récupérer les données sur des supports détériorés, endommagés ou défectueux, mais elle peut également être utilisée pour sauver des documents dans des formats obsolètes.
à l’appui /supporting
a., (document) Constituant la preuve d’une action juridiquement pertinente.Voir aussi : dispositif ; narratif ; probatoire.accès /access
n., Droit, possibilité ou moyen de chercher, utiliser ou accéder à des documents et/ou des informations.accessibilité /accessibility
n., Disponibilité et facilité d’utilisation de l’information.acquisition /acquisition
n., Ajout aux fonds et collections d’un dépôt d’archives.
n., Ensemble des procédures d’enrichissement des fonds et collections d’un dépôt d’archives.acte /act
1. n., Exercice délibéré de la volonté d’un individu dans l’intention de créer, préserver, modifier ou mettre fin à une situation.Syn. : actionNdT : le fait d’assimiler « acte » et « action » n’est pas anodin. À l’inverse, en diplomatique médiévale, on s’efforce de distinguer « acte écrit » et « action juridique ».
2. n., Texte législatifNdT : cette définition ne vaut que dans le contexte anglo-saxon ; en français, un acte n’a rien de législatif.acteurs /actors
n., Personnes qui accomplissent des actes ou des actions.action /action
Voir : acteaddition, mention /annotation
n., Ajout fait au document d’archives après sa création.Voir aussi : annotation ; glose ; mentions marginales.administration électronique /e-government
n., Utilisation des technologies de l’information et plus particulièrement de l’internet pour améliorer les services et les interactions de l’administration avec les citoyens, les entreprises et l’industrie, et d’autres administrations en simplifiant les processus et en intégrant et supprimant les systèmes redondants.adresse /address/ inscription
1. n., Lieu ou emplacement où un élément donné d’information est stocké, et où il est possible de communiquer avec une entité.
2. n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; comprend le nom, le titre et l’adresse du destinataire du document et/ou de l’action.adresse électronique /electronic address
n., Emplacement de données, généralement dans la mémoire principale de l’ordinateur ou sur un disque. La mémoire d’un ordinateur peut être comparée à une série de boîtes de stockage, chacune ayant un octet de long. À chaque boîte est assignée une adresse (un numéro unique). En précisant une adresse de mémoire, les développeurs peuvent accéder à tel ou tel octet de données. Les disques sont divisés en pistes et en secteurs, chacun possédant une adresse unique.adresse universelle /universal resource locator
Voir : adresse URLadresse URL /URL
Sigle de l’anglaisuniform ressource locator.
n., (URL) Manière standard de spécifier [de manière unique] l’emplacement d’un objet, typiquement une page web, sur le Web ; forme d’adresse utilisée sur le Web.Syn. : adresse universelle.agent /agent
n., Personne autorisée à agir pour ou à la place d’une autre.altération, corruption /alteration
n., Action subie par le document après son achèvement, par laquelle sa signification ou sa langue sont modifiées.analogique /analogue
a., Se dit d’un objet ou d’un processus physique représenté en utilisant des signaux électroniques variables continus ou de modèles mécaniques. À la différence de la représentation numérique d’un objet ou d’un processus, une représentation analogique ressemble à l’original.ANSI
Sigle de l’anglaisAmerican National Standards Institute. annotation /notation
n., Remarques ou commentaire dans un document, souvent mention marginale ou glose manuscrites.API
Sigle de l’anglaisapplication programming interface. Voir : interface de programmationapplication /application
n., Logiciel informatique qui permet à l’utilisateur de traiter des données ou de réaliser les calculs nécessaires pour obtenir un résultat souhaité, par opposition au système d’exploitation qui contrôle le matériel et fait tourner tous les autres programmes.apprécation /appreciation
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; formule exprimant l’ordreNdT : de fait, plus proche de la clause injonctive (non pas un simple souhait mais plutôt un ordre).architecture /architecture
n., [informatique] Conception, façon dont les composants sont organisés et leurs relations. Le terme architecture peut désigner le matériel ou les logiciels, ou une combinaison de matériel et de logiciels. L’architecture d’un système définit toujours ses contours généraux, et peut parfois définir aussi des mécanismes précis.Voir aussi : architecture ouverte.architecture ouverte /open architecture
n., [informatique] Architecture dont les spécifications sont publiques. Cela recouvre les normes officielles aussi bien que les architectures développées par des acteurs privés dont les spécifications sont rendues publiques par leurs concepteurs.Voir aussi : formats et produits ouverts ; non-propriétaire ; open source.archivage, records management /recordkeeping
n., Ensemble des principes, politiques, règles et stratégies utilisés par le producteur qui établit et maintient les contrôles administratif, intellectuel et matériel sur ses documents d’archives.archiver /archive
v., Prendre en charge des données, documents et documents d’archives numériques, généralement ceux qui ne sont plus d’un usage habituel et courant.archives / archives
1. n., [institution] Organisme chargé de la conservation et de la communication des documents d’archives sélectionnés pour être conservés sans limite de date.
2. n., [documents] Ensemble des documents produits et reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité, et conservés.Syn. : fonds d’archives.archives courantes /active record
n., Documents nécessaires au producteur pour accomplir l’action pour laquelle les document ont été créés ou à des fins de consultation fréquente et régulière.Voir aussi : archives définitives ; archives intermédiaires ; cycle de vie des documents d’archives.archives définitives /inactive record
n., Documents d’archives qui ne sont plus utilisés dans le cours ordinaire des affaires mais qui sont conservés définitivement en raison de leur valeur juridique permanente ou à des fins d’exploitation historique, statistique ou scientifique.Voir aussi : archives courantes ; archives intermédiaires ; cycle de vie des documents d’archives ; document d’archives obsolète.archives intermédiaires /semiactive record
n. Documents d’archives qui ne sont plus nécessaires pour accomplir l’action pour laquelle ils ont été créés mais dont le producteur a besoin pour s’y reporter.Voir aussi : archives courantes ; archives définitives ; cycle de vie des documents d’archives.archiviste /archivist
n., Professionnel formé à la science archivistique et/ou en charge de l’administration d’archives.Voir aussi : records manager ; responsable archives ; service d’archives responsable.archiviste /records keeper
Voir : records managerarchiviste tiers de confiance /trusted
n., Entité en charge des documents d’archives pouvant démontrer qu’elle n’a pas de raison de modifier les documents d’archives conservés ou d’autoriser d’autres à le faire et qu’elle est capable de mettre en œuvre toutes les conditions requises pour la conservation de copies authentiques de ces documents.Voir aussi : archiviste ; conditions minimales requises pour maintenir l’authenticité; conditions requises pour maintenir l’authenticité ; records manager ; responsable archives ; service d’archives désigné ; tiers de confiance.archivistique /archival science
n., Science qui étudie les principes et les méthodes appliqués à l’évaluation, la prise en charge, l’authentification, la conservation, le traitement et la communication des documents d’archives.archéologie numérique /digital archaeology
Voir : restauration de donnéesASCII
Sigle de l’anglaisAmerican standard code for information interchange. (Code américain normalisé pour l’échange d’information)
n., (ASCII) Code binaire utilisé par la plupart des ordinateurs pour représenter au format numérique les caractères latins (lettres majuscules et minuscules, chiffres et caractères spéciaux) afin qu’ils puissent être envoyés à, et compris par d’autres ordinateurs et périphériques, comme par exemple les modems et les imprimantes. Chaque caractère ASCII est composé de sept bits d’information et d’un bit paritaire pour le contrôle des erreurs.Voir aussi : unicode ; UTF-8.attributs /attributes
n., [diplomatique] Caractéristiques qui identifient un document d’archives de manière unique.attribut du document d’archives /record attribute
n., [diplomatique] Caractéristique déterminante d’un document d’archives ou d’un élément/caractère d’un document d’archives (par exemple, le nom de l’auteur).auteur /author
n., Personne physique ou morale ayant autorité et qualité pour émettre le document d’archives ou au nom de qui ou sur l’ordre de qui le document a été émis.authenticité /authenticity
n., Qualité d’un document d’archives qui est ce qu’il prétend être et qui n’a été ni corrompu ni altéré. Correspond à l’authenticité juridique.Voir aussi : identité ; intégrité.authentification /authentication
n., Déclaration de l’authenticité d’un document d’archives à une date donnée par une personne physique ou morale ayant autorité pour produire une telle déclaration (fonctionnaire, notaire, autorité de certification par exemple).Voir aussi : certificat d’authenticité.authentification basée sur la technologie /technology-dependent authentication
n., Utilisation de mécanismes technologiques, comme des signatures numériques ou d’autres techniques cryptographiques, pour authentifier des documents d’archives.Voir aussi : authentification indépendante de la technologie.authentification indépendante de la technologie /technology-independent authentication
n., Authentification des documents d’archives reposant sur l’utilisation de procédures administratives pour établir la présomption d’authenticité ou, si nécessaire, vérifier l’authenticité, en particulier en comparant les éléments de preuve de l’identité et de l’intégrité du document d’archives dont on dispose et les contrôles procéduraux exercés sur sa production, son utilisation, sa maintenance et/ou sa conservation, avec les conditions requises pour les documents d’archives authentiques.Voir aussi : authentification basée sur la technologie ; conditions minimales requises pour maintenir l’authenticité ; conditions de référence requises pour maintenir l’authenticité.authentifier /authenticate
v., Déclarer, verbalement, par écrit ou en apposant un sceau, qu’une entité est ce qu’elle prétend être, après avoir vérifié son identité.Voir aussi : certificat d’authenticité.auto-descriptif /self-describing
a., Se dit d’un objet dont la structure de données, la forme ou la disposition fournissent à la fois des définitions et des valeurs pour ses données ou formats. Une telle entité peut être évaluée, avec tous ses éléments et formes connus, sans recourir à des références extérieures.Voir aussi : format pérenne ; objet dans un format pérenne.autorité /authority
n., Droit ou autorisation d’agir légalement au nom d’une autre personne ; en particulier, pouvoir d’une personne d’influer sur les relations juridiques d’une autre par des actions accomplies conformément aux manifestations d’assentiment de l’autre ; pouvoir délégué par un responsable/supérieur à un agent.balise /markup tag
n., Caractères qui indiquent le début ou la fin d’un élément de données dans un document conforme au SGML ou au XML. Une balise sert d’instruction à un programme de traitement ou de lecture, lui indiquant comment l’élément de données est défini ou affiché.Voir aussi : définition du type de document.baliser /mark-up
v., Ajouter des codes (balises) à un document numérique pour donner une structure sémantique à son contenu.Voir aussi : définition du type de document ; langage de balisage.bande audionumérique /digital audio tape
n., (DAT) Type de support magnétique numérique pouvant accueillir jusqu’à 4 giga-octets de données numériques par cassette, utilisant l’enregistrement par balayage hélicoïdal.Voir aussi : mémoire non volatile.base de données /database
n., Ensemble d’éléments de données et leurs relations, structuré de façon à ce qu’il soit accessible, manipulable et interrogeable par différents logiciels ou langages de requête.base de données en dorsal /back-end database
n., Base de données contenant et gérant les données pour un système d’information, distinctes des composants de présentation ou d’interface du système.bâtiment d’archives / archives
n., [lieu] Endroit où sont conservés les documents d’archives sélectionnés pour être conservés sans limite de date.bit (élément binaire) /bit
n., Plus petite unité de données (représentée par 0 ou 1) qu’un ordinateur peut conserver dans sa mémoire.Voir aussi : bit de parité ; bitmap ; flux d’octets ; octet ; train de bits.bit de parité /parity bit
n., Bit inclus dans une unité de donnée numérique pour détecter les erreurs de transmission.bitmap (mode point) /bitmap
n., Représentation numérique composée de points disposés en lignes et en colonnes, chaque point étant représenté par un seul bit de données qui détermine la valeur d’un pixel dans une image monochrome sur un écran d’ordinateur. Dans une image en échelle de gris ou en couleurs, chaque point est composé d’un ensemble de bits qui déterminent les valeurs individuelles d’un groupe de pixels qui, en combinaison, créent l’impression visuelle d’un ton ou d’une teinte donnés.bordereau de versement /accession record
n. Document justificatif de la prise en charge par un service d’archives d’un ensemble précisément identifié de documents d’archives en vue de leur conservation.cadre archivistique /archival framework
n., Ensemble des politiques, stratégies et procédures, reposant sur les concepts, principes et méthodes de l’archivistique, qui gouvernent l’archivage et la conservation des documents d’archives.capturer /capture
v., Sauvegarder une représentation ou un état particuliers d’un composant ou groupe de composants numériques.caractère /character / element of form
1. n., Élément d’un ensemble de symboles, comme des lettres ou des chiffres, arrangés pour exprimer des données et/ou de l’information.Voir aussi : octet.
2. n. Élément constitutif de la forme du document d’archives, visible sur celui-ci. Peut être externe, comme un sceau, ou interne, comme une souscription.caractère d’un document d’archives /record element
n., [diplomatique] Élément constitutif de la forme [documentaire] d’un document d’archives.NdT : comprend des caractères externes (de forme) et des caractères internes (de fond, textuels).caractère de ce qui est premier /primitiveness
n., Qualité d’être le premier, de ne pas être dérivé d’autre chose. Avec la complétude et l’effectivité, qualité que présente un document d’archives original.caractère externe /extrinsic element
n., [diplomatique] Élément de la forme documentaire d’un document d’archives qui détermine son aspect extérieur. Sont des caractères externes : les caractéristiques de présentation, les signatures électroniques, les sceaux électroniques, les horodatages émis par un tiers de confiance, et les signes de validationNdT : on pourrait également mentionner la nature et le format du support.Voir aussi : caractère interne.caractère interne /intrinsic element
n., [diplomatique] Élément de la forme documentaire, qui détermine la composition interne du document d’archives et permet de connaître l’action dont il rend compte ainsi que son contexteNdT : la définition correspond en fait à un des caractères internes, qui est le discours diplomatique.Voir aussi : caractère externe.caractères rédactionnels, langue /language
n., [diplomatique] Un des caractères externes de la forme documentaire ; expression et organisation des idées et du discours : composition, style, rythme et vocabulaire.caractéristique du document d’archives /record characteristic
n. [diplomatique] Qualité qui appartient à tous les documents d’archives, comme par exemple une forme fixe, un contenu stable, un lien archivistique avec d’autres documents d’archives à l’intérieur ou à l’extérieur du système, et un contexte identifiable.caractéristique particulière de présentation /specific presentation feature
n., [diplomatique] Un des caractères externes de la forme documentaire . Concerne les aspects particuliers de la présentation formelle du document d’archives qui lui sont nécessaires pour accomplir la finalité pour laquelle il a été créé, par exemple : mise en page, hyperliens, choix des polices de caractère ou des couleurs, résolution des images, fréquence d’échantillonnage, etc.Voir aussi : présentation générale.CD
Sigle de l’anglaiscompact disc. Voir : disque compact.certificat d’authenticité /certificate of authenticity
n., Déclaration du producteur ou du service d’archives indiquant qu’un ou plusieurs documents d’archives numériques reproduits ou reproductibles sont authentiques.Voir aussi : authentification ; authentifier.chaîne archivistique /chain of preservation
n., Système de contrôles qui s’étend sur toute la durée du cycle de vie des documents d’archives afin de garantir leur identité et leur intégrité au fil du temps.Voir aussi : archivage ; conservation des documents d’archives ; contrôle intellectuel ; contrôle scientifique et technique sur les archives courantes ; garde ininterrompue.champ /field
n., Unité de données composée d’un nombre de caractères, octets, mots ou codes qui sont traités ensemble, par exemple, pour former un numéro, un nom ou une adresse.Voir aussi : élément de données.chemise /folder
n., Chemise où sont conservés des documents d’archives non électroniques, appartenant au même dossier, généralement en ordre chronologique. Un dossier peut être réparti en plusieurs chemises.classement /arrangement
Voir : classement archivistiqueclassement /classification
n., Organisation systématique des documents d’archives par groupes ou catégories selon des méthodes, procédures ou conventions décrites dans un plan ou un programme.classement archivistique /archival arrangement
n., Processus d’organisation des documents d’archives en tant qu’ils appartiennent à des ensembles au sein d’un fonds.Voir aussi : unité archivistique.classer /file /classify
v., Placer un document produit ou reçu parmi les documents d’archives participant à la même affaire ou concernant la même personne ou le même objet, pour qu’il puisse être récupéré à des fins d’action ou de consultation.
v., Organiser de manière systématique par groupes ou catégories en fonction de critères définis.clause /clause
n., [diplomatique] Formules textuelles placées à la suite ou à l’intérieur du dispositif d’un document, et dont l’objet est d’assurer l’exécution de l’acte, d’empêcher qu’il y soit porté atteinte, de garantir sa validité, de préserver les droits des tiers, d’attester l’exécution des formalités requises et d’indiquer les moyens qui ont été employés pour donner au document une valeur probatoire. Voir aussi : clause finale ; salut final.clause finale /final clause
n., Formule à la fin du texte d’un document destinée à garantir l’exécution de l’action contenue dans le document, ou à empêcher sa violation, garantir sa validité, préserver les droits des tiers, attester de l’exécution des formalités requises, ou indiquer les moyens employés pour conférer une valeur probatoire au document.Voir aussi : clause.clé privée /private key
n., Dans un système de cryptage à double clé, partie de la double clé détenue par une entité logique ou juridique dans un système d’authentification, protégée par un mot de passe et à laquelle personne d’autre ne peut accéder.Voir aussi : clé publique ; cryptage à clé publique ; infrastructure à clé publique ; système de cryptage à double clé.clé publique /public key
n., Dans un système de cryptage à double clé, clé de la double clé d’un utilisateur qui n’est pas confidentielle.Voir aussi : clé privée ; cryptage à clé publique ; infrastructure à clé publique ; système de cryptage à double clé.code binaire /binary code
n., Code composé de 0 et de 1, appelés bits, transmis sous la forme d’une série d’impulsions électriques (bits 0 à faible voltage et bits 1 à voltage plus élevé).Voir aussi : encodage binaire.code d’importance du document d’archives /vital record code
n., Indication du degré d’importance d’un document d’archives pour la continuité de l’activité pour laquelle il a été produit ou les activités de la personne/du service qui l’a produit.code de droits d’accès étendus /access privileges code
n., Indication de la personne, de la fonction ou du bureau autorisés à annoter un document d’archives, le détruire ou le supprimer du système.code de droits d’accès restreints /access restrictions code
n., Indication de la personne, de la fonction ou du bureau autorisés à lire un document d’archives.code machine /machine code
Voir : langage machinecode source libre / open source /open source
n., Programme informatique dont le code source est accessible au grand public pour l’utiliser et/ou le modifier gratuitement (libre).
a., Méthode et philosophie de diffusion de logiciels visant à encourager l’utilisation et l’amélioration de logiciels écrits par des bénévoles, en garantissant que chacun puisse copier le code source et le modifier librement.Ant. : propriétaire.Voir aussi : architecture ouverte ; formats et produits ouverts ; non propriétaire.compatibilité /compatibility
n., Faculté de différents appareils ou systèmes (par exemple, des programmes, des formats de fichiers, des protocoles et même des langages de programmation) d’inter-opérer ou d’échanger des données sans avoir à être modifiés.Voir aussi : interopérabilité ; multiplate-forme.compatibilité ascendante, rétrocompatibilité /backward compatibility
n., Capacité d’un logiciel ou d’un système informatique de partager des données ou des commandes avec des versions plus anciennes de lui-même, ou parfois avec d’autres applications ou systèmes plus anciens, en particulier les applications ou systèmes qu’il est destiné à remplacer. Parfois, la compatibilité ascendante consiste seulement en la capacité de lire des données anciennes, sans recouvrir la capacité d’écrire des données dans un format qui puisse être lu par d’anciennes versions.Voir aussi : conversion ; politique de conservation ; reingénierie logicielle.compiler /compile
v., Collecter des données ou des éléments d’information auprès de différentes sources et les réunir en un ensemble ordonné et structuré.Voir aussi : composer.complétude /completeness
n., Caractéristique d’un document d’archives qui contient tous les éléments requis par le producteur ou le système juridique pour produire des conséquences. Avec la qualité d’être premier et l’effectivité, qualité que présente un document d’archives original.composant /component
n., Entrée, élément, morceau, assemblage ou sous-assemblage, système ou sous-système identifiable de manière unique qui (1) est requis pour accomplir ou terminer une activité, un article ou un travail, (2) remplit une fonction distincte et nécessaire dans le fonctionnement d’un système ou (3) est destiné à être inclus dans un produit fini. Les composants sont généralement amovibles en une seule pièce et sont considérés comme indivisibles pour une finalité ou un usage donnés.composant analogique /analogue component
n., Objet analogique faisant partie d’un ou plusieurs documents analogiques et requérant une action de conservation donnée.Voir aussi : composant numérique.composant numérique /digital component
n., Objet numérique faisant partie d’un ou plusieurs documents numériques, et les métadonnées nécessaires pour classer, structurer ou représenter son contenu et sa forme, requérant une action de conservation donnée.Voir aussi : composant analogique.composer /compose
v., Compiler, formuler, produire ou rédiger le contenu d’un document d’une manière méthodique, structurée.compression /compression
n., Codage ou re-codage de données numériques pour libérer de la mémoire ou réduire le temps de transmission.Voir aussi : compression avec perte ; compression sans perte.compression avec perte /lossy compression
n., Expression désignant un algorithme de compression qui réduit le volume d’informations contenues dans les données, et pas seulement le nombre de bits utilisés pour représenter cette information.Ant. : compression sans perte.compression sans perte /lossless compression
n., Expression désignant un algorithme de compression qui conserve toutes les informations contenues dans les données, leur permettant ainsi d’être entièrement et parfaitement récupérées en les décompressant.Ant. : compression avec perte.Voir aussi : compression.commutation de paquets /packet switching
n., Désigne des protocoles dans lesquels les messages sont divisés en paquets avant d’être envoyés. Chaque paquet est ensuite transmis individuellement et peut même emprunter différents itinéraires jusqu’à sa destination. Une fois que tous les paquets constituant un message sont parvenus à destination, une nouvelle compilation est réalisée afin de restituer le message initial.conditions de référence requises pour maintenir l’authenticité /benchmark authenticity requirements
n., Conditions servant de base au service d’archives pour évaluer l’authenticité des documents d’archives numériques d’un producteur au cours du processus d’évaluation.Voir aussi : conditions minimales requises pour maintenir l’authenticité ; conditions requises pour maintenir l’authenticité ; présomption d’authenticité.conditions minimales requises pour maintenir l’authenticité /baseline authenticity requirements
n., Conditions minimales nécessaires pour permettre au service d’archives d’attester l’authenticité de copies des documents d’archives numériques d’un producteur placés sous sa responsabilité.Voir aussi : conditions de référence requises pour maintenir l’authenticité ; conditions requises pour maintenir l’authenticité.condition requise /requirement
n., Contrainte, exigence, nécessité, besoin ou paramètre qui doit être rempli ou satisfait, généralement dans un laps de temps donné ou comme prérequis.Voir aussi : conditions de référence requises pour maintenir l’authenticité ; conditions minimales requises pour maintenir l’authenticité ; conditions requises pour maintenir l’authenticité ; conforme.condition requise pour maintenir l’authenticité /authenticity requirement
n., Spécification des éléments de forme et de contexte qui doivent être préservés en vue de maintenir l’authenticité d’un type donné de document d’archives électronique.Voir aussi : conditions de référence requises pour maintenir l’authenticité ; conditions minimales requises pour maintenir l’authenticité ; présomption d’authenticité.conforme /compliant
a., Se dit de ce qui respecte les dispositions des lois, règlements, codes professionnels et normes organisationnelles.consentement, acceptation /acceptance
n., Consentement explicite ou implicite aux termes d’une offre par lequel un contrat liant les parties est constitué.conservation /preservation
n., Ensemble des principes, politiques, règles et stratégies destinés à prolonger l’existence d’un objet en le maintenant dans un état propre à l’utilisation, soit dans son format original soit dans un format plus pérenne, tout en gardant intacte la forme intellectuelle de l’objet.Voir aussi : conservation définitive des documents d’archives.conservation définitive /archival preservation / permanent preservation
Voir : conservation, conservation définitive des documents d’archivesconservation définitive des documents d’archives /records preservation
n., Ensemble des principes, politiques, règles et stratégies qui contrôlent la stabilisation et la protection matérielles et technologiques de la forme intellectuelle des archives définitives en vue de leur conservation, durable, stable, pérenne, ininterrompue et continue, sans limitation de durée.Syn. : conservation permanente ; préservation archivistique.Voir aussi : conservation ; pérennisation de l’information numérique.contenu /content
n., Le message compris dans le corps d’un document d’archives.contenu intellectuel /intellectual content
Voir : forme intellectuellecontexte /context
n., Cadre dans lequel un document d’archives est produit, utilisé et maintenu.contexte administratif /administrative context
n. Structure, fonctions et procédures du service ou organisme producteur des documents d’archives.Voir aussi : contexte de provenance ; contexte du document ; contexte juridico-administratif ; contexte procédural ; contexte technologique.contexte de provenance /provenancial context
n., L’organisme producteur, son mandat/sa mission, sa structure et ses fonctions.Voir aussi : contexte administratif ; contexte de provenance ; contexte documentaire ; contexte juridico-administratif ; contexte procédural ; contexte technologique.contexte documentaire /documentary context
n., Fonds d’archives dont le document d’archives fait partie, et sa structure interne.Voir aussi : contexte administratif ; contexte de provenance ; contexte juridico-administratif ; contexte procédural ; contexte technologique.contexte juridico-administratif /juridical-administrative context
n., Système légal et organisationnel auquel appartient le producteur des documents d’archives.Voir aussi : contexte administratif ; contexte de provenance ; contexte documentaire ; contexte procédural ; contexte technologique.contexte procédural /procedural context
n., Procédure métier au cours de laquelle un document d’archives est créé.Voir aussi : contexte administratif ; contexte de provenance ; contexte documentaire ; contexte juridico-administratif ; contexte technologique.contexte technologique /technological context
n., Caractéristiques du matériel, des logiciels et autres composants d’un système informatique où sont produits des documents d’archives.contresignataire /countersigner
n., Personne qui, en signant un document d’archives, assume la responsabilité de la régularité de la procédure l’ayant généré et de ses formes.contrôles d’authenticité /assessments of authenticity
n., Vérification qu’un document comporte tous les éléments formels qu’il était supposé présenter lorsqu’il a été produit ou reçu et pris en charge pour la première fois.contrôle intellectuel /intellectual control
n., Contrôle établi sur des archives en indiquant dans des instruments de recherche leur provenance, leur classement, leur nature, leur étendue, leur contenu et leurs relations internes et externes.Voir aussi : contrôle scientifique et technique sur les archives courantes.contrôle scientifique et technique sur les archives courantes /administrative control
n., 1. Exercice d’une autorité sur la maintenance, l’utilisation, le sort final et l’accessibilité des archives pour accomplir la fonction pour laquelle elles ont été créées.Voir aussi : producteur des documents d’archives ; service de contrôle ; successeur légitime.
n., 2. Moyens de localiser physiquement les fonds et collections des services d’archives en leur attribuant un numéro d’ordre et en les répertoriant.Voir aussi : contrôle intellectuel.convention d’appel de fonction /calling convention
n., En programmation informatique, ordre des paramètres (c’est-à-dire, les valeurs ou références) pour une procédure ou un appel de fonction.conversion /conversion
n., Transformation d’un document numérique ou d’un autre objet numérique d’un format, ou d’une version de format, en un autre.Voir aussi : compatibilité ascendante ; mettre à niveau ; politique de conservation ; reingénierie logicielle ; transformation.conversion de documents d’archives /conversion of records
n., Action de convertir des documents d’archives dans le cours habituel et normal des activités (autrement, il ne s’agit pas de conversion mais de production) à des fins de sécurité, de prévention des sinistres, de conservation, pour surmonter l’obsolescence technologique, pour garantir la compatibilité avec une autre configuration ou une autre génération de matériel ou de logiciels, ou pour compresser l’information, en gardant intacte leur forme intellectuelle.Voir aussi : migration de documents d’archives ; rafraîchissement de documents d’archives ; transformation.copie /copy
n., Reproduction d’un objet.Syn. : doublecopie authentiqueNdT : en France, la copie authentique a la forme probante la plus élevée dans le Droit et ne peut être produite que par des officiers publics comme les notaires, les officiers d’état civil ou les juges. Le sens dans InterPARES se rapproche par conséquent davantage du concept de « copie conforme à l’original ».authentic copy
n., Copie établie par un agent habilité à le faire, en vue de la rendre recevable en justice.Voir aussi : copie conforme ; copie figurée ; copie informe ; duplicata ; pseudo-original.copie conforme /conformed copy
n., Copie exacte d’un document sur laquelle sont portées des explications concernant ce qui n’a pas pu ou n’a pas été copié ; par exemple, sur une copie conforme, la signature manuscrite pourra être remplacée par une note indiquant qu’elle a été signée par la personne dont la signature apparaît sur l’original.Voir aussi : copie authentique ; copie figurée ; copie informe ; duplicata ; pseudo-original.copie élémentaire, de base /basic copy
n., Double d’un document sauvegardé dans le format de fichier dans lequel il a été créé ou dans lequel il a été utilisé et sauvegardé pour la dernière fois, le rendant ainsi plus directement accessible et lisible par un être humain dans l’environnement informatique habituel du producteur.copie figurée /imitative copy
n., Copie qui reproduit matériellement le contenu et la forme du document d’archives.Voir aussi : copie authentique ; copie conforme ; copie figurée ; copie informe ; duplicata ; pseudo-original.copie informe /simple copy
n., Copie qui reproduit seulement le contenu d’un document d’archives.Voir aussi : copie authentique ; copie figurée ; duplicata ; pseudo-original.correct /correct
a., [diplomatique] État d’un document d’archives dont le contenu et la forme satisfont les conditions requises fixées par le producteur et le système juridique pour que le document produise les conséquences et les effets auxquels il est destiné. Avec pertinent, précis et fidèle, un des composants de l’exactitude.corroboration /corroboration
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; énoncé explicite des moyens employés pour valider un document d’archives.corruption /corruption
n., Modification de la forme, du contenu ou des attributs d’un document d’archives telle que le document d’archives consulté ne peut plus être considéré celui qu’il prétend être.cote, code de classement /classification code
n., Série de symboles alphabétiques, numériques ou alphanumériques utilisés pour identifier le document d’archives dans son contexte documentaire.courriel /e-mail
n., Abréviation de courrier électronique, un protocole Internet qui permet aux utilisateurs d’ordinateurs d’échanger des messages et des fichiers de données en temps réel avec d’autres utilisateurs, localement et entre réseaux.CPU
Sigle de l’anglaiscentral processing unit. Voir : processeurcryptage, chiffrement /encryption
n., Conversion de données dans un code secret (ou de texte brut en texte crypté) pour transmission sur un réseau public.Voir aussi : encodage.cryptage à clé publique /public key encryption
n., Utilisation de deux clés – une clé publique connue de tous et une clé privée ou secrète connue seulement de la personne qui reçoit le message – pour crypter et décrypter des informations transmises entre deux parties.Voir aussi : infrastructure à clé publique ; système de cryptage à double clé.cryptographie /cryptography
n., Pratique et étude de la protection de l’information en la transformant (la chiffrant) dans un format illisible, appelé texte chiffré. Seuls ceux qui possèdent une clé secrète (privée) peuvent déchiffrer (ou décrypter) le message en clair.cycle de vie /lifecycle
Voir : cycle de vie des documents d’archivescycle de vie des documents d’archives /records lifecycle
n., Modèle du records management et de l’archivistique qui considère que la durée de vie d’un document d’archives se compose de huit stades successifs : production ; classement ; maintenance et utilisation ; destruction ou versement à un service ou une institution archivistiques ; description archivistique ; conservation ; utilisation.Voir aussi : archives courantes ; archives définitives ; archives intermédiaires ; records continuum.DAT
Sigle de l’anglaisdigital audio tape. Voir : bande audionumériquedate d’élaboration /date of compilation
Voir : date de temps.date d’enregistrement /archival date
n., Date à laquelle un document d’archives est pris en charge en l’insérant dans l’ensemble organique auquel il appartient et en le classant.date de lieu /topical date
n., Lieu où le document d’archives a été établi, porté sur le document par son auteur.Voir aussi : date de temps.date de réception /date of receipt
n., Date à laquelle le document d’archives est reçu par le service auquel il a été envoyé.date de temps /chronological date
n., Date (et, éventuellement, heure) d’un document d’archives, portée sur celui-ci par son auteur ou par le système électronique au nom de l’auteur, au cours de son élaboration.Syn. : date d’élaboration.Voir aussi : date de lieu.date du document /date of document
n., Lieu (date de lieu) et/ou moment (date de temps) de l’élaboration et/ou de la diffusion d’informations enregistrées (le document).date du document d’archives /date of record
n., Date assignée au document par son auteur.décompression /decompression
n., Fait de restituer une image ou des données compressées sous leur forme non compressée. Certaines méthodes de compression sont assorties de pertes d’informations de sorte que l’image ou les données décompressées ne sont pas identiques à l’image ou aux données initiales.définition du type de document /document type definition
n., (DTD) Spécification qui contient ou renvoie aux règles syntaxiques selon lesquelles un document conforme au SGML ou au XML peut être composé.description /description
Voir : description archivistiquedescription archivistique /archival description
n., Création d’une représentation exacte d’une unité de description et, le cas échéant, de ses composants, en capturant, analysant, organisant et enregistrant des informations qui servent à identifier, gérer, localiser et expliquer les documents d’archives ainsi que le contexte et les systèmes qui les ont produits.Syn. : description.Voir aussi : contrôle intellectuel ; contrôle scientifique et technique sur les archives courantes ; informations contextuelles sur les archives ; instrument de description.description de l’action ou de l’affaire /description of action or matter
n., Présentation des considérations générales (préambule) et des raisons concrètes (exposé des motifs) de l’action ainsi que de l’action ou de l’affaire elle-même (dispositif) telles qu’exprimées dans le contenu du document d’archives.destinataire, bénéficiaire /addressee
n., Personne à qui le document d’archives est adressé (destinataire) ou destiné (bénéficiaire).digne de confiance, (qualité de ce qui est) /trustworthiness
n., L’exactitude, la fiabilité et l’authenticité d’un document d’archives.diplomatique /diplomatics
n., Science qui étudie la genèse, la forme et la transmission des documents d’archives, ainsi que leurs relations avec les faits qu’ils représentent et leur producteur, en vue de déterminer, d’évaluer et de communiquer leur véritable nature.directive /directive
n., Ordre ou instruction, émis en particulier par une administration, une personne morale, une organisation ou toute autre autorité centrale.Voir aussi : meilleure pratique ; norme ; politique ; principes directeurs ; règle.dispositif /dispositive
Voir : document d’archives dispositifdispositif /disposition
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; cœur du texte du document où sont exposés la volonté de l’auteur et l’objet du document.disque dur /hard disk
n., Support magnétique numérique, constitué d’un ou plusieurs plateaux circulaires fabriqués dans un matériau rigide, pouvant stocker un volume important de données numériques, et résidant (le plus souvent) en permanence dans un ordinateur.Syn. : unité de disque dur.Voir aussi : mémoire non volatile.disque optique /optical disk
n., Support numérique de stockage de grande capacité à accès direct, constitué d’un disque recouvert d’un alliage spécial sur lequel les données sont encodées sous la forme de trous minuscules gravés au laser et destiné à être lu par un appareil qui reflète un rayon laser sur la surface creusée, puis décodé par un microprocesseur en signaux numériques.Voir aussi : disque optique compact ; disque vidéo-numérique ; mémoire non volatile.disque optique compact /compact disc
n., (CD) Type de support numérique optique à une seule face pouvant stocker environ 700 méga-octets de données numériques sur une piste ou un sillon unique, continu, en spirale, microscopique, gravé et lu par un rayon laser. Le format logique des disques optiques compacts est spécifié par les normes ISO 9660 et ISO 13490.Voir aussi : disque optique ; disque vidéo-numérique ; mémoire non volatile.disque vidéo-numérique /digital videodisc
n., (DVD) Type de support optique numérique simple ou double face, pouvant stocker de 4,7 à 8,5 giga-octets de données numériques sur deux pistes ou sillons continus, microscopiques, en spirale, qui sont gravés et lus par un rayon laser. Les spécifications de son format logique sont contrôlées par la spécification Universal Disk Format (UDF).Syn. : disque numérique polyvalent.Voir aussi : disque optique ; disque optique compact ; mémoire non volatile.DLT
Sigle de l’anglaisdigital linear tape.
n., Type de support magnétique numérique pouvant stocker jusqu’à 35 giga-octets de données numériques par cassette et utilisant l’enregistrement longitudinal.Voir aussi : bande audionumérique ; mémoire non volatile.document /document
n., Unité d’information indivisible constituée d’un message fixé sur un support (enregistré) d’une manière syntaxique stable. Un document a une forme fixe et un contenu stable.Voir aussi : document analogique ; document conforme au SGML ; document d’archives ; document d’archives écrit ; document d’archives potentiel ; document identifié ; document numérique ; document numérisé ; expédition ; œuvre ; pièce jointe.document analogique /analogue document
n., Composant, ou groupe de composants, analogique qui est fixé sur un support analogique et qui est traité et géré comme document.Voir aussi : document numérique.document conforme au SGML /SGML-compliant document
n., Document numérique encodé en SGML ou tout autre langage de balisage en dérivant, comme le HTML et le XML par exemple.document d’archives /record
n., Document produit ou reçu par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité et sélectionné en vue d’une action ultérieure ou à des fins de consultation.Voir aussi : archives [documents] ; archives courantes ; archives définitives ; archives intermédiaires ; bordereau de versement ; copie authentique ; copie conforme ; copie figurée ; copie simple ; document d’archives à l’appui ; document d’archives analogique ; document d’archives audiovisuel ; document d’archives authentique ; document d’archives classé ; document d’archives complet ; document d’archives d’instructions ; document d’archives dispositif ; document d’archives dynamique ; document d’archives écrit ; document d’archives électroacoustique ; document d’archives électronique ; document d’archives expérientiel ; document d’archives faisant autorité ; document d’archives fiable ; document d’archives graphique ; document d’archives instrumental ; document d’archives intact ; document d’archives interactif ; document d’archives narratif ; document d’archives numérique ; document d’archives numérique reproductible ; document d’archives numérique reproduit ; document d’archives obsolète ; document d’archives officiel ; document d’archives numérique reproduit ; document d’archives original ; document d’archives parfait ; document d’archives potentiel ; document d’archives probatoire ; document d’archives prospectif ; document d’archives rétrospectif ; document d’archives sincère ; document d’archives sonore ; document d’archives virtuel ; enregistrement ; état préparatoire ; expédition ; pseudo-original.document d’archives à l’appui /supporting record
n., Document d’archives rétrospectif constituant une preuve écrite de faits ou d’actions qui ne donnent pas lieu à un acte juridique, mais qui est en lui-même juridiquement pertinent. Une des six catégories fonctionnelles de documents d’archives avec les documents dispositifs, les documents narratifs, les documents probatoires, les documents d’instructions et les documents instrumentaux.document d’archives audiovisuel /audiovisual record
n., Document d’archives sous forme d’images ou de sons, quel que soit son format.Voir aussi : document d’archives sonore.document d’archives authentifié /authenticated record
n., Document d’archives dont l’authenticité a été déclarée à un instant t par une personne physique ou morale ayant autorité pour le faire (fonctionnaire, notaire, autorité de certification, par exemple).Voir aussi : document d’archives authentique.document d’archives authentique /authentic record
n., Document d’archives qui est ce qu’il prétend être et qui n’a été ni corrompu ni altéré.Voir aussi : document d’archives authentifié ; document d’archives faisant autorité ; document d’archives complet ; document d’archives effectif ; document d’archives parfait ; document d’archives fiable.document d’archives classé /arranged records
n., Document d’archives d’un producteur dont la provenance et les relations ont été identifiées conformément aux concepts et principes du classement archivistique.document d’archives complet /complete record
n., Document d’archives contenant tous les éléments requis par le producteur et le système juridique pour qu’il puisse produire des conséquences.Voir aussi : document d’archives authentique ; document d’archives effectif ; document d’archives faisant autorité ; document d’archives fiable ; document d’archives parfait.document d’archives d’instructions /instructive record
n., Document d’archives prospectif qui contient des instructions relatives à l’exécution d’une action ou d’un processus. Une des six catégories fonctionnelles de documents d’archives avec les documents dispositifs, les documents instrumentaux, les documents narratifs, les documents probatoires et les documents à l’appui. Cette catégorie a été rajoutée par InterPARES 2.document d’archives de référence /official record
n., Version ou représentation complète, finale et autorisée d’un document d’archives.Voir aussi : document d’archives faisant autorité.document d’archives dispositif /dispositive record
n., Document d’archives rétrospectif dont la finalité est de conférer existence à un fait, dont les effets sont déterminés par l’écrit lui-même ; c’est-à-dire que la forme écrite du document est l’essence et la substance de l’action. Par exemple : un procès-verbal de police, les registres de naissances et de décès. Une des six catégories fonctionnelles de documents d’archives avec les documents à l’appui, les documents instrumentaux, les documents d’instructions, les documents narratifs et les documents probatoires.document d’archives dynamique /dynamic record
n., Document d’archives dont le contenu dépend de données qui peuvent avoir des représentations variables et provenir de bases de données et de feuilles de calcul internes ou externes au système où est généré le document.Voir aussi : document d’archives expérientiel ; document d’archives interactif.document d’archives consigné /written record
n., Document créé par une personne physique ou morale dans le cours de son activité, qui est produit sur un support (papier, bande magnétique, disque, plaque) au moyen d’un instrument d’écriture (stylo, crayon, machine à écrire, imprimante, etc.) ou d’un dispositif pour fixer des données, des images et/ou des voix.document d’archives effectif /effective record
n., Document d’archives capable de produire les conséquences ou les effets auxquels il est destiné.Voir aussi : document d’archives authentique ; document d’archives complet ; document d’archives faisant autorité ; document d’archives fiable ; document d’archives parfait.document d’archives électroacoustique /electroacoustic record
n., Document d’archives sonore généré par un appareil électronique.document d’archives électronique /electronic record
n., Document d’archives analogique ou numérique transporté par un conducteur électrique et requérant l’usage de matériel électronique pour être intelligible par un être humain.document d’archives expérientiel /experiential record
n., Document d’archives produit, utilisé et maintenu dans un système expérientiel.Voir aussi : document d’archives dynamique ; document d’archives interactif.document d’archives faisant autorité /authoritative record
n., Document d’archives considéré par le producteur comme son document de référence et généralement soumis à des contrôles procéduraux qui ne sont pas requis pour les autres copies. L’identification des documents d’archives faisant autorité suppose la désignation, dans le référentiel de conservation, d’un service ayant la responsabilité juridique sur ces documents.Voir aussi : document d’archives authentifié ; document d’archives authentique ; document d’archives complet ; document d’archives fiable ; document d’archives parfait.document d’archives graphique /graphic record
n., Document d’archives qui représente un objet ou les contours d’une silhouette, d’un plan ou d’un croquis au moyen de lignes. Représentation d’un objet par un dessin.document d’archives instrumental /enabling record
n., Document d’archives prospectif encodé en langage machine qui participe à l’exécution d’une action ou d’un processus. Une des six catégories fonctionnelles de documents d’archives, avec les documents dispositifs, les documents d’instructions, les documents narratifs, les documents probatoires et les documents à l’appui. Cette catégorie a été rajoutée par InterPARES 2.document d’archives intact /intact record
n., Document d’archives dont aucun élément utile n’a été supprimé ou détruit.document d’archives interactif /interactive record
n., Document d’archives ayant un contenu ou une forme variables déterminés par une entrée de l’utilisateur qui est souvent basée sur un contenu antérieur.Voir aussi : document d’archives dynamique ; document d’archives expérientiel.document d’archives interne /internal record
n., Document d’archives, tel un mémo ou un rapport, qui n’est transmis à travers l’espace ou le temps que dans l’organisation qui l’a produit, et non à l’extérieur.document d’archives narratif /narrative record
n., Document d’archives rétrospectif constituant une preuve écrite de faits ou d’actions sans portée juridique. Une des six catégories fonctionnelles de documents d’archives avec les documents dispositifs, les documents d’instructions, les documents instrumentaux, les documents probatoires et les documents à l’appui.document d’archives numérique reproductible /reproducible digital record
n., Les composants numériques d’un document d’archives et les informations techniques ou le logiciel nécessaires pour le reproduire et le présenter à partir de ses composants numériques.document d’archives numérique reproduit /reproduced digital record
n., Représentation authentique ou autre version d’un document d’archives numérique reconstitué à partir de ses composants numériques.Voir aussi : copie authentique ; copie figurée ; copie informe ; duplicata.document d’archives obsolète /obsolete record
n., Document d’archives qui n’est plus utilisé ou plus utilisable ou utile au producteur en vue d’une action ou à titre d’information.Voir aussi : archives définitives.document d’archives original /original record
n., Première copie ou archétype d’un document d’archives ; celui à partir duquel un autre instrument est transcrit, copié ou élaboré.Voir aussi : première représentation d’un document d’archives.document d’archives parfait /perfect record
n., Document d’archives capable de produire les conséquences voulues par son auteur ; la perfection est conférée à un document par sa forme.Voir aussi : document d’archives authentique ; document d’archives complet ; document d’archives effectif ; document d’archives faisant autorité ; document d’archives fiable.document d’archives probatoire /probative record
n., Document d’archives rétrospectif pour lequel le système juridique exige une forme écrite comme preuve d’une action accomplie avant d’être présentée par écrit. Par exemple : registres de naissances, de décès. Une des six catégories fonctionnelles de documents d’archives, avec les documents dispositifs, les documents instrumentaux, les documents d’instructions, les documents narratifs et les documents à l’appui.document d’archives potentiel, en devenir /potential record
n., Document qui est un document d’archives en devenir. Si le producteur le traite comme un document d’archives, l’associe à des entités dont la nature de document d’archives est incontestable, et le fait dans le cours ordinaire de son activité et pour celle-ci, un tel objet a seulement besoin d’un contenu stable et d’une forme fixe pour devenir un document d’archives complet.document d’archives prospectif /prospective record
n., Document d’archives qui indique quoi faire et/ou comment le faire. Un document d’archives prospectif peut rendre possibles des interactions, des expériences ou des processus dynamiques (document instrumental) ou informer (document d’instructions) quant à ces derniers.Voir aussi : document d’archives rétrospectif.document d’archives rétrospectif /retrospective record
n., Document d’archives qui est un moyen de se souvenir de ce qui a été fait.Voir aussi : document d’archives à l’appui ; document d’archives narratif ; document d’archives probatoire ; document d’archives prospectif.document d’archives sincère /genuine record
n., Document d’archives qui n’est ni contrefait, ni imité ni modifié et dont la provenance est une source certaine et connue, précisément identifiée.document d’archives sonore /aural record
n., Document d’archives consistant en une représentation de mots, de musique ou de toute autre manifestation sonore pouvant seulement être perçus par l’oreille.Voir aussi : document d’archives audiovisuel ; document d’archives électroacoustique.document d’archives virtuel /virtual record
n., Document numérique perçu comme existant par l’utilisateur mais qui n’existe pas dans le système tel qu’il est visualisé.document identifié /identified document
n., Document produit ou reçu auquel ont été associées des métadonnées d’identité (par exemple, acteurs, actions et date d’élaboration).document électronique, numérique /digital document
n., Composant ou groupe de composants numériques, qui est sauvegardé et traité et géré comme document.Voir aussi : document analogique.documentation technique /documentation
n., Ensemble d’informations servant principalement à décrire un système et à en faciliter la compréhension. À la différence des documents techniques portant sur le développement et la maintenance du système, les manuels et guides d’utilisation décrivent les aspects du système intéressant directement l’utilisateur final.donnée /data
n., Plus petite unité d’information signifiante.donnée analogique /analogue data
n., Plus petite unité d’information signifiante, exprimée sous la forme de signaux électroniques continus ou de modèles mécaniques et fixée sur un support analogique.Voir aussi : donnée numérique.donnée numérique /digital data
n., Plus petite unité d’information signifiante, exprimée sous la forme de bits encodés sous forme numérique et fixés sur un support numérique.Voir aussi : données analogiques.dossier /dossier / file
n., Ensemble de tous les documents participant à la même affaire ou concernant le même événement, la même personne, le même lieu, le même projet, ou relatif à un même objet au sens large.Voir aussi : fonds ; pièce ; série.double /duplicate
Voir : copieDRAM
Sigle de l’anglaisdynamic random-access memory. Voir : mémoire à accès direct dynamique.droits d’accès /access rights
Voir : droits d’accès étendus ; droits d’accès restreintsdroits d’accès étendus /access privileges
n., Droit d’accéder à un système pour composer, classer, enregistrer, extraire, annoter, lire, transférer ou détruire des documents d’archives, accordé à une personne, une fonction ou un bureau au sein d’une organisation ou d’une administration.Voir aussi : droits d’accès restreints.droits d’accès restreints /access restrictions
n., Droit de lire un document d’archives, accordé à une personne, une fonction ou un bureau au sein d’une organisation ou d’une administration.Voir aussi : droits d’accès étendus.droits de propriété intellectuelle de tiers /third-party intellectual property rights
n., Droits appartenant à une partie autre que l’auteur ou le destinataire d’un document d’archives.DTD
Sigle de l’anglaisdocument type definition. Voir : définition du type de documentduplicata /copy in form of original
n., Copie identique à l’original et ayant les mêmes effets, mais produite ultérieurement.Voir aussi : copie authentique ; copie conforme ; copie figurée ; copie informe ; pseudo-original.DVD
Sigle de l’anglaisdigital videodisc oudigital versatile disc. Voir : disque vidéo-numériquee-administration /e-government
Voir : administration électronique.écriture /script
n., [diplomatique] Un des caractères externes de la forme ; caractéristiques scripturales d’un document : disposition des éléments écrits par rapport à la forme matérielle du document, présence de différentes écritures ou mains dans le même document, correspondance entre les paragraphes et les sections intellectuelles du texte, type de ponctuation, abréviations, sigles, encre, suppressions, corrections, etc.effectivité /effectiveness
n., Caractéristique d’un document d’archives qui comporte tous les éléments requis par le producteur et le système juridique pour pouvoir produire les conséquences ou les effets auxquels il est destiné. Avec la complétude et la qualité d’être premier, qualité que présente un document d’archives original.électroacoustique /electroacoustics
n., Science traitant de la transformation de l’énergie sonore en énergie électrique et inversement.électronique /electronic
n. et a., Dispositif ou technologie associés à ou utilisant du courant basse tension et des composants ou circuits intégrés à semi-conducteur, généralement pour transmettre et/ou traiter des données analogiques ou numériques.élément de données /data element
n. Composant de données qui peut être isolé.Voir aussi : champ.élément de métadonnées /metadata element
n., Composant discret de métadonnéeélément /element
n., Composant fondamental, essentiel ou irréductible d’une entité composite.Voir aussi : caractère ; caractère d’un document d’archives ; caractère externe ; caractère interne ; élément de données ; élément de métadonnées ; jeu d’éléments.émulation /emulation
n., Reproduction du comportement et des résultats de logiciels ou de systèmes obsolètes par le développement de nouveaux matériels et/ou logiciels afin de permettre l’exécution des anciens logiciels ou systèmes sur des ordinateurs futurs.Syn. : émulation de conservation.Voir aussi : conteneur ; encapsulation ; politique de conservation.émulation en vue de la conservation, émulation de conservation /preservation emulation
Voir : émulationencapsulation /encapsulation
n., Processus consistant à lier un document ou un autre objet numérique et les moyens d’y accéder, généralement dans un conteneur décrivant ce qu’est le document d’une façon qui peut être comprise par un large éventail de technologies (comme un document XML).Voir aussi : émulation ; politique de conservation.encodage /encoding
n., Représentation des symboles d’un alphabet par des symboles ou des chaînes de symboles d’un autre alphabet.Voir aussi : cryptage ; encodage analogique ; encodage binaire ; encodage normalisé ; encodage numérique ; texte crypté.encodage analogique /analogue encoding
n., Utilisation de signaux électroniques variables continus ou de modèles mécaniques, et non de valeurs numériques discrètes (telles celles générées par un système numérique).Voir aussi : encodage binaire ; encodage numérique.encodage binaire /binary encoding
n., Processus consistant à convertir des données en signaux électriques à des fins de stockage et de traitement informatiques.Voir aussi : encodage analogique ; encodage numérique.encodage normalisé /durable encoding
n., Encodage de documents ou d’autres objets numériques afin de les rendre conformes à des normes/standards de traitement des données. Les bits sont encodés en ASCII ou en UTF-8 et les objets en XML.Voir aussi : normalisation ; politique de conservation.encodage numérique /digital encoding
n., Utilisation de valeurs numériques discrètes (telles que les valeurs binaires 0 et 1) et non d’un spectre continu de valeurs (ainsi de celles générées par un système analogique).Voir aussi : encodage analogique ; encodage binaire.enregistrement /registered record
n., Document d’archives auquel a été attribué un numéro d’enregistrement et pour lequel toutes les données requises pour identifier les acteurs et les actions impliqués ainsi que leur contexte documentaire sont consignées dans un registre.enregistrer /save
v., [informatique] Fixer un objet numérique dans une mémoire non volatile sur un support numérique.ensemble archivistique /aggregate archival unit
n., Unité archivistique composée de documents d’archives de toute nature, comme un fonds, une série ou un dossier.ensemble organique de documents d’archives /records aggregation
n., Accumulation organique de documents d’archives, comme un dossier, une série ou un fonds, qui résulte de la façon dont le producteur accomplit ses activités ou ses fonctions.Voir aussi : document d’archives classé ; regroupement archivistique.en-tête /entitling
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme ; nom, titre, qualité et adresse de la personne physique ou morale qui émet le document, ou dont l’auteur du document est un agent.entité /entity
n., Chose réelle ou abstraite.Voir aussi : objet.environnement informatique dynamique /dynamic computing
n., Méthodes flexibles et modulables visant à adapter les ressources informatiques aux besoins de différents utilisateurs.eschatocole, protocole final /eschatocol
n., [diplomatique] Partie finale du document, qui contient les souscriptions et les signes de validation.espace de nom /namespace
n., Ensemble de noms, identifiés par une URL, et utilisé comme types d’éléments et noms d’attributs.espace de nom logique /logical namespace
n., Ensemble de noms dans lequel tous les noms sont uniques.état de perfection /degree of perfection
n., Complétude, caractère premier et effectivité (force exécutoire) d’un document d’archives. Les trois états de perfection d’un document d’archives sont l’état préparatoire, l’original et la copie.Voir aussi : état de transmission.état de transmission /status of transmission
n., État de perfection d’un document d’archives ; c’est-à-dire, si le document est un état préparatoire, un original ou une copie.état préparatoire /draft
n., Document d’archives produit en vue d’être corrigé.étiquette /tag
Voir : balise ; baliser.étude de faisabilité /feasibility information
n., Évaluation du coût et des capacités techniques requises pour la conservation définitive d’un ensemble donné de documents d’archives.évaluation /appraisal
n., Processus consistant à déterminer la valeur de documents d’archives afin de fixer la durée et les conditions de leur conservation.exactitude /accuracy
n., Degré auquel des données, informations, documents ou archives sont précis, corrects, fidèles, dénués d’erreur ou d’altération, ou adéquats à l’affaire. Correspond à l’authenticité historique.exemplaire faisant autorité /authoritative copy
n., Exemplaire d’un document d’archives considéré par le producteur comme son document de référence et généralement soumis à des contrôles procéduraux qui ne sont pas requis pour les autres exemplaires.expéditeur /originator
n., Personne à qui est attribuée l’adresse électronique où le document d’archives a été généré (c’est-à-dire, depuis laquelle le document d’archives est envoyé ou bien où le document d’archives est élaboré et conservé).expédition /copy of outgoing document
n., Reproduction d’un document envoyé à une personne morale ou physique extérieure, qui est simultanément enregistrée par le producteur comme document d’archives, généralement dans un système de records management.exposé des motifs /exposition
n. [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; partie du texte du document où sont exposées les circonstances concrètes et immédiates ayant motivé l’action et/ou le document.faisabilité de la conservation /feasibility of preservation
n., Établir que les composants numériques qui confèrent leur identité et garantissent leur intégrité aux choses que l’on veut conserver, peuvent bien être conservés étant donné les capacités de conservation anticipées actuelles et futures.fait /fact
n., État ou événement qui existe, à distinguer de ses effets, conséquences ou interprétations, comme par exemple un état des choses ou un mouvement.feuille de propriétés /property sheets
n., Type de fenêtre ou de boîte de dialogue apparaissant dans de nombreuses applications logicielles et qui répertorie les attributs ou paramètres d’un objet tel qu’un fichier, une application ou un appareil. Une feuille de propriétés ressemble à une fiche et présente en colonnes une sélection de pages de propriétés, chacune permettant de personnaliser les paramètres.fiabilité /reliability
n., Qualité d’un document d’archives auquel on peut accorder foi en tant qu’énoncé des faits parce qu’il répond à la complétude de forme et au contrôle sur le processus de sa production. Correspond à l’authenticité diplomatique.fichier de métadonnées /metadata
n., Tout fichier ou base de données contenant des informations sur la structure, les attributs, le traitement ou les modifications d’un document, d’un document d’archives, d’un ensemble de documents d’archives ou d’une autre base de données.fichier joint /e-mail attachment
n., Fichier lié à un courrier électronique et transmis avec lui. Le fichier joint peut être de n’importe quel type.fidèle /truthful
a., [diplomatique] Qualité d’un document d’archives dont le contenu est conforme à l’état réel des affaires. Avec correct, pertinent et précis, un des composants de l’exactitude.fixé /affixed
a., Stocké sur un support de façon non modifiable.fixer /affix
v., Mettre en mémoire sur un support de façon non modifiable.Voir aussi : enregistrer.fixité /fixity
n., Qualité d’un document d’archives qui le rend immuable et dont il découle qu’il n’est possible de le modifier qu’en lui joignant une mise à jour ou en en créant une nouvelle version.Voir aussi : forme fixe ; stable ; variabilité limitée.flux d’octets /byte stream
n., Train de bits dans lequel les données (éléments binaires) sont groupées en éléments appelés octets.Voir aussi : flux de données.flux de données /data stream
n., Séquence de signaux encodés sous forme numérique utilisée pour représenter des informations en transmission.Voir aussi : flux d’octets ; train de bits.fonctionnalité /functionality
n., Capacités ou comportements d’un programme, d’une partie d’un programme, ou d’un système informatiques, envisagés comme la somme de ses caractéristiques.fonds /fonds
Voir : fonds d’archives.Voir aussi : dossier ; pièce ; série.fonds d’archives /archival fonds
n., Ensemble des documents qu’une personne physique ou morale accumule du fait de sa fonction ou de ses activités ; le plus haut niveau de regroupement archivistique.Syn. : archives [documents d’archives].Voir aussi : dossier ; pièce ; série.format /format
n., Structure ou disposition d’une entité.Voir aussi : format conteneur ; format de fichier ; forme ; forme documentaire ; présentation générale.format conteneur /wrapper format
n., Structure enveloppante pour encapsuler des trains de bits multiples dans un seul fichier.format de données /data format
n., Organisation des données dans les fichiers, généralement conçue pour faciliter le stockage, la récupération, le traitement, la présentation ou la transmission des données par un logiciel.format d’encodage des données /data type
n., Représentation d’informations conformément à des spécifications prédéfinies (par exemple, fichiers de texte brut, HTML, TIFF, etc.)format de fichier /file format
n., Organisation des données au sein des objets numériques, généralement conçue pour faciliter le stockage, la recherche, le traitement, la présentation et/ou la transmission de données par un logiciel.Voir aussi : format numérique.format de métadonnées /metadata element set
n., Groupe d’éléments de métadonnées assortis de leurs attributs, tels que nom, identifiant, définition ou relation à d’autres concepts, collationné dans un but donné ou à l’attention d’une communauté ou d’un domaine particuliers.formats et produits ouverts /open-standard products and formats
n., Structures, procédures ou outils gratuitement disponibles pour la création et la description uniformes de données. Généralement définis, et parfois maintenus, par un organisme central, mais, à la différence des standards propriétaires, les utilisateurs n’ont pas à s’adresser à une organisation privée pour l’utiliser ou obtenir assistance et mises à jour.Voir aussi : architecture ouverte ; non propriétaire ; open source.format exploitable par une machine /machine-readable format
n., Données dans une forme pouvant être reconnue, acceptée et interprétée par une machine, comme un ordinateur ou un autre appareil de traitement des données, et créées dans cette forme ou converties à partir d’un format ne pouvant être exploité par une machine.Voir aussi : format lisible par un être humain.format lisible par un être humain /human-readable format
n., Document ou code qui peut être lu par un être humain, avec ou sans grossissement, par opposition à un document ou un code dans un format ne pouvant être exploité que par un ordinateur.Voir aussi : format exploitable par une machine ; langage machine.format logique /logical format
n., Organisation des données sur un support numérique garantissant que les structures de contrôle des fichiers et des données sont reconnues et peuvent être récupérées par le système d’exploitation de l’ordinateur hôte. À titre d’exemples de formats de fichiers et de répertoires, on peut citer l’ISO 9660/13490 pour les CD et l’Universal Disk Format (UDF) pour les DVD.format numérique /digital format
n., Encodage d’un objet numérique en suite d’octets, qui définit les règles syntaxiques et sémantiques pour la conversion d’un modèle d’information en une suite d’octets et vice-versa. Si les termes « format numérique » et « format de fichier » sont souvent utilisés de manière interchangeable, ces deux notions ne sont pas toujours équivalentes. Par exemple, lorsqu’on souhaite transporter ou traiter des flux à un niveau de granularité plus fin que celui du fichier, parler de « fichier » est impropre.Syn. : présentation numérique.Voir aussi : format de fichier.format pérenne /persistent format
n., Type de données simple ou complexe qui est indépendant d’un matériel ou d’un logiciel particuliers, de telle sorte qu’un objet dans ce format peut être transféré depuis une plateforme source vers une plateforme cible sans modification significative de ses attributs ou comportements essentiels.Voir aussi : auto-descriptif.format universel de disque /universal disk format
n., Norme de système de fichiers (ISO 13346) pour stocker des données sur des supports optiques ; conçue pour l’échange et la portabilité des données, permettant à un système d’exploitation de lire, écrire et modifier les données stockées sur un support numérique ayant été créées par un autre système d’exploitation.forme /form
n., Règles de représentation qui déterminent l’aspect d’une entité et véhiculent sa signification.Voir aussi : format ; forme documentaire ; présentation générale.forme documentaire /documentary form
n., [diplomatique] Règles de présentation du contenu d’un document d’archives, de son contexte administratif, de son contexte documentaire et de l’autorité dont il émane. La forme documentaire possède des caractères internes et des caractères externes.Voir aussi : forme ; présentation générale.forme fixe /fixed form
n., Qualité d’un document d’archives qui garantit que son contenu demeure complet et inchangé.Voir aussi : fixité ; stable ; variabilité limitée.forme intellectuelle /intellectual form
n., [diplomatique] Ensemble des attributs formels du document d’archives qui représentent et communiquent les éléments de l’action à laquelle il participe et de son contexte immédiat, tant documentaire qu’administratif.Voir aussi : forme matérielle.forme matérielle /physical form
n., [diplomatique] Ensemble des attributs formels du document d’archives qui déterminent son aspect extérieur.Voir aussi : forme intellectuelle.formule de perpétuité /formula perpetuitatis
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; phrase par laquelle on déclare que les droits créés par le document ne sont pas circonscrits dans le temps.FUD /UDF
Sigle de l’anglaisuniform disk format. Voir : format universel de disque.geler /freeze
v., Verrouiller une distribution logicielle ou un document contre des changements, de façon à ce qu’ils puissent être diffusés avec l’assurance d’une certaine stabilité.glose /gloss
n., Note expliquant un mot ou une phrase difficiles ou obscurs, en particulier les notes portées entre les lignes ou dans la marge d’un document.Voir aussi : addition ; annotation ; mentions marginales.grille de données /data grid
n., Enregistrement des entités numériques dans un espace de nom logique. La manipulation des éléments enregistrés peut être automatisée grâce à toute API standard.hiérarchie /hierarchy
n., Groupe d’entités apparentées, ou d’informations sur les entités, dans un système organisé selon un ordre de classement, généralement du général au particulier.hiérarchie de données /data hierarchy
n., Système d’objets de données qui fournit les méthodes pour le stockage, la recherche et la récupération d’informations. On peut distinguer deux grandes catégories de hiérarchie de données : la hiérarchie naturelle et la hiérarchie machine.hiérarchie machine /machine hierarchy
n., Hiérarchie de données qui reflète les fonctions de l’ordinateur, tant matérielles que logicielles.Voir aussi : hiérarchie naturelle.hiérarchie naturelle /natural hierarchy
n., Hiérarchie de données basée sur l’alphabet ou la syntaxe de la langue dans laquelle l’information est exprimée.Voir aussi : hiérarchie machine.historique, journal des événements /audit trail
n., Historique de toutes les interactions avec des documents d’archives au sein d’un système électronique dans lequel tous les accès sont enregistrés au fil de l’eau.horodatage /timestamp
n., Attestation par un tiers de confiance qu’un document d’archives a été reçu à un instant donné.horodatage électronique /digital timestamp
n., Code binaire joint à un document d’archives indiquant l’heure à laquelle s’est produit un événement - production, réception, lecture, modification ou suppression notamment.HTML
Sigle de l’anglaisHypertext Markup Language. Langage de balisage hypertexte
n., Langage de balisage multiplateforme dérivé du SGML (General Standardized Markup Language), utilisé pour définir un type unique, fixe, de document à l’aide de balises qui structurent la mise en page, la mise en valeur typographique et l’affichage du texte et permet d’intégrer de l’hypertexte et des éléments multimédia.Voir aussi : XML.hypertexte /hypertext
n., Méthode de présentation non linéaire des informations numériques qui permet aux fichiers et données associés d’être liés les uns aux autres ; dans un document, l’hypertexte est généralement distingué du texte par une couleur différente, un soulignage ou les deux.identité /identity
n., Ensemble des attributs d’un document ou d’un document d’archives qui l’identifient et le distinguent de manière unique de tout autre document ou document d’archives. Avec l’intégrité, un des composants de l’authenticité.identité du document d’archives /record identity
n., [contexte électronique] Nature propre du document d’archives, identifiable par les attributs qui le caractérisent de manière unique et le distinguent des autres documents d’archives.IDEF0
Acronyme de l’anglaisintegrated definition function modeling method.
n., (IDEF0) Méthode pour modéliser les décisions, actions et activités d’une organisation ou d’un système.infrastructure à clé publique (ICP) /public key infrastructure
n., Systèmes et processus sous-jacents nécessaires pour soutenir la fiabilité et l’utilisation à grande échelle du chiffrement à clé publique pour authentifier les individus dans un environnement numérique, en particulier sur le web. On parle également d’Infrastructure de gestion des clés (IGC).information /information
n., Assemblage de données destiné à être communiqué à travers l’espace ou le temps.informations contextuelles sur les archives /archival documentation
n., Informations fournies par le producteur et le service d’archives où sont conservés les documents permettant d’établir la provenance, l’histoire et le contexte des archives définitives et leur utilisation par d’autres.Voir aussi : contexte administratif ; contexte de provenance ; contexte du document ; contexte juridico-administratif ; contexte procédural ; contexte technologique ; description archivistique.initialisation /initialization
n., Groupe de commandes qui permettent la mise en route d’un appareil, comme une imprimante par exemple.instrument de description /descriptive instrument
n., Outil élaboré au cours de la description archivistique et de l’indexation des documents d’archives à des fins de contrôle administratif et intellectuel.instrument de recherche /inventory
n., Instrument descriptif qui représente les documents d’archives d’un fonds dans leur structure hiérarchique et leur classement et décrit l’histoire administrative de leur producteur, l’histoire de leur conservation et leurs contextes administratif et documentaire.intégrité /integrity
n., Qualité de ce qui est complet et inchangé dans ses aspects essentiels. Avec l’identité, un des composants de l’authenticité.intégrité du document d’archives /record integrity
n., Unité et robustesse du document d’archives. Qualité ou état d’être complet et de ne pas avoir subi d’altération.interface de programmation /application programming interface
n., (API) Ensemble de routines, protocoles et outils pour construire des applications logicielles ; particulièrement, pour créer l’interface (conventions d’appel) par laquelle une application accède au système d’exploitation et aux autres services.interopérabilité /interoperability
n., Faculté d’une application/un système de communiquer ou travailler avec une/un autre.Voir aussi : compatibilité ; multiplate-forme.intitulé /indication of action
n., Ligne(s) indiquant l’objet et/ou titre dans la partie supérieure du document d’archives.invocation /invocation
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; formule de dévotionNdT : les notaires et les princes en usent aussi.ISO
Sigle de l’anglaisInternational Organisation for Standardization. Organisation internationale de normalisation.jeu d’éléments /element set
n., Ensemble d’éléments ayant au moins une caractéristique commune.jeu de caractères /character set
n., Groupe de symboles utilisés en informatique pour imprimer et afficher du texte.Voir aussi : ASCII ; unicode ; UTF-8.jeu de métadonnées /metadata set
Voir : format de métadonnéesLAN
Sigle de l’anglaislocal area network. Voir : réseau local.langage de balisage /markup language
n., Langage d’encodage et règles associées pouvant être traités par un ordinateur et utilisés pour baliser des documents conformes au SGML ou au XML afin d’en indiquer la structure logique, la disposition, l’affichage et le rendu.Voir aussi : HTML ; SGML ; XML.langage machine /machine language
n., Jeu d’instructions pour une unité centrale donnée, et utilisable par un ordinateur sans être traduit.Syn. : code machine.Voir aussi : format exploitable par une machine.lien archivistique /archival bond
n., Réseau de relations qu’un document d’archives entretient avec les autres documents appartenant au même ensemble organique.liste des additions /list of annotations
n., Informations enregistrées relatives aux ajouts faits à un document d’archives après sa production.liste des changements de format /list of format changes
n., Informations enregistrées relatives aux modifications apportées à la forme ou au format numérique d’un document d’archives après sa production.meilleure pratique /best practice
n., Dans l’application de la théorie à des situations réelles, une procédure qui, lorsqu’elle est correctement appliquée, produit toujours des résultats supérieurs et est par conséquent utilisée comme point de référence pour évaluer l’efficacité d’autres méthodes pour accomplir la même tâche.Voir aussi : norme ; politique ; principes directeurs ; règle.mémoire à accès direct dynamique /dynamic random-access memory
n., (DRAM) Type de mémoire à transistor, où l’information est stockée dans des condensateurs sur un circuit intégré à transistor en oxyde métallique. À cause de fuites, le condensateur se décharge progressivement et la cellule mémoire perd l’information. Par conséquent, pour préserver l’information, la mémoire doit être régulièrement rafraîchie.mémoire non volatile /non-volatile storage
n., Mémoire informatique qui n’a pas besoin du courant électrique pour maintenir son contenu.Syn. : mémoire auxiliaire ; mémoire persistante.Ant. : mémoire volatile.Voir aussi : bande audionumérique ; disque compact ; disque dur ; disque vidéo-numérique.mémoire principale /primary storage
Voir : mémoire volatilemémoire volatile /volatile storage
n., Mémoire informatique qui requiert une alimentation électrique et, dans certains cas, un rafraîchissement périodique (c’est par exemple le cas de la DRAM), pour conserver son contenu.Syn. : mémoire principale.Ant. : mémoire non volatile.mention d’exécution /execution annotation
n., Ajout porté à un document d’archives après sa production, dans le cadre de la phase de traitement du document d’une procédure administrative.mention des pièces jointes /indication of attachments
n., Mention des éléments autonomes qui ont été liés de manière inextricable au document d’archives avant sa transmission (c’est-à-dire, ajoutés durant son exécution) pour qu’il puisse accomplir sa finalité.mentions hors-teneur /secretarial note
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme ; annotations administratives de divers types pouvant apparaître sur un document : initiales de la personne ayant dactylographié le document, mention des annexes, ou indication que des copies du document sont transmises à d’autres personnes.mentions marginales /marginalia
n., Notes portées dans les marges d’un document.Syn. : notes marginales.Voir aussi : addition ; annotation ; glose.métadonnée /metadata
n., [données] Information qui qualifie une autre ressource d’information, en particulier en vue de signaler, décrire, conserver ou gérer cette ressource.méthode scientifique /scientific method
n., Approche rigoureuse et systématique, conçue pour éliminer les biais et autres influences subjectives dans la recherche, l’identification et la mesure ou la validation de faits et de relations de cause à effet, et dont des lois scientifiques peuvent être déduites.méthodologie /methodology
n., Système de principes ou de règles d’où peuvent être dérivées des méthodes ou des procédures spécifiques pour comprendre différentes situations (ou résoudre différents problèmes) dans le champ d’une discipline particulière.méthodologie archivistique /archival methodology
n., Mise en œuvre des principes et procédures formulés et élaborés à partir de la théorie archivistique. Analyse, enregistrement et maintenance des liens entre la fonction de l’information enregistrée d’une part et sa forme, sa structure et son contexte de provenance d’autre part.migration /migration
n., Déplacement ou transfert d’objets numériques d’un système dans un autre.Voir aussi : transformation ; rafraîchissement.migration de documents d’archives /migration of records
n., Déplacement de documents d’archives d’un système dans un autre afin de garantir qu’ils seront toujours accessibles lorsque le système sera obsolète, tout en gardant intactes leur forme matérielle et leur forme intellectuelle.Voir aussi : conversion de documents d’archives ; rafraîchissement ; transformation.mise à niveau, mettre à niveau /upgrade
n., Version nouvelle ou meilleure d’une technologie informatique matérielle ou logicielle.
v., Développer ou installer une version nouvelle ou meilleure d’une technologie informatique matérielle ou logicielle.Voir aussi : conversion ; transformation.mode de transmission /mode of transmission
n., Méthode de transmission d’un document d’archives (par exemple, par fax).modèle /model
n., Description schématique d’un système, d’une théorie ou d’un phénomène qui rend compte de ses propriétés connues ou inférées et qui peut être utilisée pour étudier plus en détail ses caractéristiques.modèle de données /data model
n., Produit du processus de conception de la base de données qui vise à identifier et organiser logiquement et physiquement les données requises. Un modèle de données dit quelle information sera contenue dans la base de données, comment elle sera utilisée et quelles seront les relations entre les éléments de la base de données.mot /word
n., [informatique] Unité élémentaire de stockage dans un ordinateur. La taille d’un mot dans une architecture informatique donnée en est une des principales caractéristiques.Voir aussi : octet.mot-matière /identifier
n., Termes, tels que acronymes, projets, noms propres de personnes, lieux géographiques, numéro d’un brevet ou d’une norme nationale, ou toute partie d’une description bibliographique, et marques et noms de collectivités, qui fournissent une indexation matière en plus des descripteurs.multiplate-forme /cross-platform
a., Faculté d’un logiciel ou d’un matériel informatiques de fonctionner de manière identique sur différentes plateformes ; facilitée par l’adoption de produits et formats ouverts.Syn. : indépendant de l’environnement de travail.Voir aussi : compatibilité ; interopérabilité.narratif /narrative
a., (document) Constituant une preuve d’une activité sans portée juridique.Voir aussi : à l’appui ; dispositif ; probatoire.nom de l’action ou affaire /name of action or matter
n., Ligne(s) d’objet et/ou titre dans la partie supérieure du document d’archives.nom de l’expéditeur /originator’s name
n., Nom de la personne à partir de l’adresse électronique de qui le document d’archives a été envoyé.nom du destinataire / bénéficiaireNdT : le destinataire peut parfois être distinct du bénéficiaire.addressee’s name
n., Nom de la personne à qui le document d’archives est adressé (destinataire) ou destiné (bénéficiaire).[nom du] lieu de provenance /name of place of origin
n., Nom du lieu géographique où le document d’archives a été généré ; inclus dans le contenu du document par l’auteur ou par le système électronique au nom de l’auteur.nom du récepteur /recipient’s name
n., Nom du bureau ou de l’individu qui reçoit le document d’archives.nom du rédacteur /writer’s name
n., Désignation (nom) de la personne compétente pour composer le contenu du document d’archives.non propriétaire /nonproprietary
n., En référence à une technologie de matériel, des applications logicielles et/ou des formats de fichiers, état de ce qui n’est ni protégé par une marque commerciale, un brevet ou des droits d’auteur ni possédé ou contrôlé exclusivement pas une société ou une institution.Ant. : propriétaire.Voir aussi : architecture ouverte ; open source ; produits et formats ouverts.non-répudiation /nonrepudiation
n., Faculté d’un service de sécurité numérique de, d’une part, garantir qu’un message transféré a été envoyé et reçu par les parties affirmant l’avoir fait, et d’autre part, de fournir une preuve de l’intégrité et de l’origine des données, l’un et l’autre dans une relation ne pouvant être contrefaite, qui peut être vérifiée par un tiers à tout moment.normalisation /normalization
n., Action de créer et/ou de stocker des documents ou d’autres objets numériques dans un nombre limité de formats de données ou de fichiers, souvent normalisés.Voir aussi : encodage normalisé ; politique de conservation.norme /de jure standard
n. Standard publié par une organisme de normalisation, national (par exemple, ANSI), multinational (par exemple, CEN) ou international (par exemple, ISO).norme /standard
n., Ensemble de standards établis visant à rendre la caractéristique d’un produit, d’un processus ou d’un service uniforme dans un secteur, un pays ou un système, ou entre secteurs, pays, systèmes.Voir aussi : directive ; meilleure pratique ; norme ; norme de fait ; politique ; principe directeur ; protocole [informatique] ; règle.norme de fait, standard /de facto standard
n., Ensemble de recommandations qui n’est diffusé par aucun organisme de normalisation mais est néanmoins largement utilisé et considéré comme une norme par ses utilisateurs.notification /notification
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire. Formule indiquant que le fait consigné dans le document est porté à la connaissance de toutes les personnes qui ont un intérêt dans l’action assignée au document.numérique /digital
a., Qui représente un processus physique par des valeurs discrètes, binaires. À la différence d’une représentation analogique d’un objet ou d’un processus physique, une représentation encodée sous forme numérique ne ressemble pas à l’original.numéro d’enregistrement /registration number
n., Numéro continu attribué à chaque document d’archives entrant ou sortant et porté dans le registre, qui le relie aux documents précédents et suivants produits ou reçus par le producteur.objet /object /subject line
1. n., Entité tangible.Voir aussi : objet analogique ; objet numérique.
2. n., Indication de ce dont traite le document, par exemple : sujets, fonctions ou activités.objet analogique /analogue object
n., Agrégation discrète d’un type ou d’une catégorie de données analogiques (par exemple, texte, audio, vidéo, image).Voir aussi : objet numérique.objet dans un format pérenne /persistent object
n., Objet numérique normalisé dans un format pérenne et encapsulé de sorte qu’il est auto-descriptif et lisible par des plateformes plus récentes.objet numérique /digital object
n., Agrégation discrète d’un ou plusieurs trains de bits et des métadonnées de propriétés de l’objet et, le cas échéant, des méthodes pour réaliser des opérations sur l’objet.Voir aussi : objet analogique.octet, byte /byte
n., Dans la hiérarchie des données machine, élément plus grand qu’un bit et généralement plus petit qu’un mot ; aujourd’hui presque toujours composé de 8 bits, c’est la plus petite unité de stockage numérique adressable. Contient généralement un caractère.œuvre /work
n., Expression de la pensée ou de l’émotion humaines en langage, signes, symboles, chiffres, images ou autre, à des fins de communication et de mémoire.Voir aussi : document ; document d’archives.organisation /organization
n., Système social possédant une identité collective sans équivoque, et une liste précise de membres, un programme d’activités et des procédures pour remplacer ses membres.Voir aussi : personne morale.outils /tools
n., Informations, technologies et autres matériels et fournitures utilisés pour gérer le cycle de vie des documents d’archives.paquet /packet
n., Message transmis sur un réseau de commutation de paquets. Une des principales caractéristiques d’un paquet est que, en plus des données, il contient l’adresse de destination.parfait /perfect
a., [jur. ; diplomatique] Complet, achevé, sans défaut et exécutoire.pérennisation de l’information numérique /digital preservation
n., Processus spécifique visant à maintenir les objets numériques à travers le temps et par-delà différentes générations de technologies, indépendamment du lieu de stockage.Voir aussi : conservation des documents d’archives ; objet dans un format pérenne.personne /person
n., Individu ou entité juridiquement définis, titulaires de droits et d’obligations, et reconnus par le système juridique comme ayant la capacité juridique.Voir aussi : auteur ; destinataire ; expéditeur ; personne morale ; personne physique ; récepteur ; rédacteur.personne compétente /competent person
n., Personne physique ou morale ayant autorité et qualité pour agir dans une sphère de responsabilité donnée.personne juridique /juridical person
n., Titulaire de droits et d’obligations ayant, de ce fait, un rôle dans l’activité juridique.Lexique des termes juridiques , Paris : Dalloz, 2013.personne morale /corporate body
n., Organisation ou groupement de personnes juridiquement constitué, identifié par un nom et ayant la personnalité juridique.personne physique /physical person
n., Être humain, tel que distingué d’une personne morale, qui a des droits et des obligations et qui a la capacité d’agir en relation avec d’autres personnes.pertinent /pertinent
a., [diplomatique] Se dit d’un document d’archives dont le contenu est adéquat à la finalité pour laquelle il est créé et/ou utilisé. Avec correct, précis et fidèle, un composant de l’exactitude.phase de traitement /execution phase
n., Procédure administrative constituée de toutes les actions (validation, communication, notification, publication) conférant un caractère officiel à la transaction et au document d’archives en résultant.pièce /item
n., Plus petite unité archivistique indivisible, qui représente la plus petite entité intellectuelle d’un fonds et ne peut plus être utilement subdivisée à des fins de description.Voir aussi : dossier ; fonds ; série.pièce jointe /attachment
n. Document faisant partie du document d’archives en vertu du fait qu’il lui est physiquement liéNdT : ainsi le corps d’un message et ses pièces jointes.PKC
Sigle de l’anglaispublic key cryptosystem. Voir : système de cryptage à double clé.PKE
Sigle de l’anglaispublic key encryption. Voir : cryptographie à clé publique.PKI
Sigle de l’anglaispublic key infrastructure. Voir : infrastructure à clé publique (ICP).plan de classement /classification scheme
n., Système d’identification et d’organisation des activités métier et des documents d’archives par catégories selon des conventions, méthodes et règles procédurales logiquement structurées.planification de la préservation / conservation /persistent archive
n., Stratégie visant à rendre l’architecture des systèmes d’information archivistiques utilisés pour conserver les documents d’archives numériques indépendante de la technologie utilisée pour les mettre en œuvre.plate-forme /platform
n., Architecture matérielle spécifique d’un ordinateur et/ou son système d’exploitation ; habituellement pour un modèle ou une famille d’ordinateurs.politique /policy
n., Déclaration formelle d’orientation ou de recommandations quant à la façon dont une organisation accomplira son mandat/sa mission, ses fonctions ou ses activités, motivée par des intérêts ou des programmes déterminés.Voir aussi : meilleure pratique ; norme ; principe directeur ; règle.politique d’évaluation /appraisal strategy
n., Règles et conventions de l’entité en charge de la conservation définitive qui régissent l’évaluation des documents d’archives.politique de conservation /preservation strategy
Voir : politique de conservation des documents d’archivespolitique de conservation des documents d’archives /records preservation strategy
n., Ensemble cohérent d’objectifs et de méthodes pour protéger et maintenir (c’est-à-dire, préserver l’authenticité et garantir l’accessibilité) dans le temps les composants numériques et informations associées des archives définitives, et pour reproduire les documents ou ensembles organiques de documents d’archives authentiques.Syn. : politique de conservation ; politique de conservation permanente.Voir aussi : compatibilité ascendante ; conversion ; émulation ; encapsulation ; normalisation ; politique de maintenance ; préservation de la technologie ; reingénierie logicielle ; restauration de données.politique de maintenance /maintenance strategy
n., Ensemble cohérent d’objectifs et de méthodes pour protéger et maintenir l’accessibilité des copies authentiques de documents d’archives numériques au cours des premières phases de la chaîne archivistique.Voir aussi : politique de conservation.préambule /preamble
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; partie du texte du document où sont exprimées les considérations générales qui motivent l’action.précis [conformité à la règle] /precise
a., [diplomatique] [Document d’archives] rigoureusement conforme dans tous les détails de contenu et de forme à une norme, des principes directeurs ou une convention établis. Avec correct, pertinent et fidèle, un composant de l’exactitude.première représentation du document d’archives /first manifestation of a record
n., Forme du document d’archives la première fois où il est ouvert, lors de sa réception ou après avoir été capturé et enregistré comme document d’archives.Voir aussi : document d’archives original.prendre en charge /set aside
v., Enregistrer un document comme document d’archives et le conserver en vue d’une utilisation future ou à des fins de consultation, généralement dans un système de records management.présentation générale /overall presentation
n., [diplomatique] Un des caractères externes de la forme documentaire. Configuration générale des informations sur un document d’archives, c’est-à-dire, manière dont le contenu est présenté à l’aide de texte, d’images ou de sons, seuls ou en combinaison.Voir aussi : caractéristique de présentation particulière ; format ; forme.présentation numérique /digital presentation
Voir : format numériquepréservation de la technologie /technology preservation
n., Stratégie de conservation des documents d’archives numériques qui consiste à maintenir les plates-formes logicielles et matérielles avec lesquelles les documents ont été produits ou présentés sous forme authentique pour la dernière fois.présomption d’authenticité /presumption of authenticity
n., Présomption d’authenticité d’un document d’archives basée sur la connaissance de la manière dont ce document a été produit et maintenu.Voir aussi : conditions de référence requises pour maintenir l’authenticité ; conditions requises pour maintenir l’authenticité.preuve /evidence
n., Tous les moyens par lesquels un fait allégué, dont la véracité est soumise à investigation, est établi ou réfuté.principes directeurs, lignes directrices /guideline
n., Exposé d’une politique ou d’une procédure auquel on se référera pour décider d’une ligne de conduite, accomplir une tâche donnée ou atteindre un ensemble de buts et d’objectifs, formulé par une instance ayant autorité pour s’exprimer sur le sujet, mais moins contraignant qu’une directive ou une norme officielle.Voir aussi : meilleure pratique ; règle.priorité de transmission /priority of transmission
n., Indication de l’importance ou de l’urgence avec laquelle un document d’archives doit être transmis.prise en charge ininterrompue /unbroken custody
n., Chaîne traçable et ininterrompue d’entretien, de contrôle et généralement de possession d’un corpus de documents d’archives, de la production à la conservation, qui peut servir de moyen pour protéger l’authenticité du document.Voir aussi : chaîne archivistique.probatoire /probative
a., (d’un document) Qui, en témoignant d’une action déjà réalisée, fait preuve.Voir aussi : à l’appui ; dispositif ; narratif.procédure /procedure
n., En général, corpus de règles écrites et non écrites gouvernant la conduite d’une transaction, ou étapes formelles suivies pour accomplir une transaction.procédure documentaire /documentary procedure
n., Ensemble des règles gouvernant la production d’un document d’archives. Plus la procédure est normalisée et rigoureuse, plus le document est présumé fiable.processeur /central processing unit
n., (CPU) Composant matériel de l’ordinateur qui abrite le circuit pour stocker et traiter les données conformément aux instructions contenues dans les programmes qui y sont installés.processus /process
n., Succession d’actions accomplies conformément aux étapes formelles d’une procédure en vue d’aboutir à un résultat.processus métier /business process
n., Série de règles gouvernant l’exécution d’une transaction.producteur /creator
Voir : producteur des documents d’archivesproducteur des documents d’archives /records creator
n., Personne physique ou morale qui crée, reçoit ou prend en charge des documents d’archives en raison de son mandat/de sa mission, de ses fonctions ou de ses activités et qui génère le plus haut niveau d’ensemble archivistique auquel appartient le document d’archives (à savoir, le fonds).Syn. : producteur.Voir aussi : records manager ; service de contrôle.production du document d’archives /record creation
n., Première phase du cycle de vie d’un document d’archives au cours de laquelle le document est créé ou reçu puis sélectionné en vue d’une action ultérieure ou à des fins de consultation, généralement dans un système de records management.profil /profile
n., Analyse représentant les différentes caractéristiques d’une entité.profil d’application /application profile
n., Instanciation totalement conforme d’un jeu d’éléments à l’attention d’une communauté donnée, et créée pour satisfaire aux exigences fonctionnelles d’une application particulière tout en conservant son interopérabilité avec la norme de base. Peut nécessiter d’utiliser et d’apparier les termes de différents standards pour répondre aux besoins descriptifs d’un projet ou d’un service donnés.profil de document d’archives /record profile
n., Formulaire électronique qui contient les attributs du document d’archives attestant son identité et son intégrité, et qui est généré lorsqu’un utilisateur essaye d’envoyer ou de fermer le document électronique, et qui reste lié de manière inextricable au document d’archives durant toute son existence.propriétaire, non-libre /proprietary
a., Relativement à des technologies de matériel, des applications logicielles et/ou des formats de fichiers, état de ce qui est possédé et contrôlé de manière privée. Lorsqu’un design, une technique sont propriétaires, la société à laquelle ils appartiennent n’a pas divulgué les spécifications qui permettraient à d’autres entreprises de copier le produit.Voir aussi : architecture ouverte ; formats et produits ouverts ; open source.propriété intellectuelle /intellectual property rights
n., Droits des individus ou des organisations à contrôler l’utilisation ou la diffusion d’idées ou d’informations. Ils recouvrent le droit d’auteur, les marques commerciales et les brevets.protocole /protocol
n., [document]Voir : registre d’enregistrement
n., [diplomatique] Section initiale d’un document, contenant généralement l’identification des personnes participant à son établissement et de ses contextes temporel, géographique et administratif.
n., [informatique] Ensemble de règles formelles décrivant comment transmettre des données, en particulier sur un réseau. Les protocoles de bas niveau définissent les normes électriques et physiques à respecter, l’ordre des bits et des octets, et la transmission et la correction et la détection des erreurs du train de bits. Les protocoles de haut niveau concernent le formatage des données : syntaxe des messages, dialogue du terminal vers l’ordinateur, jeux de caractères, séquence des messages, etc.provenance /provenance
n., Relation entre les documents d’archives et les organisations ou individus qui les ont produits, accumulés et/ou maintenus et utilisés dans la conduite de leurs activités.Voir aussi : contexte de provenance.pseudo-original /pseudo-original
n., Transposition d’un document d’archives par laquelle on essaye d’imiter parfaitement l’original dans l’intention de tromperNdT : il s’agit de fait de « l’original du faux », autrement dit un acte présentant, dans les limites du savoir du faussaire, les caractères externes et internes qui pourraient le faire passer pour un original authentique. Ce n’est pas une copie car le faussaire réaménage ou remplace carrément le contenu du document dont il a pu s’inspirer ; c’est plus une transposition qu’une copie.Voir aussi : copie authentique ; copie conforme ; copie figurée ; copie informe ; duplicata.publication /publication
n., Information enregistrée destinée à être largement communiquée et/ou diffusée.rafraîchir /refreshing
v., Copier le contenu numérique d’un support numérique sur un autre (y compris les copies sur le même type de support).Voir aussi : conversion ; migration ; transformation.rafraîchissement de documents d’archives /refreshing of records
n., Action de rafraîchir des documents d’archives numériques dans le cours normal et ordinaire de l’activité afin de garantir qu’ils seront toujours accessibles lorsque leur support deviendra obsolète ou se dégradera, tout en gardant intacte leur forme intellectuelle.Voir aussi : conversion de documents d’archives ; migration de documents d’archives ; transformation de documents d’archives.RDF
Sigle de l’anglaisresource descriptive framework. Modèle de description des données
n., (RDF) Langage XML pour représenter des informations concernant des ressources sur le web. Il est plus particulièrement destiné à la représentation de métadonnées relatives aux ressources web, comme par exemple le titre, l’auteur et la date de modification d’une page web, les informations de propriété intellectuelle d’un document web ou le calendrier de disponibilité pour des ressources partagées.récepteur /recipient
n., Personne(s) à qui le document d’archives est envoyé.recevabilité /admissibility
n., Qualité de ce qui est autorisé à servir de preuve au cours d’un procès, d’une audience ou de toute autre action en justice.reconfiguration /repurposing
n., Action de prendre le contenu d’un support (livre, journal, télévision ou radio par exemple) et de le reconfigurer en vue de son utilisation sur un autre support (par exemple, sur le Web).reconstituer /reconstitute
v., Lier et assembler les composants numériques stockés d’un document pour qu’il puisse être reproduit et présenté dans sa forme authentique.Voir aussi : restituer ; document d’archives numérique reproduit.records continuum /records continuum
n., Modèle archivistique permettant d’envisager simultanément l’archivage, la preuve, la transaction et l’identité du producteur.Voir aussi : cycle de vie du document d’archives.records management, gestion des documents d’archives /records management
n., Élaboration, déploiement, maintenance et contrôle scientifique et technique systématiques d’un cadre pour la création et la gestion des documents d’archives par un records manager (responsable archives) afin de garantir que leur production, leur utilisation, leur manipulation, leur contrôle, leur maintenance et leur sort final soient conduits avec efficacité et économie.
n., Branche du management en charge du contrôle systématique de la production, de la réception, de la maintenance, de l’utilisation et du sort final des documents d’archives, et notamment des processus pour capturer et maintenir la preuve des activités du producteur et les informations relatives à celles-ci sous la forme de documents d’archives.records manager /records manager
n., Personne en charge de la gestion des archives courantes et intermédiaires d’un producteur et qui n’a pas intérêt à les modifier ou à permettre à d’autres de le faire, et qui est capable de mettre en œuvre toutes les conditions requises pour les documents d’archives authentiques.Syn. : archiviste ; responsable archives.Voir aussi : producteur des documents d’archives ; service d’archives responsable.rédacteur /writer
n., Personne ayant autorité et qualité pour composer le contenu du document d’archives.référentiel de conservation /records retention schedule
Voir : tableau de gestionregistre d’enregistrement /protocol register
n., Volume dans lequel on enregistre les attributs permettant d’identifier les documents d’archives entrants, sortants et/ou internes, précisant ce qui est fait.registre de métadonnées /metadata registry
n., Source fournissant des référentiels (informations d’autorité) pour les noms, la sémantique et les syntaxes d’un ou plusieurs langages. Application qui utilise des formats de métadonnées dans une forme pouvant être traitée par des machines afin que ces langages soient utilisables aussi bien par des êtres humains que par des machines.règle /rule
n., Prescription de ce qu’il convient de faire ou de ne pas faire dans une situation donnée, émise par une personne compétente.Voir aussi : directive ; meilleure pratique ; norme ; politique ; principe directeur.règle sémantique /semantic rule
n., Règle qui gouverne la signification ou l’interprétation de symboles ou d’éléments au sein d’un objet.Voir aussi : règle syntaxique.règle syntaxique /syntactic rule
n., Règle gouvernant la manière dont les symboles ou éléments au sein d’un objet peuvent être arrangés et utilisés.Voir aussi : règle sémantique.regroupement archivistique /archival aggregation
Voir : ensemble organique de documents d’archivesré-ingénierie logicielle, refonte de logiciel /software re-engineering
n., Transformation systématique de logiciels ou de systèmes existants dans une nouvelle forme afin d’en améliorer le fonctionnement, les capacités, les fonctionnalités, l’interopérabilité, les performances ou l’évolutivité.Voir aussi : compatibilité ascendante ; conversion ; politique de conservation ; transformation.représenter /manifest
v., Restituer un objet numérique stocké dans une forme permettant la présentation à une personne (c’est-à-dire dans une forme lisible par un être humain) ou à un système informatique (c’est-à-dire en langage machine).Voir aussi : reconstituer.reproduction /reproduction
n., Action de produire une copie.reproduire /reproduce
v., Faire une copie.réseau /network
n., Système de communication de données constitué de matériel et de logiciels. Les réseaux sont souvent classés selon leur couverture géographique : réseau local (LAN), réseau métropolitain (MAN), réseau étendu (WAN) et également selon les protocoles qu’ils utilisent.réseau étendu /wide area network
n., (WAN) Réseau de données généralement construit sur des distances supérieures à un kilomètre.Voir aussi : réseau local (LAN).réseau local /local area network
n., (LAN) Réseau de communication de données géographiquement limité (généralement, un kilomètre de rayon) et permettant d’interconnecter des terminaux, microprocesseurs et ordinateurs situés dans les immeubles adjacents.Voir aussi : réseau étendu (WAN).responsable archives /trusted records officer
n., Individu ou service au sein de l’organisation productrice qui est chargé d’archiver et de gérer les documents d’archives du producteur, qui n’a pas d’intérêt à les modifier ou à permettre à d’autres de le faire et qui est capable de mettre en œuvre toutes les conditions requises pour les documents d’archives authentiques.Voir aussi : archiviste ; archiviste tiers de confiance ; conditions de référence requises pour maintenir l’authenticité ; conditions requises pour maintenir l’authenticité ; records manager ; service d’archives désigné ; tiers de confiance.responsable [du service d’] archives /records officer
Voir : records managerresponsabilité /accountability
n., Obligation de répondre des actions dont on est responsable.responsabilité administrative /administrative accountability
n., Aspect de la gouvernance concernant l’administration publique et les fonctionnaires. Il s’agit d’élaborer et de mettre en œuvre des procédures pour accomplir des actions et de les documenter, afin de garantir que tout soit fait dans le respect de ces procédures, de sorte que l’administration puisse à tout moment rendre compte précisément de ce qui a été fait.responsabilité historique /historical accountability
n., Nécessité de transmettre des explications et des connaissances aux générations suivantes. Les groupes humains tirent souvent leur cohésion, leur légitimité et leur autorité de la compréhension et de l’évaluation du passé.restauration de données /data restoration
n., Processus consistant à récupérer des données ou des documents d’archives sous la forme de bits à partir d’un support numérique déficient, endommagé, dégradé ou obsolète, auquel succèdent différentes opérations pour restaurer l’intelligibilité des données ou documents récupérés.Syn. : archéologie numérique.Voir aussi : politique de conservation.restituer /render
v., Représenter un objet tel qu’il apparaît réellement.Voir aussi : reconstituer ; représenter.résultat de l’évaluation /appraisal decisions
n., Fixation des périodes de conservation et du sort final des documents d’archives, y compris les termes et conditions de leur versement à l’organisme en charge de leur conservation.salut /salutation
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; formule d’appel qu’on ne trouve que dans les lettres, généralement à la suite de l’adresse.salut final, salutation finale /complimentary clause
n., [diplomatique] Brève formule exprimant le respect, par exemple « Veuillez agréer... ».Voir aussi : clause.sauvegarde /backup
n., Copie d’un fichier de données à des fins de restauration du système.sauvegarder /back up
v., Faire une copie d’un fichier de données à des fins de restauration du système.sceau /seal
n., Objet de cire, de plomb ou d’un autre matériau obtenu par impression d’une matrice gravée en creux, ou très rarement par taille directe, et qui est plaqué ou appendu à un document pour désigner son auteur et pour l’authentifier . À l’origine, le sceau servait de moyen d’authentification de l’auteur d’un document d’archives et du document lui-même.Voir aussi : sceau électronique.sceau électronique /electronic seal
n. Moyen d’authentifier un document d’archives et son auteur ou moyen de protéger la confidentialité du document en garantissant que celui-ci ne sera ouvert que par le destinataire visé. C’est un type particulier de signature électronique.schéma /schema
n., Cadre ou plan structuré.schéma de métadonnées /metadata schema
n., Cadre qui définit et décrit un jeu normalisé d’éléments de métadonnées et leurs relations, devant être enregistrés afin de garantir l’identification des documents d’archives et leur authenticité. Les schémas fournissent une syntaxe formelle (une structure) et une sémantique (des définitions) pour les métadonnées.schéma sémantique /semantic schema
n., Représentation d’un vocabulaire dans une forme déterminée pouvant être traitée par une machine, comme par exemple un schéma RDF ou un schéma de base de données relationnelle.science /science
n., Ensemble de connaissances constitué de faits mesurables ou vérifiables obtenus par la méthode scientifique, et généralisées en lois ou principes scientifiques.sérialiser /serialize
v., Sauvegarder un objet numérique sur un support de stockage de telle sorte qu’il puisse être transmis ou stocké ailleurs.série /series
Voir : séries organiquessérie organique /records series
n., Dossiers, sous-dossiers ou documents individuels qui sont mis en ordre selon un système de classification archivistique ou de classement, ou qui sont maintenus groupés parce qu’ils résultent du même processus de prise en charge ou de classement, se rapportent à une même fonction ou résultent de la même activité, et revêtent une forme spécifique, ou du fait d’autres relations induites par leur production, leur réception ou leur utilisation.Syn. : séries.Voir aussi : dossier ; fonds ; pièce.service d’archives désigné /designated records preserver
n., Entité responsable juridiquement de la prise en charge et de la conservation (c’est-à-dire, protéger et assurer un accès ininterrompu à) des copies authentiques des archives définitives d’un producteur.Voir aussi : archiviste ; records manager ; responsable archives ; successeur légitime.service de contrôle /controlling agency
n., Service exerçant le contrôle scientifique et technique (1) sur les documents d’archives.Voir aussi : producteur.service de records management /recordkeeping office
n., Service officiellement responsable de la conception, de la mise en œuvre et de la maintenance du système d’archivage de confiance du producteur.service métier /handling office
n., Le service ou la personne ayant officiellement compétence pour exécuter l’action à laquelle se rattache le document d’archives ou l’affaire à laquelle il se rapporte.service responsable /office of primary responsibility
n., Service, bureau officiellement chargé de maintenir la version ou copie faisant autorité des documents d’archives appartenant à une catégorie donnée au sein d’un plan de classement.SGML
Sigle de l’anglaisStandard Generalized Markup Language. Langage normalisé de balisage généralisé
n., (SGML) Norme ISO de balisage pour décrire la structure et le contenu de différents types de documents numériques. Le HTML et le XML dérivent du SGML.Voir aussi : HTML ; XML.SIG /GIS
Voir : système d’information géographiquesignature /signature
n., Nom ou marque particulière d’une personne, apposés sur un document, de la main de la personne ou par son agent autorisé, pour prendre la responsabilité, approuver ou valider tout ou partie de son contenu.signature électronique /electronic signature
n., Marque numérique qui a la fonction d’une signature, est jointe à ou est logiquement associée à un document d’archives et est utilisée par un des signataires du document pour endosser la responsabilité de son contenu ou y consentir.signature numérique /digital signature
n., Signature électronique basée sur la cryptographie à clé publique.signes de validation /special sign
n., [diplomatique] Un des caractères externes de la forme documentaire ; signe de la validation faite par une ou plusieurs des personnes participant à l’établissement, la réception ou le traitement d’un document d’archives.sincéritéNdT : on remarque que ce concept n’a pas été repris dans l’ontologie C (Annexe 22).genuineness
n., Qualité d’un document d’archives qui est réellement ce qu’il prétend être. Les deux concepts qui permettent de l’évaluer et de la vérifier sont la fiabilité (authenticité diplomatique) et l’authenticité (authenticité juridique).sort final /disposition
n., [archives] Élimination ou transfert définitif de documents d’archives dans un service d’archives, résultant de leur évaluation.souscription /subscription
n., Action de signer un document ; la signature ainsi apposée.spécification /specification
n., Description détaillée des caractéristiques et/ou fonctions dans la conception d’une entité ou d’un système.stable /stable
a., En référence au contenu, soit qui est immuable soit qui peut varier selon des règles fixes, c’est-à-dire, doté d’une variabilité limitée.Voir aussi : fixité ; forme fixe.standards /standards
n., Ensembles de règles ou de lignes directrices auxquelles adhèrent de manière coopérative des entités homologues.Voir aussi : norme.structure logique /logical structure
n., Organisation syntaxique des éléments de données.successeur légitime /legitimate successor
n., La personne ou l’organisation qui hérite des fonctions d’une organisation antérieure ainsi que des documents d’archives déjà produits ou reçus qui en résultent. Ce successeur peut être un service d’archives désigné pour cette responsabilité.Voir aussi : contrôle scientifique et technique sur les archives courantes ; service de contrôle.support /medium
n., Matière sur laquelle une information peut être ou est enregistrée ou stockée.Voir aussi : support analogique ; support numérique.
n., [diplomatique] Un des caractères externes de la forme ; ce qui porte physiquement le message d’un document.support analogique /analogue medium
n., Matière, comme le papier, le parchemin, la pierre, l’argile, la pellicule ou certains types de bandes magnétiques audio et vidéo, utilisée pour stocker des données analogiques.Voir aussi : support numérique.support numérique /digital medium
n. Objet, comme un CD, un DVD, une DAT ou un disque dur, utilisé pour le stockage de données numériques.Voir aussi : support analogique.suscription /superscription
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; mention du nom de l’auteur du document et/ou de l’action ; prend parfois la forme d’un en-tête.symbole /symbol
n., Caractère, image, marque, forme, caractéristique ou chose utilisés pour représenter ou signifier autre chose par association, convention ou ressemblance fortuite.système /system
n., Ensemble organisé et intégré de méthodes, politiques, procédures, ressources, routines, règles et outils utilisés pour accomplir une activité donnée, exercer une fonction ou résoudre un problème.système analogique /analogue system
n., Tout système manipulant des données ou des objets analogiques, par opposition à un système numérique.système cryptographique /cryptographic system
n., Tout système informatique utilisant la cryptographie.système d’archivage pérenne /records preservation system
n., Ensemble des règles gouvernant la maintenance intellectuelle et matérielle des archives sur le long terme, ainsi que les outils et mécanismes utilisés pour appliquer ces règles.Syn. : système de conservation ; système de conservation permanente ; système de préservation archivistique.Voir aussi : planification de la préservation ; système de conservation de confiance.système d’enregistrement /registry system
n., Système contrôlant la production, la maintenance et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires au moyen de registres, listes et indexes.système d’extraction /retrieval system
n., Ensemble des règles gouvernant la recherche et la récupération de documents d’archives dans les systèmes de records management et de conservation définitive des documents d’archives, ainsi que les outils et mécanismes utilisés pour appliquer ces règles.système d’information /information system
n., Système informatique dont la caractéristique première est qu’il fournit des informations aux utilisateurs dans une ou plusieurs organisations. Les systèmes d’information se distinguent ainsi notamment des systèmes de contrôle en temps réel, des systèmes de commutation de messages, des environnements d’ingénierie logicielle ou des systèmes informatiques personnels.système d’information géographique /geographic information system
n., (SIG) Système composé de matériels informatiques, logiciels, informations géographiques, procédures et acteurs permettant de capturer, stocker, maintenir, manipuler, analyser, interroger et afficher des données spatialement référencées (géospatiales) émanant de sources variées et dans divers formats – cartes, graphiques, photos, données distantes, données tabulaires et texte, par exemple –, et fournissant un lien automatique entre les données géospatiales (de localisation) et les données descriptives (attributs), généralement en relation avec un système de coordonnées (latitude, longitude, élévation ou profondeur, etc.).système de conservation /preservation system
Voir : système d’archivage pérennesystème de conservation définitive /archival preservation system /permanent preservation system
Voir : système d’archivage pérennesystème de cryptage à double clé /public key cryptosystem
n., Système de chiffrement qui utilise deux clés : une clé publique connue de tous et une clé privée ou secrète connue seulement de la personne qui reçoit le message.système de description archivistique /archival description system
n., Ensemble des instruments de recherche permettant d’exercer un contrôle intellectuel et physique sur les documents d’archives d’une institution ou d’un projet archivistiques. Comprend, de manière non limitative, guides, inventaires, index, adresses.système de records management /recordkeeping system
n., Ensemble des règles gouvernant le stockage, l’utilisation, la maintenance et le sort final des documents d’archives et/ou des informations sur les documents d’archives, ainsi que les outils et les mécanismes utilisés pour mettre en œuvre ces règles.Voir aussi : système d’archivage de confiance.système de sélection /selection system
n., Ensemble des règles gouvernant l’évaluation des documents d’archives, le suivi des résultats de l’évaluation, le suivi de la performance du système de sélection, ainsi que les outils et mécanismes utilisés pour appliquer ces règles.système dynamique /dynamic system
n., Système lié à des capacités mathématiques et de programmation algorithmique particulières, comme l’exprime la phrase suivante : « L’identification de systèmes dynamiques renvoie à la définition d’un modèle mathématique qui se comporte comme un processus sur la seule base de ses mesures et calculs. »système électronique de documents /electronic system
n., [Système électronique de documents d’archives] Tout système d’information qui produit, traite ou stocke des documents d’archives en utilisant un ordinateur.système expérientiel /experiential system
n. Système qui immerge l’utilisateur dans un expérience sensorielle.système interactif /interactive system
n., Système dans lequel chaque entrée de l’utilisateur provoque une réponse ou une action du système, par des calculs et comportements automatiques à partir des données enregistrées dans le dispositif.système numérique /digital system
n. Tout système manipulant des données binaires, par opposition à un système analogique.table de correspondance, d’équivalence /crosswalk
n., Table ou diagramme indiquant la correspondance sémantique de champs ou de données dans un standard de métadonnées, dans des champs ou éléments de données dans un autre standard ayant la même fonction ou la même signification.table de correspondance [des métadonnées] /metadata mapping
n., Identification formelle de métadonnées et de formats de métadonnées équivalents ou approchants dans différents schémas de métadonnées, en vue de faciliter l’interopérabilité sémantique.tableau de gestion /retention schedule
n., Document fournissant une description des séries organiques et/ou classes de documents d’archives et fixant les modalités de leur sort final.technologie obsolète /obsolete technology
n., Invention technologique dépassée qui n’est plus utilisée.termes et conditions de versement /terms and conditions of transfer
n., Instruments formels identifiant en termes archivistiques et technologiques les documents d’archives numériques qui doivent être transférés, assortis de la documentation pertinente, et précisant le support et le format de versement, la date à laquelle il doit intervenir et les parties entre lesquelles il aura lieu.texte /text
n., Ensemble de mots, chiffres ou symboles qui véhiculent du sens en tant que langage.
n., [diplomatique] Partie centrale d’un document, qui contient l’action, y compris les considérations et circonstances dont elle émane, et les conditions relatives à sa réalisation.texte brut /plaintext
n., Texte ou autre donnée qui ne contient pas de formatage et/ou n’est pas crypté.texte crypté /ciphertext
n., Texte ou autres données sous forme chiffrée ; le produit du texte brut après chiffrement.Voir aussi : encodage.tiers de confiance /trusted third party
n., Toute personne étrangère au fait ou à l’action ou qui n’est pas directement concernée.Voir aussi : responsable archives.titre /title
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; indication de l’action, de l’objet du document d’archives, généralement placé sous l’en-tête ou à sa place.titulature du signataire /qualification of signature
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme ; mention du titre et de la qualité du signataire, accompagnant généralement la validation.train de bits /bitstream
n., Données numériques encodées dans une séquence non structurée d’éléments binaires qui sont transmises, stockées ou reçues en tant qu’unité.Voir aussi : flux de données ; flux d’octets.traitement des données /data processing
v., Exécution systématique, par une ou plusieurs unités centrales, d’une opération ou d’une séquence d’opérations sur des données converties dans un format exploitable par l’ordinateur afin d’obtenir le résultat pour lequel le programme informatique qui contrôle le traitement a été écrit.transaction /transaction
n., Une ou plusieurs actions liées les unes aux autres où sont impliquées au moins deux personnes et par laquelle/lesquelles les relations entre ces personnes sont modifiées.transformation /transformative migration
n., Action de convertir ou mettre à jour des objets numériques ou des systèmes dans une génération plus récente de technologie informatique matérielle et/ou logicielle.Voir aussi : conversion ; mettre à niveau [v.] ; migration ; rafraîchissement.transformation de documents d’archives /transformative migration of records
n., Action de convertir des documents d’archives dans le cours normal et ordinaire de l’activité (autrement, il ne s’agit plus de transformation mais de production) pour maintenir leur compatibilité avec une génération plus récente de technologie informatique matérielle et/ou logicielle, tout en gardant intacte leur forme intellectuelle.Voir aussi : conversion de documents d’archives ; migration de documents d’archives ; rafraîchissement.transmission /transmission
n., Déplacement d’un document d’archives à travers l’espace (d’une personne ou d’une organisation à une autre, ou d’un système à un autre) ou le temps.transparence /public accountability
n., « Droit de savoir », d’avoir connaissance et d’être informé de faits pouvant susciter le débat public par les citoyens et leurs représentants élus.type d’entité /entity type
n., La sorte d’entité identifiée, décrite ou prise en charge par un schéma de métadonnées ; par exemple, fonds, documents d’archives, agents, activité d’archivage.unicode /unicode
n., Jeu de caractères standard universel 16-bit (2 octets) pour représenter toutes les écritures d’usage moderne en texte brut dans le traitement informatique.Voir aussi : ASCII ; UTF-8.unité archivistique /archival unit
n., Tout regroupement des documents d’archives constituant un fonds, tel que défini au cours du processus de classement archivistique. Selon les normes de l’institution, une unité archivistique pourra être un fonds, une série, un dossier, une pièce ou une variation de ceux-ci. Une unité peut être divisée en sous-unités à des fins de description archivistique. La plus petite unité archivistique (et donc, indivisible) est la pièce.Voir aussi : document d’archives classé ; ensemble archivistique ; regroupement archivistique.UTF-8
Sigle de l’anglaisuniversal character set transformation format. Format de transformation universel de jeu de caractères 8
n., Format de transformation compatible ASCII pour encoder des valeurs Unicode en séquences de huit bits.utilisateur externe /external user
n., Utilisateurs secondaires (par exemple, journalistes, chercheurs et autres utilisateurs externes) qui sont autorisés à accéder en ligne au système de records management du producteur.validation /attestation
n., [diplomatique] Un des caractères internes de la forme documentaire ; fait d’authentifier un document d’archives (par souscription, suscription ou tout autre signe d’identification ayant cette fonction) par ceux qui ont participé à son établissement (auteur, rédacteur, contresignataire) et par les témoins de l’action ou de la signature du document.variabilité limitée /bounded variability
n., Changements de la forme et/ou du contenu d’un document d’archives numérique qui sont limités et contrôlés par des règles fixes, de sorte que la même interrogation, la même requête ou la même interaction produiront toujours le même résultat.Voir aussi : fixité ; forme fixe ; stable.vérification d’authenticité /verification of authenticity
n., Fait ou action d’établir une correspondance entre les faits connus concernant le document d’archives lui-même et les divers contextes dans lesquels il a été produit et maintenu, et l’authenticité présumée du document d’archives.versement, entrée /accession
n., Transfert de la responsabilité d’un ensemble de documents d’archives en le consignant dans un registre.
n., Ensemble de documents d’archives de même provenance officiellement pris en charge à une date donnée.versement complémentaire, accroissement /accrual
n. Entrée de documents d’archives d’un producteur venant compléter les documents de ce même producteur déjà placés sous la responsabilité du service d’archives.version /version
n., Une de plusieurs variations d’une œuvre intellectuelle, éventuellement créée dans un but ou en vue d’une utilisation autres que ceux auxquels elle était initialement destinée.version du document d’archives /record version
n., Une de deux ou plusieurs formes sous lesquelles le document d’archives est diffusé.version faisant autorité /authoritative version
n., Version d’un document d’archives qui est considérée par le producteur comme son document d’archives de référence et est généralement soumise à des contrôles procéduraux qui ne sont pas requis pour les autres versions.WAN
Sigle de l’anglaiswide area network. Voir : réseau étendu.wrapper, enveloppe /wrapper
n., Structure de données ou logiciel qui encaspule (« enveloppe ») d’autres objets de données ou logiciels, ajoute du code ou un autre logiciel en vue d’améliorer la praticité pour l’utilisateur, la compatibilité matérielle ou logicielle, ou de renforcer la sécurité, la transmission ou le stockage de données.Voir aussi : émulation ; encapsulation.XML
Sigle de l’anglaiseXtensible Markup Language. Langage à balise étendu
n., (XML) Spécification générale pour la création de langages de balisage personnalisés, interopérables, à base de texte, utilisés pour encoder des documents ainsi que pour sérialiser des données ; dérivé du SGML d’utilisation et de conception similaires au HTML mais employant des balises pouvant être définies par l’utilisateur qui indiquent la structure logique en plus des spécifications d’affichage des éléments de données.Voir aussi : définition du type de document.