InterPARES 1
Filiation des éléments composant la grille d’analyse (pré-InterPARES) : de la diplomatique médiévale à la diplomatique contemporaine1

Modèle 1
Qu’est-ce qu’un document d’archives dans l’environnement traditionnel ?

Modèle 2
Qu’est-ce qu’un document d’archives complet dans l’environnement traditionnel ?

DOCUMENT D’ARCHIVES COMPLET = un document d’archives qui possède tous les éléments de forme requis par le système juridique dans lequel il est produit. La complétude est conférée à un document par la présence de tous les éléments requis de sa forme intellectuelle, en particulier les caractéristiques de structuration du contenu et les additions.

Forme intellectuelle = éléments de la composition interne du document d’archives

Ce sont, quel qu’en soit l’ordre :

• 1. l’en-tête = nom, titre, qualité ou adresse de la personne physique ou morale qui émet le document ou dont l’auteur du document est un agent
• 2. le titre = nom du document. Il renvoie soit à la forme du document (par exemple, contrat) soit à l’action accomplie par celui-ci (par exemple, accord, prestation de serment)
• 3. la date = lieu (date de lieu) ou moment (date de temps) de l’établissement et/ou de l’émission du document et/ou de l’action que le document concerne
• 4. la suscription = mention du nom de l’auteur du document et/ou de l’action (par exemple, « Moi, Paul Dupont, déclare… » ou « Paul Dupont, représentant la première partie »). Dans la correspondance, la suscription prend souvent la forme de l’en-tête.
• 5. l’adresse = nom, titre et adresse du destinataire du document et/ou de l’action
• 6. le salut = une formule d’appel (par exemple, « Cher Monsieur »)
• 7. l’objet = mention indiquant ce dont traite le document
• 8. le préambule = partie du texte du document exprimant la motivation de l’action, ou les principes éthiques ou juridiques l’inspirant, ou les articles de loi sur lesquels l’action est basée
• 9. l’exposé des motifs = partie du texte du document où sont indiquées les circonstances concrètes et immédiates ayant motivé le document et/ou l’action
• 10. le dispositif = expression de la volonté ou de l’opinion de l’auteur
• 11. l’apprécation = formule exprimant l’ordre que le contenu du document se réalise
• 12. la salutation finale = brève formule de politesse par laquelle s’achève le document et pouvant notamment exprimer le respect
• 13. la validation = souscription des personnes ayant participé à l’émission du document (c’est-à-dire, l’auteur, le rédacteur, le contresignataire, et/ou les témoins). Elle peut prendre ou non la forme d’une signature.
• 14. la titulature du signataire = titre et qualité du/des souscripteur(s)
• 15. les mentions hors-teneur = initiales des personnes ayant dactylographié le texte, mention des pièces annexes, indication que des copies du document sont transmises à d’autres personnes11.

D’autres éléments de la structuration du document sont spécifiques à certaines formes de documents et contribuent à leur identification en étant nécessaires à leur complétude. Ce sont :

• 16. l’invocation = mention du pouvoir supérieur au nom de qui le type d’action est conduit (par exemple, « au nom de la loi »)
• 17. la formule de perpétuité = phrase par laquelle on déclare que les droits créés par le document ne sont pas circonscrits dans le temps
• 18. la notification = formule indiquant que la teneur du document est rendue publique (par exemple, « À tous ceux que ces présentes lettres verront… » dans les lettres patentes 12)
• 19. la corroboration = énoncé des moyens utilisés pour valider le document et garantir son authenticité
• 20. la clause injonctive = expression de l’obligation pour tous les acteurs concernés de se conformer à la volonté de l’auteur
• 21. la clause prohibitive = expression de l’interdiction d’enfreindre les dispositions du document ou de s’y opposer
• 22. la clause dérogatoire = expression de l’obligation de respecter les dispositions du document en dépit d’ordres ou décisions contraires, oppositions, appels ou dispositions antérieures
• 23. la clause d’exception = expression des situations, conditions ou personnes dispensées de respecter les dispositions du document
• 24. la clause d’obligation = expression de l’obligation des parties de respecter l’acte pour elles-mêmes et pour leurs successeurs ou descendants
• 25. la clause de renonciation = expression du consentement à renoncer à un droit ou une revendication
• 26. la clause pénale = menace de sanction si les dispositions du document ne sont pas respectées
• 27. la clause de récompense = expression de la promesse d’une récompense si les dispositions du document sont respectées.

Les éléments de structuration du contenu requis pour qu’un document soit complet sont :

• la date (pour identifier le contexte de lieu et de temps)
• la suscription ou validation (identification de l’auteur)
• l’adresse (identification du destinataire)
• le dispositif (identification de l’action)

Avec les documents non textuels, c’est-à-dire les documents graphiques ou les images, les éléments requis de structuration du contenu sont :

• la date
• la suscription ou autre marque de validation
• l’adresse
• le titre ou objet (identification du contenu)

Le dispositif est représenté par des graphiques ou des images13.

En plus de ceux-ci, d’autres éléments de structuration du contenu sont requis dans chaque système juridique pour chaque forme de document donnée.

Additions14= ajouts apportés au contenu du document après son établissement. Elles peuvent être classées en différentes catégories en fonction de la phase de traitement de l’affaire au cours de laquelle elles ont été apportées :

• Additions visant à la formalisation :
  • l’authentification = reconnaissance expresse et légale qu’un document ou la/les signature(s) qu’il comporte sont ce qu’ils prétendent être (spécifique à certaines formes de documents)
  • l’enregistrement = référence à une transcription du document faite dans un registre par un bureau d’ordre différent de celui qui a produit le document (spécifique à certaines formes de documents)
• Additions sur le document suite au traitement de l’affaire en question :
  • les instructions = consignes de transmission, sort final, classement, etc.
  • les dates d’auditions ou de lectures
  • les signes en marge du texte = annotations ajoutées par le lecteur, comme les marques, les points d’interrogation, etc.
• Additions relatives à la gestion documentaire :
  • la date de réception = date d’arrivée du document
  • le numéro d’enregistrement = numéro consécutif attribué aux documents entrants et sortants en utilisant le système d’enregistrement
  • le code de classement = code qui identifie un document par rapport à d’autres dans les services qui le reçoivent et/ou le produisent
  • les renvois = indication du code de classement des dossiers associés
  • le nom du récepteur = nom du bureau ou de l’individu récepteur (généralement apposé par un tampon)

Les additions requises pour qu’un document soit complet dépendent entièrement du contexte de production.

Modèle 3
Qu’est-ce qu’un document d’archives fiable dans l’environnement traditionnel ?

DOCUMENT D’ARCHIVES FIABLE15 = un document digne de confiance. Cette qualité est conférée à un document par son degré de complétude et le degré de contrôle sur sa procédure de création et/ou la fiabilité de son auteur. La fiabilité d’un document n’est pas tributaire du mode de transmission, ni de la forme ou de l’état de cette transmission.

Complétude = voir le modèle « Qu’est-ce qu’un document d’archives complet dans l’environnement traditionnel ? »

Procédure de création = procédure gouvernant l’élaboration du document et/ou sa participation à l’acte

Fiabilité de l’auteur = compétence de l’auteur pour émettre le document en question et/ou degré de confiance que l’on peut accorder à l’auteur. Celle-ci peut être assurée en :

• 1. limitant à certaines personnes la capacité de générer certains documents
• 2. exigeant des signatures
• 3. précisant seulement la partie du fait dont l’auteur est responsable
• 4. augmentant le nombre d’auteurs qui rendent compte du même fait
• 5. faisant en sorte que le même document ait plusieurs finalités et serve à plusieurs utilisateurs

Mode de transmission = méthode par laquelle un document est communiqué (par exemple, de la main à la main, par courrier ordinaire, par télécopieur, en le classant et en le conservant)

Forme de transmission = forme du document lorsqu’il est produit ou reçu

État de transmission = renvoie à trois attributs qui sont la qualité d’être le premier (dans le temps), la complétude et l’effectivité (c’est-à-dire, capacité d’accomplir la finalité pour laquelle il a été créé) d’un document lorsqu’il est pris en charge après avoir été produit ou reçu. On distingue trois états de transmission : état préparatoire, original et copie

État préparatoire = version temporaire d’un document, produite en vue d’être corrigée

Original = premier document complet et effectif. Il est possible d’avoir plusieurs originaux = documents contemporains complets et effectifs, comme dans le cas d’obligations réciproques, de destinataires multiples ou pour des besoins de sécurité.

Copie = reproduction d’un document quel que soit son état de transmission. On distingue plusieurs types de copies :

• la copie informe = transcription du contenu du document16
• la copie figurée = reproduction de la forme et du contenu du document
• le pseudo-orignal = copie figurée réalisée dans l’intention de tromper
• le duplicata = document complet et effectif, qui n’est pas le premier créé
• la copie authentique = copie établie par un agent habilité à le faire17
• les copies insérées ou encarts = documents intégralement ou partiellement cités ou reportés dans des documents ultérieurs afin de renouveler leurs effets ou parce qu’ils constituent un précédent ou servent de référence.

Si l’on peut présumer qu’une copie authentique est plus fiable qu’une copie informe, il faut souligner que c’est en raison du degré de contrôle sur la procédure de création, et non de l’état de transmission. De fait, une copie authentique est aussi fiable que le document qu’elle reproduit.

Procédure = ensemble des règles écrites ou non écrites qui définissent la séquence formelle d’étapes, stades ou phases à suivre en vue d’accomplir une activité. Il convient de distinguer procédure et processus = suite d’activités entreprises en vue d’accomplir chaque étape formelle d’une procédure (les processus peuvent créer des documents, qui ne seront pas fiables parce que ce qui caractérise un processus est sa spontanéité et son absence de règles).

Un document est aussi fiable que la procédure à laquelle il participe.

Procédure fiable = procédure comportant des phases requises, dont chacune est contrôlée et possède sa propre finalité. Une procédure comporte généralement six phases :

• le déclenchement = actions qui enclenchent la procédure
• l’enquête = actions qui doivent permettre de recueillir les informations en vue de la décision
• la consultation = recueil des opinions et des avis
• la délibération = la prise de décision
• le contrôle de la délibération = contrôle de la forme et du contenu de la décision exercé par des personnes qui n’y sont pas impliquées
• la formalisation = actions conférant un caractère officiel à la transaction (validation, communication, notification, publication).

Sur ces six phases, les phases nécessaires pour chaque procédure sont :

• le déclenchement
• la délibération
• la formalisation (dans cette phase, l’élément nécessaire pour la fiabilité est la validation = conférer au document les caractères internes ou externes qui le rendent effectif, comme par exemple une signature, un sceau, un tampon ou un cachet)

Le nombre et le type de phases varient d’une procédure à l’autre. Il n’en demeure pas moins que pour qu’une procédure soit fiable, les phases doivent en être identifiables conformément à la grille ci-dessus, expressément réglementées et contrôlées.

Les documents créés au cours d’une procédure entretiennent certains types de relations avec les actions auxquelles ils participent. On distingue quatre types de relations, qui génèrent quatre catégories de documents :

• dispositifs = documents qui confèrent existence à un fait
• probatoires = documents qui en témoignant d’une action déjà réalisée font preuve
• à l’appui = documents qui fournissent un support écrit à une activité
• narratifs = documents produits dans le cours d’activités non juridiques

Les documents dispositifs et les documents probatoires sont ceux dont la forme écrite est requise par le système juridique18. Les documents à l’appui et les documents narratifs sont ceux dont la forme écrite est facultative. Il s’ensuit que, pour être fiables, les documents dispositifs et les documents probatoires doivent être complets au sens de règles formalisées, alors que la fiabilité des documents à l’appui et des documents narratifs ne peut qu’être évaluée sur la base de leur complétude (voir les conditions requises minimales pour la complétude dans le modèle « Qu’est-ce qu’un document d’archives complet dans un environnement traditionnel ? »), de la fiabilité de leurs auteurs et de leur contexte d’utilisation (c’est-à-dire, les circonstances dans lesquelles le document est réellement utilisé, y compris les raisons de cette utilisation), tel que manifesté par leurs relations avec les autres documents des ensembles auxquels ils appartiennent.

Chaque phase procédurale se caractérise par la prépondérance d’un des types de documents mentionnés ci-dessus. Par exemple, dans la phase de formalisation, ce sont les documents dispositifs qui prédominent.

Modèle 4
Qu’est-ce qu’un document d’archives authentique dans l’environnement traditionnel ?

DOCUMENT D’ARCHIVES AUTHENTIQUE = un document d’archives dont la sincérité peut être établie19. L’authenticité est conférée à un document par son mode, sa forme et/ou son état de transmission, et/ou la manière dont il est conservé et archivé. En d’autres termes, un document authentique est un document dont la sincérité peut être présumée sur la base d’un ou plusieurs des éléments suivants : mode, forme et état de transmission, et manière dont il est conservé et archivé. Alors qu’un document fiable est un document dont le contenu est digne de confiance, un document authentique est un document dont la provenance est digne de foi.

Sincérité = qualité d’un document qui est réellement ce qu’il prétend être

Mode de transmission = méthode par laquelle un document est communiqué à travers l’espace ou le temps.

Conditions requises :

• sécurité = contrôle des procédures de collecte, livraison, réception, diffusion et versement du document, des personnes qui accomplissent ces procédures et des instruments ou des moyens utilisés pour les accomplir :
  • identification des livreurs, et des transporteurs terrestres et aériens
  • identification des bureaux de courrier et des employés au courrier
  • identification des machines de timbrage et de transmission
  • procédures pour la collecte des documents auprès des services producteurs
  • procédures pour le classement et/ou l’enregistrement des documents sortants
  • procédures pour le timbrage et la prise en charge des documents par le transporteur
  • procédures pour l’horodatage, le classement et/ou l’enregistrement des documents entrants
  • procédures pour la diffusion des documents entrants
  • procédures pour l’archivage des copies des documents sortants, documents entrants et documents produits en interne (après horodatage, classement et/ou enregistrement)

Forme de transmission = forme du document lorsqu’il est produit ou reçu.

Conditions requises :

• présence d’un ou plusieurs caractères internes ou externes suivants :
  • filigranes
  • sceaux
  • cachets
  • signes de validation
  • tampons
  • clause d’enregistrement
  • clause d’authentification
  • numéro d’enregistrement
  • numéro de classement
  • en-tête ou suscription
  • date (de temps et de lieu)
  • destinataire
  • corroboration
  • validations

Traditionnellement, le type de support, son format et sa composition chimique, ainsi que le type, la couleur et la composition de l’encre, ont été utilisés comme moyens d’authentification des documents. Alors que ces caractéristiques de forme sont apportées aux documents au cours de leur élaboration, et non de leur transmission ou de leur conservation, leur but explicite est de faciliter une authentification future. Il convient également de noter que certains caractères de forme, comme la validation, contribuent autant à la fiabilité qu’à l’authenticité.

État de transmission : renvoie à trois attributs qui sont la qualité d’être le premier (dans le temps), la complétude et l’effectivité (c’est-à-dire, capacité d’accomplir la finalité pour laquelle il a été créé) d’un document lorsqu’il est pris en charge après avoir été produit ou reçu.

Conditions requises :

• la sincérité est présumée pour
  • les originaux
  • les duplicata
  • les copies authentiques
  • les copies insérées contenues dans les originaux, les duplicata et les copies authentiques

Manière de conserver et d’archiver = façon dont un document est maintenu par son producteur et/ou successeur légitime.

Conditions requises :

• sécurité = contrôle des procédures d’identification, classement, extraction et accès, stockage, sort final, transfert, préservation et conservation du document, des personnes qui accomplissent ces procédures et des instruments et moyens utilisés pour les accomplir :
  • existence d’un bureau de gestion des documents dûment autorisé et d’archivistes
  • existence d’un système de records management comprenant
    • une politique écrite d’archivage
    • une procédure écrite d’archivage
    • un système intégré de classement/tri/élimination
    • un système d’enregistrement (facultatif)
    • un système de recherche et d’accès contrôlé
    • un système d’audit
    • des technologies de documents sécurisées
    • des équipements et des fournitures pour le stockage des documents
    • un lieu de conservation sécurisé et adapté
    • des conditions climatiques contrôlées
  • existence de procédures appropriées de versement au successeur légitime
  • existence de procédures appropriées de conservation
    • un bâtiment sécurisé et aux conditions climatiques contrôlées
    • des garanties de surveillance des archives ininterrompues dans le temps
    • des archivistes formellement habilités et professionnellement qualifiés
    • un système d’instruments de recherche
    • un système contrôlé et sécurisé pour la consultation des documents
    • un système de traçage, un système de localisation

Un document qui n’est pas authentique peut être prouvé sincère par le témoignage d’experts ou par des témoins présents lors de sa création mais ne peut être présumé tel par lui-même.

Modèle 5
Quand un document d’archives est-il produit dans l’environnement électronique ?

Les conditions nécessaires et suffisantes pour qu’un document d’archives soit produit (créé ou reçu) sont :

• le support
• le contenu (faits ou informations)
• la forme
• les acteurs (auteur, rédacteur, destinataire et producteur)
• les actions
• le lien archivistique

Implicitement, pour qu’un document d’archives soit créé, il faut également :

• l’intention de transmettre
• la capacité à être transmis
• la lisibilité au stade de création par le destinataire
• l’intelligibilité au stade de création par le destinataire

Implicitement, pour qu’un document soit reçu il faut en outre :

• la réussite de la transmission
• la lisibilité à la réception
• l’intelligibilité à la réception

PROPOSITION : pour qu’un document d’archives électronique soit produit (créé ou reçu), les conditions suivantes sont requises.

• 1. support

L’entité doit être sauvegardée sur un support (un disque dur, une disquette, etc.), une fois créée ou reçue.

• 2. contenu

L’entité doit être porteuse de faits ou d’informations. Cela signifie que les documents dits virtuels, ont un contenu constitué des informations à partir desquelles ces documents sont créés. Si ces entités virtuelles remplissent toutes les autres conditions nécessaires et suffisantes, elles constituent des documents d’archives. Le même raisonnement s’applique aux métadonnées.

• 3. forme

L’entité doit avoir une forme lisible et intelligible. La forme étant prise par le contenu attaché au support, il s’ensuit que la forme matérielle et intellectuelle est stable au moment de la création. (Des éléments de forme spécifiques sont requis pour qu’un document soit complet, fiable ou authentique – voir modèles 6, 7 et 8 ).

• 4. acteurs

L’entité doit avoir un auteur, un rédacteur ou un expéditeur, un destinataire et un producteur. Faut-il que ces acteurs soient des personnes physiques ? Non. Faut-il que ces acteurs soient des personnes juridiques ? Pas tous, seulement l’auteur et/ou le producteur. Ces derniers doivent être reconnus par le système juridique comme ayant la capacité d’agir, c’est-à-dire ayant une volonté qui peut créer, maintenir, modifier ou mettre un terme à des situations. Par exemple, si un système expert prenait des décisions capables de générer des conséquences reconnues comme telles par le système juridique, il devrait être considéré comme une personne morale. En revanche, une base de données, ainsi d’un système d’information géographique (SIG) par exemple, n’est pas une personne juridique, n’étant pas douée de volonté20.

• 5. actions

L’entité doit être en lien direct avec une action. Autrement dit : elle doit servir à l’accomplissement d’une action (par exemple, une offre d’emploi envoyée par courriel), ou fournir la preuve d’une action déjà accomplie (par exemple, le compte rendu d’un entretien d’embauche), ou fournir un support à une action (par exemple, la grille des questions de l’entretien) ou fournir des informations servant de base à l’action (par exemple, le C.V. du candidat). Les bases de données observationnelles, par exemple, ne contiennent pas de données ayant un lien direct avec l’action. Cependant, les entités extraites de telles bases de données peuvent entrer en relation directe avec l’action. (Cela nous épargne un examen des bases de données élément à élément.)

• 6. lien archivistique

L’entité doit faire partie de l’ensemble des documents produits ou reçus dans le cours des activités de son producteur. Cela implique que l’entité a des relations établies stables et uniques avec ces documents. Ces relations surviennent lorsque l’entité est sélectionnée pour être utilisée (par exemple, rangée dans un répertoire, dans un dossier courriel, enregistrée, classée, etc.).

• 7. transmission

L’entité doit être créée dans l’intention et avec la capacité d’être communiquée.

Pour qu’une entité donnée puisse être considérée comme un document, il faut qu’elle remplisse les conditions requises exposées ci-dessus. C’est un point fondamental. Par exemple, si un individu fait une requête dans une base de données et obtient une « réponse », la requête et la réponse (qui ont de toute évidence été transmises) ne pourront être considérées comme des documents que si leur contenu est sauvegardé par cette personne sur un support, dans un format lisible et intelligible, et lié par un lien archivistique (c’est-à-dire, en les sauvegardant dans le bon dossier, ou en leur assignant un code de classement ou d’enregistrement) à l’activité spécifique qu’elles étaient censées soutenir. Dans cet exemple, l’action est accomplie dans sa totalité par la personne qui envoie la requête et récupère la réponse, qui serait donc l’auteur, le rédacteur, le destinataire et le producteur du/des document(s) en question. L’action (extraire des informations) ne peut pas être considérée comme une transaction parce qu’elle n’est pas vouée à modifier, maintenir, mettre fin à ou créer des relations ou des situations entre deux personnes ou davantage, une seule personne étant impliquée.

Modèle 6
Quand un document d’archives complet est-il produit dans l’environnement électronique ?

Les éléments de forme intellectuelle nécessaires et suffisants pour qu’un document textuel traditionnel soit complet sont :

• la date (temps et lieu)
• la suscription ou validation (nom ou signature de l’auteur)
• l’adresse (nom du destinataire)
• le dispositif (action)

Les éléments de forme intellectuelle nécessaires et suffisants pour qu’un document non textuel traditionnel soit complet sont :

• la date
• la suscription ou validation
• l’adresse
• le titre et/ou objet (identification du contenu)
• le dispositif (l’image, le graphique, les chiffres, etc.)

PROPOSITION : pour qu’un document électronique soit complet, des éléments de forme comparables à ceux requis pour les documents traditionnels sont nécessaires mais ils ne sont pas toujours suffisants.

Modèle 7
Comment un document d’archives fiable est-il produit dans l’environnement électronique ?

La fiabilité de tout document dépend de son degré de complétude, du degré de contrôle exercé sur sa procédure de production et/ou de la fiabilité de son auteur.

Un document peut être considéré comme complet lorsqu’il comporte les huit éléments requis de forme intellectuelle23.

Cependant, pour que le document soit fiable, certains de ces éléments, avec d’autres, doivent également être présents en annexe au document, dans ce qu’on appelle le profil du document. Dans le cas d’un document électronique, le profil est un conteneur de toutes les additions mais aussi de certains éléments de forme intellectuelle, à savoir :

• tout document créé, pour être considéré comme complet et transmis en interne, doit comporter dans son profil de document :
  • la date
  • l’heure
  • l’auteur
  • le destinataire
  • l’objet
• tout document reçu de l’extérieur, pour être classé ou transmis à nouveau, doit comporter dans son profil de document :
  • la date de réception
  • l’heure de réception
  • la date de retransmission
  • l’heure de retransmission
  • l’auteur
  • le destinataire
  • le code de classement
  • le numéro d’enregistrement (le cas échéant)

Les éléments relatifs au contrôle de la procédure de production qui ont été identifiés pour les documents traditionnels sont :

• les dispositions expresses de trois phases procédurales, à savoir, le déclenchement, la délibération et la formalisation, et
• l’ajout au document d’au moins trois additions, à savoir, le nom du récepteur, la date de réception et le code de classement.

Dans le cas des documents électroniques, la seconde des conditions requises ci-dessus est satisfaite par le profil de document, alors que la première doit être précédée d’une série d’autres contrôles, à savoir :

• identification des réseaux de communication, du système électronique de documents et des logiciels qui seront utilisés
• identification des utilisateurs du système d’information et de leurs droits individuels au sein du système sur la base de la compétence administrative de chacun d’eux et de l’organisation de leur travail
• définition au sein du système des limites de l’espace partagé, de l’espace groupe et de l’espace individuel
  • espace partagé = partie du système accessible à tous les membres de l’organisation, gérée conformément à des règles établies de gestion et d’archivage des documents par le personnel compétent, et qui contient le plan de classement de l’organisation, y compris les liens avec des documents associés sur d’autres supports. La caractéristique fondamentale de l’espace général est que tout document ayant franchi ses frontières ne pourra plus être manipulé.
  • espace groupe = partie du système accessible à tous les individus qui partagent la même compétence, horizontalement ou verticalement, de façon temporaire ou permanente. C’est l’espace qui contient de nombreuses ébauches du même document, des commentaires, des remarques, etc.
  • espace individuel = partie du système qui n’est accessible qu’à des membres individuels de l’organisation. L’espace individuel au sein du système de documents de l’organisation ne doit pas être confondu avec l’espace personnel, privé, de l’individu, qui doit avoir une adresse électronique distincte. L’espace privé n’est pas nécessairement du domaine de l’organisation.
• identification d’un moyen sécurisé d’accéder au système, tel que cartes magnétiques, empreinte vocale, empreintes digitales, etc.

En outre, il est essentiel de distinguer, au sein de chaque contexte de création, les procédures qui peuvent être incorporées aux systèmes électroniques en tant que processus de travail automatisés et celles qui peuvent seulement être réglementées par un code de procédure externe au système électronique. L’une ou l’autre méthode de contrôle des procédures, ou les deux, peuvent être utilisées en vue de garantir la fiabilité.

Comme indiqué précédemment, le profil de document peut être utilisé comme instrument premier pour rendre un document fiable. Un instrument complémentaire est constitué par les métadonnées, c’est-à-dire les données sur la production et l’utilisation des documents au sein du système, qui sont générées et conservées automatiquement par le système et transparentes pour l’utilisateur.

Les éléments relatifs à la fiabilité de l’auteur sont des éléments procéduraux, qui, dans les documents traditionnels, s’expriment par la signature de l’auteur.

Dans le cas des documents électroniques, les éléments procéduraux qui garantissent la fiabilité de l’auteur sont à rechercher en priorité dans le contrôle de l’accès des utilisateurs, comme indiqué plus haut. Le contrôle est exercé en limitant et en identifiant les personnes qui peuvent accéder au système, et, une fois à l’intérieur de celui-ci, qui peut lire quoi, qui peut interagir avec quoi et comment, etc. Ce contrôle est également exercé en dotant le système de fonctionnalités lui permettant de conserver un historique des utilisations qui en sont faites.

Comme on l’a vu, lorsque des procédures de contrôle de la production sont en place, le contrôle de l’accès des utilisateurs à des applications données en est partie intégrante. Le contrôle de l’accès des utilisateurs a pour but de rendre les personnes compétentes pour les actions auxquelles participent les documents. Ces utilisateurs sont responsables de la production et du contenu de ces derniers. En effet, la fiabilité est liée à la compétence administrative pour l’action, et non à la sécurité, qui relève de l’authenticité.

Modèle 8
Comment l’authenticité d’un document d’archives électronique est-elle garantie et/ou prouvée ?

L’authenticité est conférée à un document par son mode, sa forme et/ou son état de transmission, et/ou la manière dont il est archivé et conservé.

Dans les systèmes électroniques, tout comme dans les systèmes de documents traditionnels, l’authenticité est assurée par la mise en œuvre de procédures administratives sophistiquées, l’utilisation d’instruments techniques difficiles à reproduire et l’installation de systèmes de sécurité.

Mode de transmission

La méthode par laquelle un document est communiqué à travers l’espace ou le temps doit être sécurisée pour que soit garantie l’authenticité du document. Cette sécurité peut être obtenue comme suit :

• formalisation des circonstances et de la manière de transmettre les documents d’un espace à un autre automatiquement ou manuellement, et de recevoir les documents de l’extérieur dans les espaces du système de l’organisation
• inclusion dans le système d’une fonctionnalité d’historique qui garde une trace de toutes les transmissions (date, heure, acteurs, objet)

Forme de transmission

La forme que possède le document d’archives lorsqu’il est produit ou reçu peut aussi en garantir l’authenticité. Traditionnellement, l’authenticité repose sur des caractères internes ou externes comme les filigranes, les sceaux, etc. Dans l’environnement électronique,

• tout document créé, pour être transmis à l’extérieur, doit être accompagné d’un profil de document qui doit comporter :
  • la date
  • l’heure
  • l’auteur
  • le destinataire
  • l’objet
  • le code de classement
  • le numéro d’enregistrement (le cas échéant)
  • la corroboration (indication de la protection utilisée)
• tout document créé, pour être transmis de manière totalement sûre, doit être protégé par :
  • horodatage ou
  • sceau électronique

un moyen simple de doter un document de signes de validation difficiles à imiter est d’accompagner la souscription sur le document d’un dessin et/ou d’une devise que ne peuvent identifier que certaines personnes

État de transmission

L’authenticité se rattache à l’état de transmission dans la mesure où elle peut être présumée pour les originaux, les duplicata, les copies authentiques et les copies insérées contenues dans des originaux, des duplicata et des copies authentiques. Dès lors, pour les documents électroniques :

• tout document reçu de l’extérieur doit être considéré comme un original à l’instant où il est physiquement stocké dans le système, étant le premier document complet à produire les effets pour lesquels il a été transmis. Pour protéger les caractéristiques de ce document original, il est essentiel de lui associer un profil de document complet avant que le document ne soit traité pour la transaction de l’affaire à laquelle il se rapporte, et de l’inclure dans les dossiers centraux de l’espace commun.
• tout document transmis de l’espace individuel à l’espace groupe doit aussi être considéré comme un original.
• la plupart des documents qui circulent dans l’espace de travail sont des brouillons, des états préparatoires. Pour qu’il soit possible de l’identifier, chaque état préparatoire doit être accompagné d’un profil de document indiquant la date, l’heure, l’auteur, le numéro de version, et toute autre donnée pertinente, comme par exemple le nom des autres personnes consultées à son sujet à l’extérieur de l’espace de travail. Sont également des documents les commentaires d’états préparatoires et ils doivent être considérés comme des originaux parce que chaque commentaire est en lui-même un document premier, complet et effectif. Cela signifie que chaque commentaire doit aussi avoir un profil de document comportant la date, l’heure, l’auteur et la référence à l’état préparatoire auquel il se rapporte, y compris son numéro de version. D’autres documents encore sont les duplicata des documents archivés, utilisés pour s’y reporter ou transmis au groupe pour prendre des décisions et agir. Chaque document final complet transmis à l’espace commun doit avoir un profil tel que défini ci-dessus ; il quitte l’espace groupe en tant que dernier état préparatoire et est reçu dans l’espace commun comme original. Cet original est ensuite protégé en ajoutant au profil un code de classement, etc. S’il est destiné à être transmis à l’extérieur, les mesures de protection mentionnées ci-dessus doivent être ajoutées ; dans le cas contraire, il peut être classé.
• le cas des copies insérées soulève des difficultés spécifiques. Les copies insérées sont des documents intégralement cités (si textuels) ou reportés (s’il s’agit d’images ou de graphiques) dans des documents originaux postérieurs afin de renouveler leurs effets ou parce qu’ils constituent des précédents à des actions auxquelles les originaux ultérieurs se rapportent. Alors que l’authenticité du document contenant la copie insérée peut être garantie en utilisant l’une quelconque des mesures décrites plus haut ou une combinaison de celles-ci, l’authenticité de la copie insérée ne peut être garantie puisqu’elle dépend de la fiabilité de l’auteur du document qui la contient et de l’authenticité du document d’où elle provient.

Manière de conserver et d’archiver

Outre toutes les conditions requises identifiées pour les documents créés dans l’environnement traditionnel, il est nécessaire d’en établir de spécifiques pour la conservation et l’archivage sécurisés des documents d’archives électroniques, telles que :

• compatibilité ascendante et descendante de la technologie retenue aux fins de conservation
• programme pour faire des copies de sauvegarde des documents dans le système
• programme permettant que les copies de conservation du document soient conservées dans un environnement adapté et physiquement sécurisé, alors que d’autres copies sont réservées à l’utilisation et facilement accessibles aux utilisateurs
• programme pour authentifier les copies authentiques
• système de recopie et/ou de migration périodiques

Introduction

Dans la tradition diplomatique, qui s’attache à identifier les manifestations visibles des éléments documentaires, le document d’archives est un système de caractères externes et internes composé d’actions, qui fondent la création du document, d’acteurs qui concourent à son élaboration, de procédures, qui sont les moyens par lesquels les actions sont accomplies, et de la forme documentaire elle-même qui lie tous les éléments les uns aux autres.

Si l’on retrouve les mêmes groupes d’éléments dans les formes de documents électroniques, ils tendent à se manifester différemment et certains éléments nécessitent d’être complétés et étendus. Dans un environnement électronique, les caractères internes et externes se déclinent en huit composants fondamentaux du document d’archives électronique, à savoir : support, forme matérielle, forme intellectuelle, acteurs, action, contexte, lien archivistique et contenu. La liste descriptive ci-après des composants d’un document d’archives selon la diplomatique archivistique contemporaine définit et explique chacun de ces composants.

Sources

Duranti, Luciana, et MacNeil. Heather. « The Protection of the Integrity of Electronic Records : An Overview of the UBC-MAS Research Project ». Archivaria 42 (Fall 1996) : 46-67.

MacNeil, Heather. Trusting Records : Legal, Historical and Diplomatic Perspectives. Dordrecht : Kluwer, 2000.

Composants d’un document d’archives électronique