Les concepts de fiabilité, d’exactitude et d’authenticité revus à cette aune

Pour les finalités d’InterPARES 2, l’analyse diplomatique a été restreinte, consistant essentiellement à déterminer si les différents types d’objets numériques possédaient les cinq caractéristiques requises et pouvaient donc être considérés comme des documents d’archives ou s’il s’agissait plutôt de données, de documents ou de publications. Rappelons ces cinq caractéristiques : posséder une forme fixe et un contenu stable fixés sur un support stable ; participer à une action ; posséder un lien archivistique ; impliquer au moins trois personnes : l’auteur, le destinataire et le rédacteur (dans l’environnement numérique, deux personnes supplémentaires sont nécessaires : le producteur et la personne détentrice de l’adresse électronique où a été généré le document à savoir l’expéditeur) ; et posséder un contexte identifiable (c’est-à-dire le cadre dans lequel l’action à laquelle participe le document a lieu) – contextes juridico-administratif, de provenance, procédural, documentaire et technologique.

L’équipe Authenticité a ainsi élaboré deux ensembles de principes directeurs pour garantir l’authenticité des documents d’archives numériques dans le temps. Chaque ensemble de principes se rapporte à une phase différente du cycle de vie du document, sur la base de la distinction généralement admise entre les archives courantes et intermédiaires, qui sont maintenues par le producteur à des fins de consultation présente et future, et les archives définitives qui ont été versées à une institution archivistique pour être conservées sur le long terme.

Des critères ont par conséquent été définis d’une part pour les producteurs, d’autre part pour les services d’archives en charge de la conservation définitive, soit 13 principes se renvoyant mutuellement les uns aux autres. Ces principes ont été ensuite repris sous forme de recommandations largement diffusées sous forme de brochures.

Le concept de fiabilité (authenticité diplomatique) renvoie à l’autorité et la qualité du document d’archives d’être digne de confiance en tant que représentation des faits auxquels il se rapporte ; c’est-à-dire qu’on peut lui accorder foi en tant qu’énoncé des faits. Elle peut être déduite de deux choses : le degré de complétude de la forme du document et le degré de contrôle sur la procédure (ou le workflow) au cours de laquelle il est créé. Dès lors, la fiabilité est de la seule responsabilité de la personne ou de l’organisation qui crée le document. Parce que, par définition, le contenu d’un document fiable est digne de foi, et qu’un contenu digne de foi est fondé sur des données exactes, il s’ensuit qu’un document d’archives fiable est aussi un document d’archives exact.

Un document d’archives exact est un document d’archives qui contient des données correctes, précises et justes. L’exactitude (authenticité historique) d’un document est présumée lorsque le document est produit et utilisé au cours de processus métier pour accomplir des fonctions métier, selon l’hypothèse que des documents inexacts nuisent aux intérêts de l’organisation. Toutefois, lorsque les documents sont transmis d’un système à un autre, rafraîchis, convertis ou migrés pour continuer à être utilisés, ou lorsque la technologie dont procède le document est mise à niveau, les données contenues dans le document doivent être vérifiées pour garantir que leur exactitude n’a pas été endommagée par des erreurs techniques ou humaines survenues au cours des processus de transmission ou de transformation. Cette vérification relève de la responsabilité de la personne physique ou morale qui reçoit les données ; toutefois, celle-ci n’est pas responsable de la justesse des données, qui est de la responsabilité de la personne émettrice.

Le concept d’authenticité (authenticité juridique) désigne le fait qu’un document est bien ce qu’il prétend être et qu’il n’a été ni corrompu ni altéré. On peut maintenir et vérifier l’authenticité d’un document en maintenant son identité et son intégrité.

La fiabilité du document d’archives est donc une qualité qui est établie lorsqu’un document est produit et qui implique la qualité des données qu’il contient, alors que l’exactitude et l’authenticité d’un document sont des concepts qui sont liés à la transmission et à la maintenance du document.

La preuve du maintien de l’authenticité est un concept essentiel dans les principes posés. Ainsi lorsqu’un transfert est effectué dans un service d’archives en charge de la conservation définitive, il ne suffit pas d’acquitter un transfert validant que les éléments reçus sont corrects et non corrompus (premier motif de rejet d’un transfert), mais il faut formellement confirmer l’authenticité des documents transférés (rapport d’authenticité produit qui indique les moyens déployés pour confirmer l’authenticité, nom de celui qui le produit...).