Partie 3
Authenticité, fiabilité et exactitude des documents d’archives numériques dans les domaines artistique, scientifique et de l’administration137

Contexte et mission

Le premier projet InterPARES (1999-2001) était consacré aux problèmes de la conservation des documents d’archives administratifs et juridiques produits dans des bases de données et dans des systèmes de gestion électronique des documents138. Ces documents, bien que conservés sous forme numérique sur des supports instables, se veulent l’équivalent des documents papier produits dans le cours de procédures métier établies, dans des contextes juridiques bien connus. Le projet a donc naturellement centré ses travaux sur la conservation de leur authenticité et de leur fiabilité – les deux qualités qui les rendent dignes de confiance139 en tant que représentations d’actions – au cours de leur inévitable migration de système en système, de support en support et de format en format, toutes opérations au cours desquelles ils sont susceptibles d’être altérés.

Pour cette exploration, InterPARES 1 s’était appuyé sur des concepts empruntés à la diplomatique et à l’archivistique contemporaines, sciences des documents d’archives s’enracinant dans une pratique européenne à la source des systèmes économiques et juridiques occidentaux modernes. La diplomatique identifie les caractéristiques des documents qui en font des documents d’archives, des représentations fixes, fiables et complètes de transactions. Elle s'intéresse à la conservation parce que conserver un document d’archives exige de conserver toutes les caractéristiques qui le rendent tel.

Se référant à cette théorie, l’équipe Authenticité a élaboré deux ensembles de principes directeurs pour garantir l’authenticité des documents d’archives numériques dans le temps140. Chaque ensemble de principes se rapporte à une phase différente du cycle de vie du document, sur la base de la distinction généralement admise entre les archives courantes et intermédiaires, qui sont maintenues par le producteur à des fins de consultation présente et future, et les archives définitives qui ont été versées à une institution archivistique pour être conservées sur le long terme. Les conditions de référence requises proposent un cadre pour présumer ou vérifier l’authenticité des documents d’archives numériques du producteur, et les conditions de base requises définissent les conditions de production de copies authentiques des documents d’archives après leur versement au service d’archives. Ces principes visent à définir et à permettre d’évaluer l’identité et l’intégrité des documents, deux qualités qui doivent être conservées pour que les copies soient authentiques141.

En axant ses travaux sur les conditions requises théoriques de l’authenticité, InterPARES 1 a pu mettre en lumière les obstacles à la conservation et proposer un cadre pour comprendre et résoudre les problèmes que de nombreuses organisations ont récemment connus. Ces problèmes ne se limitaient pas aux conséquences désormais bien connues de la dégradation des supports et de l’évolution des logiciels. « Par exemple, [le projet] a montré que dans de nombreux cas, les systèmes électroniques sont toujours conçus pour gérer des données plutôt que des documents142. » Les études de cas ont montré que peu de systèmes contiennent des objets qui satisfont à la définition diplomatique du document d’archives. Même les systèmes contenant des documents d’archives ne conservent pas suffisamment d’informations sur leur identité et leur intégrité ; ce qui, ipso facto, ne permet pas de garantir leur authenticité au cours de leur conservation. Les études ont également montré que certains types d’affichage des informations ne présentent pas la fixité que l’on attend du document d’archives ; c’est par exemple le cas lorsque l’affichage assemble des informations de sources diverses et constamment mises à jour. À l’instar d’un document d’archives, les affichages de ce type informent quant aux décisions et actions des organisations mais ils ne sont pas stockés ou figés, ce qui conduit à se demander s’ils peuvent être conservés.

Ces constats ne sont pas sans évoquer des problèmes de gestion de l’information observés dans des activités très éloignées de l’économie et du droit. Un cinquième des données produites par la mission Viking d’exploration de Mars en 1976143 et les travaux de près de la moitié des compositeurs144 et d’un quart des photographes numériques145 ont été perdus ou sont menacés par l’obsolescence technologique ou des politiques de conservation inadaptées. Dans un tout autre registre, de nombreuses voix se sont élevées pour contester que les documents produits par les machines à voter électroniques soient dignes de confiance146. Tout utilisateur d’Internet est familier des liens inactifs, des fichiers médias illisibles et de la difficulté à déterminer si les informations auxquelles on accède sont « vraies »147.

La nature de ces activités laisse espérer que l’archivistique pourra apporter sa pierre à la résolution de ces problèmes. Bien que les objets et les expériences artistiques ne soient pas des documents d’archives au regard de la diplomatique (il s’agit de créations, et non de produits découlant d’une activité), l’évaluation que nous en faisons requiert généralement que nous connaissions les actions et les contextes dans lesquels ils ont été produits148. Les activités scientifiques de tests d’hypothèses dépendent de la reproductibilité des expériences, ce qui, en retour, exige de savoir exactement comment les données enregistrées ont été collectées et interprétées. Et lorsque les États rendront obligatoire la prestation en ligne de leurs services, les citoyens voudront que les transactions conduites au moyen d’applications interactives soient complètement et correctement enregistrées et pouvoir avoir confiance dans les documents ainsi créés et reçus.

S’il ne fait donc aucun doute que l’expertise archivistique a beaucoup à apporter, force est également de constater que les collaborations entre archivistes, producteurs de documents et informaticiens sont problématiques. Les concepts d’authenticité et de fiabilité n’ont pas la même signification dans les domaines des arts, des sciences et de l’administration, signification parfois fort éloignée de celle qu’en donne l’archivistique. En outre, la structure et la fonction des objets numériques produits dans les domaines artistiques et scientifiques sont souvent différentes de celles des objets produits dans les contextes administratifs et juridiques, de sorte qu’il n’est pas aisé de déterminer si les conditions requises définies par InterPARES 1, ou même le concept archivistique d’authenticité lui-même, sont pertinents. De fait, une des questions de recherche les plus intéressantes pour InterPARES 2 était de déterminer si ces conditions pouvaient être remplies pour les documents (ou d’autres objets numériques) pour des activités très éloignées des pratiques traditionnelles d’archivage. À cet égard, l’équipe sur l’authenticité149 souligne dans son rapport combien il est important d’étudier les documents dans le contexte des systèmes dans lesquels ils ont été produits.

La deuxième phase d’InterPARES s’est donc attachée à partir de 2002 à élaborer une connaissance théorique des documents d’archives produits dans les systèmes interactifs, expérientiels et dynamiques, de leur processus de production et de l’utilisation actuelle et potentielle des documents d’archives dans les domaines artistique, scientifique et de l’administration. Le projet a été organisé en trois thématiques de recherche, explorant différents aspects de la question. L’équipe thématique 2 a exploré les concepts d’authenticité, de fiabilité et d’exactitude dans leur définition théorique et leur acception dans les domaines artistique, scientifique et de l’administration, et a rapproché ces acceptions des définitions d’InterPARES 1. Trois missions ont ainsi été fixées à l’équipe thématique 2 lors de l’atelier plénier du projet qui s’est tenu à Vancouver en février 2003 :

• 1. établir comment les concepts de fiabilité, d’exactitude et d’authenticité sont utilisés par les producteurs de documents dans les domaines étudiés par le projet ;
• 2. savoir quels mots sont utilisés dans chaque domaine pour désigner ces concepts ;
• 3. déterminer quelle importance, le cas échéant, les producteurs de chaque domaine accordent à ces concepts.

L’équipe de recherche

On trouvera ci-dessous la liste des chercheurs et des assistants de recherche ayant participé à l’équipe thématique 2 au cours du projet150 :

Co-Présidents :

Philip Eppard, janvier 2002 – déc. 2006

Brent Lee, janvier 2002 – déc. 2005

John Roeder, janvier 2002 – déc. 2006

Bill Underwood, janvier 2002 – déc. 2006

Chercheurs :

Marta Braun, Ryerson University, Canada, Groupe de travail 2.1

Ann Butler, New York University, États-Unis, Groupe de travail 2.1

Hannelore Dekeyser, Katholieke Universiteit Leuven, Belgique, Groupe de travail 2.3

Philip Eppard, University of Albany, State University of New York, États-Unis, Groupe de travail 2.3

Ken Hawkins, National Archives and Records Administrations, États-Unis, Groupe de travail 2.2

Ian Lancashire, University of Toronto, Canada, Groupe de travail 2.1

Brent Lee, University of Windsor, Canada, Groupe de travail 2.1

Michael Murphy, Ryerson University, Canada, Groupe de travail 2.1

Eun G. Park, McGill University, Canada, Groupe de travail 2.2

Richard Pearce-Moses, Arizona State Library, Groupe de travail 2.3

John Roeder, The University of British Columbia, Groupe de travail 2.1

Andrew Rodger, Library and Archives Canada, Groupe de travail 2.1

Bill Underwood, Georgia Tech Research Institute, États-Unis, Groupe de travail 2.3

Assistants de recherche :

Scott Amort, The University of British Columbia, Canada

Gary Barclay, The University of British Columbia, Canada

Lindsey Bergen, The University of British Columbia, Canada

Natalie Catto, The University of British Columbia, Canada

Heather Dean, The University of British Columbia, Canada

Shanna Fraser, The University of British Columbia, Canada

Jessica Glidewell, The University of British Columbia, Canada

Joshua Hauck-Whealton, University at Albany, State University of New York, États-Unis

Ted Hoppenstedt, University at Albany, State University of New York, États-Unis

Tracey P. Lauriault, Carleton University, Canada

Rachel McMullin, University at Albany, State University of New York, États-Unis

Peter Runge, University at Albany, State University of New York, États-Unis

Mary Beth Sullivan, University at Albany, State University of New York, États-Unis

Carol Ward, University at Albany, State University of New York, États-Unis

Reginald White, University at Albany, State University of New York, États-Unis

Mark Wolfe, University at Albany, State University of New York, États-Unis

Catherine Yasui, The University of British Columbia, Canada

Sherry Xie, The University of British Columbia, Canada

Jessica Zacher, University at Albany, State University of New York, États-Unis

Périmètre de recherche

À de nombreux égards, le domaine de l’administration constituait un terrain d’étude très familier des chercheurs d’InterPARES. De fait, la majorité des travaux portant sur la production, la maintenance et la conservation des documents d’archives numériques l’a été sur des documents de l’administration ou d’entités bureaucratiques similaires. InterPARES 2, cependant, a axé ses travaux sur les documents de systèmes interactifs, dynamiques et expérientiels, et en particulier sur les documents produits par ce qu’il est convenu d’appeler l’e-administration ou administration électronique – l’utilisation des technologies numériques pour rendre les services publics plus accessibles à leurs usagers. Ces services, généralement fournis en mode interactif via le Web, posent de nouveaux défis tant aux producteurs qu’aux services d’archives. Les contraintes particulières auxquelles sont soumis les producteurs de documents administratifs définissent un environnement différent de ceux étudiés par les deux autres équipes d’InterPARES 2. La liberté d’expression dont jouissent les producteurs de documents dans le domaine artistique, par exemple, ne caractérise en rien les lois et réglementations bureaucratiques qui encadrent l’administration électronique. Transparence et responsabilité y sont les mots d’ordre, les agents de l’État s’efforçant de garantir les droits des citoyens tout en préservant la capacité de démontrer qu’eux-mêmes ont loyalement accompli leur tâche dans l’intérêt général.

Analyse conceptuelle : authenticité, exactitude et fiabilité dans la littérature sur l’administration électronique

L’examen de la littérature sur les concepts d’authenticité, d’exactitude et de fiabilité dans l’administration électronique révèle que ces concepts sont rarement explorés en tant que tels. La plupart des articles consacrés à l’administration électronique s’intéressent aux modes de prestation des services concernés et à leur amélioration – comment utiliser le plus efficacement possible les technologies de l’information et de la communication pour répondre aux demandes des citoyens. Toute préoccupation relative à l’authenticité dans l’environnement électronique est générique, en ce sens qu’elle ne porte pas spécifiquement sur les documents produits par ces nouveaux types de systèmes électroniques. C’est compréhensible, dans la mesure où la cohérence des documents dans différents formats doit être la règle. Dans le même temps, il ne fait pas de doute que certaines préoccupations sont héritées de l’environnement papier. Des trois concepts étudiés par le thème 2, c’est celui d’authenticité qui a le plus retenu l’attention dans la sphère de l’administration.

Les principes directeurs pour les documents électroniques établis par le New York State Office for Technology (bureau pour la technologie de l’État de New York) dans le cadre de l’Electronic Signature and Records Act (ESRA) constituent une bonne illustration de la manière dont ces questions ont été abordées dans le domaine de l’administration. Ces principes directeurs ont été élaborés en vue de « proposer des recommandations sur la manière dont les services de l’État et les administrations locales peuvent garantir l’authenticité, l’intégrité, la sécurité et l’accessibilité des documents d’archives électroniques (e-archives).156 »

Les archivistes sont pleinement conscients du peu de rigueur avec lequel le vocabulaire de leur discipline a été utilisé et le problème est particulièrement aigu en ce qui concerne les documents numériques157. Dès lors, il n’est guère surprenant que la terminologie utilisée dans la sphère de l’administration pour aborder la question des documents numériques manque parfois de précision ou de cohérence. C’est particulièrement vrai de mots comme « authenticité », « exactitude » et « fiabilité », qui ne sont pas des termes techniques mais des mots d’usage courant.

Les principes directeurs de l’État de New York comportent un glossaire, reconnaissant par là la nécessité de définir certains termes techniques utilisés dans le document, ainsi que les mots plus courants appelant une définition plus précise. « Authenticité » figure dans le glossaire, à la différence d’ « exactitude » et de « fiabilité ». La définition de l’authenticité, toutefois, est très restreinte : « [Elle] désigne les méthodes utilisées pour vérifier la source ou l’origine d’un document d’archives électronique. L’authenticité est étroitement liée au concept d’intégrité.158 » La définition de l’authenticité retenue par InterPARES correspond davantage au concept d’intégrité tel qu’il est défini dans le glossaire de l’État de New York. L’intégrité, peut-on y lire, est l’attribut d’un document dont « le contenu n’a pas été modifié, effacé ou altéré de toute autre manière159. » La suite de la définition convoque l’exactitude comme faisant partie de l’intégrité, indiquant que « en outre, l’intégrité renvoie à l’exactitude et à la pertinence du contenu d’un document d’archives. » Enfin, la définition insiste sur l’importance juridique du maintien de l’authenticité et de l’intégrité, soulignant que « l’authenticité et l’intégrité sont deux notions héritées du domaine juridique et qui ont une forte influence sur la recevabilité légale des documents d’archives. »

Le fait que l’exactitude du contenu d’un document puisse être partie prenante de l’intégrité a de quoi surprendre, dans la mesure où l’exactitude du contenu n’est pas abordée dans les principes directeurs de l’ESRA. L’exactitude y est présentée comme un attribut des systèmes : « La fiabilité et l’exactitude des systèmes, des processus et des procédures utilisés pour produire, capturer et maintenir les documents d’archives électroniques sont essentielles pour établir leur authenticité et leur intégrité160. » De même, les principes directeurs enjoignent-ils un peu plus loin aux agents de l’État de « Veiller à ce que le système fonctionne de manière exacte, fiable et homogène dans le cours normal des affaires » afin de garantir que les documents sont recevables « à des fins légales, d’audit et autres161. » Ainsi, l’exactitude n’est-elle abordée qu’à titre accessoire, et généralement comme un attribut de la façon dont un système doit fonctionner. Autrement, on pourrait supposer que maintenir l’intégrité d’un document garantirait également que l’exactitude de son contenu soit maintenue intacte.

La « fiabilité » est un autre concept qui semble être davantage une caractéristique des systèmes que des documents, comme le laisse entendre la citation ci-dessus sur le rôle central de la fiabilité et de l’exactitude des systèmes pour établir l’authenticité et l’intégrité des documents numériques. Cette idée est reprise ailleurs dans les principes directeurs de l’ESRA, où il est dit que « la fiabilité du matériel et des logiciels » a une influence sur « l’authenticité et l’intégrité des documents d’archives électroniques162. » En somme, l’exactitude et la fiabilité sont surtout considérées comme des attributs des systèmes ou de leur fonctionnement. Il semble implicite que des systèmes fiables conserveront des documents fiables. Si l’exactitude des documents n’est pas abordée en tant que telle, c’est peut-être parce que son importance est considérée comme une donnée de base qui n’est pas propre au monde des documents numériques. Ce serait toutefois négliger de prendre en compte le fait que le contenu des documents est bien plus vulnérable dans un environnement numérique.

Une discussion plus fructueuse peut être conduite sur le terme « authenticité » et celui d’« intégrité » qui lui est étroitement apparenté. La définition qu’en donne le glossaire de l’ESRA établit clairement un lien entre « authenticité » et « authentifier » (au sens d’établir l’authenticité de) lorsqu’elle indique que l’authenticité « désigne les méthodes utilisées pour vérifier la source ou l’origine d’un document d’archives électronique. » Les principes directeurs, quant à eux, relient presque systématiquement l’authenticité à l’intégrité ; les deux mots semblent même quasiment synonymes.

La préférence donnée au mot « intégrité » sur celui d’ « authenticité » est évidente dans l’E-Government Act163 adopté par les États-Unis en 2002. Ici, la notion d’intégrité englobe celle d’authenticité ; en effet, elle est définie comme « empêchant la modification ou la destruction abusives d’informations et permettant de garantir la non-répudiation et l’authenticité des informations164 », où la non-répudiation est « la possibilité de garantir qu’une partie à un contrat ou à une communication ne peut nier l’authenticité de sa signature sur un document ou l’envoi d’un message dont elle est l’expéditrice165. » L’intégrité est associée à la confidentialité et à l’accès comme éléments de la sécurité des informations, nécessaire pour « protéger les informations et les systèmes d’information166. » L’exactitude est mentionnée dans l’Act lorsque est abordée l’intégration des systèmes d’information fédéraux, qui contribuera à garantir et valider l’exactitude des informations. Ainsi, bien que son importance soit reconnue, l’exactitude est présumée être une condition requise donnée pour le contenu des documents et, à ce titre, ne retient guère l’attention en tant que telle dans ce document ou dans d’autres textes du corpus bibliographique. Le mot « fiabilité » n’apparaît pas dans l’Act, alors qu’on aurait pu s’attendre à ce qu’il figure dans la discussion sur la sécurité de l’information.

La terminologie et les définitions repérées dans des textes traitant des documents et des données numériques sur différents sites web américains révèlent un même degré d’imprécision dans l’utilisation de ces termes, bien que cantonnés à leur acception la plus courante. L’expression « digne de confiance » (trustworthy) a été adoptée par l’État du Minnesota dans son Trustworthy Information Systems Handbook, et est définie comme un attribut des documents qui « contiennent des informations fiables et authentiques167 ». Le titre de ce guide est sans ambiguïté : l’authenticité s’applique aux systèmes ainsi qu’aux documents eux-mêmes. On peut lire dans le glossaire que « L’authenticité est une fonction de la conservation du document d’archives et une mesure de la fiabilité du document dans le temps », alors que la fiabilité est définie comme « un critère pour mesurer la force probante d’un document d’archives et elle est uniquement déterminée par les circonstances de la production du document. » L’État du Texas propose une définition de l’authenticité similaire à celle retenue par InterPARES, mais la fiabilité semble désigner la capacité à maintenir et reproduire avec exactitude des documents dans le temps168. L’État du Wisconsin donne une définition similaire de « fiable », alors qu’il considère qu’un document est authentique lorsque « le document d’archives électronique conservé reflète correctement ce qu’a enregistré le producteur et peut être étayé par des preuves169. » À la différence de la plupart des documents de ce type, les normes du Wisconsin définissent aussi « exact » comme signifiant que « toutes les informations produites présentent un haut degré de lisibilité et reflètent correctement le document original lorsqu’elles sont affichées sur un appareil de restitution ou reproduites sur papier. »

Authenticité, exactitude et fiabilité dans les études de cas du domaine de l’administration

Les chercheurs d’InterPARES 2 ont conduit huit études de cas dans le domaine de l’administration. Les rapports des études de cas fournissent des informations complémentaires sur la manière dont les acteurs du domaine envisagent les concepts d’authenticité, de fiabilité et d’exactitude dans leurs propres systèmes électroniques. Ces rapports tendent à confirmer ce que l’analyse conceptuelle révèle de l’authenticité, de la fiabilité et de l’exactitude dans le domaine de l’administration électronique. Souvent, l’authenticité est soit présumée, sous réserve que les procédures requises aient été observées, soit liée aux méthodes d’authentification comme les infrastructures à clé publique. Si l’exactitude des informations est bien un sujet de préoccupation, elle porte essentiellement sur l’exactitude des données au moment de leur production ; au-delà, l’exactitude (comme l’authenticité) est présumée protégée par le contrôle des procédures.

L’une des contributions les plus intéressantes sur ces questions est l’étude de cas sur le Service en ligne des Impôts irlandais (ROS). Est présumée « l’authenticité des déclarations fiscales reçues, signées et soumises par les utilisateurs autorisés170. » On présume également que « les identifiants des utilisateurs, les certificats numériques et l’infrastructure à clé publique171 » constituent une « chaîne d’authenticité ». Ce « wrapper de sécurité » est conservé afin de « conférer authenticité et non répudiation dans le temps172. » L’étude, toutefois, ne cache pas que des incertitudes pèsent sur l’efficacité de cette approche dans le temps. Il n’en reste pas moins que le ROS s’appuie sur ces contrôles externes pour assurer l’authenticité et considère cette authenticité comme se perpétuant dans le temps. Quant au concept de fiabilité, l’étude de cas montre qu’il n’est pas clairement distingué de celui d’authenticité. Ici aussi, c’est l’environnement contrôlé, via l’utilisation de mots de passe et d’une infrastructure à clé publique, qui confère fiabilité aux documents. L’exactitude, enfin, est comprise comme désignant l’exactitude factuelle des données contenues dans les documents mais, dans la mesure où les contribuables et les agents des impôts peuvent saisir des données inexactes, la totale exactitude des données ne peut être garantie. « Des règles métier et des mécanismes de vérification des calculs » sont intégrés au système afin d’essayer de limiter la saisie de données inexactes173.

Dans l’étude de cas portant sur le Système d’information géographique de la ville de Vancouver (VanMap, étude de cas n° 24), l’exactitude désigne souvent la « qualité des données ». Chacun a à cœur que les informations ajoutées à VanMap soient aussi exactes que possible avant d’être saisies. Cependant, les données émanant de sources externes, leur exactitude ne peut être garantie. Toutefois, l’équipe de VanMap garantit que l’information est aussi exacte qu’elle l’était lorsqu’elle a été entrée dans le système, et que « les données ne subissent pas de modification susceptible d’affecter leur exactitude et leur fiabilité174. » On peut remarquer que la fiabilité est ici envisagée comme une caractéristique des données. Lorsque des décisions sont prises sur la base des informations fournies par VanMap, il arrive que le personnel vérifie les données ou se tourne vers d’autres moyens indépendants de vérification. L’exactitude factuelle des données contenues dans le système apparaît donc comme une réelle préoccupation puisqu’il est reconnu qu’elle peut avoir une incidence sur les décisions. En fait, dans cette étude de cas, l’authenticité est considérée comme résidant pour une large part dans l’exactitude des données.

Une autre étude de cas porte sur le système de dépôt électronique mis en place à la Cour Suprême de Singapour (étude de cas n° 21). Ici, la « fiabilité » semble, de prime abord, concerner l’ensemble du système, car elle renvoie à la capacité du tribunal de traiter avec efficacité les dépôts des avocats et des plaignants et de suivre le nombre très élevé de dossiers hébergés dans le système. Mais les documents aussi sont considérés comme fiables, parce qu’ « ils sont produits et modifiés dans un environnement contrôlé, avec des droits d’accès attribués aux agents concernés en fonction des responsabilités attachées à leur charge175. »

Dans cette étude de cas, l’exactitude désigne le fait de « fournir des informations exactes à partir des documents relatifs aux affaires176. » Différents dispositifs sont en place pour garantir que les documents sont exacts, même si le souci d’exactitude semble concerner davantage la production des documents que leur maintenance. L’exactitude est peut-être davantage perçue comme relevant de la protection de l’authenticité, car, une fois les documents produits, il semblerait que la conservation de leur authenticité englobe la conservation de leur exactitude. On observe ici aussi une confusion entre authenticité et authentification. La présomption d’authenticité repose sur le recours à des technologies d’authentification. L’utilisation d’infrastructures à clé publique et d’autres dispositifs de sécurité empêche la modification ou la falsification des informations contenues dans les fichiers et garantit l’authenticité, quoique pas nécessairement sur le long terme.

De toutes les études de cas portant sur l’administration, l’informatisation du livre foncier d’Alsace-Moselle est sans doute celle où transparaît la sensibilité technologique la plus sophistiquée aux questions d’exactitude, d’authenticité et de fiabilité. Un système rigoureux était en place depuis plus d’un siècle pour fournir des « informations exactes, fiables et authentiques » via un système de registres [papier], à présent informatisés177. Le rapport de l’étude de cas décrit toutes les étapes du développement du nouveau système. Intéressons-nous à la façon dont les concepts d’exactitude, d’authenticité et de fiabilité sont envisagés dans le processus. On peut remarquer que c’est à travers la qualité des données que le concept d’exactitude est exprimé. L’authenticité, l’intégrité et la fiabilité sont considérées comme des attributs des données ou des informations, et les termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Caractéristiques clés du système, les techniques d’authentification sont considérées comme centrales pour garantir l’authenticité, l’intégrité ou la fiabilité.

Une approche un peu différente du concept d’exactitude se fait jour dans l’étude de cas sur les expositions virtuelles des Archives de l’Ontario178. Ici, l’exactitude n’est pas tant considérée comme se rapportant aux composants numériques des documents qu’au concept d’exactitude historique ou narrative de l’exposition dans son ensemble. En d’autres termes, les créateurs des expositions en ligne cherchent à présenter avec neutralité des informations factuelles assorties des documents correspondants, laissant aux visiteurs le soin de les interpréter. Bien que cela semble dénoter une conception très différente de l’exactitude, ce n’est pas sans évoquer le souci de saisir des informations correctes dans les formulaires fiscaux observé dans l’étude de cas sur le ROS. L’authenticité est présumée, en particulier dans l’environnement du producteur, mais le fait de savoir si ces expositions en ligne peuvent être considérées comme « authentiques » lorsqu’elles sont visualisées par les utilisateurs dépend en partie de la façon dont elles sont affichées dans tel ou tel environnement technologique.

Ces conclusions sur l’authenticité, la fiabilité et l’exactitude tirées des études de cas d’InterPARES 2 dans le domaine de l’administration montrent que les acteurs sont conscients de l’importance de ces trois concepts. La fiabilité est celui qui est le plus négligé, et lorsqu’il est pris en compte, il semble être utilisé comme synonyme d’authenticité ou, à tout le moins, comme inextricablement lié à celle-ci. On considère que le contrôle des procédures et l’utilisation de dispositifs d’authentification protègent l’authenticité et la fiabilité. L’exactitude est parfois assimilée à la qualité des données, notion plus vague et qui n’apparaît pas dans l’examen de la littérature portant sur le domaine. Le processus bureaucratique contrôlé qui prévaut dans l’administration incite les acteurs à penser que la structure et les procédures contribueront à maintenir ces caractéristiques essentielles des documents d’archives de l’administration.

Conclusions

La nécessité de maintenir des documents authentiques et fiables n’est certes pas un concept nouveau pour les personnes en charge de la production et de la maintenance de documents de l’administration. Comme on peut le lire dans le guide élaboré par l’État du Minnesota, Trustworthy Information Systems Handbook : « Nous avons besoin de systèmes d’informations dignes de confiance afin de pouvoir répondre de nos actes en tant qu’agences gouvernementales179. » La fiabilité et l’authenticité sont des caractéristiques essentielles de l’information et des documents pour que ceux-ci soient dignes de confiance. L’attention portée par le domaine de l’administration aux défis que posent les documents numériques témoigne que l’intérêt pour ces problématiques est solidement enraciné. Archivistes et records managers ont ouvert la voie, sensibilisant dirigeants, responsables d’organismes publics et informaticiens. Les travaux d’InterPARES suggèrent cependant que la terminologie est utilisée de façon approximative et que les adjectifs « authentique », « digne de confiance » et « fiable » sont appliqués, selon les cas, à l’information, aux données, aux documents ou aux systèmes. L’exactitude est soit considérée comme une caractéristique de l’authenticité soit comme quelque chose qui échappe au contrôle des agents de l’administration, en ce sens qu’elle renvoie à l’exactitude factuelle des données saisies par d’autres dans un formulaire. Comme avec les documents papier, l’authenticité est souvent présumée, en particulier lorsque des techniques d’authentification sont utilisées. Bien qu’il existe chez les acteurs de la sphère de l’administration un respect louable pour l’authenticité, la fiabilité et l’exactitude, il conviendrait que s’y développe une conscience accrue des complexités associées au maintien de ces caractéristiques pour les documents requérant une conservation sur le long terme.

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