Partie 1
Études de cas et études générales dans les domaines des arts, des sciences et de l’administration24

Composition des équipes

Chaque équipe travaillant sur une étude de cas comportait au moins un spécialiste de l’activité étudiée, un expert en technologie, un expert en archivistique et un étudiant assistant de recherche. Comme l’indique la proposition initiale du projet :

La singularité de l’équipe de recherche, composée de chercheurs de premier plan en archivistique, sciences sociales, sciences physiques, arts plastiques et arts du spectacle, ainsi que de représentants d’institutions d’archives et d’autres organismes publics de vingt pays et cinq continents, garantira que ces travaux, tellement importants pour la préservation de la mémoire de nos sociétés, restent centrés sur les « documents d’archives » et non sur tous les objets numériques. Les travaux se concentrent sur la conservation de leur qualité d’être dignes de confiance en tant que contenu signifiant et en tant que document d’archives plutôt que sur l'ensemble des enjeux liés à la conservation numérique. Ils se concentrent enfin sur la préservation de leur caractère culturel, sans viser à imposer de modèles et d’applications uniformes. Cette perspective essentielle est unique35.

Les experts en archivistique et en technologie n’étant pas en nombre suffisant au sein du projet, il n’a pas toujours été possible de réunir une équipe complète. Il convient également de noter que certains assistants de recherche ayant rejoint les équipes des études de cas et des études générales ont apporté des contributions significatives aux travaux, avec un rôle de chercheurs à part entière.

Questionnaire de recherche

Un des premiers instruments élaborés à l’intention des équipes sectorielles a été un questionnaire type pour les études de cas. La décision d’avoir recours à une grille normalisée de questions est le fruit de l’expérience des chercheurs d’InterPARES 1 qui, ayant adopté cette méthode pour leurs études de cas, ont jugé qu’elle facilitait grandement les analyses comparatives ultérieures.

Un premier questionnaire généraliste a été élaboré par un petit groupe de chercheurs au cours de la réunion de l’équipe internationale InterPARES qui s’est tenue à Washington au mois de juin 200236. Il comportait dix-huit questions et était destiné à être utilisé par toutes les équipes sectorielles. Il était composé de questions auxquelles devaient répondre les sujets des études de cas eux-mêmes, au cours d’entretiens conduits par les chercheurs d’InterPARES. Le nombre de questions a été porté à vingt-deux lors de l’atelier plénier suivant, qui a eu lieu à Los Angeles37, afin de prendre en compte les problématiques de recherche des équipes transversales Stratégie et orientations, Description et Modélisation.

La dimension interdisciplinaire d’InterPARES 2 (une différence majeure par rapport à InterPARES 1) a joué un rôle important dans l’élaboration du questionnaire, à deux égards. Premièrement, le questionnaire était conçu pour être facilement adapté à une utilisation dans les domaines artistiques, scientifiques ou administratifs. Deuxièmement, et plus spécifiquement encore, il était conçu pour prendre en charge le vocabulaire et les pratiques des nombreux groupes spécialisés que le projet allait explorer, qu’il s’agisse de compositeurs ou de chorégraphes, de biologistes ou de spécialistes de la géomatique, de fonctionnaires ou de personnes travaillant dans les technologies de l’information. Toutefois, il est par la suite apparu que cette approche risquait de limiter la capacité des chercheurs à comparer les résultats des études de cas, d’un domaine à l’autre, et au sein d’un même domaine.

Le questionnaire a donc été revu et reformulé, en utilisant la terminologie plus rigoureuse de l’archivistique, les questions étant cette fois conçues pour qu’y répondent les chercheurs en charge de l’étude de cas – aidés d’une liste commune de références, de termes et de concepts liés au projet (le glossaire de la base de données terminologique d’InterPARES 2) – grâce aux informations collectées au cours de l’étude de cas par les moyens qu’ils jugeraient les plus efficaces et les plus pertinents dans le contexte de chaque étude. Cette refonte du questionnaire et de son mode d’administration répondait ainsi à la volonté de « normaliser » les résultats des études de cas afin de faciliter l’analyse comparative ultérieure des données recueillies. De ce processus a émergé un questionnaire de recherche type de vingt-trois questions qui constitueraient à terme le cœur des rapports des études de cas38.

Critères de sélection

Le projet a souhaité privilégier la flexibilité. L’appel à propositions d’études de cas39 rappelait les enseignements d’InterPARES 1 et indiquait en particulier que les études de cas les plus riches et les plus fructueuses portaient sur des systèmes complets d’archivage dans le contexte de procédures métier documentées. À l’heure actuelle, tout système « complet » d’archivage consiste en un mélange de formats analogiques et numériques, les documents numériques comprenant des objets créés sous forme numérique aussi bien que des copies numériques de documents analogiques. Dans leur évaluation des propositions d’études de cas, les membres de l’équipe internationale se sont efforcés de contrebalancer le volume des documents non numériques avec la représentativité des objets numériques et en fonction du ratio numérique/analogique.

Le critère de sélection le plus important a été le potentiel des études de cas envisagées d’apporter des réponses aux questions de recherche formulées par les équipes thématiques et transversales. En conséquence de quoi, les objets numériques proposés devaient généralement relever de systèmes interactifs, expérientiels et/ou dynamiques. Bien que les documents d’archives aient constitué l’objet d’étude premier des chercheurs d’InterPARES, il n’a jamais été envisagé d’exclure des études de cas traitant d’autres objets numériques – données, publications ou œuvres d’art par exemple.

Chaque équipe sectorielle souhaitait également embrasser le plus de disciplines possibles relevant de sa sphère d’investigation, qu’il s’agisse du domaine artistique, scientifique ou administratif. Dans le même temps, InterPARES 1 avait démontré l’utilité d’étudier des systèmes similaires, ainsi des systèmes mis en place par des universités pour gérer et archiver les dossiers des étudiants ou par des organismes de délivrance de brevets. Ces études parallèles permettent de mettre en lumière différentes approches de problématiques similaires d’archivage et de conservation des documents.

Enfin, l’évaluation des propositions d’études de cas a également pris en compte leurs aspects logistiques, notamment la situation géographique, la disponibilité de spécialistes de l’archivistique, des technologies numériques et du domaine concerné pour constituer une équipe et l’intérêt de la personne ou de l’organisation étudiée pour le projet.

Malgré cette longue liste de considérations, c’est la flexibilité qui a présidé à la sélection des études de cas. Il a ainsi été décidé au cours du deuxième atelier InterPARES 2 qu’« il n’y aurait pas de critère de sélection spécifique » et, donc, « pas de motifs de rejet des propositions, mais seulement de raffinement des propositions.40»

Documentation complémentaire

Chaque fois que cela était possible, les enquêteurs ont recueilli de la documentation sur le système étudié, produite par les producteurs des documents et correspondant aux problématiques de recherche des équipes thématiques et transversales : processus de travail, principes gouvernant la production et l’utilisation des documents, spécifications techniques et standards de métadonnées notamment.

Représentations et visionnages des œuvres

Généralement, les processus examinés dans une étude de cas ne sont accessibles qu’au petit groupe de chercheurs directement impliqués. Toutefois, dans InterPARES 2, certaines œuvres et certains systèmes ayant fait l’objet d’études de cas ont pu être présentés à un public plus large.

Parmi les œuvres liées aux activités artistiques explorées par le Domaine 1, des CD et des DVD, comme la reconstruction en 3D de la Maison de Julius Polibius (étude de cas n° 9(1), Altair4 di Roma) et la documentation d’ « Arbo Cyber, théâtre (?) » (étude de cas n° 1) ont été présentés au cours d’ateliers pléniers. Certains chercheurs d’InterPARES 2 ont également pu assister à la représentation de Waking Dream (étude de cas n° 15) lorsque l’œuvre a été montée à Vancouver. De même, une version « ressuscitée » de la composition électroacoustique Obsessed Again... de 1992 (étude de cas n° 13) – une œuvre qui avait été victime d’obsolescence technologique – a été donnée durant l’atelier plénier de février 2006 à Vancouver41.

En sciences, la base de données du Traité sur l’Antarctique (Antarctic Treaty Searchable Database, étude de cas n° 12) peut être consultée sur le Web42, tout comme les expositions en ligne des Archives de l’Ontario (Archives of Ontario Web Exhibits, étude de cas n° 5) étudiées par le Domaine 343.

Composition des équipes

L’équipe de chaque étude générale comprenait au moins un spécialiste de l’activité, discipline ou communauté étudiée, et un étudiant assistant de recherche. Comme nous l’avons indiqué plus haut, plusieurs assistants de recherche ayant participé aux études générales ont apporté une contribution significative aux travaux, avec un rôle de chercheurs à part entière.

Critères de sélection

Les critères et processus de sélection des études générales ont été identiques à ceux retenus pour les études de cas, à ceci près qu’il n’y a pas eu d’appel à propositions et que les études ne pouvaient porter sur un producteur donné de documents.

Modélisation

La dernière étape de nombreuses études de cas a été de créer un « modèle fonctionnel48 », utilisant la technique de modélisation IDEF et le langage de modélisation graphique IDEF049, en vue de fournir une représentation graphique structurée de l’organisation des tâches et des pratiques métier détaillées dans le rapport final des études de cas. Les diagrammes dans ces modèles illustraient les processus de production, maintenance, utilisation et parfois même de conservation qui avaient été appliqués aux objets numériques étudiés.

Outre qu’elle a aidé les chercheurs participant aux études de cas à mieux comprendre les activités de production, de maintenance et, le cas échéant, de conservation des cas étudiés, cette démarche a débouché sur des modèles susceptibles d’être par la suite comparés aux modèles de la Chaîne archivistique (Chain of Preservation, COP) et de l’Archivage orienté métier (Business-driven RecordKeeping, BDR) d’InterPARES 2 alors en cours d’élaboration par l’équipe transversale Modélisation. Cette analyse comparative pouvait en effet permettre de mettre à jour des écarts dans les pratiques des sujets des études de cas par rapport aux modèles « idéaux » développés par l’équipe Modélisation. Ces écarts pouvaient révéler des domaines où l’adoption de nouvelles procédures par le producteur était susceptible de garantir l’authenticité des documents numériques et/ou d’améliorer la probabilité de leur conservation sur le long terme. Un écart répété des workflows étudiés dans les études de cas par rapport au modèle COP ou au modèle BDR pouvait également être le signe d’un décalage entre la perception que les archivistes peuvent avoir des pratiques pouvant être mises en œuvre et la réalité à laquelle sont confrontés les producteurs de documents.

Analyse diplomatique

À la fin de chaque étude de cas et après diffusion d’un projet de rapport, les étudiants assistants de recherche de la School of Library, Archival and Information Studies de l’université de Colombie-Britannique ont conduit une analyse diplomatique de chaque type d’objet numérique identifié dans les études de cas50. La diplomatique est une science qui recouvre un ensemble de principes et de termes qui sont utilisés pour analyser des documents depuis le 17^e siècle51. Un travail considérable a été accompli au cours du projet InterPARES 1 pour adapter les principes traditionnels de la diplomatique à l’environnement numérique. Les caractéristiques d’un document d’archives sont répertoriées dans le Template for Analysis52 d’InterPARES 1 et discutées dans le rapport final du groupe de travail sur l’authenticité53.

Pour les finalités d’InterPARES 2, l’analyse diplomatique a été restreinte, consistant essentiellement à déterminer si les différents types d’objets numériques possédaient les cinq caractéristiques requises et pouvaient donc être considérés comme des documents d’archives ou s’il s’agissait plutôt de données, de documents ou de publications. Les documents qui ne sont pas des documents d’archives requièrent généralement un modèle de conservation plus simple parce qu’ils existent indépendamment d’autres documents et que leur finalité est, le plus souvent, limitée à la diffusion d’informations. Rappelons brièvement les cinq caractéristiques que doit posséder un objet numérique pour être un document d’archives :

• posséder une forme fixe et un contenu stable fixés sur un support stable ;
• participer à une action ;
• posséder un lien archivistique, celui-ci étant défini comme la relation qui lie chaque document au document suivant et au document précédent de la même action ;
• impliquer au moins trois acteurs : l’auteur, le destinataire/bénéficiaire et le rédacteur ; dans l’environnement numérique, deux acteurs supplémentaires sont nécessaires : le producteur et l’expéditeur ; et
• avoir un contexte identifiable (c’est-à-dire le cadre dans lequel a lieu l’action à laquelle participe le document) – contextes juridico-administratif, de provenance, procédural, documentaire et technologique54.

Les résultats des analyses diplomatiques conduites sur les objets numériques des études de cas d’InterPARES 2 sont analysés dans le rapport de l’équipe thématique 1, consacré à la production et à la maintenance des documents.

Terminologie

Afin de favoriser la cohérence terminologique des rapports d’études de cas et de conserver leur précision et leur lisibilité dans l’environnement pluridisciplinaire du projet, les équipes en charge des études de cas se reportaient régulièrement au Glossaire et au Dictionnaire du projet InterPARES 2, deux des trois outils terminologiques constituant la Base de données terminologique d’InterPARES 2 élaborée par l’équipe transversale Terminologie. Le cas échéant, des usages spécialisés et des définitions étroites de termes utilisés dans les rapports ont été soumis à l’équipe Terminologie pour analyse et intégration éventuelle à la Base de données terminologique55.

Étude de cas n° 5 : expositions virtuelles des Archives de l’Ontario (Archives of Ontario Web Exhibits)60

Cette étude de cas est consacrée à la création et à la mise en ligne de trois expositions virtuelles dans le contexte opérationnel de deux institutions d’archives financées par des fonds publics : les Archives de l’Ontario et les Archives municipales de Toronto. L’objectif de cette étude est d’examiner les processus de création et de diffusion de ces expositions en ligne, afin d’identifier des indicateurs d’authenticité, d’exactitude et de fiabilité des documents d’archives expérientiels et interactifs. Les documents que l’équipe de recherche a étudiés sont, à titre principal, les documents des expositions tels qu’ils ont été présentés et, à titre accessoire, les documents produits et utilisés au cours de la création des expositions virtuelles. Les types de documents suivants ont été examinés : images scannées, fichiers de texte et de sons enregistrés, le tout étant combiné dans des pages web basées sur le langage HTML et accessible avec les navigateurs web standards. Le processus de création des expositions repose sur des décisions du personnel des Archives quant au thème de l’exposition, au choix des documents à y faire figurer et à la présentation des documents retenus.

Bien que les expositions virtuelles étudiées ici soient des documents statiques du point de vue du producteur, l’interaction du système de restitution (navigateur web) avec les expositions peut être source de variations importantes dans ce qu’expérimente l’utilisateur. Des normes internes destinées à diminuer ou minimiser les variations de ce type d’interaction pour le développement de sites web existent dans les deux institutions participant à l’étude. Toutefois, l’étude montre que les détails des systèmes de restitution préférés ou « cibles » sont de la seule responsabilité du producteur et ne sont pas communiqués aux utilisateurs de l’exposition virtuelle. Dès lors, on peut avancer que, dans la mesure où les objets numériques expérientiels sont « des objets dont l’essence va au-delà des bits qui les composent pour englober le comportement du système de restitution ou, à tout le moins, l’interaction entre l’objet et le système de restitution61 », les expositions virtuelles de cette étude sont des objets numériques expérientiels.

Parmi les indicateurs clés identifiés comme ayant une influence sur l’authenticité, l’exactitude et la fiabilité des objets numériques étudiés, on citera en particulier :

• un processus métier naissant ou « émergeant » qui repose essentiellement sur la confiance, c’est-à-dire qu’il n’existe pas de contexte procédural défini pour ce qui est de la répartition des tâches dans le processus de création des expositions virtuelles ;
• un environnement technologique décentralisé qui change en permanence ;
• un environnement d’archivage des documents réduit ou inexistant, en particulier en ce qui concerne les documents numériques examinés dans cette étude, dont la production et la maintenance étaient considérées comme ad hoc et à la discrétion des personnes responsables de la création et de la maintenance des expositions en ligne ;
• des problèmes juridiques et éthiques, en particulier relativement à la protection du droit d’auteur, l’accessibilité pour les utilisateurs handicapés, le respect des termes des accords conclus avec les donateurs concernant les documents utilisés dans les expositions, le choix des thèmes et des sources (censure) des expositions et l’exactitude des textes les accompagnant ;
• la qualification des expositions virtuelles comme documents d'archives et non comme publications ;
• l’incapacité de déterminer la valeur que les organisations ayant créé les expositions accordent aux documents exposés du fait de l’absence de toute évaluation ;
• une adhésion inégale aux conditions de référence requises pour étayer la présomption d’authenticité des documents électroniques établies par InterPARES 1 ;
• l’utilisation des mêmes composants numériques dans plusieurs documents62 ;
• l’absence de retour d’expérience de la part des utilisateurs des expositions virtuelles concernant leurs interactions avec les expositions.

Étude de cas n° 12 : la base de données du Traité sur l’Antarctique (Antarctic Treaty Searchable Database)63

Cette étude de cas est consacrée à la base de données du Traité sur l’Antarctique (Antarctic Treaty Searchable Database, ATSD), base de données en ligne, dynamique et interactive de documents d’archives numériques et d’autres documents, résultant des différentes mesures adoptées par certaines des parties prenantes au Traité sur l’Antarctique de 1959 à nos jours64. Aujourd’hui dans sa huitième édition65, l’ATSD a été créée en 1999 à partir de documents du Département d’État américain par la National Science, Technology, Engineering and Mathematics Education Digital Library (NSDL), dans le cadre d’un projet de deux ans de la National Science Foundation. Développée à l’origine à des fins éducatives, l’ATSD est désormais utilisée dans de nombreuses autres sphères et par de nombreuses organisations dans le monde entier, qu’il s’agisse d’organisations internationales gouvernementales et non gouvernementales, d’agences nationales, d’institutions commerciales ou de secteurs industriels. Les objectifs de l’étude de cas étaient les suivants : identifier les défis fonctionnels et conceptuels que soulève la modélisation de la production et de la conservation de documents numériques et identifier les défis techniques et administratifs posés par la réutilisation de documents du domaine public.

L’ATSD est en interface avec un moteur d’intégration des données et de recherche, le Digital Integration System™ (DIGIN™) de la société EvREsearch Ltd.66, qui est conçu pour fournir un accès aux documents « indépendant de la technologie ». Le moteur DIGIN™ extrait et intègre automatiquement des informations des documents numériques (et des autres objets numériques) – qui sont tous maintenus au format ASCII dans le système – en réponse aux requêtes des utilisateurs. Qui plus est, il le fait « sans recourir au balisage ou aux métadonnées qui créeraient des dépendances technologiques vis-à-vis de standards « d’informations structurées » et de technologies héritées67. »

Bien que l’ATSD ne soit pas à proprement parler un système d’archivage ou de conservation des documents, il fournit un certain nombre de fonctionnalités identifiables de records management, à savoir : l’enregistrement, le classement/l’organisation, le contrôle de l’accès, la recherche et l’extraction d'informations. Il semble également intégrer certaines fonctionnalités conçues pour faciliter la conservation sur le long terme des documents dans la base68. Comme l’Atlas cyber-cartographique de l’Antarctique, l’ATSD soulève des questions importantes concernant la conservation et l’accès à long terme de documents numériques authentiques, multi-sources, maintenus dans des systèmes interactifs en ligne.

Étude de cas n° 17 : le système de services en ligne du Département des véhicules automobiles de l’État de New York (New York State Department of Motor Vehicles On-line Services System)69

Cette étude est consacrée au système de services en ligne grâce auquel le Département des véhicules automobiles de l’État de New York (New York State Department of Motor Vehicles, DMV) permet aux citoyens d’utiliser un navigateur web pour accomplir diverses transactions en ligne concernant le renouvellement des cartes grises, la commande et le renouvellement du permis de conduire, la commande de plaques minéralogiques et l’inscription aux examens de conduite. Les utilisateurs réalisent des transactions légales et financières sur le site web, qui génère des documents dans un environnement en réseau et en ligne. Outre ces transactions en ligne, le site web du DMV permet aux internautes de trouver des informations, télécharger des formulaires, lire des publications et des statistiques et envoyer des courriels au DMV. Le système en ligne du DMV, à l’interactivité très poussée, consiste en un ensemble complexe d’activités électroniques interdépendantes qui vient compléter le système électronique interne du DMV et les règles métier qui ont été appliquées à ce système. Seule une partie des transactions métier supportées par le DMV peuvent être accomplies via son site web et celui-ci ne fournit aucun service qui ne soit par ailleurs accessible par un autre support. Particulièrement intéressantes dans cette étude sont les interrogations relatives à la production et la maintenance des documents dans le système en ligne, aux moyens à utiliser pour assurer l’exactitude, l’authenticité et la fiabilité dans le système d’archivage du DMV, ainsi que celles concernant la technologie.

Le DMV a fait le choix de développer en interne son système de services en ligne ; toutefois, le Département utilise à la fois des produits tiers et des produits développés en interne pour les logiciels et les mesures de sécurité, et en particulier la mise en œuvre d’une infrastructure à clé publique qui doit respecter un cadre légal très strict. Faisant partie de l’administration de l’État de New York, le DMV et son système de services en ligne doivent être conformes à différentes lois, réglementations et politiques fédérales et de l’État, en particulier celles relatives à la liberté d’information. L’utilisation et la maintenance du système sont également strictement encadrées par des politiques et des normes internes au DMV.

Le DMV maintient des documents d’archives « centraux » pour chaque citoyen qui utilise le service. Ces documents contiennent les informations qui établissent l’identité des utilisateurs et doivent être créés lors d’une visite dans les locaux du service avant que le citoyen ne puisse conduire la moindre transaction en ligne. Au cours d’une transaction en ligne, le système du DMV apparie les informations d’identification fournies par l’utilisateur aux informations d’identification contenues dans le fichier du document central de cet utilisateur. Si les deux coïncident, l’information est présumée authentique. Parce que les utilisateurs en ligne ont uniquement accès à des transactions, et non aux objets numériques ou aux documents centraux dans le système de base de données principal du DMV, et parce que le système limite également le type d’accès de chaque employé du DMV, le producteur est « sûr à 99 % » que ses documents sont à l’abri d’accès non autorisés d’utilisateurs internes et externes au système.

Étude de cas n° 18 : l’informatisation du livre foncier d’Alsace-Moselle (France)70

Cette étude de cas porte sur la création du livre foncier informatisé en Alsace-Moselle. Elle s’intéresse plus particulièrement à la conservation sur le long terme des signatures numériques au sein d’un système d’information dynamique, conçu pour améliorer le fonctionnement des relations entre l’administration et les citoyens, dans le contexte du système de la preuve du droit civil français. L’étude présente la démarche engagée par le Groupement pour l’Informatisation du Livre Foncier d’Alsace-Moselle (GILFAM)71, le groupement d’intérêt public qui assure la supervision du développement et de la maintenance du livre informatisé, et les Archives de France pour décider ensemble d’une méthode permettant le versement des données pertinentes aux Archives départementales tout en conservant leurs fonctionnalités. Ce faisant, l’étude explore également la différence entre authentification et authenticité, la conception et le déploiement d’un système d’information dynamique dans l’administration publique et en quoi une plus grande harmonisation des cadres réglementaires avec les exigences archivistiques faciliterait la conservation sur le long terme des documents numériques.

Le livre foncier d’Alsace-Moselle informatisé est composé des transcriptions et des images numérisées des documents des 40 000 registres papier d’Alsace-Moselle, auxquelles viennent s’ajouter les inscriptions des nouvelles transactions immobilières qui ont eu lieu depuis que le système a été mis en place. Dans le respect des procédures, diverses technologies et méthodes de sécurité sophistiquées sont en place pour garantir l’authenticité, la fiabilité et l’exactitude de chaque entrée dans la base. Par exemple, chaque nouvelle entrée requiert la signature d’un juge, avec l’utilisation d’une infrastructure à clé publique qui combine accès biométrique (scan des empreintes digitales) et signatures numériques. Le système est également doté de capacités sophistiquées d’enregistrement pour enregistrer toutes les actions et les transactions qui se produisent dans le système.

Particulièrement intéressante dans ce dispositif, l’utilisation d’une procédure en deux étapes, contrôlée par ordinateur, qui permet d’utiliser des signatures numériques pour fournir des services d’authentification continus, en lieu et place du traditionnel service d’authentification à usage unique apporté par les signatures numériques dans la plupart des systèmes. Néanmoins, le GILFAM, à qui revient la responsabilité légale de fournir un accès continu au livre foncier d’une manière qui préserve sa valeur probatoire quels que soient les changements technologiques, n’a pas envisagé le problème de la maintenance des objets numériques, sauf à travers les mécanismes offerts par les fournisseurs de systèmes lors de la mise à jour du système de gestion de la base de données. Pas plus qu’il n’a envisagé le problème de la pérennisation de la valeur probatoire des signatures numériques au fil des évolutions technologiques.

Par-delà les défis de conservation liés à l’utilisation des signatures numériques, l’éventuel versement des données du système vers une institution archivistique est encore compliqué par le fait que le livre foncier ne peut être compris sans les capacités dynamiques et interactives du système pour organiser les documents et fournir un accès aux informations qu’ils contiennent. Dès lors, envisager d’extraire du système et de transférer ailleurs des documents indépendants ne serait d’aucune utilité. Qui plus est, du fait de la complexité du système et du coût de sa duplication, il n’est pas possible pour une institution archivistique de disposer de son propre système de gestion de bases de données, accueillant les archives du livre foncier à l'expiration de leur durée d'utilité administrative. L’étude de cas explore deux solutions potentielles pour surmonter ces difficultés de conservation. La première consiste à utiliser un schéma XML comme dispositif de traduction entre le modèle complexe de données utilisé par le livre foncier et une base de données relationnelle suffisamment simple pour être maintenue par une institution archivistique de façon à ce que les inscriptions puissent y être importées. La seconde solution est que l’institution archivistique désignée accorde au GILFAM l’autorisation d’agir comme le gardien du livre foncier et de transférer ses documents qui ne seraient plus actifs dans une base de données archivistique utilisant la même infrastructure logicielle.

Étude de cas n° 20 : le Service des impôts en ligne (Revenue On-Line Service, ROS)72 de l’administration irlandaise

Cette étude de cas explore le Service des impôts en ligne (Revenue on-Line Service, ROS) de l’Irlande, un service d’administration électronique ambitieux proposé aux agents du fisc et aux citoyens par l’Irish Revenue Commissioners, l’administration fiscale et douanière. Le ROS permet la production, la maintenance, l’accès et la conservation des documents fiscaux et autres documents électroniques dans un environnement en ligne sécurisé et en réseau. L’étude de cas s’intéresse aux fonctionnalités et aux propriétés de production et d’accès aux documents du ROS, en particulier en relation avec l’utilisation, via une infrastructure à clé publique dédiée, de certificats numériques au sein du ROS et à la façon dont ils sont gérés. Est également étudiée la fiabilité du système en ce qui concerne les conditions requises pour l’authenticité, l’exactitude et l’intégrité des données, en particulier relativement aux exigences de l’Irish E-Commerce Act 2000.

Le système ROS, cité en exemple comme meilleure pratique dans le domaine de l’administration électronique et distingué par plusieurs prix nationaux et internationaux, fonctionne à la fois comme une application indépendante, hors ligne, et comme une application en réseau, en ligne qui est reliée au portail web des services fiscaux, et permet aux citoyens autorisés d’accéder aux informations fiscales qui les intéressent, de remplir et d’envoyer des déclarations fiscales et, si nécessaire, d’effectuer ou de préparer des paiements en ligne.

À tout moment, le système ROS ne maintient qu’un sous-ensemble de la masse des documents d’un citoyen donné. Qui plus est, les documents dans ce sous-ensemble sont des copies ; en effet, les copies authentiques des documents d’archives numériques sont dans le système de base de données auxiliaire du Revenue’s Integrated Taxation Processing (ITP). L’ITP est le composant central de la structure globale des Services Fiscaux Intégrés de l’administration fiscale irlandaise. L’architecture du système ROS sépare certaines des fonctionnalités des systèmes de gestion des documents et de records management en utilisant des règles métier pour décider quels documents contenus dans le sous-ensemble seront stockés dans la base de données du ROS.

La fiabilité et l’exactitude des documents sont, en partie, assurées par l’utilisation de procédures de validation automatiques intégrées aux modèles des formulaires du ROS qui garantissent que certains des champs renseignés par les utilisateurs sont complets et exacts. L’authenticité est assurée grâce à l’utilisation de signatures numériques administrées via une infrastructure à clé publique (PKI). Le système ROS est très étroitement intégré à l’environnement de l’infrastructure à clé publique de l’administration fiscale, qui est utilisée pour contrôler l’accès au système et assurer l’authenticité, l’intégrité, la confidentialité et la non répudiation de toutes les transactions entre l’administration fiscale et les utilisateurs. Cependant, bien que la PKI facilite la transmission de données authentiques dans le système ROS, les chercheurs ayant conduit l’étude de cas estiment que cette procédure ne peut, à ce stade, être utilisée pour maintenir l’authenticité. Ceci, à cause de l’absence de « contrôles et procédures internes illustrant les mécanismes par lesquels les données sont supprimées du wrapper de sécurité, ingérées par le système ROS et traitées », toutes choses, suggèrent les chercheurs, qui demandent à être mieux documentées, définies et maintenues73. Le « wrapper de sécurité » est un objet SOAP (Simple Object Access Protocol)74 qui englobe l’intégralité du jeu de données des transactions reçues de l’utilisateur par le système ROS. À l’heure actuelle, l’administration fiscale conserve le wrapper de sécurité pour conférer aux documents authenticité et non répudiation au fil du temps ; cependant, il n’existe pas à ce jour de politique précise concernant la conservation et la gestion des wrappers. Qui plus est, il apparaît que ceux-ci ne sont conservés que dans le système ROS et non dans le système central ITP.

Un autre enjeu clé identifié par les chercheurs ayant conduit l’étude est que, bien que l’administration productrice maintienne un « système d'archivage » pour certains documents liés à la PKI, comme les certificats et les clés publiques, elle n’a pas conduit d’évaluation officielle des documents dans l’ITP et ses autres systèmes de bases de données auxiliaires, et n’a pas non plus institué de politique d’archivage à long terme pour les données conservées soit dans le ROS soit dans le système auxiliaire ITP. Cette absence d’évaluation officielle et de politique de conservation, en particulier en ce qui concerne le sous-ensemble de documents ITP et les wrappers de sécurité contenus dans le système ROS, apparaît comme la faiblesse majeure du système ROS actuel pour ce qui est des conditions requises de conservation sur le long terme.

Étude de cas n° 21 : le système de dépôt électronique (Electronic Filing System, EFS) de la Cour suprême de Singapour75

Cette étude de cas est consacrée à un système de dépôt en ligne de documents d’affaires civiles, visant d’une part à faciliter le traitement des contentieux grâce à des services de dépôt et d’informations électroniques, et d’autre part à favoriser l’utilisation des documents numériques dans les cabinets juridiques ou les tribunaux électroniques à Singapour. Grâce à l’EFS, les cabinets juridiques peuvent soumettre aux tribunaux et signer électroniquement leurs documents légaux à toute heure du jour ou de la nuit ; ils peuvent également notifier électroniquement des documents à d’autres cabinets. L’EFS permet en outre la recherche en ligne d’informations sur des affaires et l’extraction de documents.

Du fait de la complexité du processus métier et du contexte juridique gouvernant la création des différents types de dossiers d’affaires produits au sein d’un seul système dans l’EFS, l’étude de cas se limite au dépôt des requêtes et citations de mise en faillite – documents dont l’EFS de la Cour suprême de Singapour exige qu’ils soient soumis sous forme numérique -, se concentrant sur une analyse de l’authenticité et de la fiabilité des documents produits dans ce contexte d’administration électronique de la justice. Plus largement, l’étude examine le processus de production des documents, l’évaluation et la conservation des documents créés au sein de l’EFS, et les politiques, procédures et normes retenues pour contrôler la production, la modification et la conservation des documents à l’intérieur du système.

L’EFS est composé de feuilles de style HTML normalisées, de fichiers XML et de documents Visual Basics et PDF. L’EFS consiste essentiellement en une application de workflow et un système d’imagerie documentaire intégrés. Tous les dossiers d’affaires reçus par la Cour sont stockés sur des disques optiques WORM (Write Once Read Many) dans un juke-box.

La fiabilité et l’exactitude des documents dans l’EFS sont assurées par l’application de modèles documentaires et de contrôles procéduraux rigoureux gouvernant la production des documents. Par exemple, si les informations entrées par le cabinet juridique sont inexactes, le greffe de la Cour suprême rejettera le document et demandera au cabinet de le corriger et de présenter à nouveau sa soumission. L’authenticité est assurée par l’application de divers procédures, protocoles et systèmes technologiques, en particulier : une « matrice de contrôle d’accès » qui identifie les noms et les divers rôles des responsables juridiques ainsi que leurs droits d’accès au sein de l’EFS (par exemple, l’EFS n’autorise pas que des documents déposés par des cabinets juridiques soient changés ou modifiés par la Cour) ; une infrastructure à clé publique, avec différentes technologies logicielles et matérielles de cryptage, pour sécuriser et authentifier les transmissions de documents ; et diverses « contre-mesures de protection » pour protéger l’intégrité du système et des documents qu’il contient : pare-feux, logiciels antivirus et de détection d’intrusion, et de tentatives périodiques, intentionnelles de piratage par un organisme gouvernemental afin de déceler toute vulnérabilité du système.

Étude de cas n° 24 : la conservation de la base de données du SIG de la ville de Vancouver (VanMap)76

Cette étude de cas est consacrée à VanMap, un système d’information géographique (SIG) contenant des données géo-référencées sur la ville de Vancouver. Le système est maintenu par le Service des technologies de l’information de la ville et contient des données qui sont fournies et mises à jour régulièrement par différents services municipaux – Ingénierie, Planification, Services sociaux, Permis, Immobilier notamment – et, dans une bien moindre mesure, par des agences extérieures comme le gouvernement provincial et les agences de la Couronne. Les objectifs de l’étude de cas sont de comprendre les types de documents qui sont produits par VanMap et d’explorer les questions relatives à la sécurité, l’archivage et la conservation sur le long terme en relation avec l’utilisation d’un SIG.

VanMap est un outil de référence utilisant Internet, créé pour fournir au personnel municipal un accès direct à une représentation visuelle détaillée de la ville, sous la forme de cartes interactives, dans l’accomplissement de diverses tâches administratives. Sa finalité première est de répondre aux besoins des utilisateurs internes en fournissant des services de zonage, de permis et de licences, d’urgences et de secours, de gestion des services publics, de contrôle de la circulation, d’entretien des rues et bien d’autres services aux citoyens et aux entreprises de Vancouver.

Les données de VanMap sont mises à jour en permanence, la fréquence des mises à jour étant très variable. Dans la plupart des cas, le processus de mise à jour écrase (remplace) toute donnée existante par les nouvelles données. Pour les données écrasées, il n’est pas possible de tracer les mises à jour au fil du temps ou d’accéder à des représentations antérieures, des copies des données écrasées n’étant pas systématiquement conservées. Ce processus soulève des défis conceptuels et techniques quant à la nécessité, d’une part, de garantir que le gouvernement municipal puisse être tenu pour responsable de la façon dont les données contenues dans le système à un instant t sont utilisées pour nourrir la prise de décision, et d’autre part, de préserver l’authenticité de ces données et leur utilisation sous la forme de cartes interactives.

La fiabilité et l’exactitude des données contenues dans VanMap sont de la responsabilité des services municipaux et des organismes extérieurs qui les fournissent, non de celle de l’équipe VanMap. Toutefois, aucun accord officiel quant à la qualité des données n’a été mis en place entre les différents prestataires de données et l’équipe VanMap. Celle-ci est tributaire d’accords officieux (verbaux et par courriel), fondés sur « la confiance » qui existe entre l’équipe et les différents services municipaux. En d’autres termes, l’équipe VanMap part du principe que les données fournies par chaque service sont fiables et exactes dans la mesure où, comme l’exprime un membre de l’équipe, « nous travaillons tous pour la municipalité »77. Il convient en outre de noter que seul un nombre limité d’agents formés au sein des services municipaux peuvent mettre à jour les données en utilisant des formats d’entrée hautement automatisés et rigoureusement contrôlés. Quant aux données fournies par les organismes extérieurs (par exemple, les services de l’eau et de l’électricité), elles sont généralement assorties de clauses limitant la responsabilité des organismes concernés quant à l’exactitude et la fiabilité des données fournies. Dans ces cas-là, l’équipe VanMap veille à mettre les clauses en ligne avec les données concernées.

Les données fournies à l’équipe VanMap par les services municipaux et les organismes extérieurs ne sont modifiées d’aucune manière qui pourrait en affecter l’authenticité, la fiabilité ou l’exactitude. Qui plus est, une fois entrées par les collaborateurs désignés, les données ne sont pas modifiées par leur utilisation dans VanMap, VanMap étant un système à lecture seule. L’équipe VanMap peut ainsi seulement garantir que les données qui apparaissent dans VanMap sont aussi authentiques, fiables et exactes que leur source.

Étude de cas n° 25 : le site web de Legacoop Bologna78

Cette étude de cas est consacrée au site web de Legacoop Bologna, une coopérative d’entreprises de la région de Bologne, en Italie, qui promeut le développement de la coopération, de l’entraide et de la solidarité, favorise les relations économiques entre les coopératives membres et diffuse les principes et les valeurs de l’idéal coopératif. Le site web fournit des informations détaillées sur la coopérative, ainsi que des données sur la situation économique et sociale de la région, à ses membres et au grand public. Il offre également à ses membres des services interactifs spécialisés en ligne.

Bien qu’il s’agisse techniquement d’un service fourni par une association d’entreprises privées, le site web de Legacoop aurait sa place dans la catégorie de l’administration électronique pour ce qui est de sa fonction sinon de sa nature. Legacoop est de fait un acteur institutionnel dans le système socio-économique local et son site web, qui présente aussi bien des informations statiques que des informations dynamiques, constitue un instrument essentiel pour entretenir ce que l’on peut appeler le « réseau coopératif » des membres de l’association. Une partie réservée du site web fournit des services supplémentaires aux membres de l’association, et une partie en libre accès fournit également des informations et des services de base au grand public. Enfin, un des principaux objectifs du site web est de renforcer la coopération entre les entreprises membres de Legacoop et la ville de Bologne.

Du point de vue de la conservation, ce site web complexe présente des défis non négligeables pour ce qui est de préserver son authenticité sur le long terme. Du point de vue de l’élaboration de principes directeurs, il fournit un bon point de départ pour conceptualiser les enjeux que présente la conservation des documents numériques d’organisations privées dont les comportements s’apparentent à ceux des administrations. Pour cette raison, l’étude de cas aborde plusieurs enjeux intéressants de conservation sur le long terme qui sont particulièrement pertinents pour le travail de l’équipe transversale Stratégie et orientations et de l’équipe sectorielle 3.